Waktu dan Tempat Penelitian Kesimpulan

46 testing dan kuesioner yang dibagikan kepada pengguna. Test case ini untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya. Input dan output apakah sudah sesuai yang diharapkan dan informasi yang tersimpan apakah selalu dijaga kemutakhirannya. Pengukuran percepatan layanan informasi kepegawaian dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan kuesioner. Pengisian kuesioner dilakukan 2 dua tahap. Tahap pertama dilakukan pembagian kuesioner kepada pengguna untuk memperoleh informasi kebutuhan pengguna dan lamanya proses administrasi kepegawaian yang sedang berjalan saat ini. Tahap kedua akan dilakukan pengukuran hasil penelitian dengan membagikan kuesioner kepada pengguna. Kuesioner tahap 2 ini dilakukan untuk memperoleh informasi lamanya waktu dalam memproses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar setelah diujicobakan Simpeg online dimaksud kepada pengguna. Pegukuran juga dilakukan untuk pengujian terhadap rancangan dan analisis sistem. Pengujian ini bertujuan untuk memperoleh apakah metode yang digunakan dalam penelitian ini sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau tidak. Disamping itu juga untuk memperoleh kehandalan dari metode yang digunakan dalam sistem ini.

3.4 Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dimulai dari bulan April sampai Desember 2010. Penelitian ini dilaksanakan di Badan Litbang Pertanian serta UK dan UPT di 7 tujuh provinsi yaitu Riau BPTP Riau, Jawa Barat Balai Penelitian Tanaman Sayuran dan BPTP Jawa Barat, Jawa Tengah BPTP Jawa Tengah, Jawa Timur BPTP Jawa Timur, Balai Penelitian Tanaman Serat, Balai Penelitian Tanaman Kacang- kacangan dan Umbi-umbian, Sulawesi Selatan Balai Penelitian Tanaman Serealia dan BPTP Sulawesi Selatan, Sulawesi Utara Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma Lain, BPTP Sulawesi Utara, dan Bali BPTP Bali. Selain itu proses pengolahan, analisa, dan pembuatan laporan penelitian ini dilakukan di Lab Software Engenering and Information System SEIS, Kampus Darmaga dan lab pascasarjana ilmu komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan, Institut Pertanian Bogor, Kampus Baranangsiang. 47 IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah

Pemahaman terhadap suatu konsep dan tahapan pengembangan sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting karena tahap ini dilakukan untuk mempersiapkan kegiatan pembuatan arsitektur dalam rancang bangun SIMPEG di Badan Litbang Pertanian. Begitu juga dengan kerangka kerja yang akan digunakan harus dapat memenuhi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Untuk mengetahui permasalahan maka perlu dilakukan pengkajian dan pemahaman terhadap struktur dan profil organisasi serta aturan- aturan yang menjadi rujukan Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan kepegawaian.

4.1.1 Profil Organisasi

Keberhasilan dalam penelitian dan pengembangan pertanian merupakan bagian dari keberhasilan dalam pengembangan dan pemanfaatan sumberdaya yang ada. Demikian pula organisasi Badan Litbang Pertanian disempurnakan sesuai dengan perubahan dan tuntutan yang ada. Fakta memperlihatkan bahwa perubahan organisasi dan kelembagaan penelitian pertanian secara langsung terkait dengan perubahan susunan kabinet dan organisasi departemen terkait. Setelah jawatan penyelidikan Departemen Pertanian dihapus pada tahun 1962, lembaga-lembaga penelitian pertanian dikoordinasikan oleh masing-masing Direktorat pada setiap Departemen. Pada tahun 1967 terjadi reorganisasi lembaga-lembaga penelitian pertanian yang berada di bawah Direktorat Jenderal Pertanian Tanaman Pangan dan Direktorat Jenderal Perkebunan, Departemen Pertanian. Pada kabinet Ampera semua lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Pertanian difusikan menjadi Lembaga Pusat Penelitian Pertanian LP3, sedangkan lembaga-lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Perkebunan Rakyat difusikan menjadi Lembaga Penelitian Tanaman Industri LPTI. Menyusul terbentuknya Kabinet Pembangunan I, terjadi reorganisasi lagi pada Departemen Pertanian, atas dasar Keppres No.151969 unit-unit pelaksana penelitian pertanian berjumlah 19 unit. 48 Berdasarkan Keputusan Presiden Keppres No. 44 dan 45 tahun 1974 dibentuk Badan Litbang Pertanian sebagai unit eselon I di Departemen Pertanian. Seiring dengan waktu, pada tahun 2005 Badan Litbang Pertanian mengalami evolusi organisasi dan kelembagaan. Berdasarkan Peraturan Presiden RI No. 9 dan 10 Tahun 2005 yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Pertanian No. 299KptsOT.14072005, Badan Litbang Pertanian terdiri dari satu Sekretariat Badan dan empat pusat penelitian dan pengembangan Puslitbang. Disamping itu, melalui Permentan No. 328KptsOT.22062005, Badan Litbang Pertanian membina Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian. Kemudian dengan terbitnya Permentan No. 329KptsOT.22062005, Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian dibina sepenuhnya oleh Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya berdasarkan Permentan No. 300KptsOT.14072005 telah dibentuk pula Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya Lahan Pertanian BBSDLP sebagai perubahan dari Puslitbang Tanah dan Agroklimat. BBSDLP ini mengkoordinasikan kegiatan litbang yang bersifat lintas sumberdaya di bidang tanah, agroklimat dan hidrologi, lahan rawa, serta pencemaran lingkungan. Sedangkan Balai Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian berubah menjadi Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian BBP2TP berdasarkan Permentan No. 301KptsOT.14072005. Tugas dari BBP2TP adalah mengkoordinasikan kegiatan pengkajian dan pengembangan teknologi pertanian yang bersifat spesifik lokasi di 28 UPT BPTP. Tahun 2006 Badan Litbang Pertanian melakukan penataan organisasi UPT yang meliputi peningkatan status eselon dari eselon III-a menjadi eselon II-b. UPT yang mengalami perubahan eselon adalah Balai Besar Penelitian Tanaman Padi dan Balai Besar Penelitian Veteriner. Sedangkan peningkatan status eselon IV-a menjadi eselon III-a adalah Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropik, Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri, dan Balai Penelitian Lingkungan Pertanian. Disamping itu, pada tahun 2006 juga terjadi perubahan nomenklatur pada beberapa UPT serta pembentukan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian BPTP Gorontalo dan Maluku Utara. Selanjutnya pada tahun 2007 terjadi penambahan 49 dua UPT eselon III yaitu Balai Pengelola Alih Teknologi Pertanian Balai PATP dan BPTP Papua Barat. Hingga tahun 2008, organisasi Badan Litbang Pertanian terdiri dari Sekretariat Badan, 4 Puslitbang, 7 Balai Besar, 15 Balai Penelitian, 1 Balai PATP, 31 Balai Pengkajian, dan 3 Loka Penelitian. Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian tahun 2008 terlihat pada Gambar 11. Puslitbangtan Puslitbanghorti Puslitbangbun Puslitbangnak PSEKP PUSTAKA LRPI Badan Litbang Pertanian Sekretariat Badan BBSDLP Balai Besar Pengkajian BBP Mektan BB Biogen BB Pascapanen BB Padi Balitkabi Balit Sereal Lolit Tungro Balitsa Balitbu Tropika Balithi Balit Jestro Balittro Balittas Balitka Balittri BBalitvet Balitnak Lolit Sapi Lolit Kambing Balittra Balit Tanah Balitklimat Balingtan 31 BPTP Puslit Karet Puslit Kopi dan Kakau Puslit Gula Puslit Teh dan Kina Puslit Kelapa Sawit Balai PATP Gambar 11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian Badan Litbang Pertanian 2009. Keterangan Gambar 11 : • Garis solid menunjukkan bahwa pengelolaan institusi yang terkait, dilakukan secara penuh dan menyeluruh. • Garis putus-putus ---- merupakan garis koordinasi yang menunjukkan pengelolaan institusi yang terkait tidak dilakukan secara penuh. Dana yang 50 dianggarkan pada institusi dimaksud bersumber pada anggaran Badan Litbang Pertanian, namun pengelolaan administrasi dilakukan pada organisasi induknya yang berada di luar Badan Litbang Pertanian atau eselon I yang lain. • Kepanjangan nama unit kerja dapat dilihat pada Lampiran 1.

4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian

Dalam memahami proses bisnis dan permasalahan yang terdapat pada pengelolaan kepegawaian Badan Litbang Pertanian, maka perlu dilakukan pembelajaran terhadap literatur dan aturan-aturan yang ada. Peraturan yang digunakan dalam pengelolaan kepegawaian di Badan Litbang Pertanian mengacu pada peraturan pemerintah PP Republik Indonesia, keputusan presiden kepres, instruksi presiden inpres, peraturan kepala lembaga terkait, peraturan menteri pertanian, keputusan lembaga terkait, dan keputusan kepala Badan Litbang Pertanian. Adapun peraturan yang berkaitan dengan penelitian ini adalah : 1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil PNS. 2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. 3. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia LIPI Nomor 06E2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. 4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil. 5. Peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54PermentanOT.210112008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk di dalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian. 51 6. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 236KptsOT.21042003 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian. 7. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147KpBPPTV2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan litkayasa dan angka kreditnya. 8. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132KEPM.PAN122002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya. 9. Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Nomor 17.1KptsKP.410J12007 tentang petunjuk pelaksanaan program tugas belajar jangka panjang Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 10. Rencana Strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Tahun 2009-2014. 11. Pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang Pertanian Tahun 2007. Berdasarkan struktur dan profil Badan Litbang Pertanian serta aturan kepegawaian, maka saat ini proses administrasi kepegawaian dilakukan secara manual dan berjenjang. Pengusulan dilakukan mulai dari pegawai yang bersangkutan ke pengelola kepegawaian di UPT masing-masing. Selanjutnya usulan dan berkas dikirim secara berjenjang ke unit eselon II, eselon I Badan Litbang Pertanian, kementerian pertanian, Badan Kepegawaian Negara BKN, dan sampai ke Sekretaris Negara Setneg. Proses seperti ini dapat memakan waktu yang cukup lama, oleh sebab itu perlu dilakukan pengembangan sistem yang mudah, cepat, tepat, dan transparan. Pengelolaan SDM secara komputerisasi merupakan suatu hal yang mutlak diperlukan di Badan Litbang Pertanian untuk menjamin terselenggaranya proses administrasi kepegawaian yang baik. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian SIMPEG harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan 52 pengguna. Untuk menghasilkan sistem komputerisasi yang mudah, cepat, tepat, dan transparan maka harus dikembangkan SIMPEG online berbasis web.

4.2 Pengumpulan Data

Untuk memperoleh gambaran pengelolaan proses kepegawaian dan kebijakan teknologi informasi yang digunakan dalam mendukung proses administrasi kepegawaian maka perlu dilakukan pengumpulan data. Pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara, observasi, survei, dan kuesioner. Hasil wawancara dapat dilihat pada Lampiran 2. Observasi dan survei dilakukan untuk mendapat gambaran tentang bagaimana proses pengelolaan kepegawaian yang sedang berjalan saat ini dan mengetahui obyek yang diteliti secara umum. Pendistribusian kuesioner ditujukan untuk pengelola kepegawaian dan tenaga fungsional peneliti. Pengisian kuesioner dimaksudkan untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat KP pegawai, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, dan usulan tugas belajar yang ada pada saat ini. Selain itu, kuesioner ini untuk mengetahui sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia. Pengelola kepegawaian merupakan salah satu responden yang dapat merepresentasikan sebagai pengguna sistem informasi manajemen kepegawaian SIMPEG yang akan dikembangkan dan sebagai orang yang mengerjakan proses bisnis tersebut di atas. Tenaga fungsional peneliti dipilih sebagai responden karena tenaga peneliti merupakan sebagai unsur utama penggerak kegiatan penelitian di Badan Litbang Pertanian. Contoh kuesioner untuk masing-masing kelompok responden dapat dilihat pada Lampiran 3. Pendistribusian kuesioner dilakukan di beberapa unit pelaksana teknis UPT di beberapa wilayah lingkup Badan Litbang Pertanian, yaitu Balai Penelitian Tanaman Sayuran Balitsa Lembang, Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat Balittas Malang, Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma lain Balitka Manado, Balai Penelitian Tanaman Serealia Balit Serealia Maros, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian Balitkabi Malang, Balai Pengkajian Teknologi Pertanian BPTP Riau, BPTP Jawa Barat, BPTP Jawa Tengah, BPTP Jawa Timur, BPTP Bali, BPTP Sulawesi Selatan, dan BPTP Sulawesi Utara. Pemilihan lokasi untuk pendistribusian kuesioner tersebut 53 berdasarkan masing-masing eselon II yang mempunyai UPT dan merepresentasikan pembagian wilayah barat, jawa, dan timur. Hasil dari kuesioner ini juga akan dijadikan dasar dalam menganalisis sistem informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Pembagian kuesioner ke responden dilakukan sebagai baseline untuk mendapatkan informasi proses bisnis kegiatan pengelolaan administrasi kepegawaian, dukungan sistem informasi dan teknologi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Kuesioner baseline dibagikan kepada 216 responden yang terdiri dari 36 responden pengelola kepegawaian dan 180 responden pejabat fungsional peneliti. Dari 216 kuesioner yang terkumpul hanya 178 kuesioner atau 82,4 yang terdiri dari 30 responden pengelola kepegawaian dan 148 responden pejabat fungsional peneliti. Rekapitulasi jumlah kuesioner yang terkumpul dari responden pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional peneliti dapat dilihat pada Tabel 2 dan 3. Contoh kuesioner baseline dapat dilihat pada Lampiran 3 dan hasil kuesioner secara keseluruhan dapat dilihat pada Lampiran 4. Tabel 2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P 1 BPTP Jawa Barat 2 1 3 2 Balitka Manado 2 2 3 Balit Serealia 3 3 4 BPTP Jawa Timur 2 1 3 5 Balitsa Lembang 1 2 3 6 BPTP Sulut 1 2 3 7 BPTP Bali 2 2 8 BPTP Sulsel 2 1 3 9 Balittas 2 1 3 10 BPTP Riau 1 1 11 BPTP Jawa Tengah 1 2 3 12 Balitkabi Malang 1 1 Jumlah 20 10 30 Berdasarkan Tabel 2 di atas, maka jumlah kuesioner yang terkumpul dari pengelola kepegawaian sejumlah 30 responden atau sekitar 83,3. Dari jumlah tersebut hanya 6 kuesioner yang tidak dikembalikan. Hal ini disebabkan terdapat pengelola kepegawaian yang sedang sakit, cuti, dan dinas ke luar kota. 54 Perbandingan jenis kelamin responden pengelola kepegawaian adalah 1 banding 2, artinya responden laki-laki lebih banyak 2 kali lipat dibanding responden perempuan atau sekitar 66,7 laki-laki dan 33,3 perempuan. Tabel 3 terlihat bahwa terdapat 148 atau 82,2 responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner. Dari 148 responden terdapat 88 59,5 responden berjenis kelamin laki-laki dan 60 40,5 responden berjenis kelamin perempuan. Hal ini menunjukan bahwa tidak ada dominasi terhadap suatu gender tertentu, karena untuk mengetahui apakah ada pengaruh kecepatan proses terhadap jenis kelamin tertentu atau tidak . Tabel 3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner No. Unit Kerja Jenis kelamin Jumlah L P 1 BPTP Jawa Barat 8 7 15 2 Balitka Manado 6 4 10 3 Balit Serealia 9 6 15 4 BPTP Jawa Timur 5 4 9 5 Balitsa Lembang 10 5 15 6 BPTP Sulut 10 5 15 7 BPTP Bali 4 4 8 8 BPTP Sulsel 8 7 15 9 Balittas 9 5 14 10 BPTP Riau 6 4 10 11 BPTP Jawa Tengah 10 5 15 12 Balitkabi Malang 3 4 7 Jumlah 88 60 148

4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian

Badan Litbang Pertanian merupakan lembaga pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penelitian dan pengembangan di bidang pertanian. Dalam mengembangkan kapasitas institusi, Badan Litbang Pertanian sangat menyadari bahwa aspek sumber daya manusia SDM merupakan aset yang paling penting dan sangat menentukan kapabilitas dan kompetensi suatu lembaga litbang. Oleh karena itu pelayanan administrasi yang prima sangatlah penting termasuk pengelolaan dan evaluasinya. 55 Salah satu pelayanan administrasi yang dilakukan adalah proses kepegawaian bagi pejabat fungsional diantaranya adalah proses KP fungsional, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali. Selain itu adalah proses usulan tugas belajar bagi pegawai Badan Litbang Pertanian. Proses tersebut dilakukan rutin setiap tahun. Berdasarkan hasil wawancara, observasi, survei, dan kuesioner, maka diperoleh proses pengelolaan kepegawaian yang dilakukan secara manual dan berjenjang. Sebelum melakukan proses pengusulan administrasi kepegawaian, sebagian dari responden 50,6 menyatakan bahwa untuk proses KP fungsional dan pembebasan sementara, pengelola kepegawaian di UPT masing-masing menginformasikan kepada yang bersangkutan bahwa yang bersangkutan sudah dapat mengusulkan KP fungsional atau pembebasan sementara. Selanjutnya pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan administrasi kepegawaian ke pengelola kepegawaian di instansi masing-masing. Kemudian sekitar 52 responden menyatakan bahwa pengusulan ke unit kerja eselon II masing-masing dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT masing-masing setelah mendapat persetujuan dari pimpinan. Berdasarkan hasil kuesioner rata-rata responden 45 mengemukakan bahwa yang menyiapkan berkas usulan adalah pejabat fungsional yang bersangkutan. Hal ini karena sebagian kelengkapan berkas terdapat pada masing-masing pejabat fungsional. Kemudian dari unit eselon II mengusulkan dan mengirim kelengkapan berkas usulan ke Badan Litbang Pertanian yang selanjutnya diteruskan ke kementerian pertanian.

4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen SIM

Secara keseluruhan, Badan Litbang Pertanian memiliki sumberdaya manusia yang cukup banyak. Pada tahun 2009, jumlah pegawai di seluruh unit Badan Litbang Pertanian mencapai 8.124 orang Badan Litbang Pertanian, 2009. Untuk mengelola pegawai dan mendukung penyajian data serta informasi di bidang kepegawaian, maka Badan Litbang Pertanian telah mengembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG yang dikembangkan Badan Litbang Pertanian dilakukan sejak tahun 1987. Seiring dengan kemajuan teknologi, SIMPEG dikembangkan oleh Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian Pusdatin pada tahun anggaran 56 19941995. SIMPEG yang dikembangkan berbasis pada operating sistem DOS dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat maupun wilayah UPT termasuk Badan Litbang Pertanian. Sejalan dengan perkembangannya, SIMPEG mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dengan menggunakan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Pengembangan SIMPEG ini dilakukan pada tahun 2000 sampai sekarang. Tahun 2003, Menteri Pertanian mengeluarkan peraturan yaitu Peraturan Menteri Pertanian Nomor 236KptsOT.21042003 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian. Dalam peraturan ini menekankan bahwa seluruh organisasi atau unit di bawah Departemen Pertanian baik di pusat maupun di UPT harus menerapkan dan menggunakan SIMPEG yang telah dikembangkan oleh Pusdatin. SIMPEG bertujuan untuk mengolah data kepegawaian menjadi suatu informasi yang dapat digunakan pimpinan dalam menentukan kebijakan. Berdasarkan hasil kuesioner, 75 dari responden menyatakan bahwa rata- rata UPT di lingkup Badan Litbang Pertanian sudah menerapkan SIMPEG Departemen Pertanian. Namun sebagian besar responden 52,03 belum pernah melihat SIMPEG Departemen Pertanian dan 89,86 dari responden menyatakan belum pernah mengoperasikannya.

