63 Tabel 7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang
digunakan No.
Unit Kerja Jumlah
Penguasaan Sistem Aplikasi Pengelola
Kepegawaian Word Excel
Power Point
Access 1
Balit Serealia, Maros 5
5 5
2 1
2 Balitkabi, Malang
5 4
3 3
3 Balitsa, Lembang
5 5
5 3
1 4
Balittas, Malang 5
5 5
2 1
5 Balitka, Manado
2 2
2 1
6 BPTP Riau
5 5
5 4
7 BPTP Jawa Barat
5 5
5 2
1 8
BPTP Jawa Tengah 4
4 4
1 1
9 BPTP Jawa Timur
5 5
5 2
10 BPTP Bali
3 3
3 2
1 11
BPTP Sulawesi Selatan
5 5
5 4
12 BPTP Sulawesi Utara
5 3
3 2
1 Total
54 51
50 28
7 Dati Tabel 7 di atas, secara umum sebagian besar responden dapat
mengoperasikan sistem aplikasi terutama yang mendukung dalam pekerjaannya. 94,4 dari total jumlah pengelola kepegawaian sudah dapat mengoperasikan
aplikasi Word Office dan 92,6 dapat mengoperasikan Excel. Hal ini disebabkan dalam bekerja pengelola kepegawaian dituntut harus dapat menggunakan aplikasi
tersebut sehingga file dokumen yang telah dibuat dapat disimpan secara elektronik. Sedangkan penggunaan sistem aplikasi Power Point dan Microsoft
Access jarang digunakan oleh pengelola kepegawaian. Hanya 51,9 dan 13 dari jumlah total pengelola kepegawaian yang dapat mengoperasikannya karena sistem
aplikasi ini digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan saja. Sistem aplikasi Power Point digunakan jika ada permintaan presentasi saja dan Microsoft Access
digunakan jika ada permintaan pengolahan data kepegawaian.
4.3.4 Aspek Ekonomi
Dalam pengembangan SIMPEG online, pemilihan teknologi harus bijaksana, sehingga tidak mengeluarkan banyak biaya. Responden
mengungkapkan sebaiknya sumber daya yang ada sekarang harus dapat
64 dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya
untuk peralatan yang digunakan dalam pengembangan SIMPEG online kecuali kalau memang harus dilakukan pengadaan alat yang terkait. Misalkan jika di suatu
unit kerja dan UPT belum terhubung dengan jaringan internet maka harus dilakukan pengadaan alat yang terkait dengan jaringan internet.
Selain itu, responden mengungkapkan bahwa dengan adanya pengembangan SIMPEG online, diharapkan dapat mengurangi biaya pengiriman
surat dan berkas usulan. Selama ini surat dan berkas usulan dikirim melalui jasa pengiriman atau diantar langsung dari UPT daerah ke pusat, sehingga memakan
biaya yang cukup tinggi. Jika SIMPEG online sudah berjalan dan kebijakan paperless sudah diterapkan, hal ini akan mengurangi biaya pengiriman surat dan
berkas usulan administrasi pegawai.
4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan wawancara dengan responden, responden menilai pengembangan SIMPEG online merupakan suatu hal yang baik dan langkah
kemajuan teknologi informasi di bidang kepegawaian. Pengembangan SIMPEG online ini melibatkan pengguna yang berasal dari unit kerja dan UPT lingkup
Badan Litbang Pertanian sehingga diharapkan SIMPEG online nantinya dapat menghasilkan informasi yang benar dan baik. Hal ini dikarenakan adanya
sinkronisasi data kepegawaian antara unit kerja pusat eselon I yaitu Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT.
Berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna, dihasilkan beberapa hal yang dibutuhkan oleh pengguna. Menurut responden keluaran informasi yang
dihasilkan SIMPEG saat ini sudah cukup baik. Namun responden menginginkan informasi yang dihasilkan SIMPEG adalah cash and carry, artinya apabila
pimpinan membutuhkan data pegawai dalam format apapun baik rekap maupun daftar akan segera terpenuhi melalui SIMPEG. Selama ini masih terdapat
informasi yang dibutuhkan pengguna tetapi tidak tersedia di SIMPEG. Terkait dengan reformasi birokrasi, percepatan dalam memproses administrasi pegawai
dapat dilakukan semaksimal mungkin dan lebih transparan. Proses monitoring usulan administrasi pegawai saat ini dilakukan secara
manual. Pejabat fungsional yang bersangkutan atau pengelola kepegawaian
65 melakukan monitoring usulan administrasi pegawai dengan cara menghubungi
dan menanyakan kepada pengelola kepegawaian baik di UPT, unit kerja eselon II, Badan Litbang Pertanian, dan terus menerus secara berjenjang. Menurut
responden pengembangan SIMPEG online yang termasuk didalamnya terdapat proses monitoring usulan administrasi pegawai secara elektronik, akan sangat
membantu pengelola kepegawaian dan pegawai lain dalam memonitor berkas usulan administrasi pegawai. Disamping itu, dengan sistem online ini proses
monitoring dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa sebagian besar responden
menginginkan adanya sistem proses monitoring usulan administrasi kepegawaian. Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 8, bahwa 85,4 atau sekitar 152 responden
menyatakan perlunya adanya sistem informasi monitoring usulan adminsitrasi kepegawaian. Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengelola kepegawaian
dalam menelusuri informasi yang berkaitan dengan proses usulan administrasi kepegawaian. Selain itu juga untuk mendapatkan informasi proses usulan
kepegawaian secara cepat, tepat, dan transparan. Sedangkan yang menyatakan tidak perlu dikembangkan sistem monitoring usulan kepegawaian sejumlah 10
responden atau 5,6 dan yang abstain atau tidak menjawab hanya 16 responden 9.
