L - 58
LAMPIRAN VIII DOKUMENTASI
1. Lampiran Observasi
PENGAMATAN TERHADAP ASESSMEN APLIKASI PADA
PROSES BAHAN AJAR
a. Asessment Aplikasi SRS Student Record System
Permasalahan : Belum terintegrasi dengan aplikasi SIMBA, Distribusi
Bahan Ajar dan SIMBA. Tidak ada fasilitas sinkronisasi antara data UT Pusat dan
UPBJJ. Aplikasi Terkait :
SIMBA Distribusi Bahan Ajar
L - 59
b. Asessment Aplikasi Dsitribusi Bahan Ajar
Permasalahan : Belum terintegrasi dengan aplikasi SIMBA, SRS
Aplikasi Terkait : SIMBA
SRS E-Book Store
c. Asessmen Aplikasi SIMBA Sistem Informasi Bahan Ajar
Permasalahan : Belum terintegrasi dengan aplikasi terkait lainnya
Aplikasi Terkait : Distribusi Bahan Ajar
SRS dan e-Learning
L - 60
d. Asessmen Aplikasi e-Book Store
Permasalahan : Belum terintegrasi secara penuh dengan aplikasi Distribusi
Bahan Ajar dan SI Keuangan. Belum terdapat fitur untuk pembayaran melalui internet
Banking atau online Aplikasi Terkait :
Distribusi Bahan Ajar SRS dan SI Keuangan.
L - 61
2. Lampiran Hasil Asessment Berdasarkan Hasil Scoring yang di dapat
1 Hasil Asessmen
Business Relational Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk area Business Relational Management dapat diketahui bahwa :
• Saat ini Puskom belum memiliki SLA yang disepakati bernsama
dengan unit bisnis lainnya. •
Investasi terbesar berasal dari bahan ajar, khususnya PENDAS sangat diperhatikan untuk kebutuhan-kebutuhan dasar. Karena
komitmen UT terhadap Bahan Ajar sangat tinggi. •
Sumber daya dan dana yang dialokasikan untuk proses ini, misalnya untuk pelatihan, masih terbatas, khususnya bagi orang TI
L - 62 ada training khusus bila secara bisnis itu dirapatkan sifatnya.
Sehingga staff puskom kurang memahami pentingya hal ini. •
Penetapan standar prosedur yang menjadi acuan penanganan secara formal tidak ada proses saat ini dilakukan melalui by phone.
• Hal yang sudah tercakup dalam dokumentasi antara lain :
pencatatan berupa hasil meeting mingguan dan evaluasi. Proses complain secara dokumentasi sudah ada difakultas bila complain TI
terdapat dirisalah rapat. Tetapi prosedur secara formal tidak ada. •
aktivitaskegiatan yang dilakukan saat ini sifatnya tidak terencana unplanned activities.
• Komponen TI yang digunakan saat ini berupa aplikasi distribusi.
• Saat ini puskom memberikan layanan berorientasi produk dan
layanan. •
Tanggung jawab belum didefinisikan secara jelas kepada individu.
L - 63
2 Hasil
Asessmen untuk area Supplier Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk area Supplier Management dapat diketahui bahwa :
• Pada Supplier Management belum adanya bagainunit RTP yg
mengelola. Tetapi kegiatan tersebut dikelola oleh tim manajemen komputer.
• Terdapat Guidelines perjanjian yang jelas terhadap prosedur dan
proses supplier yang menjadi tujuan dan target. •
Jabatan dan tanggung jawab proses ini didefinisikan secara jelas dan formal bahkan sudah memiliki SK internal.
• Evaluasi Analisa untuk perencanaan dan peningkatan layanan
sudah memiliki tujuan yang jelas •
aktivitas kegiatan yang dilakukan saat ini sifatnya telah terencana planned activities.
L - 64 •
Beberapa proses dilakukan secara proaktif dan bukan merupakan prosedur standar
• Saat ini puskom memberikan layanan berorientasi produk dan
layanan •
Sumber daya dan dana yang dialokasikan untuk proses ini, misalnya untuk pelatihan, masih terbatas, Sehingga staff puskom
kurang memahami pentingnya hal ini. •
Proses yang dilakukan masih bersifat manual, tools yang digunakan untuk kegiatan ini belum ada.
3 Hasil
Asessmen untuk area Incident Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk area Incident Management dapat diketahui bahwa :
L - 65 •
Secara umum beberapa aktivitas Incident Management sudah dilakukan, namun proses yang berkaitan dengan service desk dan
help desk tidak ada. •
Saat ini dalam proses incident management, Puskom belum memiliki target dan objektif yang jelas megenai proses ini
• Proses filtering untuk jenis isu masalah, sifatnya individual
artinya pengaduan layanan tetap dikerjakan meskipun proses pengaduan tersebut tidak terdokumentasi.