4.3 Investigasi Sistem

Pengambilan data di lapangan, telah dilakukan dengan cara pengamatan langsung atau observasi dan survei terhadap organisasi terkait. Investigasi sistem juga dilakukan dengan metode wawancara dan membagikan kuesioner terhadap beberapa responden. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural di lingkungan Badan Litbang Pertanian yang berjumlah 6 orang. Selain terhadap pejabat struktural, penulis juga mewawancarai pegawai pengelola kepegawaian yang berjumlah 2 orang.

4.3.1 Aspek Organisasi

Badan Litbang Pertanian saat ini didukung oleh sumber daya manusia dalam jumlah lebih kurang 8.124 pegawai. Sepertiganya atau sekitar 2.590 pegawai 31,9 adalah tenaga fungional yang terdiri dari peneliti, pustakawan, perekayasa, pranata komputer, arsiparis, teknisi litkayasa, statistisi, penyuluh, 57 analis kepegawaian, perencana, dan pranata humas Badan Litbang Pertanian 2009. Sebagai organisasi pemerintahan yang mempunyai tenaga relatif besar. Badan Litbang Pertanian terdiri dari banyak eselon yang secara hierarki melakukan proses administrasi kepegawaian. Unit kerja eselon II yang dimiliki Badan Litbang Pertanian sejumlah 14 unit dan jumlah unit kerja eselon III berjumlah 47 unit yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dalam mengelola SDM, Badan Litbang Pertanian selalu berhubungan dan bekerjasama dengan instansi lain baik di dalam maupun luar Badan Litbang Pertanian. Instansi di dalam Badan Litbang Pertanian terdiri dari unit kerja eselon II dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, sedangkan instansi di luar Badan Litbang adalah Biro Kepegawaian Deptan, BKN, LIPI, dan Setneg. Berdasarkan jumlah unit kerja yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan banyaknya instansi yang menangani proses administrasi pegawai, maka semakin panjang rantai birokrasi yang harus dilalui. Oleh karena itu proses monitoring usulan administrasi pegawai perlu ditingkatkan. Untuk mempermudah dan mempercepat proses monitoring tersebut, diperlukan pengembangan sistem informasi pegawai berbasis teknologi yang dapat diakses oleh semua pegawai Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Hal inilah yang menjadi suatu alasan mengapa perlu dikembangkan SIMPEG online, yang dapat menunjang dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat di era globalisasi ini. Salah satu kegiatan Badan Litbang Pertanian adalah pengembangan kelembagaan yang mencakup pengembangan budaya kerja inovatif berorientasi bisnis, pengembangan sumber daya Litbang SDM, sarana dan prasarana diikuti pengembangan standardisasi dan akreditasi lembaga serta pranata Litbang. Guna memicu tercapainya output yang optimal, maka diperlukan pengembangan manajemen teknologi informasi dan sistem informasi serta koordinasi jaringan kerja sama penelitian dan pengkajian, penyempurnaan sistem perencanaan, penda- naan, monitoring dan evaluasi. Dari kegiatan tersebut di atas, Badan Litbang Pertanian mempunyai keseriusan dalam mengembangkan sumber daya manusia. Salah satunya adalah 58 dengan mengembangkan sistem informasi dan teknologi manajemen kepegawaian agar pelayanan prima terhadap pegawai dapat dilakukan dengan baik. Sehingga diharapkan para pegawai terutama tenaga fungsional akan fokus dan professional dalam bidangnya karena tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi birokrasi.

4.3.2 Aspek Teknis brainware, dataware, hardware, software, dan netware

Dari hasil wawancara, obervasi, dan survei di lokasi penelitian, diperoleh rekap jumlah pegawai di masing-masing UPT lokasi penelitian seperti yang ditunjukkan pada Tabel 4. Pada Tabel 4 terlihat perbandingan jumlah tenaga administrasi dan fungsional. Secara keseluruhan perbandingan tenaga administrasi lebih banyak dari pada tenaga fungsional. Tenaga administrasi berjumlah 1179 orang atau 57,4 dan tenaga fungsional berjumlah 876 atau sekitar 42,6. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga administrasi lebih banyak dan rumit karena harus melayani banyak pegawai. Oleh sebab itu diperlukan suatu sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara mudah, cepat, tepat, dan transparan. Tabel 4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan No. Unit Kerja Jabatan Jumlah Administrasi Fungsional 1 Balit Serealia, Maros 162 76 238 2 Balitkabi, Malang 179 70 249 3 Balitsa, Lembang 96 112 208 4 Balittas, Malang 110 86 196 5 Balitka, Manado 74 46 120 6 BPTP Riau 42 40 82 7 BPTP Jawa Barat 83 61 144 8 BPTP Jawa Tengah 108 89 197 9 BPTP Jawa Timur 76 140 216 10 BPTP Bali 33 46 79 11 BPTP Sulawesi Selatan 149 79 228 12 BPTP Sulawesi Utara 67 31 98 Total 1179 876 2055 Jumlah tenaga administrasi yang terlihat pada Tabel 4, tersebar di beberapa bidang pekerjaan diantaranya adalah bidang sumberdaya manusia atau 59 kepegawaian. Setiap UPT mempunyai sub bagian yang menangani kepegawaian dan jumlah pegawainya berbeda-beda seperti yang terlihat pada Tabel 5. Tabel 5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian No. Unit Kerja Pengelola Kepegawaian Jumlah Administrasi Operator SIMPEG 1 Balit Serealia, Maros 3 2 5 2 Balitkabi, Malang 4 1 5 3 Balitsa, Lembang 4 1 5 4 Balittas, Malang 4 1 5 5 Balitka, Manado 1 1 2 6 BPTP Riau 4 1 5 7 BPTP Jawa Barat 4 1 5 8 BPTP Jawa Tengah 3 1 4 9 BPTP Jawa Timur 4 1 5 10 BPTP Bali 2 1 3 11 BPTP Sulawesi Selatan 4 1 5 12 BPTP Sulawesi Utara 4 1 5 Total 41 13 54 Dari Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa rata-rata di setiap UPT lokasi penelitian mempunyai 2 sampai 5 orang yang bertugas melayani pegawai. Dari kelima pengelola kepegawaian tersebut, rata-rata hanya 1 orang yang bertugas menangani SIMPEG atau sebagai operator SIMPEG dan selebihnya bertugas memproses usulan kepegawaian di UPT masing-masing. Namun demikian operator SIMPEG tersebut terkadang harus membantu pegawai lainnya dalam memproses usulan kepegawaian. Jika dibandingkan dengan jumlah pegawai yang terdapat di setiap UPT lokasi penelitian, maka setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani banyak pegawai. Rata-rata setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani antara 16 – 60 pegawai yang mencakup semua urusan kepegawaian dan rumah tangga. Hal ini yang menyebabkan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan oleh pengelola kepegawaian sehingga terkadang dapat memperlambat proses usulan kepegawaian. Oleh sebab itu perlu dilakukan perancangan sistem yang mudah, cepat, dan transparan dalam memproses usulan kepegawaian. 60 Dalam proses usulan kepegawaian, data berasal dari setiap UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. Data kepegawaian masih tersebar di setiap simpul, sehingga pada saat mengusulkan administrasi kepegawaian dilakukan pengiriman data dengan menggunakan media seperti Compact Disk CD, dan e-mail. Hal ini yang menyebabkan kesulitan pada saat menggabungkan data di tingkat eselon II dan di Badan Litbang Pertanian karena adanya format data yang berbeda seperti excel dan word office. Oleh sebab itu perlu dibuat suatu database yang terpusat agar dapat mempermudah dalam penggabungan data dan tidak terjadi redundancy data. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara serta kuesioner, ketersediaan perangkat keras hardware di unit kerja dan UPT sudah cukup memadai. Semua unit kerja dan UPT yang peneliti amati sudah mempunyai komputer yang memadai tidak terkecuali bagian pengelola kepegawaian . Rata-rata komputer yang dimiliki oleh unit kerja dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4 walaupun masih terdapat beberpa jenis komputer Pentium 3. Hampir di setiap pengelola kepegawaian unit kerja dan UPT rata-rata memiliki sejumlah perangkat komputer yang mencukupi. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan jaringan internet. Internet sangat dibutuhkan bagi semua pegawai di unit kerja dan UPT khususnya bagi tenaga fungsional untuk mencari informasi, literatur, dan berkomunikasi dengan pihak lain yang mendukung bidang keahlian pegawai. Jumlah perangkat keras komputer dan UPT yang sudah terhubung jaringan internet dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet No. Unit KerjaUPT Jumlah komputer Spesifikasi Jaringan Internet Keterangan 1. Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Litbang 13 Pentium 4 Sudah Ada • Dari 13 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG 2. Puslitbang Tanaman Pangan 3 • Semuanya Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB Sudah Ada 61 No. Unit KerjaUPT Jumlah komputer Spesifikasi Jaringan Internet Keterangan 3. Balit Serealia 1 • Pentium 4 Sudah Ada 4. Balitkabi, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada 5. Puslitbang Hortikultura 2 • Pentium 4 Sudah Ada 6. Balitsa, Lembang 2 • Pentium 4 Sudah Ada 7. Puslitbang Perkebunan 4 + 1 laptop • Semuanya Pentium 4 Sudah Ada • Dari 4 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG 8. Balitka, Manado 2 • Pentium 4 Sudah Ada 9. Balittas, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada 10. Puslitbang Peternakan 4 • 3 Pentium 4 dan 1 pentium 3 Sudah Ada 11. BBP2TP 7 • 6 komputer mempunyai processor Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB • 1 komputer Pentium 3 Sudah Ada • Dari 7 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG 12. BPTP Riau 1 + 1 laptop Pentium 4 Sudah Ada 13. BPTP Jabar 2 Pentium 4 Sudah Ada 14. BPTP Jateng 1 Pentium 4 Sudah Ada 15. BPTP Jatim 2 Pentium 4 Sudah Ada 16. BPTP Sulut 2 Pentium 4 Sudah Ada 17. BPTP Sulsel 2 Pentium 4 Sudah Ada 18. BPTP Bali 3 Pentium 4 Sudah Ada Perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word Office, dan Power Point. Disamping itu hanya beberapa unit kerja yang menerapkan perangkat lunak 62 bahasa pemprograman untuk mendukung SIMPEG yang ada sekarang. Bahasa pemrograman yang digunakan oleh sebagian unit kerja dan UPT adalah Visual FoxPro dan Microsoft Access. Namun sebagian besar semua unit kerja dan UPT sudah mengenal bahasa pemrograman PHP yaitu suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat web. Sedangkan di pengelola kepegawaian unit kerjaUPT belum ada yang menerapkan bahasa pemrograman yang berkaitan dengan pengembangan SIMPEG online berbasis web seperti PHP, Java, dsb.

4.3.3 Aspek Operasional

Sampai saat ini masih terdapat beberapa kendala utama dalam pengelolaan dan pengolahan data serta informasi kepegawaian, yaitu kualitas SDM yang kurang profesional. Operator SIMPEG terkadang tidak segera memutakhirkan data pegawai jika ada suatu perubahan pada pegawai tertentu. Pemutakhiran data pegawai yang dilakukan sebagian besar hanya pada saat adanya kenaikan pangkat saja yaitu pada bulan April dan Oktober. Sedangkan perubahan data pegawai sangat dinamis, tidak hanya data KP saja tetapi data yang lainpun perlu dimutakhirkan juga diantaranya yaitu data training jangka pendek dan jangka panjang, jenjang jabatan fungsional, dan bidang keahlian. Selain itu SDM yang menangani SIMPEG masih terlalu sedikit. Rata-rata di setiap unit kerja dan UPT yang menangani SIMPEG hanya 1 satu operator sehingga jika operator tersebut tidak ada maka pegawai lain tidak bisa mengoperasikan. Sedangkan kebutuhan data pegawai sering dibutuhkan oleh pimpinan dalam pengambilan kebijakan. Kendala lain adalah jika operator SIMPEG sudah mulai mahir dalam mengoperasionalkan SIMPEG dan sedikit demi sedikit sudah mengerti tentang pemrograman, yang terjadi adalah operator SIMPEG tersebut dipindahkan tugasnya ke bagian lain. Sehingga bagian kepegawaian harus membina kader baru dari awal lagi. Dari hasil wawancara, survei, observasi, dan kuesioner sebagian responden dapat mengoperasikan komputer. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang dilakukan responden dituntut selalu menggunakan komputer seperti surat menyurat dan pengolahan data kepegawaian. Aplikasi yang sering digunakan oleh responden terlihat pada Tabel 7. 63 Tabel 7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang digunakan No. Unit Kerja Jumlah Penguasaan Sistem Aplikasi Pengelola Kepegawaian Word Excel Power Point Access 1 Balit Serealia, Maros 5 5 5 2 1 2 Balitkabi, Malang 5 4 3 3 3 Balitsa, Lembang 5 5 5 3 1 4 Balittas, Malang 5 5 5 2 1 5 Balitka, Manado 2 2 2 1 6 BPTP Riau 5 5 5 4 7 BPTP Jawa Barat 5 5 5 2 1 8 BPTP Jawa Tengah 4 4 4 1 1 9 BPTP Jawa Timur 5 5 5 2 10 BPTP Bali 3 3 3 2 1 11 BPTP Sulawesi Selatan 5 5 5 4 12 BPTP Sulawesi Utara 5 3 3 2 1 Total 54 51 50 28 7 Dati Tabel 7 di atas, secara umum sebagian besar responden dapat mengoperasikan sistem aplikasi terutama yang mendukung dalam pekerjaannya. 94,4 dari total jumlah pengelola kepegawaian sudah dapat mengoperasikan aplikasi Word Office dan 92,6 dapat mengoperasikan Excel. Hal ini disebabkan dalam bekerja pengelola kepegawaian dituntut harus dapat menggunakan aplikasi tersebut sehingga file dokumen yang telah dibuat dapat disimpan secara elektronik. Sedangkan penggunaan sistem aplikasi Power Point dan Microsoft Access jarang digunakan oleh pengelola kepegawaian. Hanya 51,9 dan 13 dari jumlah total pengelola kepegawaian yang dapat mengoperasikannya karena sistem aplikasi ini digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan saja. Sistem aplikasi Power Point digunakan jika ada permintaan presentasi saja dan Microsoft Access digunakan jika ada permintaan pengolahan data kepegawaian.

4.3.4 Aspek Ekonomi

Dalam pengembangan SIMPEG online, pemilihan teknologi harus bijaksana, sehingga tidak mengeluarkan banyak biaya. Responden mengungkapkan sebaiknya sumber daya yang ada sekarang harus dapat 64 dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk peralatan yang digunakan dalam pengembangan SIMPEG online kecuali kalau memang harus dilakukan pengadaan alat yang terkait. Misalkan jika di suatu unit kerja dan UPT belum terhubung dengan jaringan internet maka harus dilakukan pengadaan alat yang terkait dengan jaringan internet. Selain itu, responden mengungkapkan bahwa dengan adanya pengembangan SIMPEG online, diharapkan dapat mengurangi biaya pengiriman surat dan berkas usulan. Selama ini surat dan berkas usulan dikirim melalui jasa pengiriman atau diantar langsung dari UPT daerah ke pusat, sehingga memakan biaya yang cukup tinggi. Jika SIMPEG online sudah berjalan dan kebijakan paperless sudah diterapkan, hal ini akan mengurangi biaya pengiriman surat dan berkas usulan administrasi pegawai.