Model sistem monitoring yang diinginkan responden adalah secara elektronik. Dari Tabel 8 terlihat bahwa 86,5 atau 154 responden meyatakan
model aplikasi sistem informasi monitoring dilakukan secara online. Hal ini dikarenakan responden menginginkan aplikasi yang dapat diakses dimana saja
dan kapan saja sehingga responden dapat memonitor sendiri secara langsung. Sedangkan 11,2 atau 20 responden menyatakan bahwa pengembangan sistem
informasi monitoring proses usulan kepegawaian tidak perlu secara online namun cukup dengan menggunakan model stand alone saja. Hal ini disebabkan di
beberapa UPT lokasi penelitian fasilitas yang mendukung untuk sistem online sering mengalami gangguan dan perlu perbaikan dalam waktu yang cukup lama.
Kemudian dengan menggunakan stand alone proses backup data akan lebih mudah dilakukan di setiap UPT.
66 Tabel 8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses
usulan administrasi kepegawaian
No. Uraian
Jawaban Jumlah Persentase
1
Apakah perlu sistem monitoring Ya
: 152
85,4 usulan administrasi kepegawaian
Tidak :
10 5,6
Abstain :
16 9,0
2
Model aplikasi administrasi kepegawaian yang diinginkan
Online :
154 86,5
respoden Stand alone
: 20
11,2 Abstain
: 4
2,3 Setelah mengetahui kebutuhan sistem dan model sistem yang akan
dikembangkan, maka perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna. Kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna dapat dilihat pada
Tabel 9. Tabel 9 menunjukkan bahwa sebagian besar responden menginginkan
adanya informasi monitoring usulan kepegawaian diantaranya pada proses usulan kenaikan pangkat pegawai, proses usulan yang terkait dengan jabatan fungsional,
proses usulan pendidikan dan pelatihan, serta proses monitoring administrasi kepegawaian yang dilakukan secara transparan. Hasil kuesioner menunjukkan
bahwa 157 atau 88,2 responden menyatakan bahwa perlu adanya proses monitoring usulan kenaikan pangkat pegawai. Kemudian 89,9 atau 160
responden menyatakan perlu adanya informasi yang terkait dengan proses usulan jabatan fungsional termasuk proses usulan pembebasan sementara dan aktif
bekerja kembali. Selanjutnya pada proses pendidikan dan pelatihan training pegawai, sebagian responden 62,4 menyatakan perlu informasi yang terkait
dengan proses usulan training tersebut diantaranya adalah usulan tugas belajar dan training jangka pendek. Semua proses tersebut yang terdapat pada Tabel 9
dibutuhkan oleh responden, hal ini dikarenakan pada saat ini proses usulan administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama sehingga perlu
dilakukan pemantauan atau monitoring usulan dan berkas usulan administrasi kepegawaian agar dapat diketahui secara transparan oleh pengelola kepegawaian
dan pegawai yang bersangkutan.
67 Tabel 9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian
No. Uraian
Jawaban Jumlah Persentase
1 Informasi apa saja
yang dibutuhkan • Kenaikan pangkat
pegawai :
157 88,2
dalam proses usulan administrasi
kepegawaian • Proses yang terkait jabatan
fungsional bebas sementara dan aktif
bekerja kembali :
160 89,9
• Training Tugas Belajar :
111 62,4
• Monitoring usulan :
127 71,4
• Daftar riwayat hidup :
51 28,7
• Tawaran penelitian :
1 0,6
• Kenaikan gaji berkala :
4 2,3
• Pensiun :
1 0,6
• Mutasi :
1 0,6
• Proses penilaian angka kredit
: 1
0,6 • DP3
: 3
1,7 • Aturan Kepegawaian
terbaru :
1 0,6
Pada Tabel 9 di atas, terdapat 4 empat kebutuhan informasi terbesar. Hal ini yang mendasari penulis dalam melakukan penelitian fokus pada 4 hal tersebut
yaitu proses kenaikan pangkat pegawai, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, serta tugas belajar.
4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual 4.4.1 Analisis