• aktivitas kegiatan yang dilakukan saat ini tidak terencana
unplanned activities. •
Evaluasi Analisa untuk perencanaan dan peningkatan layanan belum memiliki tujuan yang jelas
• Jabatan dan tanggung jawab sudah ada tetapi belum memiliki
parameter kinerja •
Sumber daya dan dana yang dialokasikan untuk proses ini, misalnya untuk pelatihan, masih terbatas, khusunya dalam hal
training trouble shooting tetapi pelatihan ini hanya untuk user Sehingga staff puskom kurang memahami pentingnya hal ini.
• Komponen TI yang digunakan saat ini berupa aplikasi Simba.
• Saat ini puskom memberikan layanan berorientasi pada produk dan
layanan
L - 66
4 Hasil
Asessment untuk area Problem Management
Berdasarkan Hasil Asessmen untuk Area Problem Management
dapat diketahui bahwa
:
• Belum ada KPI yang dijadikan acuan dalam menjalankan proses.
• Saat ini Puskom belum memiliki target dan objektif yang jelas
mengenai proses ini •
Sumber daya dan dana saat ini sudah tersedia, bila terdapat project pengembangan bahan ajar dibawah kendali PR I, dan TIMSMART
yang memiliki wewenang sedangkan PUSKOM sebagai pelaksana. •
Aktivitas kegiatan yang dilakukan saat ini sifatnya tidak terencana unplanned activities.
• Bila terdapat Complain, sering dilakukan akan tetapi sifatnya tidak
ada dokumentasi.
L - 67 •
Tool aplikasi untuk menunjang kegiatan ini sudah ada lebih ke server dan infrastruktur TI.
• Tanggung jawab saat sudah didefinisikan secara jelas kepada
masing-masing individu •
Saat ini Puskom memberikan layanan berorientasi layanan dan customer.
5 Hasil
Asessment untuk area Configuration Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk Area Configuration Management dapat diketahui bahwa:
• Saat ini Puskom belum memiliki target dan tujuan yang jelas
mengenai proses ini. •
Sumber daya dan dana yang dialokasikan untuk proses ini, misalnya untuk pelatihan, masih terbatas sehingga staff puskom
kurang memahami pentingnya hal ini.
L - 68 •
Penetapan standar prosedur yang menjadi acuan penanganan sudah ada tetapi belum diterapkan.
• Aktivitas kegiatan yang dilakukan Puskom saat ini sifatnya tidak
terencana unplanned activities. •
Tool aplikasi untuk menunjang kegiatan ini sudah ada walaupun hanya berupa platform sybase.
• Karena belum memiliki tujuantarget yang jelas serta aktivitas yang
dilakukan sifatnya tidak terencana mengakibatkan ketetapan yang tidak tepat tidak mengikat terhadap peran dan tanggung jawab.
• Jabatan dan tanggung jawab sudah ada tetapi belum
memiliki parameter kinerja. •
Saat ini Puskom belum terdapat Backup dokumentasi. •
Saat ini puskom memberikan layanan berorientasi pada produk dan layanan.
L - 69
6 Hasil
Asessment untuk area Release Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk Area Release Management dapat diketahui bahwa :
• Saat ini Puskom belum memiliki target dan tujuan yang jelas
mengenai proses ini. •
Sumber daya dan dana yang dialokasikan untuk proses ini, misalnya untuk pelatihan, masih terbatas sehingga staff puskom
kurang memahami pentingnya hal ini. •
Penetapan standar prosedur yang menjadi acuan penanganan selalu berubah.
• Aktivitas kegiatan yang dilakukan saat ini sifatnya tidak terencana
unplanned activities. •
Jabatan dan tanggung jawab sudah ada tetapi belum memiliki parameter kinerja.
L - 70 •
Saat ini puskom memberikan layanan berorientasi produk dan layanan.
7 Hasil
Asessment untuk area Change Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk Area Change Management dapat diketahui bahwa :
Perubahan-perubahan yang dilakukan Puskom tidak direview
secara reguler.
Tidak ada dewan pertimbangan perubahan yang formal untuk menyetujui perubahan yang diusulkan, biasanya lewat Ka Puskom
tapi terkadang langsung kepada penanggung jawab aplikasi.
Belum ada KPI yang dijadikan acuan dalam menjalankan proses.
Tidak ada pembagian peran dan tanggung jawab dalam proses perubahan, karena hampir semua proses dilakukan oleh satu orang
yang sama penanggung jawab aplikasiinfrastruktur TI
L - 71
Proses perubahan biasanya dijalankan secara ad-hoc dan reaktif terhadap perubahan bisnis.
Perubahan-perubahan yang dilakukan tidak tercatat sehingga tidak
terkontrol
Perubahan yang dilakukan selalu melibatkan perwakilan dari bisnis
8 Hasil
Asessment untuk area Service Level Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk area Service Level Management dapat diketahui bahwa:
Puskom belum memiliki SLA yang disepakati bersama dengan
unit bisnis lainnya
Laporan dan review yang dilakukan menjadi bagian dari laporan pelaksanaan proses bisnis secara keseluruhan, bukan masing-
masing layanan
L - 72
Kesepakatan tentang layanan dilakukan secara informal melalui rapat-rapat terkait proses bisnis tersebut.