4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan wawancara dengan responden, responden menilai pengembangan SIMPEG online merupakan suatu hal yang baik dan langkah kemajuan teknologi informasi di bidang kepegawaian. Pengembangan SIMPEG online ini melibatkan pengguna yang berasal dari unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian sehingga diharapkan SIMPEG online nantinya dapat menghasilkan informasi yang benar dan baik. Hal ini dikarenakan adanya sinkronisasi data kepegawaian antara unit kerja pusat eselon I yaitu Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT. Berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna, dihasilkan beberapa hal yang dibutuhkan oleh pengguna. Menurut responden keluaran informasi yang dihasilkan SIMPEG saat ini sudah cukup baik. Namun responden menginginkan informasi yang dihasilkan SIMPEG adalah cash and carry, artinya apabila pimpinan membutuhkan data pegawai dalam format apapun baik rekap maupun daftar akan segera terpenuhi melalui SIMPEG. Selama ini masih terdapat informasi yang dibutuhkan pengguna tetapi tidak tersedia di SIMPEG. Terkait dengan reformasi birokrasi, percepatan dalam memproses administrasi pegawai dapat dilakukan semaksimal mungkin dan lebih transparan. Proses monitoring usulan administrasi pegawai saat ini dilakukan secara manual. Pejabat fungsional yang bersangkutan atau pengelola kepegawaian 65 melakukan monitoring usulan administrasi pegawai dengan cara menghubungi dan menanyakan kepada pengelola kepegawaian baik di UPT, unit kerja eselon II, Badan Litbang Pertanian, dan terus menerus secara berjenjang. Menurut responden pengembangan SIMPEG online yang termasuk didalamnya terdapat proses monitoring usulan administrasi pegawai secara elektronik, akan sangat membantu pengelola kepegawaian dan pegawai lain dalam memonitor berkas usulan administrasi pegawai. Disamping itu, dengan sistem online ini proses monitoring dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa sebagian besar responden menginginkan adanya sistem proses monitoring usulan administrasi kepegawaian. Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 8, bahwa 85,4 atau sekitar 152 responden menyatakan perlunya adanya sistem informasi monitoring usulan adminsitrasi kepegawaian. Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengelola kepegawaian dalam menelusuri informasi yang berkaitan dengan proses usulan administrasi kepegawaian. Selain itu juga untuk mendapatkan informasi proses usulan kepegawaian secara cepat, tepat, dan transparan. Sedangkan yang menyatakan tidak perlu dikembangkan sistem monitoring usulan kepegawaian sejumlah 10 responden atau 5,6 dan yang abstain atau tidak menjawab hanya 16 responden 9. Model sistem monitoring yang diinginkan responden adalah secara elektronik. Dari Tabel 8 terlihat bahwa 86,5 atau 154 responden meyatakan model aplikasi sistem informasi monitoring dilakukan secara online. Hal ini dikarenakan responden menginginkan aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sehingga responden dapat memonitor sendiri secara langsung. Sedangkan 11,2 atau 20 responden menyatakan bahwa pengembangan sistem informasi monitoring proses usulan kepegawaian tidak perlu secara online namun cukup dengan menggunakan model stand alone saja. Hal ini disebabkan di beberapa UPT lokasi penelitian fasilitas yang mendukung untuk sistem online sering mengalami gangguan dan perlu perbaikan dalam waktu yang cukup lama. Kemudian dengan menggunakan stand alone proses backup data akan lebih mudah dilakukan di setiap UPT. 66 Tabel 8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses usulan administrasi kepegawaian No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase 1 Apakah perlu sistem monitoring Ya : 152 85,4 usulan administrasi kepegawaian Tidak : 10 5,6 Abstain : 16 9,0 2 Model aplikasi administrasi kepegawaian yang diinginkan Online : 154 86,5 respoden Stand alone : 20 11,2 Abstain : 4 2,3 Setelah mengetahui kebutuhan sistem dan model sistem yang akan dikembangkan, maka perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna. Kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9 menunjukkan bahwa sebagian besar responden menginginkan adanya informasi monitoring usulan kepegawaian diantaranya pada proses usulan kenaikan pangkat pegawai, proses usulan yang terkait dengan jabatan fungsional, proses usulan pendidikan dan pelatihan, serta proses monitoring administrasi kepegawaian yang dilakukan secara transparan. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 157 atau 88,2 responden menyatakan bahwa perlu adanya proses monitoring usulan kenaikan pangkat pegawai. Kemudian 89,9 atau 160 responden menyatakan perlu adanya informasi yang terkait dengan proses usulan jabatan fungsional termasuk proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali. Selanjutnya pada proses pendidikan dan pelatihan training pegawai, sebagian responden 62,4 menyatakan perlu informasi yang terkait dengan proses usulan training tersebut diantaranya adalah usulan tugas belajar dan training jangka pendek. Semua proses tersebut yang terdapat pada Tabel 9 dibutuhkan oleh responden, hal ini dikarenakan pada saat ini proses usulan administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama sehingga perlu dilakukan pemantauan atau monitoring usulan dan berkas usulan administrasi kepegawaian agar dapat diketahui secara transparan oleh pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan. 67 Tabel 9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase 1 Informasi apa saja yang dibutuhkan • Kenaikan pangkat pegawai : 157 88,2 dalam proses usulan administrasi kepegawaian • Proses yang terkait jabatan fungsional bebas sementara dan aktif bekerja kembali : 160 89,9 • Training Tugas Belajar : 111 62,4 • Monitoring usulan : 127 71,4 • Daftar riwayat hidup : 51 28,7 • Tawaran penelitian : 1 0,6 • Kenaikan gaji berkala : 4 2,3 • Pensiun : 1 0,6 • Mutasi : 1 0,6 • Proses penilaian angka kredit : 1 0,6 • DP3 : 3 1,7 • Aturan Kepegawaian terbaru : 1 0,6 Pada Tabel 9 di atas, terdapat 4 empat kebutuhan informasi terbesar. Hal ini yang mendasari penulis dalam melakukan penelitian fokus pada 4 hal tersebut yaitu proses kenaikan pangkat pegawai, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, serta tugas belajar. 4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual 4.4.1 Analisis Architecture Vision Visi dan Misi Organisasi Sebagai lembaga penelitian, Badan Litbang Pertanian telah menetapkan visi dan misi dalam jangka waktu 5 tahun ke depan 2010 – 2014. Visi Badan Litbang Pertanian adalah “Pada tahun 2014 menjadi lembaga penelitian dan pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan mengembangkan inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian industrial unggul berkelanjutan berbasis sumber daya lokal”. Misi Badan Litbang Pertanian merupakan pernyataan mengenai garis besar kiprah utama Badan Litbang Pertanian dalam mewujudkan visi tersebut di atas. Maka Badan Litbang Pertanian menetapkan misi sebagai berikut : 68 a. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan inovasi teknologi serta rekomendasi kebijakan di bidang pertanian yang berwawasan lingkungan dan berbasis sumber daya lokal guna mendukung terwujudnya pertanian industrial unggul berkelanjutan. b. Meningkatkan kualitas sumber daya penelitian pertanian serta efisiensi dan efektivitas pemanfaatannya. c. Mengembangkan jaringan kerja sama nasional dan internasional dalam rangka penguasaan Iptek dan peningkatan peran Badan Litbang Pertanian dalam pembangunan pertanian Badan Litbang Pertanian 2010. Tujuan Organisasi a. Mendukung pemenuhan kebutuhan pengguna input dan permintaan pasar output domestik dan internasional dengan menghasilkan dan mengembangkan teknologi benih, bibit, pupuk, alat dan mesin pertanian, pengendalian organisme pengganggu tanaman OPT dan ternak, serta teknologi pascapanen dalam rangka mendukung peningkatan produksi, nilai tambah, daya saing dan ekspor. b. Meningkatkan kapasitas dan kompetensi lembaga capacity building untuk menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi berbasis sumberdaya lokal dalam penyediaan dan perbanyakan benih, bibit, pupuk, obat-obatan dan alat mesin pertanian, teknologi pascapanen, serta bioteknologi. c. Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi mutakhir terutama bioteknologi bidang pangan yang mampu mengantisipasi perubahan iklim global, gangguan OPT, serta preferensi pengguna teknologi dalam rangka peningkatan produksi, diversifikasi pangan, nilai tambah dan daya saing. d. Meningkatkan efektifitas berbagai metode dan media diseminasi inovasi teknologi pertanian kepada petani dalam rangka mendukung pengembangan sistem pertanian industrial. e. Mengkaji dan mengembangkan berbagai model kerja sama kelembagaan antar pelaku usaha untuk mendiseminasikan hasil inovasi dan kelembagaan 69 kepada petani dan pengguna secara proporsional untuk mendukung pengembangan sistem pertanian industrial. f. Menghasilkan rekomendasi kebijakan pembangunan pertanian yang bersifat antisipatif dan responsif untuk mendukung pengembangan sistem pertanian industrial. Sasaran Organisasi Sasaran Internal Sebagai lembaga penelitian dan pengembangan yang berkelas dunia, sasaran internal yang harus dicapai: a. Meningkatnya inovasi teknologi, metode penelitianperekayasaan, sistem diseminasi dan rekomendasi kebijakan yang dihasilkan Badan Litbang Petanian yang dapat memberikan kontribusi pada peningkatan keilmuan science contribution. b. Meningkatnya tingkat adopsi 50 hasil inovasi teknologi dan rekomendasi kebijakan pertanian yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian pada pembangunan sistem pertanian industrial unggul berkelanjutan. c. Berkembangnya kompetensi personil dan kelembagaan penelitian serta sistem koordinasinya baik secara horizontal dan vertikal lingkup Badan Litbang Pertanian. d. Meningkatnya jejaring kerjasama nasional dan internasional minimal 50 dari kondisi 2005-2009. e. Meningkatnya hasil penelitian yang diterbitkan di jurnal ilmiah internasional minimal 50 dari kondisi 2005-2009 dan diterbitkannya satu jurnal ilmiah internasional; dan f. Meningkatnya inovasi teknologi dengan pengakuan hak kekayaan intelektual HAKI secara internasional minimal 50 dari kondisi 2005- 2009. Sasaran Eksternal Sasaran Badan Litbang Pertanian terkait dengan sasaran Kementerian Pertanian meliputi: 70 a. Tersedianya benih, bibit, pupuk, alat dan mesin alsin untuk komoditas unggulan tanaman dan ternak dalam rangka peningkatan produksi dan produktivitas b. Tersedianya teknologi penanganan dan pengolahan hasil pertanian dalam rangka peningkatan nilai tambah produk, pengembangan industri hilir, sertifikasi sanitary and phytosanitary SPS produk pertanian, pemenuhan Standar Nasional Indonesia SNI dan substitusi impor khusus tepung dan susu c. Terselenggaranya pendampingan pengawalan penerapan teknologi, peta dan strategi adaptasi perubahan iklim, diversifikasi pangan berbasis sumberdaya lokal dalam rangka ketahanan pangan d. Tersedianya teknologi budidaya tanaman termasuk panen dalam rangka peningkatan Produk Domestik Bruto PDB e. Tersedianya peta produk, daya saing dan akses pasar produk pertanian di pasar internasional. f. Tersedianya peta investasi pertanian dan industri pengolahan hasil pertanian dalam rangka penyerapan tenaga kerja, dan g. Tersedianya model pengembangan kelembagaan dan kebijakan tataniagapemasaran dalam rangka peningkatan kesejahteraan petani. Berdasarkan visi dan misi Badan Litbang Pertanian tersebut di atas, maka untuk menjadi suatu lembaga penelitian yang berkelas dunia perlu adanya dukungan manajemen Badan Litbang Pertanian yang modern. Salah satu tata kelola manajemen Badan Litbang Pertanian adalah manajemen sumber daya manusia SDM. SDM Badan Litbang Pertanian juga harus dapat bersaing dengan negara lain. Strategi untuk mendukung manajemen yang modern adalah dengan mengikuti perkembangan teknologi informasi. Teknologi Informasi dimanfaatkan untuk pengembangan SIMPEG secara integrasi dan komprehensif antar UK dan UPT. Untuk memperlancar akses pengguna kepada sumber informasi SDM Badan Litbang Pertanian, perlu dilakukan pengembangan informasi kepegawaian secara online melalui website dan interconnected network internet Badan Litbang Pertanian 2010. 71 Untuk mengimplementasikan visi dan misi tersebut, pada tahun 2010 Badan Litbang Pertanian akan melakukan kegiatan pengembangan SIMPEG berbasis web. Selain meningkatkan kualitas data, kegiatan ini bertujuan untuk membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian terintegrasi, terpadu, dan realible. Disamping itu juga untuk pengembangan webdatabase SIMPEG di Badan Litbang Pertanian Sekretariat Litbang Pertanian 2010. Dari hasil wawancara dengan beberapa responden, semua responden menerima rencana pengembangan SIMPEG online berbasis web. Hal ini dikarenakan akan mempermudah dan mempercepat proses usulan administrasi kepegawaian serta akan lebih efektif dan efisien. Efektif berarti waktu yang diperlukan dalam usulan proses kepegawaian diharapkan akan lebih cepat dari proses yang ada sekarang. Sedangkan efisien yaitu berkas-berkas yang semula dikirim melalui jasa pengiriman akan dipermudah dengan menggunakan elektronik paperless sehingga akan mengurangi biaya pengiriman. Dalam pengembangan SIMPEG berbasis web ini, akan difokuskan dalam hal proses monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian. Proses monitoring tersebut dibatasi pada proses kenaikan pangkat pilihan fungsional, pemberhentian sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.

4.4.2 Analisis Business Architecture

Arsitektur proses bisnis merupakan gambaran kegiatan yang dilakukan setiap hari secara sistematis berdasarkan visi dan misi organisasi. Analisis arsitektur proses bisnis dilakukan untuk mengetahui proses bisnis di dalam bidang kepegawaian. Analisis ini dilakukan dengan cara studi literatur dan mempelajari peraturan perundang-undangan yang ada, wawancara serta diskusi dengan pihak terkait. Analisis ini dilakukan terhadap proses kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara jabatan fungsional, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Disamping melakukan studi literatur dan wawancara, penulis juga membagikan kuesioner dalam menganalisis dan merancang sistem. Kuesioner ini ditujukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Hasil kuesioner juga digunakan dalam menganalisis proses ini. 72

