66
Sekretariat KaSubbag TU
Kapus
Koordinator Pengolahan Data
Koordinator Pemeliharaan
E-ADMINISTRASI DSS -PSDM -ASSET MANAJEMEN
PEGAWAI -PENELITIAN -ABDIMAS PERPUSTAKAAN -HUTALAK
AGENDA PEJABAT E-LEARNING
TUTORIAL ONLINE – TIM ONLINE SUO -SRO -VIDEO ONLINE
INTERNET SERVICE WEB -MAIL -DNS -IVR -SMS
NETWORK INFRASTRUKTUR
NETWORK MANAJEMEN
HARDWARE
SOFTWARE
INOVASI, PENGEMBANGAN DAN PENELITIAN
SRS NON PENDAS PUSAT
UPBJJ SRS PENDAS
PUSAT UPBJJ
MAINTENANCE INVENTARISASI
DOKUMENTASI LAB KOMPUTER
PELATIHAN BACK UP
PRE-PRINT CUSTOMER SERVICE
DISTRIBUSI PUSAT
UPBJJ
BAHAN AJAR PROFIL MK BAHAN AJAR
Koordinasi Pengembangan dan
Aplikasi Program
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Pusat Komputer Puskom
4.2 Tahap Analisa IT
Service Management
Dari hasil observasi dan wawancara yang dilakukan pada tahap sebelumnya, maka peneliti dapat menganalisis proses bisnis yang berjalan
pada Universitas Terbuka.
4.2.1 Analisa Proses Bisnis yang Berjalan
Universitas Terbuka UT merupakan salah satu lembaga pendidikan penyelenggara pembelajaran jarak jauh di Indonesia.
Sistem belajar jarak jauh mempersyaratkan mahasiswa untuk belajar secara mandiri Self Directed Learning. Dalam sistem
67 belajar di Universitas Terbuka UT, belajar mandiri merupakan
faktor utama, masalah ketersediaan bahan ajar merupakan faktor yang paling penting yang harus diperhatikan karena jumlah
mahasiswa Universitas Terbuka tersebar diseluruh Indonesia. Bagan berikut akan memberikan gambaran mengenai
pemakaian aplikasi – aplikasi yang ada melalui pendekatan proses
binsis business process, fungsi business function serta peran business role, khususnya untuk proses bisnis yang bersentuhan
dengan data mahasiswa, data pengujian dan bahan ajar.
Gambar 4.3 : Proses Bisnis Universitas Terbuka Sumber : Pusat Komputer, UT
Dalam kegiatan proses bisnis yang berjalan di Universitas
Terbuka saat ini, terdapat 7 kegiatan aktivitas proses bisnis, yaitu diantaranya ; Proses Registrasi, proses Penetapan Alih Kredit,
68 Proses Yudisium, Proses Ijazah Sertifikat dan Transkip, Proses
Wisuda, Proses Pengujian, dan Proses Bahan Ajar. Sebelum menentukan proses bisnis yang menjadi cakupan
implementasi, maka terlebih dahulu ditentukan kriteria yang menjadi acuan dalam pendefinisian cakupan implementasi. Kriteria
tersebut diatas dua elemen yakni kriteria dari sisi dampak dan kompleksitas.
Kriteria dampak, merupakan kriteria yang menunjukkan dampak yang dirasakan oleh para pengguna manakala pada suatu
proses bisnis telah berhasil dijalankan perbaikan proses layanan. Suatu proses bisnis dikatakan memiliki dampak yang besar
manakala suatu proses bisnis merupakan salah satu proses inti, menjadi tempat bergantung dan berdampak langsung terhadap
proses – proses lainnya dan memiliki dampak terhadap reputasi
organisasi secara keseluruhan. Kriteria kompleksitas, berkaitan dengan seberapa rumit
suatu proses bisnis dilihat dari jumlah stakeholder, tingkat pemanfaatan TI, kebutuhan dan toleransi berkaitan dengan
keakuratan dan keamanan data informasi dan seberapa matang baku proses dan prosedur yang dijalankan dalam proses tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada pihak
– pihak yang terkait dalam kegiatan manajemen layanan TI serta paparan tersebut diatas dapat maka dapat ditarik
69 kesimpulan bahwa pemilihan bahan ajar selama proses kegiatan
pelayan TI, bersifat “ Quick Wins “ yang berarti walaupun memiliki resiko kecil tetapi berdampak sangat besar dalam
pelayanan yang diberikan karena Karena memiliki dampak langsung yang dirasakan oleh organisasi dan memiliki tngkat
kompleksitas yang relative rendah sehingga resiko kegagalan impelementasi dapat dikurangi serta memberikan dampak
langsung bagi keberhasilan bahan ajar.
4.2.1.1 Proses Layanan Bahan Ajar
Sistem belajar melalui jarak jauh mempersaratkan mahasiswa untuk belajar secara mandiri self directed
learning tanpa tergantung kepada kehadiran dosen baik belajar individual dan atau berkelompok. Dalam sistem
belajar di Universitas Terbuka, belajar mandiri merupakan factor utama sehingga untuk seluruh mata kuliah yang
diberikan, Universitas Terbuka mempersiapkan bahan ajar yang dirancang khusus agar dapat dipelajari secara mandiri
oleh mahasiswa. Bahan ajar ini terdiri dari bahan ajar cetak atau bahan buku materi pokok BMP dan non cetak kaset
CD. Bentuk bahan ajar lainnya adalah kit yaitu bahan ajar yang dirancang untuk digunakan dalam praktikum atau
praktek bagi mahasiswa tertentu. Selain itu Universitas Terbuka juga menyiapkan bahan ajar dalam bentuk
70 audiovideoaudiografis dan juga bahan ajar online yang
dapat diakses melalui web site Universitas Terbuka dan aplikasi e-Learning.
a. Pengelolaan dan Pengembangan Bahan Ajar