Belum ada KPI maupun SLA tertulis yang dapat dijadikan acuan
dalam pemberian layanan.
Dalam penentuan layanan, didasarkan pada kemauan dari bisnis, tidak menggunakan service catalog dan dapat berubah sesuai
kemauan user
Sumber daya dan dana yang dialokasikan untuk proses ini, misalnya untuk pelatihan, masih terbatas sehingga staff puskom
kurang memahami pentingnya hal ini.
Dalam penyediaan
layanan sangat
tergantung pada
PJ aplikasiinfrastruktur terkait.
9 Hasil Asessment untuk area Service Continuity and
Availability Management
L - 73 Berdasarkan Hasil Asessment untuk area Service Continuity and
Availability dapat diketahui bahwa :
Proses ini dilakukan secara informal dan secara ad-hoc
Saat ini Puskom belum memiliki target dan objektif yang jelas megenai proses ini
Alokasi dana sudah dilakukan oleh Puskom belum terstruktur
sampai tingkat manajemen
Perencanaan back-up dan monitoring telah dilakukan oleh Puskom tetapi belum dilakukan review reguler.
Proses belum didokumentasikan secara jelas
Kinerja layanan puskom belum dilaporkan secara jelas dan
reguler
Beberapa proses dilakukan secara proaktif dan bukan merupakan prosedur standar
Tanggung jawab belum didefinisikan secara jelas kepada
individu
Saat ini early warning system apabila terjadi masalah telah dimonitor dan diawasi secara reguler di Puskom
Saat ini puskom memberikan layanan berorientasi produk dan
layanan
L - 74
10 Hasil
Asessment untuk
area Budgetting
and Accounting Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk area Budgetting and Accounting Management dapat diketahui bahwa :
• Puskom saat ini belum memiliki objektif dan target secara
formal mengenai budgeting dan accouting dan proses berdasarkan pagu
• Anggaran dan sumberdaya untuk proses budgeting dan
accounting belum khusus untuk bagian Puskom •
Biaya penyediaan layanan TI belum terukur dan belum disosialisasikan dengan pihak bisnis dalam hal ini Puslaba
• Proses dan tanggung jawab diberikan pada koordinator Puskom
dan Tim SMART dengan wewenang biaya dan anggaran TI.
L - 75 •
Saat ini belum ada evaluasi biaya dan membandingkan alternatif outsourcing
• Saat ini UT menggunakan Excel dalam pencatatan, perencanaan
dan pelaporan •
Jabatan dan tanggung jawab sudah ada tetapi belum memiliki parameter kinerja
• Saat ini UT memiliki orientasi produk tetapi belum berorientasi
layanan budgeting dan accounting.
11 Hasil
Asessment untuk area Service Reporting Management
Berdasarkan Hasil Asessment untuk area Service Reporting Management dapat diketahui bahwa :
L - 76 • Puskom saat ini belum memiliki objektif dan target secara formal
mengenai proses Service Reporting •
Saat ini Puskom melaporkan layanan berdasarkan layanan ad- hoc dan belum memiliki kegiatan rutin pelaporan
• Proses pada umumnya reaktif sesuai permintaan
• Proses, teknis kerja belum didefinisikan
• Puskom belum menunjuk penanggung jawab untuk proses ini
• Pelaporan menggunakan alat sederhana seperti excel dan belum
terotomatisasi •
Data telah disimpan dan di back-up secara reguler •
Puskom berorientasi produk saja dan belum berorientasi layanan pelaporan
L - 77
12. Hasil Asessment untuk area Capacity Management
Berdasarkan Hasil assessment untuk area Capacity Management dapat diketahui bahwa :
• Alokasi dana dan sumberdana belum dilakukan secara khusus untuk mengatur kapasitas layanan
• Perencanaan saat ini bersifat insidental dan belum dilakukan secara berkelanjutan
• Laporan dan review belum dilakukan • Proses ini belum memiliki laporan rutin
• Aktivitas belum dilakukan secara rutin • Pada saat aktifitas dilakukan melalui rapat-rapat, dokumentasi telah
dilakukan secara baik • Proses dilakukan secara proaktif
L - 78 • Jabatan dan tanggung jawab proses ini belum didefinisikan secara
formal • Alat pengawasan dan pelaporan belum menggunakan software yang
memadai • Data saat ini telat tersimpan secara baik dan dilakukan back-up secara
berkala • Saat ini Puskom berorientasi produk tetapi belum berorientasi layanan.
L - 58
3. Lampiran Quetionare Hasil Scoring
Adapun proses perhitungan yang dilakukan dalam proses ini adalah :
a. Business Relational Management