4.4.2.1 Kondisi saat ini

Pemahaman akan kondisi proses bisnis saat ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada enterprise atau unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang berkaitan dengan pelayanan kepegawaian. Pengamatan dilakukan dengan cara mengidentifikasi alur kerja pengelolaan administrasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Proses bisnis yang diamati sesuai dengan kebutuhan pengguna yaitu pada proses usulan kenaikan pangkat pilihan atau fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan usulan tugas belajar. Proses Bisnis Kenaikan Pangkat Pilihan Dalam PP Nomor 12 Tahun 2002 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil atas prestasi kerjanya yang tinggi. Sedangkan jabatan fungsional merupakan kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian danatau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan PP Nomor 12 Tahun 2002, dalam melakukan usul KP fungsional, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, diantaranya yaitu : 1. Salinanfotocopy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir. 2. Salinanfotocopy sah keputusan dalam pangkat terakhir. 3. Fotocopy daftar penilaian prestasi kerjaDP-3 dalam 2 dua tahun terakhir. 4. Asli penetapan angka kredit bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional tertentu. Berdasarkan observasi, wawancara, dan kuesioner, prosedur sistem yang berjalan untuk proses pengusulan KP fungsional, dapat dilihat pada Gambar 12. Alur birokrasi yang terlihat dalam Gambar 12 terdapat dua bagian. Bagian pertama adalah internal process yaitu proses-proses yang dilakukan di dalam instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti dari UPT ke unit kerja eselon II, kemudian dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian Eselon I. Bagian kedua adalah external process yaitu proses-proses yang dilakukan di luar instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti Biro Kepegawaian Kementerian 73 Pertanian Kementan, Badan Kepegawaian Negara BKN, dan Sekretariat Negara Setneg. Pada Gambar 12 dapat dilihat urutan pengusulan kenaikan pangkat fungsional yang dimulai dari BKN sebagai instansi external process. BKN membuat surat permintaan kepada semua instansi pusat dan daerah yang ditujukan kepada pejabat pengelola kepegawaian instansi pusat dan daerah termasuk juga Kementerian Pertanian Kementan dalam hal ini adalah Menteri Pertanian Mentan. Selanjutnya Mentan mendisposisikan ke Biro OK Kementan melalui Sekretaris Jenderal Setjen Kementan. Selanjutnya Biro OK Kementan menindaklanjuti surat permintaan dari BKN dengan membuat surat permintaan usulan KP ke semua instansi eselon I lingkup Kementerian Pertanian diantaranya adalah Badan Litbang Pertanian. Surat tersebut ditujukannya kepada Kepala Bagian yang menangani pengelolaan kepegawaian di setiap instansi eselon I. Kemudian Bagian Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian menindaklanjuti surat dari Biro OK Kementan dengan membuat surat permintaan kepada Kepala Bagian yang menangani kepegawaian di unit kerja eselon II lingkup Badan Litbang Pertanian. Unit kerja eselon II kemudian menindaklanjuti dengan membuat surat permintaan usulan KP dari Badan Litbang Pertanian kepada Kepala UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing yang selanjutnya disampaikan kepada pengelola kepegawaian di UPT dan diinformasikan kepada tenaga fungsional terkait. Setelah mendapat informasi dari pengelola kepegawaian di UPT masing- masing, pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan KP ke pengelola kepegawaian di unit kerja dan UPT masing-masing. Namun ada beberapa responden yang menyatakan bahwa pengusulan KP fungsional dilakukan oleh instansi pejabat fungsional di UPT. Hal ini dikarenakan bahwa pengelola kepegawaian di UPT sudah dapat mengetahui pejabat fungsional yang akan naik pangkat melalui penilaian angka kredit PAK terakhir. Kemudian pengelola kepegawaian memberikan informasi KP kepada pejabat fungsional di UPT masing-masing. Keseluruhan proses KP memakan waktu yang cukup lama yaitu lebih kurang 11 sampai 12 bulan. 74 5 –14 hari 3 hari – 2 minggu 3 hari – 1 minggu 1 2 4 5 6 7 8 9 10 11 Menginformasikan ke yang bersangkutan 1 –7 hari Pengajuan berkas usulan KP dimulai dari pejabat fungsional yang mengusulkan KP ke pengelola kepegawaian UPT. Kemudian diverifikasi oleh petugas kepegawian di UPT. Apabila ada kekurangan berkas, petugas kepegawaian UPT menginformasikan kepada pejabat fungsional terkait untuk segera melengkapi berkas usulan KP tersebut. Setelah berkas usulan KP sudah lengkap kemudian berkas dikirimkan ke unit kerja eselon II dengan persetujuan dari pimpinan UPT. Sebagian besar responden menjawab bahwa proses penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas di UPT memakan waktu 20 hari bahkan ada yang sampai 30 hari. Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II selanjutnya menerima berkas usulan KP dari UPT. Berkas tersebut diverifikasi kelengkapannya. Responden di unit kerja eselon II menyatakan bahwa proses verifikasi berkas di unit kerja eselon II memakan waktu 3 hari sampai 1 minggu. Apabila ternyata terdapat kekurangan berkas, pengelola kepegawaian unit kerja eselon II menginformasikan ke UPT External process Pengelola Kepegawaian Pusat Eselon II Pengelola Kepegawaian UPT Pengelola Kepegawaian Badan Litbang Pertanian Eselon I Pengelola Biro Kepegawaian Kementerian Pertanian Badan Kepegawaian NegaraBKN Pejabat Fungsional 3 Sekretariat Negara Setneg Melakukan verifikasi berkas usulan Melakukan verifikasi berkas usulan Internal process Gambar 12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti. 75 yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangannya melalui telpon dan surat, sehingga memakan waktu lagi lebih kurang 1 minggu. Setelah semua berkas usulan KP dari UPT sudah lengkap, selanjutnya berkas dikirim ke Badan Litbang Pertanian. Berkas usulan KP kemudian diterima di Badan Litbang Pertanian. Proses selanjutnya adalah petugas kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas yang diusulkan dari semua unit kerja eselon II lingkup Badan Litbang Pertanian. Jika terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka berkas dikembalikan ke unit kerja eselon II masing-masing. Dari unit kerja eselon II kemudian kekurangan berkas tersebut disampaikan ke UPT dan ke yang bersangkutan secara berjenjang. Namun apabila berkas sudah lengkap, maka langkah selanjutnya Badan Litbang Pertanian melakukan pengetikan nota persetujuan BKN dan membuat surat pengantar pengiriman berkas usulan KP ke Biro OK Kementan dengan persetujuan dari pimpinan Badan Litbang Pertanian. Waktu pengiriman berkas usulan dari Badan Litbang Pertanian ke Biro OK Kementan memakan waktu 3 hari sampai dengan 1 minggu dengan catatan berkas sudah lengkap semua. Apabila masih terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka waktu yang dibutuhkan untuk memproses bertambah lagi. Biro OK Kementan akan meverifikasi berkas dan nota persetujuan BKN yang dikirim dari Badan Litbang Pertanian. Setelah berkas sudah lengkap selanjutnya Biro OK Kementan mengirim berkas ke BKN beserta nota persetujuan dari BKN untuk semua golongan. Setelah nota persetujuan disetujui oleh BKN, maka nota persetujuan KP sampai golongan IIIb dikirim ke Biro OK Kementan oleh BKN. Biro OK Kementan selanjutnya mengirim nota persetujuan BKN sampai golongan IIIb ke unit kerja eselon I dalam hal ini Badan Litbang Pertanian untuk dibuatkan SK KP yang ditandatangani oleh Kepala Badan Litbang Pertanian, sedangkan untuk golongan IIIc sampai IVb langsung dibuatkan SK KP oleh Biro OK Kementan setelah mendapat persetujuan dari BKN dan selanjutnya disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Badan Litbang Pertanian kemudian menyampaikan SK KP yang sudah terbit ke unit kerja eselon II, UPT dan yang bersangkutan secara berjenjang. Untuk usulan KP golongan IVc ke atas, disamping nota persetujuan BKN, BKN juga membuat nota 76 pertimbangan untuk disampaikan ke presiden melalui Setneg. Setelah nota pertimbangan disetujui oleh Presiden, selanjutnya Setneg membuat SK KP golongan IVc ke atas yang ditandatangani oleh Presiden Republik Indonesia RI. Dari mekanisme pengusulan kenaikan pangkat fungsional di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan kenaikan pangkat fungsional. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 13 berikut: Gambar 13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat fungsional. 77 Proses Bisnis Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional Pembebasan sementara merupakan pembebasan seorang PNS dari jabatan fungsional yang diembannya selama jangka waktu tertentu. Dengan adanya pembebasan sementara berarti yang bersangkutan kehilangan hak atas tunjangan fungsional, namun angka kredit terakhir yang dimilikinya masih tetap berlaku. Sedangkan hak atas gaji dan tunjangan yang lainnya selain tunjangan fungsional tetap dibayarkan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku. Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai tenaga fungsional sejumlah 2.581 orang sebagai penggerak utama dalam penelitian dan pengembangan pertanian. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi Badan Litbang Pertanian, sampai saat ini jumlah tenaga fungsional yang terbesar adalah peneliti yaitu sejumlah 1.634 orang. Kemudian diikuti oleh tenaga fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan litkayasa, penyuluh, pustakawan, perekayasa, arsiparis, pranata komputer, analis kepegawaian, pranata kehumasan, statistisi, dan perencana. Oleh sebab itu dalam penelitian ini yang akan diambil sebagai sampel adalah pejabat fungsional peneliti, karena memiliki jumlah tenaga yang cukup besar dan sebagai penggerak utama dalam penelitian di bidang pertanian. Komposisi jumlah tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian Badan Litbang Pertanian 2009 No. Nama Jabatan Fungsional Jumlah Persentase 1. Peneliti 1.634 63,31 2. Teknisi Litkayasa 571 22,12 3. Penyuluh Pertanian 206 7,98 4. Pustakawan 86 3,33 5. Perekayasa 32 1,24 6. Arsiparis 25 0,97 7. Pranata Komputer 9 0,35 8. Analis Kepegawaian 5 0,19 9. Pranata Kehumasan 9 0,35 10. Statistisi 3 0,12 11. Perencana 1 0,04 Jumlah 2.581 100 78 Dalam memproses pembebasan sementara dari jabatan fungsional, tidak terlepas dari aturan-aturan yang terkait. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia LIPI Nomor 06E2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147KpBPPTV2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan litkayasa dan angka kreditnya. Selain itu peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54PermentanOT.210112008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 yang mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian. Kemudian keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132 KEPM.PAN122002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya. Berdasarkan peraturan-peraturan tersebut di atas, secara umum pejabat fungsional dapat dibebaskan sementara dari jabatannya apabila tidak memenuhi ketentuan yang berlaku. Ketentuan tersebut diantaranya adalah : 1. Kurang angka kredit. 2. Dijatuhi hukuman disiplin PNS. 3. Cuti diluar tanggungan negara. 4. Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan. 5. Ditugaskan diluar jabatan fungsional dan satuan organisasi penelitian dan pengembangan. 6. Ditugaskan sebagai pejabat struktural. Di dalam pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang Pertanian tahun 2007, untuk mengajukan usulan pembebasan sementara, diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan-persyaratan tersebut adalah : 1. Surat pengantar dari unit kerja Eselon II. 79 1 2 3 4 5 2. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir yang dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 3. Foto copy SK pangkat terakhir dan dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 4. Foto copy penetapan angka kredit PAK terakhir yang telah dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 5. Foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara, diantaranya adalah surat teguran kurang angka kredit, surat tugas belajar, surat pengangkatan dalam jabatan struktural, dan surat cuti diluar tanggungan negara. Secara umum manajemen proses pembebasan sementara jabatan fungsional dapat dilihat seperti Gambar 14. Keterangan : 1 Waktu yang diperlukan dalam penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas adalah 10 hari. 2 Waktu yang diperlukan dalam verifikasi dan pengiriman berkas usulan dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian adalah 1 – 2 minggu. 3 Usulan disampaikan dari Badan Litbang Pertanian ke Kementerian Pertanian Kementan sekitar 2 minggu. 4 Usulan dari Kementan ke Badan Kepegawaian Negara BKN untuk mendapat persetujuan sekitar 2 bulan. 5 Proses usulan dari BKN ke Sekretariat Negara Setneg sekitar 2 bulan. Unit Kerja UPT Unit Kerja Eselon II Badan Litbang Pertanian Kementan BKN Setneg = Proses pengusulan pembebasan sementara = Proses permintaan kelengkapan berkas dan pengiriman SK pembebasan sementara Gambar 14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007. 80 Berdasarkan keterangan Gambar 14 di atas, maka proses pengusulan pembebasan sementara dari jabatan fungsional memakan waktu cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan. Waktu tersebut belum termasuk proses pengiriman kembali SK pembebasan sementara jabatan fungsional yang sudah terbit sehingga secara keseluruhan dapat mencapai lebih dari 6 bulan. Dari mekanisme pengusulan pembebasan sementara di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan pembebasan sementara. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 15 berikut: Gambar 15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan fungsional peneliti. 81 Proses Bisnis Aktif Bekerja Kembali Ketentuan tentang keputusan Aktif Bekerja Kembali ABK diterbitkan oleh pejabat eselon I dalam hal ini Menteri Pertanian Mentan atau pejabat yang diberi kewenangan untuk hal tersebut. SK ABK akan diterbitkan apabila pejabat fungsional tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Telah menjalani masa hukuman disiplin PNS. 2. Telah selesai menjalani cuti di luar tanggungan negara. 3. Telah selesai tugas belajar. 4. Telah selesai menjabat struktural baik di dalam maupun di luar satuan organisasi Badan Litbang Pertanian. 5. Telah kembali tugas dalam satuan organisasi penelitian dan pengembangan. Dalam pengusulan ABK terdapat beberapa persyaratan. Persyaratan yang diperlukan antara lain : 1. Surat pengantar dari unit kerja eselon II atau UPT. 2. Foto copy SK pangkat terakhir yang telah dilegalisir. 3. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir dilegalisir. 4. Foto copy SK tugas belajarjabatan strukturalcuti diluar tanggungan negara dan lain-lain yang menyebabkan dibebaskan sementara dilegalisir. 5. Foto copy ijazah yang dilegalisir aslibasah, apabila yang bersangkutan tugas belajar. 6. Penilaian Angka Kredit PAK terakhir yang telah dilegalisir Sekretaiat Badan Litbang 2007. SK ABK mempunyai beberapa fungsi diantaranya adalah untuk mencairkan kembali tunjangan fungsional sesuai jabatan fungsional terakhir. Selain itu juga digunakan sebagai kelengkapan berkas untuk usulan SK aktif dari jabatan fungsional. Dalam mengusulkan ABK harus melalui beberapa prosedur. Prosedur mekanisme usulan ABK dapat dilihat pada Gambar 16. Berdasarkan alur pengusulan ABK tersebut, maka SK ABK dapat diterbitkan dalam jangka waktu sekitar 5 sd 6 bulan bahkan lebih. 82 Keterangan : 1 Waktu pengumpulan dan pengiriman berkas dari UPT ke unit kerja eselon II memakan waktu 10 hari. 2 Proses dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian sekitar 1 – 2 minggu. 3 Dari Badan Litbang Pertanian ke Kementan sekitar 2 minggu. 4 Dari Kementan kembali ke Badan Litbang Pertanian sekitar 2 – 6 bulan Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007. Dari mekanisme pengusulan aktif bekerja kembali di atas, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan ABK. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 17. Work flow diagram pada Gambar 16 memperlihatkan bahwa urutan proses pengusulan ABK dilakukan hanya sampai di Biro OK Kementan. Hal ini dikarenakan adanya kewenangan Menteri Pertanian Mentan dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil PNS yang dituangkan dalam Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003. Namun walaupun Mentan mempunyai kewenangan dalam hal tersebut di atas, pertinggal tembusan SK ABK tetap disampaikan kepada instansi terkait diantaranya adalah BKN. Pertinggal SK ABK ke BKN dimaksudkan untuk menginformasikan kepada BKN bahwa yang bersangkutan sudah diaktifkan kembali dalam bekerja, Unit Kerja UPT Unit Kerja Eselon II Badan Litbang Pertanian Kementan 1 4 2 3 = proses pengusulan ABK pejabat fungsional = proses pengiriman SK ABK pejabat fungsional yang sudah terbit Gambar 16 Mekanisme pengusulan ABK Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007. 83 sehingga apabila yang bersangkutan mengajukan proses administrasi kepegawaian yang lain BKN tidak akan mempermasalahkannya. Proses ABK merupakan suatu proses pengaktifan kembali bagi seorang pegawai dalam bekerja setelah dibebaskan dari jabatannya. Pengaktifan yang dimaksud adalah aktif dalam bekerja, bukan aktif dalam jabatan fungsionalnya. Oleh karena itu proses pengaktifan dalam bekerja bagi pegawai dilakukan oleh pembina kepegawaian pusat di instansi terkait dalam hal ini adalah Menteri Pertanian. SK ABK ini digunakan untuk mencairkan atau mengaktifkan kembali tunjangan fungsional. Setelah yang bersangkutan mendapat SK ABK, maka tenaga fungsional tersebut mengajukan ke pengelola kepegawaian UPT untuk mengaktifkan tunjangan fungsionalnya ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara KPPN. KPPN kemudian memproses berdasarkan SK ABK dimaksud. Gambar 17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional. 84 Proses Bisnis Pengusulan Tugas Belajar Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai penghasil inovasi pendorong pembangunan pertanian nasional, Badan Litbang Pertanian perlu didukung oleh sumber daya manusia SDM yang bermutu. Peningkatan mutu SDM tersebut dilakukan melalui pelatihan jangka panjang dan jangka pendek secara terencana, konsisten, dan terus menerus dengan mempertimbangkan dinamika perubahan lingkungan strategis pembangunan nasional. Pengertian tugas belajar di dalam Badan Litbang Pertanian merupakan suatu tugas yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian kepada PNS di UK dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menuntut ilmu, mendapatkan pendidikan atau keahlian di dalam atau luar negeri yang ditempuh paling sedikit dalam waktu 1 tahun. Program ini diwujudkan dalam bentuk program Doktor S3, Master S2, Sarjana S1, Diploma 3 D3, atau Diploma 2 D2 Badan Litbang Pertanian 2007. Tujuan dari program ini adalah selain untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai, juga untuk meningkatkan dedikasi, motivasi, dan kreativitas. Selain itu juga untuk meningkatkan kemampuan penalaran ilmu, teknologi, dan manajemen. Program tugas belajar juga sebagai media pemberian penghargaan kepada pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian yang berprestasi. Dalam mengusulkan tugas belajar harus sesuai dengan tata cara atau persyaratan yang berlaku. Namun dalam kondisi khusus, calon yang tidak memenuhi persyaratan dapat diusulkan dengan justifikasi yang kuat dari kepala UKUPT. Persyaratan yang terdapat di Badan Litbang Pertanian terdiri dari 2 dua hal yaitu persyaratan umum dan persyaratan khusus. Persyaratan calon petugas belajar yang bersifat umum adalah : a. PNS yang mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 2 dua tahun sejak diangkat sebagai pegawai negeri penuh. b. Menyerahkan salinan ijazah dan transkrip yang telah disahkan oleh instansi yang berwenang. c. Menyerahkan salinan SK pengangkatan sebagai PNS. d. Menyerahkan daftar riwayat hidup DRH. e. Mendapat rekomendasi dari pimpinan UK atau UPT yang bersangkutan. 85 f. Menyerahkan surat perjanjian tugas belajar yang menyebutkan kesediaannya untuk kembali ke UK semula atau ditempatkan di UK lain lingkup Badan Litbang Pertanian. g. Tidak dalam proses pemeriksaan dalam rangka pelaksanaan peraturan disiplin pegawai. Selain persyaratan umum, terdapat juga peraturan khusus. Persyaratan khusus tersebut untuk masing-masing jenjang pendidikan berbeda-beda, yaitu : a. Untuk program D2 dan D3 : 1 Minimal berijazah SLTA atau yang sederajat, 2 Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir. b. Untuk program S1 : 1 Program ini hanya untuk pejabat fungsional terampil dan staf manajemen. 2 Minimal berijazah D2 atau D3 atau sedang mengikuti program S1 di semester 5. 3 Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir. c. Untuk program S2 : 1 Minimal berijazah S1 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B. 2 Berumur maksimal 40 tahun pada hari ulang tahun terakhir. 3 Telah memiliki jabatan fungsional peneliti. 4 Khusus untuk calon peneliti harus mempunyai karya ilmiah yang sudah diterbitkan pada jurnal terakreditasi. 5 Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan bidang tugasnya. d. Untuk program S3 1 Minimal berijazah S2 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B. 2 Berumur maksimal 45 tahun pada hari ulang tahun terakhir. 3 Telah memiliki jabatan fungsional peneliti. 4 Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan bidang tugasnya Badan Litbang Pertanian 2007. Dalam mengusulkan calon petugas belajar terdapat mekanisme yang harus dilalui. Mekanisme tersebut dapat dilihat pada Gambar 18 berikut : 86 Keterangan Gambar 18: 1 Badan Litbang Pertanian membuat surat pendaftaran calon petugas belajar kepada unit kerja eselon II. 2 Unit kerja eselon II menindaklanjuti surat dari Badan Litbang Pertanian ke UPT. 3 UPT mengirimkan daftar calon peserta yang telah diseleksi kepada unit kerja eselon II yang bersangkutan. 4 Unit kerja eselon II merekap, dan menyeleksi semua usulan dari UPT dan mengirimkan calon peserta yang telah diseleksi kepada Badan Litbang Pertanian Sekretaris BadanKetua Komisi Pembinaan Tenaga KPT. 5 Setelah diolah dan diseleksi di Badan Litbang Pertanian oleh tim KPT, hasil seleksi calon petugas belajar dikirimkan ke unit kerja eselon II. 6 Unit kerja eselon II menindaklanjuti hasil seleksi calon petugas belajar kepada UPT. Dalam menyeleksi calon petugas belajar, tim KPT mempunyai beberapa kriteria penyeleksian, diantaranya adalah : 1. Kondisi UK, dilihat dari kinerja, program, dan SDM yang tersedia. 2. Prioritas diberikan pada disiplin-disiplin ilmu penting yang diperlukan tetapi sedikit peminatnya. 3. Nilai Mutu Rata-rata NMR. Untuk program S2 NMR yang diperlukan paling sedikit 2,75 skala 0-4 dan 6,25 skala 1-10. Sedangkan untuk program S3 Unit Kerja UPT Unit Kerja Eselon II Badan Litbang Pertanian 1 2 3 4 5 6 = Proses pengusulan tugas belajar dari UPT dan unit kerja eselon II = Proses pengiriman SK tugas belajar yang sudah selesai = Permintaan surat usulan tugas belajar ke UPT dan Unit Kerja UK Gambar 18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian Badan Litbang Pertanian, 2007. 87 NMR yang diperlukan adalah 3,25. Besarnya angka NMR ini disesuaikan dengan persyaratan yang ditentukan oleh perguruan tinggi penyelenggara. 4. Bagi calon peserta program tugas belajar di luar negeri memiliki nilai TOEFL serendah-rendahnya 500. Dari alur kerja usulan tugas belajar di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan calon petugas belajar. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 19 berikut: Gambar 19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar. 88

