Modul Diklatpim Tk. IV Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia
B. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam Koordinasi
1. Koordinasi sudah harus dimulai pada saat perumusan kebijakan. 2. Perlu ditentukan secara jelas siapa atau satuan kerja mana yang
secara fungsional berwenang dan bertanggung jawab atas sesuatu masalah.
3. Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang dan bertanggung jawab mengenai sesuatu masalah, berkewajiban
memprakarsai dalam penyelenggaraan koordinasi. 4. Perlu kejelasan wewenang, tanggung jawab dan tugas unit
instansi yang terkait. 5. Perlu dirumuskan program kerja organisasi secara jelas yang
memperlihatkan keserasian kegiatan diantara satuan-satuan kerja.
6. Perlu ditetapkan prosedur dan tata cara melaksanakan koordinasi.
7. Perlu dikembangkan komunikasi timbal balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan kerja sama.
8. Koordinasi akan lebih efektif apabila pejabat yang berkewajiban mengkoordinasikan mempunyai kemampuan kepemimpinan dan
kredibilitas yang tinggi. 9. Dalam pelaksanaan koordinasi perlu dipilih sarana koordinasi
yang paling tepat.
C. Sarana dan Mekanisme Koordinasi
1. Kebijakan
Kebijakan sebagai alat koordinasi memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi atau instansi sebagai
pedoman, pegangan atau bimbingan untuk mencapai kesepakatan sehingga tercapai keterpaduan, keselarasan dan keserasian
dalam pencapaian tujuan.
2. Rencana
Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena didalam rencana yang baik tertuang secara jelas, sasaran, cara
melakukan, waktu pelaksanaan, orang yang melaksanakan dan lokasi.
3. Prosedur dan Tata Kerja
Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai alat koordinasi untuk kegiatan yang sifatnya berulang-ulang.
Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena didalamnya memuat ketentuan siapa melakukan apa,
kapan dilaksanakan dan dengan siapa harus berhubungan. Untuk
itu prosedur perlu dituangkan dalam manual, petunjuk pelaksanaan juklak, petunjuk teknis juknis atau
pedoman kerja agar mudah diikuti oleh semua pihak-pihak yang
berkepentingan.
4. Rapat dan Taklimat Briefing
Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian mengenai sesuatu masalah, rapat dapat digunakan sebagai sarana koordinasi.
Taklimat sebagai sarana koordinasi digunakan untuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan kebijakan
penanganan suatu masalah. 129
130
Modul Diklatpim Tk. IV Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia
5. Surat Keputusan BersamaSurat Edaran Bersama
Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan hanya oleh satu instansi, dapat diterbitkan
Surat Keputusan Bersama atau Surat Edaran Bersama. Sarana koordinasi ini sangat efektif dalam mewujudkan kesepakatan
dan kesatuan gerak dalam pelaksanaan tugas antara dua atau lebih instansi yang terkait. Namun demikian SKBSEB perlu
ditindak lanjuti dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang disusun oleh masing-masing instansi secara serasi dan
saling menunjang.
6. Tim, Panitia, Kelompok Kerja, Satuan Tugas.