4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture

Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Kenaikan Pangkat Pada proses bisnis yang ada sekarang membutuhkan waktu cukup lama dari tahap pengumpulan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan SK kenaikan pangkat KP. Dari hasil kuesioner menyatakan bahwa secara keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengusulan KP adalah 11 sampai 12 bulan. Berdasarkan hasil survei dan kuesioner dari responden, proses bisnis kenaikan pangkat yang diinginkan adalah proses kenaikan pangkat fungsional yang cepat, efektif dan efisien. Responden menginginkan adanya sistem dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan sebagaimana yang terlihat dalam Tabel 11. Tabel 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 151 84,83 monitoring usulan KP Tidak : 24 13,48 Fungsional Abstain : 3 1,69 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 109 61,24 memonitornya Datang ke instansi : 24 13,48 Secara elektronik : 39 21,91 Abstain : 6 3,37 3 Jika Tidak, apa yang Menunggu hasil : 25 14,04 dilakukan Membiarkan saja : 6 3,37 Abstain : 147 82,58 4 Apakah perlu sistem Ya : 168 94,38 monitoring usulan KP Tidak : 3 1,69 online Abstain : 7 3,39 5 Jika Ya, apakah fisik Ya : 141 79,21 berkas masih perlu dikirim Tidak : 20 11,24 Abstain : 17 9,55 6 Waktu keseluruhan dalam 1-2 bulan : 4 2,25 proses KP fungsional 3-4 bulan : 17 9,55 5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan : 15 8,43 9-10 bulan : 10 5,62 11-12 bulan : 59 33,15 12-24 bulan : 3 1,69 1 th : 20 11,24 20 bulan : 1 0,56 15 bulan : 1 0,56 89 No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase 24 bulan2 tahun : 7 3,93 6-12 bulan : 1 0,56 12 - 18 bulan : 1 0,56 Tidak tentu : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Abstain : 3 1,69 Dari Tabel 11 di atas, sebagian besar responden yaitu 84,83 mengikuti proses monitoring proses usulan KP. Namun 61,24 dari responden masih menggunakan sistem manual dalam memonitor proses usulan KP yaitu dengan menanyakan ke pengelola kepegawaian secara berjenjang. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Hal ini sesuai dengan keinginan responden yaitu 94,38 menyatakan bahwa perlu adanya sistem informasi monitoring proses usulan KP secara online sehingga diharapkan responden dapat mengetahui langsung dan dapat mempercepat proses usulan KP yang diajukan. Sebagian besar responden 79,21 menyatakan bahwa untuk kelengkapan berkas disamping dapat dikirim secara elektronik, berkas juga tetap dikirim secara manual. Hal ini dikarenakan kelengkapan berkas yang dikirim untuk proses administrasi kepegawaian harus dilegalisir dan ditandatangani secara sah atau asli oleh pejabat yang berwenang. Disamping itu fisik berkas juga digunakan sebagai bukti keabsahan dokumen yang dikirim. Berdasarkan keinginan responden tersebut, maka perlu dirancang proses usulan dan monitoring KP secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 20. Pada Gambar 20, terlihat bahwa proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja UK eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukan data usulan kenaikan pangkat ke sistem SIMPEG online. 90 Bersamaan dengan proses input data usulan KP fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan KP fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian atau SIMPEG online. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan KP fungsional ke dalam sistem dengan format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II dapat mengunduh file yang telah dikirim. Gambar 20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional. 91 Proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian. Pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian masih menggunakan fisik berkas yang sah yang telah dilegalisir. Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan tersebut. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan KP fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan KP fungsional ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Proses pengusulan dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK eselon II. Selanjutnya masing-masing UK eselon II memverifikasi kelengkapan berkas usulan. Apabila terjadi kekurangan kelengkapan, maka pengelola kepegawaian eselon II dapat memasukkan kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke web database yang tujuannya agar semua pegawai dan pengelola kepegawaian di lingkup UK eselon II dan UPT masing-masing dapat mengetahui kekurangan berkas yang harus dilengkapi pada waktu kapan saja dan dimana saja. Jika kelengkapan berkas sudah lengkap, proses selanjutnya adalah 92 setiap eselon II mengkompilasi usulan dari UPT masing-masing dan mengirimkan usulan dan berkas usulan tersebut ke Badan Litbang Pertanian baik melalui web database maupun secara manual. Begitu juga di Badan Litbang Pertanian eselon I, setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian, Kementerian Pertanian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengecek berkas yang dikirim secara elektronik. Apabila tidak ada pada berkas elektronik maka langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK eselon II maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas proses usulan administrasi kepegawaian tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari hasil input yang dilakukan oleh pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Setelah alur kerja dapat didefinisikan, selanjutnya adalah menentukan fungsi apa saja yang terdapat pada program proses usulan administrasi kepegawaian yang akan dibuat. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Pembebasan Sementara Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner bahwa pada proses bisnis usulan pembebasan sementara yang tersedia, memakan waktu cukup lama yaitu 5 sampai 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan SK pembebasan sementara dari jabatan fungsional, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 12. Sebagian besar responden 32,02 mengikuti proses monitoring usulan pembebasan sementara. namun proses monitoring 93 dimaksud dilakukan secara manual oleh sebab itu responden menginginkan adanya sistem monitoring secara online 52,81. Responden juga menginginkan adanya proses pembebasan sementara jabatan fungsional yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Tabel 12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara No. Uraian Jawaban Jml Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 57 32,02 monitoring pembebasan Tidak : 45 25,28 Sementara Abstain : 76 42,70 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 48 26,97 memonitornya Datang ke instansi terkait : 6 3,37 Elektronik : 4 2,25 Abstain : 120 67,42 3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 37 20,79 Membiarkan : 12 6,74 Abstain : 129 72,47 4 Apakah perlu ada sistem Ya : 94 52,81 monitoring pembebasan Tidak : 2 1,12 sementara secara online Abstain : 82 46,07 5 Apakah berkas fisik masih Ya : 72 40,45 diperlukan Tidak : 17 9,55 Abstain : 89 50 6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 10 5,62 keseluruhan proses 3-4 bulan : 21 11,80 Pembebasan Sementara 5-6 bulan : 33 18,54 7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 1 tahun : 3 1,69 4 tahun : 1 0,56 6 bulan : 1 0,56 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 3 1,69 Abstain : 79 44,38 94 Berdasarkan kebutuhan responden, maka perlu dirancang sistem monitoring proses usulan dan pengiriman berkas usulan pembebasan sementara secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang dapat dilihat pada Gambar 21. Pada Gambar 21, proses pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja UK eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II menginput data usulan kenaikan pangkat ke sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang berbasis web database. Bersamaan dengan proses input data usulan pembebasan sementara fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan secara komputerisasi melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah upload berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke dalam sistem dalam format file pdf dan jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh download file yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan pembebasan sementara fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila secara elektronik dan manual berkas yang 95 dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke UPT masing-masing. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian apabila berkas yang dikirim manual tidak lengkap, sedangkan yang dikirim secara elektronik sudah lengkap, maka kekurangan kelengkapan berkas tersebut dapat diambil secara elektronik dengan menggunakan aplikasi Simpeg online. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Gambar 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional. 96 Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Di tingkat Badan Litbang Pertanian eselon I, setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK eselon II maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Aktif Bekerja Kembali ABK Dalam analisis proses bisnis usulan ABK hampir sama dengan proses bisnis sebelumnya yaitu KP dan pembebasan sementara. Yang membedakan adalah batasan rantai birokrasi yang mengelola proses tersebut yaitu hanya sampai di tingkat Kementan. Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner 16,85 responden menyatakan bahwa pada proses bisnis usulan ABK saat ini, memakan waktu cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga yang bersangkutan menerima hasil Surat Keputusan SK ABK, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 13. Kemudian responden 57,87 menginginkan adanya proses ABK yang cepat, efektif dan 97 efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang disajikan pada Gambar 22. Tabel 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK No. Uraian Jawaban Jml Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 85 47,75 monitoring usulan ABK Tidak : 28 15,73 Abstain : 65 36,52 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 68 38,20 memonitornya Datang ke instansi terkait : 10 5,62 Elektronik : 14 7,87 Abstain : 86 48,31 3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 24 13,48 Membiarkan saja : 8 4,49 Abstain : 146 82,02 4 Apakah perlu ada sistem Ya : 103 57,87 monitoring berkas usulan ABK Tidak : 4 2,25 secara online Abstain : 71 39,89 5 Apakah fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75 Tidak : 15 8,43 Abstain : 78 43,82 6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 5 2,81 keseluruhan proses ABK 3-4 bulan : 26 14,61 5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 24 bulan : 1 0,56 2 tahun : 1 0,56 1 tahun : 5 2,81 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 2 1,12 Abstain : 68 38,20 Berdasarkan Gambar 22, dapat dilihat bahwa proses pengusulan ABK dapat dilakukan dengan sistem online yaitu pengelola kepegawaian dapat mengusulkan proses ABK dengan menginput usulan ke sistem online tersebut. 98 Namun disamping pengusulan secara online, berdasarkan hasil kuesioner responden menginginkan berkas fisik usulan juga dapat disampaikan ke unit kerja eselon II dan seterusnya yang memproses usulan ABK. Hal ini dikarenakan karena rantai birokrasi di luar Badan Litbang Pertanian masih menggunakan sistem manual yaitu dengan melihat berkas secara langsung yang sudah dilegalisir oleh atasan sebagai bukti otentik. Proses pengusulan ABK dapat dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja UK eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukkan data usulan ABK ke sistem yang berbasis web database. Gambar 22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali. 99 Bersamaan dengan proses pemasukan data usulan ABK, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan ABK secara elektronik dan manual. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan ABK ke dalam sistem dalam format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II atau Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh file dokumen elektronik yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke instansi yang menaunginya. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan ABK diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan ABK diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Kemudian proses pengusulan dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK eselon II. Namun pada proses pengiriman berkas dilakukan melalui 2 dua jalur yaitu jalur elektronik dan fisik berkas. Pengiriman melalui elektronik yaitu semua dokumen pejabat fungsional yang terkait dimasukkan ke dalam web database sehingga akan mempercepat waktu pengiriman dan lebih ekonomis. Sedangkan pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian 100 masih menggunakan fisik berkas yang sah yang telah dilegalisir. Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK tersebut. Setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas dari UK eselon II, selanjutnya dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK eselon II maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Tugas Belajar Dari kuesioner yang disebar, dihasilkan bahwa sebagian besar responden menjawab bahwa proses usulan tugas belajar harus menunggu surat permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk ketiga proses sebelumnya tidak harus menunggu permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian atau unit eselon II masing-masing. Artinya usulan KP fungsional, pembebasan sementara, dan ABK dapat dilakukan setiap saat asal sudah memenuhi syarat yang telah ditentukan. Namun khusus untuk proses KP fungsional pengusulan dilakukan 2 dua periode yaitu April dan Oktober sehingga untuk pejabat fungsional yang akan naik pangkat dapat mengajukan usulan sebelum April dan Oktober. 101 Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan hasil kuesioner seperti yang dapat dilihat pada Tabel 14 bahwa pada proses bisnis usulan tugas belajar saat ini, memakan waktu 3 sampai 4 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga pengumuman hasil seleksi petugas belajar Badan Litbang Pertanian. Selama ini sebagian besar responden 50 mengikuti proses monitoring usulan tugas belajar secara manual yaitu dengan menanyakan kepada pengelola kepegawaian secara berjenjang baik melalui telepon maupun email. Kemudian 64,04 dari responden menginginkan adanya proses tugas belajar yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat rancangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian tugas belajar yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Tabel 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar No. Uraian Jawaban Jml Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 89 50 memonitor berkas Tidak : 35 19,66 Abstain : 54 30,34 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 73 41,01 Memonitornya Datang ke instansi terkait : 9 5,06 Elektronik : 10 5,62 Abstain : 86 48,31 3 Jika Tidak, apa yang dilakukan Menunggu hasil : 28 15,73 Membiarkan saja : 12 6,74 Abstain : 138 77,53 4 Apakah perlu sistem Ya : 114 64,04 monitoring berkas tugas Tidak : 5 2,81 belajar secara online Abstain : 59 33,15 5 Apakah berkas fisik masih Ya : 99 55,62 perlu dikirim Tidak : 12 6,74 Abstain : 67 37,64 6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 21 11,80 keseluruhan proses Tugas 3-4 bulan : 31 17,42 Belajar 5-6 bulan : 18 10,11 7-8 bulan : 10 5,62 9-10 bulan : 5 2,81 102 No. Uraian Jawaban Jml Persentase 11-12 bulan : 23 12,92 1 tahun : 4 2,25 Tidak tahu : 2 1,12 Tdk ada batas waktu : 2 1,12 3 bulan : 1 0,56 2 tahun : 1 0,56 1 - 2 tahun : 1 0,56 Tidak ingat : 1 0,56 Abstain : 58 32,58 Berdasarkan hasil kuesioner di atas, perlu dilakukan perancangan sistem proses usulan tugas belajar secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 23 berikut: Gambar 23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar. 103 Berdasarkan Gambar 23, proses pengusulan tugas belajar dilakukan oleh pimpinan atau kepala UPT atau unit eselon II setelah mendapat informasi permintaan pengusulan tugas belajar dari unit kerja eselon II masing-masing dan Badan Litbang Pertanian. Proses pengusulan calon petugas belajar diseleksi oleh pimpinan UPT masing-masing sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang berlaku. Kemudian pimpinan UPT memberikan daftar calon petugas belajar ke pengelola kepegawaian untuk dilakukan pemasukan data usulan tugas belajar secara elektronik ke sistem online tersebut. Setelah itu, pengelola kepegawaian UPT menginformasikan kepada pegawai yang telah diseleksi oleh pimpinan UPT bahwa yang bersangkutan diusulkan untuk tugas belajar serta memberitahukan untuk segera melengkapi kelengkapan persyaratan berkas yang telah ditentukan. Setelah berkas sudah lengkap kemudian pengelola kepegawaian UPT memverifikasi berkas tersebut dan mengirim berkas tersebut baik secara fisik maupun elektronik ke unit kerja eselon II masing-masing. Berdasarkan hasil kuesioner, responden menjawab rata-rata waktu yang butuhkan untuk menyiapkan, memverifikasi, mengirim, dan melengkapi kekurangan berkas usulan tugas belajar rata-rata 20 hari. Setelah dikirim ke unit kerja eselon II, kemudian pengelola kepegawaian unit kerja eselon II akan menerima pesan di sistem online tersebut bahwa UPT XYZ telah mengusulkan dan mengirim berkas usulan tugas belajar. Selanjutnya kemudian memverifikasi berkas usulan tugas belajar yang telah masuk ke unit eselon II. Jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian unit eselon II akan memberikan pesan kepada UPT dan pegawai terkait melalui sistem online sehingga diharapkan pengelola kepegawaian UPT dan pejabat fungsional terkait dapat mengetahui kekurangan berkas tersebut secara cepat setiap saat. Setelah berkas lengkap semua langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian unit kerja eselon II mengirim berkas usulan tugas belajar ke tingkat Badan Litbang Pertanian baik secara elektronik maupun secara fisik. Waktu yang dibutuhkan untuk memverifikasi dan mengirim berkas ke Badan Litbang Pertanian adalah 7 hari. Di tingkat Badan Litbang Pertanian proses usulan berkas tugas belajar hampir sama dengan di unit kerja eselon II. Pengelola kepegawaian tingkat Badan 104 Litbang Pertanian akan menerima pesan melalui sistem online bahwa unit kerja eselon II XYZ telah mengirimkan usulan dan berkas tugas belajar. Selanjutnya pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mendownload berkas yang telah dikirim yang kemudian dilakukan juga verifikasi berkas. Jika masih terdapat kekurangan berkas maka dimintakan kekurangannya tersebut ke unit kerja eselon II melalui sistem online tersebut. Apabila sudah lengkap langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengkompilasi dan membuat daftar serta rekap semua usulan calon petugas belajar. Daftar dan rekap tersebut kemudian diserahkan kepada tim komisi pembinaan tenaga KPT untuk diseleksi. Hasil seleksi tersebut kemudian direkomendasikan kepada pimpinan Badan Litbang Pertanian untuk mendapat persetujuan. Setelah disetujui oleh pimpinan Badan Litbang Pertanian, pengelola kepegawaian kemudian membuat surat pengantar ke Menteri Pertanian untuk dapat dibuatkan surat keputusan SK tugas belajar dari Badan Litbang Pertanian oleh Menteri Pertanian.

4.4.3 Information System Architecture

Dalam menjalankan proses bisnis yang telah diuraikan di atas, maka diperlukan adanya sistem informasi. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai sistem informasi kepegawaian yang ada di Badan Litbang Pertanian, termasuk kebutuhan aplikasi ke depan di lingkup Badan Litbang Pertanian. Disamping sistem informasi kepegawaian juga akan dibahas sistem informasi yang terkait dengan SIMPEG. Arsitektur sistem informasi terdiri dari 2 dua arsitektur. Pertama adalah arsitektur aplikasi, dimana arsitektur ini akan membahas tentang aplikasi yang ada saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Kedua yaitu arsitektur data, dimana arsitektur ini digunakan untuk merancang database yang akan digunakan dalam membuat rancangan Simpeg online dimaksud.

4.4.3.1 Kondisi saat ini Aplikasi SIMPEG

Dalam rangka mendukung penyajian data dan informasi di bidang kepegawaian, maka dikembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG sebagai alat bantu dalam penyajian data dan informasi kepegawaian telah dikembangkan oleh Badan Litbang 105 Pertanian sejak tahun 1986 yang berbasis pada operating sistem DOS. Untuk keseragaman di seluruh instansi lingkup Deptan, kemudian pada tahun anggaran 19941995 pengembangan SIMPEG dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi Deptan Pusdatin dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat maupun wilayah UPT. Pengembangan SIMPEG disesuaikan dengan kemajuan teknologi, kebutuhan akan jenis dan bentuk informasi serta peraturan yang berlaku di bidang kepegawaian, sehingga SIMPEG telah mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara, SIMPEG saat ini belum memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memanfaatkan informasi yang ada, sehingga perlu dikembangkan suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi pengambil kebijakan sebagai bahan pengambil keputusan. Pada saat ini SIMPEG yang ada juga belum sepenuhnya user friendly karena hanya mudah digunakan oleh pengelola SIMPEG saja sedangkan untuk menampilkan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna lain tidak dengan mudah dapat dilakukan. Selain itu apabila terdapat permintaan data dan informasi yang tidak terdapat dalam aplikasi SIMPEG, sebagian besar pengelola SIMPEG mengolah kembali data tersebut secara manual dengan menggunakan aplikasi pengolah data yang lain seperti Excel dan Access. Dalam proses pengurusan administrasi kepegawaian dilakukan sesuai prosedur birokrasi yang berlaku yang melibatkan banyak instansi sehingga pengelola kepegawaian merasa kesulitan untuk dapat memantau berkas usulan. Selama ini proses pemantauan monitoring berkas dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan alat komunikasi dan mendatangi langsung ke instansi yang terkait secara berjenjang. SIMPEG yang ada saat ini seharusnya dapat memberikan fasilitas monitoring berkas usulan administrasi, namun sampai sekarang belum terdapat proses monitoring tersebut. Dengan adanya sistem monitoring diharapkan dapat mempermudah pengelola kepegawaian dan semua pegawai di Badan Litbang Pertanian dalam memantau status berkas usulan yang sedang diproses pada setiap saat dan dimanapun pegawai yang bersangkutan berada. 106 Disamping itu, karena sifat data kepegawaian sangat dinamis, sehingga data dapat berubah setiap saat. Untuk itu diperlukan sistem yang memberikan kemudahan kepada pengelola kepegawaian dan pengguna lain sehingga dapat langsung melakukan pembaruan data pada setiap saat dan dimanapun berada. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan Badan Litbang Pertanian dimaksudkan untuk mendukung penerapan manajemen modern, khususnya dalam penyediaan informasi yang diperlukan dalam menunjang menajemen penelitian. Selain itu juga untuk membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian menjadi terintegrasi, terpadu, reliable. Selanjutnya pengembangan SIMPEG saat ini dilaksanakan dengan pemeliharaan database kepegawaian, peningkatan software SIMPEG, serta evaluasi performansi SIMPEG dan pemanfaatannya dalam menunjang perumusan kebijaksanaan menajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Database SIMPEG Dalam aplikasi SIMPEG yang sedang berjalan, terdapat 25 tabel yang terdiri dari 1 tabel data dasar dan 24 tabel penunjang lainnya. Daftar nama-nama table dapat dilihat pada Tabel 15. Tabel 15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini No. Nama Tabel Keterangan 1. DTDASAR.DBF : File data dasar pegawai 2. FORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan formal 3. INFORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan informal 4. JENJANG.DBF : File data riwayat diklat penjenjangan 5. PANGKAT.DBF : File data riwayat kepangkatan 6. JABAT.DBF : File data riwayat jabatan 7. ISTRI.DBF : File data istrisuami 8. DATANAK.DBF : File data anak 9. JASA.DBF : File data tanda jasa 10. DATADP3.DBF : File data riwayat DP3 11. LKKARYA.DBF : File data seminar, lokakarya, symposium 107 No. Nama Tabel Keterangan 12. HUKUM.DBF : File data riwayat hukuman disiplin 13. ORGANISA.DBF : File data riwayat organisasi 14. KELUARGA.DBF : File data keluarga 15. NILPAK.DBF : File data penilaian angka kredit fungsional 16. BELAJAR.DBF : File data tugasijin belajar 17. PENSIUN.DBF : File data pegawai yang telah pensiun 18. TABUNKER.DBF : File tabel rujukan untuk unit kerja 19. TABFUNG.DBF : File tabel rujukan fungsional 20. TABPROP.DBF : File tabel rujukan propinsi 21. TABAHLI.DBF : File tabel rujukan keahlian 22. TABKOM.DBF : File tabel rujukan keahlian 23. TABFAKUL.DBF : File tabel rujukan fakultasjurusan 24. TABKALA.DBF : File tabel rujukan gaji berkala 25. TABFUNGUMUM.DBF : File table fungsional umum 4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi 4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem Sebelum menentukan sistem aplikasi yang akan dibuat perlu dilakukan terlebih dahulu analisis kebutuhan sistem. Analisis ini bertujuan untuk memperoleh sistem seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh user. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Responden mengungkapkan bahwa sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84 responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian sehingga dalam 108 memonitor tidak harus menelepon petugas pengelola kepegawaian. Disamping itu yang terpenting adalah sistem online dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Apabila responden sedang bekerja di lapangan, maka mereka dapat memperoleh informasi di tempat mereka berada dan pada saat kapan saja. Namun demikian responden mengungkapkan bahwa selain sistem monitoring proses administrasi kepegawaian secara online, berkas fisik untuk kelengkapan usulan harus tetap dikirim secara manual. Hal ini disebabkan selain untuk backup dokumen dan arsip juga untuk legalitas dari suatu dokumen karena sampai saat ini proses administrasi kepegawaian di luar rantai birokrasi Badan Litbang Pertanian masih membutuhkan legalitas dokumen yang harus ditandatangani atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang. Berdasarkan investigasi sitsem, maka diperoleh beberapa pengguna sistem informasi manajemen usulan administrasi kepegawaian diantaranya user dan administrator. User yang dimaksud adalah pengguna umum yang dapat melihat informasi pada sistem proses pengusulan administrasi kepegawaian yaitu pimpinan di lingkup Badan Litbang Pertanian dan pejabat fungsional. Sedangkan administrator adalah pegawai yang memiliki hak akses dalam mengelola proses usulan administrasi kepegawaian seperti memasukkan, merubah, menghapus, dan menambah data usulan administrasi kepegawaian. Administrator dibai menjadi 6 yaitu pertama sysadministrator yang berada di kantor Badan Litbang Pertanian dan mempunyai hak akses penuh serta bertanggungjawab pada perawatan sistem. Kedua adalah superadministrator I yang mempunyai hak akses penuh dalam hal pengelolaan proses kenaikan pengkat pegawai. Ketiga adalah superadministrator II yang mempunyai hak akses penuh dalam mengelola proses usulan tugas belajar. Keempat yaitu superadministrator III yang mempunyai hak akses penuh dalam pengelolaan proses usulan administrasi pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional. Kelima adalah administrator tingkat unit kerja eselon II yang mempunyai hak akses pengelolaan administrasi kepegawaian terhadap unit kerja eselon II maing-masing dan UPT yang dibawahinya. Dan keenam adalah administrator tingkat UPT yaitu bertanggungjawab dan mempunyai hak akses terhadap UPT masing-masing dan tidak dapat mengakses UPT yang lain serta eselon II yang membawahinya. 109 Pengguna sistem yang pertama adalah user sebagai pejabat fungsional. Analisis kebutuhan untuk pejabat fungsional adalah sebagai berikut: 1. Dapat melihat biodata diri, tetapi tidak dapat merubah data dasar pegawai sendiri. Apabila ingin merubah biodata harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubahnya, 2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas. Pengguna sistem yang kedua adalah user sebagai pimpinan di Badan Litbang Pertanian. Analisis kebutuhan untuk Pemimpin adalah sebagai berikut: 1. Dapat melihat biodata diri, namun tidak dapat merubah biodata dirinya. Apabila ingin merubah biodata, harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubah biodata yang bersangkutan, 2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas, 4. Dapat melihat daftar pegawai yang diusulkan dalam usulan kepegawaian. Pengguna sistem yang ketiga adalah sysadministrator. Analisis kebutuhan untuk sysadministrator adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional Badan Litbang Pertanian, 6. Dapat menambah pengguna khususnya untuk administrator, 7. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit, 8. Dapat mencari data pegawai. 110 Pengguna sistem yang keempat adalah superadministratorI. Analisis kebutuhan untuk superadministratorI adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat, 5. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang kelima adalah superadministratorII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorII adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Tugas Belajar, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Tugas Belajar, 5. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang keenam adalah superadministratorIII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorIII adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit, 6. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang ketujuh adalah administrator Unit Kerja. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Kerja adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 111 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UK. 6. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang kedelapan adalah administrator Unit Pelaksanaan Teknis. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Pelaksanaan Teknis adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UPT. 6. Dapat mencari data pegawai.

4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem

Tahap analisis kebutuhan fungsional sistem akan membahas mengenai fungsi-fungsi yang diperlukan dalam pembangunan sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil analisis proses bisnis, identifikasi kebutuhan data dan informasi, maka dianalisis juga beberapa fungsi yang harus tersedia di dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna. Setiap fungsi yang diusulkan diberi kode sehingga dapat mempermudah identifikasi pada saat implementasi dan penyusunan dokumen. Daftar kebutuhan fungsional sistem yang diusulkan dapat dilihat pada Tabel 16. 112 Tabel 16 Daftar kebutuhan fungsional sistem No. Kode Nama Fungsi Deskripsi 1. SIMPEG001 Login Mendapatkan hak akses 2. SIMPEG002 Lihat data pejabat fungsional Melihat daftar pejabat fungsional yang masuk ke dalam sistem 3. SIMPEG003 Lihat data usulan administrasi kepegawaian Melihat data pejabat fungsional yang mengusulkan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar 4. SIMPEG004 Lihat status berkas usulan administrasi kepegawaian Melihat status atau posisi berkas usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar 5. SIMPEG005 Lihat pesan notifikasi Melihat pesan notifikasi yang dikirim oleh operator 6. SIMPEG006 Mengirim pesan notifikasi Membuat dan mengirim pesan notifikasi bahwa berkas telah dikirim 7. SIMPEG007 Tambah data usulan administrasi kepegawaian Menambah atau memasukkan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 8. SIMPEG008 Edit data usulan administrasi kepegawaian Mengubah data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 9. SIMPEG009 Simpan data usulan administrasi kepegawaian Menyimpan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 10. SIMPEG010 Hapus data usulan administrasi kepegawaian Menghapus data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 11. SIMPEG011 Upload berkas Mengunggah dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik 113 No. Kode Nama Fungsi Deskripsi 12. SIMPEG012 Download berkas Mengunduh dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik 13. SIMPEG013 Verifikasi berkas Mengecek berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirim 14. SIMPEG014 Buat Laporan Membuat laporan usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 15. SIMPEG015 Logout Keluar dari hak akses sistem

4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi

Pengembangan SIMPEG online berbasis web dibangun sebagai alat untuk mempermudah pengelola kepegawaian dan pegawai dalam memantau status berkas usulan administrasi kepegawaian. Untuk itu diperlukan data dan informasi yang mendukung dalam pengembangan SIMPEG online. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa responden menginginkan proses administrasi kepegawaian yang cepat dan transparan terutama yang berkaitan dengan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Oleh sebab itu diperlukan data terkait diantaranya adalah : • Biodata pegawai, merupakan data yang berisikan data dasar atau data umum pegawai baik yang PNS maupun CPNS. Isi dari data ini diantaranya adalah Nama pegawai, NIP, tanggal lahir, tempat lahir, dan jenis kelamin. • Data kepangkatan dan golongan, yaitu untuk mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan pangkat dan golongan yang dicapai oleh pegawai. • Data jabatan fungsional, yaitu data yang berfungsi untuk merekam semua informasi yang berkaitan dengan jenjang jabatan fungsional pegawai termasuk jumlah angka kredit yang dicapai. • Data pendidikan pegawai, mencatat semua informasi yang berhubungan dengan pendidikan pegawai dari mulai SD sampai pendidikan terakhir yang dimiliki. Selain itu juga untuk memproses usulan tugas belajar bagi pegawai yang berkompeten sesuai dengan aturan yang berlaku. 114 • Data jurusan, merupakan data yang memuat jurusan bagi pegawai dalam menempuh pendidikan. • Data unit kerja, yaitu data yang berisikan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian. • Data pembebasan sementara, merupakan data yang berfungsi untuk menyimpan informasi tentang usulan pembebasan sementara. • Data aktif bekerja kembali, yaitu data yang digunakan untuk mencatat usulan aktif bekerja kembali. • Data tugas belajar, yang berfungsi untuk merekam usulan tugas belajar pegawai Badan Litbang Pertanian. Dari hasil observasi, wawancara, studi literatur, dan hasil kuesioner, telah diidentifikasi beberapa permasalahan yang berkaitan dengan data dan informasi. Dalam sistem yang berjalan, pengurusan administrasi kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar yang melibatkan rantai birokrasi cukup panjang, dapat menimbulkan berbagai permasalahan antara lain : 1. Sulitnya menelusuri informasi tentang status berkas admnistrasi kepegawaian yang telah diajukan. 2. Lamanya proses administrasi kepegawaian sampai terbitnya SK. Dari hasil kuesioner diperoleh bahwa sebagian besar menjawab lamanya proses kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar memakan waktu 1 satu tahun. Sementara petugas pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut. 3. Lambatnya memperoleh informasi administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional.

4.4.3.2.4 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan upaya untuk membentuk model yang bersifat konsep. Perancangan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan Unified Modeling Language UML yang terdiri dari perancangan use case, actor, class diagram, dan activity diagram. UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan sistem besar dan kompleks. 115 Use case Pemodelan fungsional dari sistem dapat dilihat pada usecase diagram yang merupakan gambaran dari fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh user dan administrator pada sistem. Pada Gambar 24 dapat dilihat gambaran usecase diagram untuk user umum, dan usecase diagram untuk administrator secara umum dapat dilihat pada Gambar 25. Fungsionalitas yang digambarkan pada usesace diagram diasumsikan telah login terlebih dahulu. Rancangan use case diagram bertujuan untuk mendapatkan kebutuhan sistem dan untuk memahami bagaimana seharusnya sistem bekerja. Use case diagram ini menunjukkan fungsionalitas sistem aplikasi yang akan diterapkan. Pejabat Fungsional Login Melihat Beranda Melihat Biodata Pribadi Melihat Perkembangan Usulan Pribadi Mengganti Password Melihat daftar pegawai yang diusulkan Logout Pimpinan Gambar 24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. 116 System Administrator Login Mengelola data pegawai Memproses usulan kenaikan pangkat Memproses usulan pembebasan sementara Memproses usulan aktif bekerja kembali Memproses usulan tugas belajar Logout Administrator unit kerja Super Administrator II Super Administrator I Super Administrator III Administrator unit pelaksana teknis UPT Menyeleksi pegawai yang harus dibebaskan Actor Actor dapat menggambarkan peran yang dimainkan oleh seseorang atau sesuatu yang dapat berinteraksi dalam suatu bisnis tertentu. Dalam penelitian ini actor utama adalah pengusul proses administrasi kepegawaian yaitu pejabat fungsional, pimpinan lingkup Badan Litbang Pertanian, petugas pengelola kepegawaian pada tingkat UPT administrator UPT, petugas pengelola kepegawaian pada tingkat unit kerja eselon II administrator UK, petugas Gambar 25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. 117 pengelola kepegawaian pada tingkat Badan Litbang Pertanian administrator Litbang yang terdiri dari System administrator, superadministrator I, superadministrator II, dan superadministrator III. Actor yang terlibat dapat dilihat pada Gambar 26 berikut. Dari kedelapan actor tersebut dibagi menjadi lima tingkatan pengguna sistem. Kelima tingkatan tersebut terdiri dari administrator tingkat Badan Litbang Pertanian Admin Litbang, administrator tingkat unit kerja eselon II Admin UK, administrator tingkat UPT Admin UPT, dan pengguna biasa atau umum yang terdiri dari pejabat fungsional serta pimpinan. Masing-masing tingkatan mempunyai kewenangannya sendiri. Pengguna biasa hanya dapat membuka sistem dan melihat data serta laporan yang tersedia dalam sistem. Pengguna biasa dimaksud adalah pejabat fungsional peneliti dan pimpinan. Pengguna biasa tidak dapat mengedit atau mengubah data pribadi mereka sendiri, namun hanya dapat melihat data pribadi dan status proses usulan administrasi kepegawaiannya. Administrator tingkat UPT selain dapat melihat juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab di lingkup UPT masing-masing. Sedangkan administrator tingkat unit kerja eselon II mempunyai hak akses melihat, memodifikasi dan bertanggung jawab pada lingkup unit kerja eselon II dan UPT yang terkait. Selain itu juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak data lingkup unit kerja eselon II termasuk UPT yang dibawahnya. Kemudian Administrator III Administrator Unit Kerja UK Administrator Unit Pelaksana Teknis UPT Pejabat Fungsional Pimpinan System Administrator Administrator I Administrator II Gambar 26 Actor yang terlibat dalam sistem. 118 administrator tingkat Badan Litbang Pertanian dibagi menjadi tiga yaitu administrator yang mengelola proses KP administrator I, administrator yang mengelola proses tugas belajar administrator II, dan administrator yang mengelola proses pembebasan sementara serta aktif bekerja kembali administrator III. Dari ketiga administrator mempunyai hak akses yang sama yaitu dapat melihat dan memodifikasi seluruh data serta dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab terhadap semua data lingkup Badan Litbang Pertanian yaitu dari mulai UPT, unit kerja eselon II, dan Badan Litbang Pertanian. Class Diagram Class diagram dapat mendeskripsikan beberapa jenis obyek dalam suatu sistem dan menggambarkan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class diagram juga dapat menunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasan yang terdapat dalam hubungan dengan obyek. Class diagram merupakan suatu alat yang baik dalam mengembangan perancangan perangkat lunak. Class diagram dapat membantu penulis dalam mendapatkan struktur sistem dan menghasilkan rancangan sistem. Rancangan class diagram dalam penelitian ini terdiri dari beberapa class. Class diagram tersebut yaitu class pegawai, class petugas UPT, class petugas UK eselon II, dan class petugas Litbang. Disamping itu juga terdapat class usulan proses administrasi yang terdiri dari proses kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Pada proses yang berkaitan dengan kelengkapan berkas, dibuat beberapa class yaitu class berkas, verifikasi berkas, dan monitoring berkas. Class berkas untuk melakukan proses berkas usulan seperti mengunggah dan mengunduh kelengkapan berkas. Class verifikasi berkas berfungsi untuk mengetahui apakah kelengkapan berkas sudah lengkap atau belum. Sedangkan class monitoring berkas untuk mengetahui posisi berkas yang diusulkan. Hasil perancangan class diagram yang terdapat pada sistem monitoring proses administrasi kepegawaian dapat dilihat pada Gambar 27. 119 +Cari +Lihat +Edit data pribadi +Simpan data pribadi -nip -nama -tmp_lahir -tgl_lahir -jenis_kel -agama -gol_akhir -tmt_gol_akhir -jabfung -tmt_jabfung -bid_pakar -komoditas -unit kerja -pend_akhir -Jurusan_akhir -Universitas -Kota univ. -IPK Pegawai +Tambah +Edit +Hapus +Simpan +Update +Check +Lihat -nip -nama -password -unit kerja Petugas UPT +Tambah +Edit +Hapus +Simpan +Update +Check +Lihat -nip -nama -password -unit kerja Petugas UK Eselon II +Tambah +Edit +Hapus +Simpan +Update +Check +Lihat -nip -nama -password -unit kerja Petugas Litbang -id_usul -jenis_usul Usul Proses Administrasi -id_berkas -nip -jabfung -dokumen Berkas +Tambah +Simpan +Check -id_verifikasi -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_verifikasi -Keterangan Verifikasi Berkas +Tambah +Simpan +Check -id_monitoring -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_monitoring -status_berkas -keterangan Monitoring Berkas +Tambah +Simpan +Update +cetak -id_usul_kp -no_agenda -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_usul -periode_usul -gol_usul Kenaikan Pangkat +Tambah +Edit +Simpan +Cetak -id_usul_bebas -no_agenda -nip -nama -jabfung -jenis_bebas -unit kerja -tgl_usul Bebas Sementara +Tambah +Edit +Simpan +Cetak -id_usul_ABK -no_agenda -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_usul Aktif Bekerja Kembali +Tambah +Edit +Simpan +Cetak -id_usul_TB -no_agenda -nip -pend_usul -jurusan_usul -univ_usul -kota univ_usul -unit kerja Tugas Belajar 1 1... +login +logout +lupapassword -nip -nm_petugas -password Login 1 1.. 1 1.. 1 1.. 1 1.. 1 1 1 1 -id_jejakverif -nip +tgl_verif +nm_verifikator +stat_berkas Jejak Verifikasi -id_history -nip +stat_monitoring +tgl_monitor history monitoring 1 1 1 1 1 1 1 1 Gambar 27 Rancangan Class diagram. Activity Diagram Berdasarkan alur kerja workflow di atas, secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian dapat dibuat urutan aktivitas dalam suatu proses. Urutan aktivitas tersebut disebut activity diagram yang dapat dilihat pada Gambar 28berikut: 120 Pimpinan System Administrator Administrator Unit Kerja Administrator Unit Pelaksana Teknis Pejabat Fungsional Peneliti Mengajukan usulan administrasi Menerima usulan Kirim berkas melalui sistem Mengajukan usulan Kirim berkas manual Menerima usulan berkas Memverifikasi berkas Mengusulkan lingkup UK Kirim berkas ke sistem Kirim berkas manual Menerima usulan berkas Memverifikasi berkas Pengetikan nota BKN Menandatangani surat pengantar Membuat surat pengantar ke Deptan Kirim berkas ke Deptan Lengkap Menyiapkan berkas Entri usulan ke sistem Tidak Lengkap Tidak Lengkap Lengkap Gambar 28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian.

4.4.4 Technology Architecture

Arsitektur teknologi adalah definisi yang dibutuhkan untuk perencanaan agar kebutuhan data dan sistem informasi dapat direalisasikan dan ditingkatkan infrastrukturnya. Dengan adanya teknologi yang dibutuhkan dapat menghubungkan satu unit organisasi dengan yang lainnya untuk efektivitas 121 pelaksanaan fungsi bisnis serta mendukung penyediaan dan penyimpanan data. Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan untuk pengelolaan data. Pada bagian ini akan dibahas arsitektur teknologi di Badan Litbang Pertanian. Setelah data dan aplikasi didefinisikan, maka dilakukan untuk mendefinisikan jenis teknologi utama yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan lingkungan berbagai data dan aplikasi di Badan Litbang Pertanian.

4.4.4.1 Kondisi saat ini

Pada saat ini teknologi merupakan suatu sarana infrastruktur yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu unit organisasi. Suatu organisasi dalam menjalankan bisnisnya harus didukung dengan teknologi yang ada. Infrastruktur teknologi tersebut diharapkan dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis yang tersedia. Badan Litbang Pertanian sebagai organisasi pemerintah yang mempunyai mandat melakukan penelitian dan pengembangan bidang pertanian, perlu didukung oleh infrastruktur teknologi yang memadai. Dalam pengembangan sistem informasi perlu adanya infrastruktur teknologi diantaranya adalah perangkat lunak software, perangkat keras hardware, dan sumberdaya jaringan netware. Perangkat lunak Software Untuk menjalankan fungsinya, saat ini Badan Litbang Pertanian sebagian besar menggunakan sistem operasi Windows dan LINUX. Windows digunakan untuk mengolah kata dengan word office dan excel. Pengolahan kata yang dilakukan antara lain dalam hal surat menyurat, pembuatan laporan kegiatan, dan laporan keuangan. Disamping itu untuk pembuatan database dan pemrograman dilakukan dengan menggunakan aplikasi visual foxpro, microsoft access, visual basic, postgres dan PHP. Sedangkan untuk saat ini Badan Litbang Pertanian telah mempunyai aplikasi sistem informasi manajemen SIM baik yang dikembangkan sendiri maupun dari luar Badan Litbang Pertanian. Sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Tabel 17. 122 Tabel 17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian Hendriana, 2004 No. Jenis SIM Kegunaan Pengelola 1. SIM Program Penelitian SIMPROG Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi perencanaan program penelitian Sekretariat Badan 2. SIM Kepegawaian SIMPEG Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi kepegawaian Sekretariat Badan 3. SIM Keuangan SIMKEU Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi keuangan kegiatan penelitian Sekretariat Badan 4. SIM Fasilitas SIMFAS Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi inventarsi barang fasilitas Sekretariat Badan 5. SIM Proyek SIMPROY Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi proyek Sekretariat Badan 6. SIM Kerjasama SIJAMA Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi dan inventarisasi kerjasama yang sedang dan telah dilakukan Sekretariat Badan 7. Sistem Informasi Sumber Daya Lahan Untuk membuat informasi dan data tentang sumber daya lahan di Indonesia Balai Besar Sumber Daya Lahan Pertanian 8. Sistem Informasi Sains dan Teknologi Pertanian Untuk menyajikan berbagai informasi teknologi hasil penelitian dan pengembangan bidang pertanian dan menyajikan literatur terkait dengan biologi dan pertanian Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Informasi Pertanian Perangkat keras Hardware Perangkat keras merupakan suatu sarana dan prasarana untuk mendukung kelancaran kegiatan di Badan Litbang Pertanian. Software yang telah ada di Badan Litbang Pertanian harus didukung dengan menggunakan perangkat keras 123 antara lain komputer dan laptop. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, terdapat jumlah komputer dan jaringan internet yang tersedia pada bagian kepegawaian di beberapa instansi lingkup Badan Litbang Pertanian. Rata-rata jumlah komputer di bagian kepegawaian UPT adalah 2 sampai 3 komputer dan mempunyai prosesor Pentium 4. Sedangkan jumlah komputer dan spesifikasi perangkat keras dapat dilihat pada Tabel 18. Tabel 18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian No. Unit KerjaUPT Jumlah komputer Spesifikasi 1. Balit Serealia 1 Pentium 4 2. Balitkabi, Malang 2 Pentium 4 3. Balitsa, Lembang 2 Pentium 4 4. Balitka, Manado 2 Pentium 4 dan Pentium 3 5. Balittas, Malang 2 Pentium 4 6. BPTP Riau 1 + 1 laptop Pentium 4 7. BPTP Jabar 2 Pentium 4 8. BPTP Jateng 1 Pentium 4 9. BPTP Jatim 2 Pentium 4 10. BPTP Sulut 2 Pentium 4 11. BPTP Sulsel 2 Pentium 4 12. BPTP Bali 3 Pentium 4 dan 1 Pentium 3 Sumberdaya Jaringan Netware Sejak tahun 1989, Badan Litbang telah membangun suatu infrastruktur yang disebut jaringan IAARD IAARDNet. Jaringan tersebut dimaksudkan untuk “mempersatukan” seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network LAN yang dilengkapi 124 dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server Hendriana 2004. Selain Sekretariat Badan Litbang Pertanian, pada umumnya semua unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian telah terhubung dengan LAN dan jaringan internet. Bahkan berdasarkan hasil kuesioner, 62,07 instansi di lingkup Badan Litbang Pertanian telah mengelola web server sendiri. Hal ini menunjukkan bahwa kesiapan di semua instansi lingkup Badan Litbang Pertanian untuk mengadopsi dan menjalankan sistem informasi monitoring usulan administrasi kepegawaian yang akan dibuat.

4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi

Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip- prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada penelitian ini akan dilakukan identifikasi prinsip platform teknologi dengan menggunakan 7 tujuh area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut adalah seperti yang terlihat pada Gambar 29. Arsitektur Teknologi Sistem Operasi Manajemen Data Aplikasi Perangkat Keras Komunikasi Komputasi Pemakai Keamanan Gambar 29 Prinsip dan platform SITI Setiawan, 2009b.

4.4.4.2.1 Sistem operasi

Berdasarkan kebutuhan sistem informasi yang dianalisis, maka diusulkan dalam pengembangan aplikasi sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian menggunakan sistem operasi open source. Salah satu dari sistem operasi open source adalah LINUX. Keunggulan dari LINUX adalah software tersebut dapat diperoleh dengan mudah dan murah dibanding sistem operasi yang mempunyai lisensi. 125

4.4.4.2.2 Manajemen data

Rancangan manajemen data yang diusulkan mengacu pada sistem sentralisasi data yaitu semua data pegawai yang terekam dikelola secara terpusat di Badan Litbang Pertanian. Hal ini untuk menjaga keseragaman data antara di Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.

4.4.4.2.3 Aplikasi

Kebutuhan aplikasi dalam sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibagi menjadi dua bagian. Pertama adalah aplikasi yang dibutuhkan pada saat proses pembuatan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian, dan kedua yaitu aplikasi pada saat menggunakan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian. Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Hal ini dikarenakan aplikasi open source dapat diperoleh secara gratis sehingga tidak perlu ada biaya tambahan untuk lisensi. Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan menggunakan teknologi internet sehingga perlu dibuat dengan basis web. Oleh sebab itu perlu adanya web server dan database server serta bahasa pemrograman berbasis web. Aplikasi yang dibutuhkan pada saat pembuatan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian adalah : 1. Sistem operasi yang bersifat open source. 2. Bahasa pemrograman PHP berbasis framework 3. Sistem manajemen basis data MySQL sebagai database server 4. Web server Apache 5. Web browser yang dapat digunakan oleh sistem operasi LINUX, seperti Mozilla Firefox.

4.4.4.2.4 Perangkat keras

Dengan adanya rencana pengembangan sistem dibuat berbasis web dan teknologi internet, maka diperlukan perangkat keras untuk menjalankan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian tersebut. Perangkat keras yang diperlukan adalah sebagai berikut: 126 1. Komputer yang digunakan sebagai web server di kantor Badan Litbang Pertanian 2. Komputer yang digunakan sebagai database server di kantor Badan Litbang Pertanian 3. Komputer yang digunakan untuk administrator di kantor Badan Litbang Pertanian 4. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap unit kerja eselon II 5. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap UPT 6. Kabel untuk menghubungkan web server dan database server 7. Kabel fiber optic yang membentuk dedicated line antara kantor Badan Litbang Pertanian dengan ISP penyedia jasa internet. 8. Telepon, saluran telepon, modem, kabel, dan konektor RJ-11 bagi setiap unit kerja dan UPT yang masih menggunakan dial-up untuk koneksi ke internet.

4.4.4.2.5 Komunikasi

Rancangan komunikasi yang diusulkan adalah dengan menggunakan internet. Internet merupakan penggunaan infrastruktur jaringan publik. Pemillihan internet disebabkan pada saat ini penggunaan internet sudah semakin luas dan merupakan jaringan publik yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Disamping itu berdasarkan hasil kuesioner hampir semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan internet sehingga lebih mudah untuk berkomunikasi melalui internet.

4.4.4.2.6 Komputasi pemakai

Sebagai lembaga pemerintahan yang dituntut untuk menghasilkan kinerja yang baik, Badan Litbang Pertanian sampai saat ini selalu mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Ketersediaan komputer yang sudah terhubung dengan jaringan internet ialah sebanyak 85 unit komputer Hendriana, 2004. Diantara komputer tersebut rata-rata sudah mempunyai spesifikasi Pentium 4 walaupun masih ada yang menggunakan di bawah Pentium 4. Oleh karena itu bagi pengguna internet baik di UPT, unit kerja eselon II, maupun di Badan Litbang Pertanian komputer dan internet merupakan suatu hal yang dianggap sebagai kebutuhan dalam bekerja. Dalam bekerja sehari-hari pegawai selalu menggantungkan pada perangkat keras komputer bahkan apabila tidak ada 127 komputer atau adanya gangguan teknis lain, maka pegawai tidak dapat beraktivitas.

4.4.4.2.7 Keamanan

Penggunaan firewall merupakan suatu keharusan pada pengamanan jaringan di Badan Litbang Pertanian. Firewall merupakan pengaman yang memisahkan jaringan internal Badan Litbang Pertanian dengan jaringan di luar Badan Litbang Pertanian internet. Firewall yang diusulkan adalah dengan menggunakan dual firewall dengan menciptakan suatu wilayah yang disebut demilitarized zone DMZ. DMZ atau biasa disebut sebagai perimeter network merupakan wilayah jaringan yang berada diantara jaringan internal dan jaringan eksternal. Konfigurasi dari firewall yang pertama dikonfigurasi mengijinkan koneksi atau akses yang berasal dari jaringan internal dan eksternal. Sedangkan firewall kedua, dikonfigurasi sehingga hanya koneksi atau akses yang berasal dari DMZ yang menuju ke jaringan internal diijinkan. Firewall yang pertama harus dapat mengatasi trafik yang lebih besar dari pada firewall yang kedua. Disamping itu untuk melindungi pada semua infrastruktur SITI dari virus, spam, dan malware, disarankan untuk menggunakan kombinasi instalasi terhadap anti-virus, anti-spam, dan anti-malware baik pada server sendiri, maupun pada setiap client. Disarankan untuk menggunakan anti-virus yang bersifat clientserver atau server manageable, sehingga workstation hanya perlu meperbaharui melalui server, tidak perlu melalui internet. Selain itu anti-virus clientserver lebih memudahkan administrator jaringan untuk menginstalasi maupun mengelolanya secara remote. Dari ketujuh area di atas maka dapat dibuatkan suatu konfigurasi teknologi konseptual. Konfigurasi teknologi tersebut akan memberikan pedoman bagaimana konfigurasi teknologi yang diharapkan dalam pemanfaatan teknologi. Konfigurasi teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dapat dilihat pada Gambar 30. 128 Gambar 30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian.

4.5 Implementasi Prototipe

Pengertian implementasi dalam penelitian ini adalah implementasi sistem dengan menggunakan model prototipe. Implementasi dibagi menjadi menjadi 2 dua yaitu implementasi database dan implementasi sistem. Implementasi sistem terdiri dari 4 empat yaitu implementasi sistem kenaikan pangkat, implementasi sistem pembebasan sementara, implementasi sistem aktif bekerja kembali, dan implementasi sistem tugas belajar. Dari keempat sistem tersebut masing-masing terdiri dari 4 empat proses yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi pegawai, dan monitoring berkas pegawai. Tampilan untuk menu tersebut dapat lihat pada Gambar 31 berikut: 129 Gambar 31 Tampilan halaman menu sistem.

4.5.1 Implementasi database

Pembuatan database diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak sistem manajemen database MySQL. Nama setiap tabel database yang dibuat disesuaikan dengan nama yang telah dirancang sebelumnya. Hasil implementasi database Simpeg online dapat dilihat pada Lampiran 5.

4.5.2 Implementasi sistem

Implementasi sistem di setiap menu terdiri dari 4 empat hal yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas pegawai, dan monitoring berkas pegawai. Sebelum melakukan proses, maka pengguna terlebih dahulu harus Login seperti yang terlihat pada Gambar 32 berikut: Gambar 32 Contoh implementasi untuk Login. 130

4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai

Setelah melakukan Login, kemudian pada setiap menu kenaikan pangkat terdapat sub menu usulan pegawai. Sub menu ini dibuat untuk mengusulkan pegawai yang akan naik pangkat. Dalam sub menu ini terdapat proses pencarian nama pegawai dan daftar pegawai yang diusulkan untuk naik pangkat. Daftar ini diurutkan berdasarkan tanggal usulan. Adapun contoh dari hasil implementasi sub menu usulan pegawai dapat dilihat pada Gambar 33. Pada Gambar 33, terdapat fungsi ubah dan hapus. Fungsi ubah digunakan untuk mengubah data usulan pegawai jika terjadi suatu kesalahan data. Sedangkan fungsi hapus digunakan untuk menghapus data usulan pegawai. Pada kedua fungsi ini yang berhak mengakses adalah admin di UPT, admin di unit kerja, dan admin di Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk pengguna umum tidak dapat mengakses fungsi ini. Pada halaman sub menu usulan pegawai, terdapat 2 dua proses yaitu tambah data dan unduh data. Tambah data merupakan implementasi sistem untuk mengusulkan pegawai yang akan diproses. Contoh halaman untuk tambah data dapat dilihat pada Gambar 34. Gambar 33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan. 131 Gambar 34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai. Sedangkan unduh data merupakan implementasi sistem usulan pegawai untuk mengunduh data usulan yang telah dimasukkan ke dalam bentuk excel. Adapun contoh hasil dari unduh data dapat dilihat pada Gambar 35 berikut: Gambar 35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel.

4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai

Implementasi sistem berkas pegawai merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mengirim berkas usulan pegawai secara elektronik. Dalam 132 sistem berkas ini, terdapat daftar nama pegawai yang diusulkan suatu proses baik KP, pembebasan sementara, ABK, maupun tugas belajar. Selain itu juga terdapat fasilitas untuk proses pencarian nama pegawai. Berkas kelengkapan usulan terlebih dahulu dibaca dalam bentuk file pdf atau jpeg. Kemudian file tersebut diupload atau diunggah oleh admin ke dalam sistem. Admin yang mengupload adalah admin yang mengusulkan. Selain diunggah file tersebut juga dapat didownload atau diunduh oleh admin yang membutuhkan seperti pada admin unit kerja atau Badan Litbang Pertanian. Adapun contoh halaman untuk proses sistem berkas dapat dilihat pada Gambar 36. Gambar 36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai. Dalam aplikasi ini terdapat fasilitas untuk upload dan download kelengkapan berkas usulan. Upload merupakan fasilitas untuk mengunggah kelengkapan berkas usulan dan download digunakan untuk mengunduh kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian. Gambar 37 dan 38 berikut ini adalah tampilan untuk mengunggah upload dan mengunduh download berkas usulan pegawai. 133 Gambar 37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai. Gambar 38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai.

4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai

Dalam implementasi sistem verifikasi berkas akan dilakukan pengecekan berkas yang sudah dikirim. Dalam sistem ini terdapat pencarian berdasarkan nama pegawai yang diusulkan. Disamping itu, terdapat juga daftar usulan nama pegawai yang akan diproses dan dengan mengklik “verifikasi” yang terlihat pada 134 Gambar 39 di bawah ini maka akan keluar halaman untuk memverifikasi berkas usulan yang dapat dilihat pada Gambar 40. Gambar 39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama pegawai. Gambar 40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas. 135

4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai

Proses monitoring merupakan proses untuk memonitor atau mengetahui status berkas yang telah dikirim. Pengguna dapat mengetahui posisi berkas usulan yang telah dikirim. Dalam sistem ini juga terdapat daftar dan fasilitas untuk pencarian nama pegawai seperti yang dilihat pada Gambar 41. Kemudian jika meng-click “monitoring” yang berada dalam daftar nama pegawai, maka akan muncul halaman untuk mengetahui posisi berkas berada seperti yang dapat dilihat pada Gambar 42. Gambar 41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor. Gambar 42 Tampilan proses monitoring berkas usulan. 136

4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil

Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai pengujian terhadap fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online, percepatan layanan informasi, dan rancangan serta analisis sistem. Pengujian dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada responden dalam hal ini pengelola kepegawaian, tenaga fungsional, dan pimpinan unit kerja Lampiran 6. Kuesioner dibagikan kepada 70 responden, namun yang merespon hanya 41 responden. Lokasi pengujian dilakukan di 6 enam lokasi yaitu Balai Penelitian Tanaman Sayuran Balitsa di Lembang, Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat Balittas di Malang, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian Balitkabi di Malang, Balai Pengkajian Teknologi Pertanian BPTP Jawa Barat, BPTP Jawa Tengah, dan BPTP Timur.

4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online

Pengujian fungsional sistem dilakukan dengan cara membagikan kuesioner kepada responden. Sebelum responden mengisi kuesioner, terlebih dahulu penulis mempresentasikan cara mengoperasikan Simpeg online dan membagikan panduan penggunaan Simpeg online kepada responden. Penulis mengunjungi langsung ke lokasi penelitian yang akan dilakukan pengujian sistem ini. Setelah memperhatikan dan mengetahui cara mengoperasikan Simpeg online ini, kemudian responden diberi kesempatan untuk mencoba langsung menggunakan Simpeg online dimaksud. Pada saat uji coba sebagian besar responden mencoba dari ruang kerja masing-masing karena di ruangan pada saat penulis melakukan presentasi Simpeg online ini, sebagian besar fasilitas internet yang terhubung adalah dengan menggunakan kabel. Sehingga responden tidak semua dapat menggunakan internet yang terhubung dengan kabel. Uji coba yang dilakukan oleh responden, diperoleh hasil pengujian terhadap fungsional sistem. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah semua fungsi yang terdapat pada Simpeg online ini sudah dapat dioperasikan dengan baik atau belum. Pengujian fungsional sistem ditujukan kepada pengguna umum dan administrator. Jumlah kuesioner yang berhasil terkumpul yaitu 41 kuesioner dari 70 kuesioner yang didistribusikan ke responden. Hasil pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum dan administrator dapat dilihat pada Tabel 19 dan 20. 137 Tabel 19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil Hasil Akhir 1 Login Login Memasukkan username dan password 95,45 OK 2 Data Pegawai Biodata pegawai Melihat biodata pegawai 90,91 OK Mengubah data tertentu 90,91 OK Menyimpan perubahan 95,45 OK 3 Proses Usulan Pegawai Usulan KP Pegawai Melihat usulan KP pegawai 95,45 OK Proses kembali ke beranda 100 OK Usulan Pembebasan Sementara Pegawai Melihat usulan pembebasan sementara pegawai 94,45 OK Proses kembali ke beranda 100 OK Usulan Aktif Bekerja Kembali Pegawai Melihat usulan aktif bekerja kembali pegawai 94,45 OK Proses kembali ke beranda 100 OK Usulan Tugas Belajar Pegawai Melihat usulan tugas belajar pegawai 94,45 OK Proses kembali ke beranda 100 OK 4 Ganti Password Ganti Password Mengganti password pegawai 100 OK Simpan password baru 100 OK Proses kembali ke beranda 100 OK 5 Logout Logout Proses keluar sistem 100 OK Dari hasil kuesioner yang terlihat pada Tabel 19 di atas, sebagian besar responden menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada prototipe Simpeg online sudah dapat dijalankan dengan baik. Hanya beberapa responden yang belum berhasil menjalankan fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem Simpeg online dimaksud. Hal ini disebabkan pegawai yang bersangkutan belum dimasukkan oleh administrator ke dalam data usulan proses administrasi sehingga tidak dapat melihat proses usulan administrasi kepegawaian yang bersangkutan. Pada saat melakukan presentasi uji coba prototipe Simpeg online, responden melakukan diskusi dan memberi masukan kepada penulis, diantaranya adalah bahwa responden menginginkan biodata masing-masing pegawai tidak dapat diubah oleh pengguna umum. Hal ini dikarenakan untuk menjaga terjadinya perubahan data yang dilakukan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Namun 138 jika terdapat kesalahan data pegawai, maka pegawai dapat memberikan pesan perbaikan data kepada administrator untuk dapat diperbaiki data dimaksud. Pengujian fungsional sistem yang kedua dilakukan oleh administrator, dalam hal ini pengelola kepegawaian. Sebelum dilakukan uji coba prototipe Simpeg online ini, penulis juga mempresentasikan cara mengoperasikan prototipe Simpeg online tersebut. Selanjutnya dilakukan diskusi dan uji coba prototipe Simpeg online dimaksud. Hasil uji coba untuk administrator dapat dilihat pada Tabel 20. Tabel 20 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator pengelola kepegawaian No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil Hasil Akhir 1. Login Login Memasukkan username dan password 100 OK 2. Proses Administrasi Kepegawaian Usulan Pegawai Input data usulan 94,74 OK Simpan data usulan 94,74 OK Pencarian data usulan 94,74 OK Proses kembali ke menu utama 94,74 OK Unduh data usulan ke dalam excel 89,47 OK Update data usulan 95 OK Hapus data usulan 95 OK Berkas pegawai Mengunggah berkas 78,95 OK Mengunduh berkas 89,47 OK Verifikasi Berkas Proses pencarian data 95 OK Proses verifikasi berkas 94,74 OK Proses kembali ke menu utama 95 OK Monitoring Berkas Proses pencarian data 84,21 OK Menjalankan fungsi monitoring 100 OK Menyimpan data monitoring 89,47 OK Proses kembali ke menu utama 84,21 OK 3. Data Pegawai Data Pegawai Tambah data pegawai 84,21 OK Menyimpan data pegawai yang telah diinput 84,21 OK 139 No Nama Bagian Kelas Uji Butir Uji Hasil Hasil Akhir Proses kembali ke menu utama 94,74 OK Update data pegawai 84,21 OK Hapus data pegawai 84,21 OK 4. Logout Logout Proses keluar sistem 88,24 OK Berdasarkan Tabel 20 tersebut di atas, secara keseluruhan responden menyatakan bahwa aplikasi prototipe Simpeg online ini dapat berjalan dengan baik. Namun terdapat beberapa responden yang tidak menjawab beberapa pertanyaan di kuesioner dan belum dapat menjalankan beberapa fungsi sistem. Hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman responden terhadap teknologi informasi beragam sehingga pada saat dilakukan uji coba di ruangan masing- masing ada yang berhasil dan belum berhasil. Selain itu juga terdapat beberapa instansi yang mengalami gangguan jaringan internet diantaranya adalah di BPTP Jawa Tengah dan Balai Penelitian Tanaman Serat di Malang.

4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian

Pengujian ini dilakukan untuk mendapatkan hasil apakah Simpeg online ini dapat mempercepat 30 layanan informasi kepegawaian atau tidak. Berdasarkan kuesioner tersebut diperoleh alur pengusulan workflow yang sama untuk semua proses administrasi kepegawaian yaitu KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas belajar berikut waktu yang diperlukan untuk kegiatan dimaksud. Workflow tersebut dapat dilihat pada Gambar 43. Keterangan Gambar 43 sesuai nomor urut pada Gambar 43: 1 Menginformasikan kepada pejabat fungsional bahwa yang bersangkutan sudah dapat naik pangkat dan golongannya. 2 Pejabat fungsional melengkapi berkas usulan administrasi kepegawaian yang selanjutnya diserahkan kepada pengelola kepegawaian di UPT. Lama waktu untuk melengkapi berkas usulan adalah 1 – 7 hari. 3 Pengelola kepegawaian di UPT memverifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian dan memakan waktu 1 – 3 hari. 140 4 Pengelola kepegawaian membuat usulan administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat melalu Simpeg online. Proses ini memerlukan waktu 1 hari. 5a. Mengirim kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian secara elektronik melalui Simpeg online. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 hari. 5b Mengirim fisik berkas usulan administrasi kepegawaian ke unit kerja eselon II yang menaunginya. Waktu yang diperlukan pada nomor 5a dan 5b adalah 2 – 3 hari. 6 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II melakukan verifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian dari UPT dan membutuhkan waktu 1–3 hari. 7 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II membuat usulan administrasi kepegawaian untuk semua pegawai yang diusulkan dari UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing. Waktu yang diperlukan yaitu 1 – 2 hari. 8 Fisik berkas usulan administrasi kepegawaian lingkup unit kerja eselon II masing-masing dikirim oleh pengelola kepegawaian unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan adalah 1 – 3 hari. 9 Pengelola Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian yang dikirim dari unit kerja eselon II, dan membutuhkan waktu 1 – 2 hari. 10 Apabila terdapat kekurangan berkas usulan administrasi kepegawaian, pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh berkas dimaksud pada Simpeg online. 11 Setelah lengkap semua, berkas usulan administrasi kepegawaian dikirim ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Biro OK Kementerian Pertanian Kementan. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 – 2 hari. 12 Dari Biro OK Kementan selanjutnya fisik berkas dikirim ke BKN bersama nota persetujuan dari BKN. 13 Bagi pejabat fungsional yang akan naik pangkat ke golongan 4C ke atas, fisik berkas selanjutnya dikirim oleh pengelola di BKN ke Sekretariat Negara Setneg untuk diproses lebih lanjut. Berdasarkan Gambar 43, maka dapat diketahui perkiraan lamanya proses usulan administrasi kepegawaian KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas 141 belajar yaitu sekitar 27 hari. Sehingga proses usulan administrasi sampai SK selesai diperkirakan memakan waktu 2 – 3 bulan. Namun berdasarkan dari hasil kuesioner, responden menyatakan bahwa secara keseluruhan dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian seperti yang terlihat pada Tabel 21. Hal ini berbeda dengan proses usulan administrasi kepegawaian KP dan aktif bekerja kembali yang saat ini berjalan yaitu memakan waktu 11 – 12 bulan. Untuk proses pembebasan sementara saat ini membutuhkan waktu 5 – 6 bulan serta untuk proses tugas belajar membutuhkan waktu 3 – 4 bulan. Perbandingan waktu proses usulan antara saat ini dan dengan menggunakan Simpeg online dapat dilihat pada Tabel 22. Gambar 43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian. 142 Tabel 21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase Responden 1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional 1 - 2 bulan : 13 31,71 3 - 4 bulan : 24 58,54 5 - 6 bulan : 3 7,32 7 - 8 bulan : 0,00 Abstain : 1 2,44 2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara 1 bulan : 7 17,07 2 bulan : 19 46,34 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 0,00 Abstain : 4 9,76 3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK 1 bulan : 8 19,51 2 bulan : 17 41,46 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 2 4,88 Abstain : 3 7,32 4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar 1 bulan : 11 26,83 2 bulan : 15 36,59 3 bulan : 12 29,27 4 bulan : 1 2,44 Abstain : 2 4,88 Dari Tabel 21 di atas terlihat bahwa untuk proses usulan kenaikan pangkat dengan menggunakan Simpeg online sampai diterimanya SK kenaikan pangkat oleh pejabat fungsional yang bersangkutan memakan waktu 3 – 4 bulan. Sedangkan untuk proses pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar rata- rata responden menjawab Simpeg online ini dapat memproses usulan administrasi kepegawaian tersebut dengan cepat dan membutuhkan waktu 2 bulan. Hal ini dikarenakan sebagian besar responden berpendapat bahwa apabila suatu sistem dilakukan dengan menggunakan elektronik dan teknologi informasi maka sudah dipastikan hasilnya harus lebih cepat, tepat, dan akurat dari pada sistem yang masih menggunakan manual. 143 Tabel 22 memperlihatkan perbandingan waktu yang dibutuhkan dalam memproses administrasi kepegawaian. Secara umum proses administrasi kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online dapat lebih cepat dari pada sistem yang lama. Pada proses usulan KP ternyata dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi 66,67 yaitu dari 11 – 12 bulan menjadi 3 – 4 bulan. Sedangkan pada proses usulan pembebasan sementara dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat 66,67 layanan informasi kepegawaian yaitu dari 5 – 6 bulan menjadi 2 bulan. Kemudian pada proses usulan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67 layanan informasi yang sebelumnya proses usulan dimaksud dapat mencapai 11 – 12 bulan, maka dengan adanya Simpeg online perkiraan selesai proses usulan menjadi 2 bulan. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar yang dapat mempercepat 50 layanan informasi kepegawaian dari 3 – 4 bulan diperkirakan dapat selesai menjadi 2 bulan. Hal ini disebabkan adanya pemotongan tahapan yaitu pada sistem yang lama jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas KP pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian harus meminta kembali ke unit kerja eselon II dan seterusnya secara berjenjang. Kemudian dari UPT mengirimkan kembali kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke unit kerja eselon II sampai ke tingkat Badan Litbang Pertanian. Namun pada Simpeg online ini, apabila terjadi kekurangan kelengkapan berkas usulan KP maka pengelola kepegawaian baik di unit kerja eselon II maupun di Badan Litbang Pertanian secara langsung dapat mengunduh file kekurangan berkas dimaksud. Tabel 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian No. Uraian Kuesioner I proses saat ini Kuesioner II Setelah menggunakan Simpeg onlie Percepatan Waktu 1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional 11 - 12 bulan 3 - 4 bulan 8 bulan 66,67 2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara 5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67 144 No. Uraian Kuesioner I proses saat ini Kuesioner II Setelah menggunakan Simpeg onlie Percepatan Waktu 3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK 5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67 4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar 3 - 4 bulan 2 bulan 2 bulan 50

4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem

Pada tahapan pengujian dan evaluasi hasil juga dilakukan pengujian terhadap analisis dan rancangan sistem. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk mendapatkan hasil apakah sistem yang dianalisis dan dirancang dengan metode TOGAF dapat menjadi suatu sistem yang handal atau tidak. Selain itu juga untuk memperoleh cetak biru dari suatu sistem yang baik dan dapat diaplikasikan di tempat yang berbeda. Pengujian ini dilakukan dengan beberapa kriteria diantaranya adalah reasoned, cohesive, adaptable, vendor-independent, technology-independent, domain-neutral, dan scalable. Pengujian dengan kriteria tersebut diimplementasikan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti dan dipahami oleh pengguna. Hasil pengujian ini adalah seperti yang terlihat pada Tabel 23. Tabel 23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online No. Uraian Jawaban Jumlah Responden 1 Prototipe Simpeg online secara umum dapat digunakan oleh pengguna Ya : 40 97,56 Tidak : Abstain : 1 2,44 2 Sarana dan prasarana yang mendukung tersedia di instansi Ya : 30 73,17 Tidak : 11 26,83 3 Aplikasi Simpeg online ini dibutuhkan oleh user Ya : 40 97,56 Tidak : 1 2,44 4 Simpeg online ini, sudah memenuhi kebutuhan user Ya : 39 95,12 Tidak : 2 4,88 145 No. Uraian Jawaban Jumlah Responden 5 Aplikasi ini dapat digunakan terus menerus walaupun ada perubahan Ya : 40 97,56 Tidak : Abstain : 1 2,44 6 Jika terdapat perubahan persyaratan, Simpeg online masih dapat digunakan Ya : 38 92,68 Tidak : 2 4,88 Abstain : 1 2,44 7 Proses penyempurnaan aplikasi ini tergantung pada vendor Ya : 34 82,93 Tidak : 7 17,07 8 Simpeg online ini, dapat diaplikasikan ke semua jenis komputer Ya : 33 80,49 Tidak : 7 17,07 Abstain : 1 2,44 9 Sistem prototipe ini dapat memberi gambaran tentang kualitas tenaga fungsional Ya : 40 97,56 Tidak : Abstain : 1 2,44 10 Simpeg online ini dapat diaplikasikan secara efektif Ya : 40 97,56 Tidak : 1 2,44 Secara umum analisis dan perancangan Simpeg online dengan metode TOGAF dapat dilakukan dengan baik. Untuk melihat Simpeg online ini sudah memenuhi kriteria reasoned sesuai kebutuhan pengguna atau belum dapat dilihat pada pernyataan responden dari nomor 1 sampai 4. Sebagian besar responden 97,56 menyatakan dapat digunakan oleh pengguna, berarti Simpeg online ini reasoned yaitu dapat diterima oleh pengguna dengan baik. Pada saat penulis berdiskusi dengan responden, sebagian besar responden sangat mendukung sistem ini karena dapat mempermudah dan mempercepat proses administrasi kepegawaian. Untuk menjawab Simpeg online ini sudah terpadu cohesive atau belum, dapat dilihat pada pernyataan responden nomor 5. Semua responden 97,56 menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus untuk proses administrasi kepegawaian walaupun nantinya terdapat perubahan peraturan dan persyaratan yang berlaku. Hal ini karena dalam menganalisis dan merancang Simpeg online dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna. Dengan melihat pernyataan responden tersebut berarti Simpeg online ini dianalisis dan dirancang secara terpadu cohesive. 146 Simpeg online ini juga harus mudah beradaptasi dengan pengguna adaptable. Untuk mengetahui Simpeg online ini adaptable atau tidak dapat dilihat pada Tabel 23 nomor 6. Pada Tabel 23 di atas, sebagian besar responden 92,68 menyatakan bahwa jika terjadi suatu perubahan persyaratan untuk proses administrasi kepegawaian maka Simpeg online ini masih dapat digunakan. Artinya Simpeg online dapat digunakan oleh pengguna dengan mudah walaupun pada saat yang akan datang terjadi perubahan baik persyaratan administrasi kepegawaian maupun sistem yang berlaku. Kriteria yang lain adalah ketergantungan terhadap pengembang sistem vendor independent. Suatu rancangan sistem yang baik adalah yang tidak selalu tergantung pada salah satu pengembang saja namun dapat disempurnakan lagi oleh pengembang yang lain Setiawan 2009a. Dalam hal ini pada Tabel 23 pertanyaan nomor 7, sebagian besar responden 82,93 menyatakan bahwa ternyata rancangan Simpeg online ini masih tergantung pada pengembang sistem dimaksud. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang baik termasuk dalam hal pengembangan sistem. Oleh karena itu perlu adanya keseragaman rancangan sistem dimaksud. Jika rancangan sistem tersebut tidak seragam maka sistem proses administrasi kepegawaian secara online ini tidak dapat berjalan dengan baik karena masing-masing unit kerja dan UPT dapat mengembangkan dan mengubah rancangan Simpeg online dimaksud. Disamping itu pada saat penulis berdiskusi dengan responden, mereka menginginkan adanya keseragaman Simpeg online ini untuk diaplikasikan di semua unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. Kemudian keberhasilan suatu rancangan sistem dapat diukur dengan menggunakan kriteria tidak tergantung terhadap salah satu teknologi saja technology independent namun sistem dapat diaplikasikan sesuai dengan perkembangan teknologi. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 23 nomor 8, yaitu bahwa 80,49 dari responden menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat diaplikasikan di semua jenis komputer. Artinya bahwa Simpeg online ini dapat diakses oleh pengguna kapan saja, dimana saja, dan dapat diaplikasikan sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Simpeg online dapat diakses dengan 147 menggunakan jenis komputer apa saja diantaranya adalah jenis komputer Pentium 2, Pentium 3, Pentium 4, dual core, dan core 2 duo. Kriteria selanjutnya adalah bahwa suatu rancangan sistem harus domain neutral, artinya sistem yang dirancang harus mempunyai peranan dalam memelihara tujuan organisasi. Dalam hal ini pada Tabel 23 pertanyaan nomor 9 dijabarkan dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh pengguna yaitu apakah Simpeg online ini dapat menggambarkan kualitas tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian atau tidak. Dimana salah satu tujuan dari Bagian Kepegawaian Badan Litbang Pertanian adalah mewujudkan sumberdaya manusia SDM Badan Litbang Pertanian yang professional. Hasil kuesioner memperlihatkan bahwa 97,56 dari responden menyatakan Simpeg online dapat memberikan gambaran tentang kualitas tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Artinya sistem ini dapat mengetahui kualitas SDM terutama tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Hal ini disebabkan dengan menggunakan Simpeg online ini maka dapat diketahui rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat dan golongan tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Dengan mengetahui rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat dan golongan maka dapat diketahui juga tenaga fungsional yang produktif dan tidak produktif. Pengukuran kehandalan rancangan sistem yang terakhir adalah dengan menggunakan kriteria scalable. Artinya bahwa suatu rancangan sistem harus dapat beroperasi secara efektif baik di tingkat Badan Litbang Pertanian, unit kerja, maupun di tingkat UPT. Dalam Tabel 23 pertanyaan nomor 10, semua responden 97,56 menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat diaplikasikan di unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian secara efektif. Hal ini dikarenakan selama ini dalam mengusulkan proses administrasi kepegawaian pengguna tidak diketahui secara transparan sehingga setelah mengusulkan proses administrasi kepegawaian, pengguna hanya menunggu proses selesai yang memakan waktu cukup lama. Namun dengan adanya Simpeg online, semua proses usulan administrasi kepegawaian dapat diketahui secara transparan oleh pengguna sehingga pengguna dapat memperkirakan selesainya proses usulan administrasi kepegawaian dimaksud. 148 149 V SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

SIMPEG online telah dirancang dan dibangun berbasis teknologi web. Perancangan arsitektur SIMPEG online secara bertahap dan terstruktur dapat dilakukan dengan menggunakan metode TOGAF. Rancangan SIMPEG online tersebut telah menghasilkan cetak biru blue print berbasis web. Blue print SIMPEG online tersebut telah diimplementasikan dengan metode pengembangan prototipe. Prototipe SIMPEG online juga telah diuji dan menghasilkan semua fungsi dapat berjalan dengan baik. SIMPEG online ini menyimpan data proses usulan administrasi kepegawaian kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar beserta kelengkapan berkas proses tersebut. Oleh sebab itu dapat diketahui secara transparan status keberadaan kelengkapan berkas, kekurangan kelengkapan berkas, dan kecepatan proses usulan administrasi kepegawaian. Dengan SIMPEG online ini, dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Pada proses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara fungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67 layanan informasi kepegawaian. Sedangkan pada proses usulan tugas belajar layanan informasi kepegawaian dapat dipercepat menjadi 50. Proses usulan kenaikan pangkat fungsional dapat dipercepat dari 11 – 12 bulan menjadi 3 – 4 bulan, proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali yang sebelumnya membutuhkan waktu 5 – 6 bulan dapat dipercepat menjadi 2 bulan, dan untuk proses usulan tugas belajar dari 3 – 4 bulan dapat dipercepat menjadi 2 bulan. Secara umum evaluasi yang dilakukan terhadap analisis dan perancangan arsitektur sistem dengan metode TOGAF dapat diandalkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dengan membagikan kuesioner ke responden, ternyata SIMPEG online ini sudah memenuhi kriteria reasoned, cohesive, adaptable, technology independent, domain neutral, dan scalable. Namun hanya satu kriteria yang tidak terpenuhi pada SIMPEG online yaitu kriteria vendor 150 independent, artinya SIMPEG online ini dalam pengembangan selanjutnya masih tergantung pada pengembang sistem vendor.

5.2 Saran