Information System Architecture Analisis dan Rancangan Konseptual .1 Analisis

104 Litbang Pertanian akan menerima pesan melalui sistem online bahwa unit kerja eselon II XYZ telah mengirimkan usulan dan berkas tugas belajar. Selanjutnya pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mendownload berkas yang telah dikirim yang kemudian dilakukan juga verifikasi berkas. Jika masih terdapat kekurangan berkas maka dimintakan kekurangannya tersebut ke unit kerja eselon II melalui sistem online tersebut. Apabila sudah lengkap langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengkompilasi dan membuat daftar serta rekap semua usulan calon petugas belajar. Daftar dan rekap tersebut kemudian diserahkan kepada tim komisi pembinaan tenaga KPT untuk diseleksi. Hasil seleksi tersebut kemudian direkomendasikan kepada pimpinan Badan Litbang Pertanian untuk mendapat persetujuan. Setelah disetujui oleh pimpinan Badan Litbang Pertanian, pengelola kepegawaian kemudian membuat surat pengantar ke Menteri Pertanian untuk dapat dibuatkan surat keputusan SK tugas belajar dari Badan Litbang Pertanian oleh Menteri Pertanian.

4.4.3 Information System Architecture

Dalam menjalankan proses bisnis yang telah diuraikan di atas, maka diperlukan adanya sistem informasi. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai sistem informasi kepegawaian yang ada di Badan Litbang Pertanian, termasuk kebutuhan aplikasi ke depan di lingkup Badan Litbang Pertanian. Disamping sistem informasi kepegawaian juga akan dibahas sistem informasi yang terkait dengan SIMPEG. Arsitektur sistem informasi terdiri dari 2 dua arsitektur. Pertama adalah arsitektur aplikasi, dimana arsitektur ini akan membahas tentang aplikasi yang ada saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Kedua yaitu arsitektur data, dimana arsitektur ini digunakan untuk merancang database yang akan digunakan dalam membuat rancangan Simpeg online dimaksud.

4.4.3.1 Kondisi saat ini Aplikasi SIMPEG

Dalam rangka mendukung penyajian data dan informasi di bidang kepegawaian, maka dikembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG sebagai alat bantu dalam penyajian data dan informasi kepegawaian telah dikembangkan oleh Badan Litbang 105 Pertanian sejak tahun 1986 yang berbasis pada operating sistem DOS. Untuk keseragaman di seluruh instansi lingkup Deptan, kemudian pada tahun anggaran 19941995 pengembangan SIMPEG dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi Deptan Pusdatin dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat maupun wilayah UPT. Pengembangan SIMPEG disesuaikan dengan kemajuan teknologi, kebutuhan akan jenis dan bentuk informasi serta peraturan yang berlaku di bidang kepegawaian, sehingga SIMPEG telah mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara, SIMPEG saat ini belum memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memanfaatkan informasi yang ada, sehingga perlu dikembangkan suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi pengambil kebijakan sebagai bahan pengambil keputusan. Pada saat ini SIMPEG yang ada juga belum sepenuhnya user friendly karena hanya mudah digunakan oleh pengelola SIMPEG saja sedangkan untuk menampilkan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna lain tidak dengan mudah dapat dilakukan. Selain itu apabila terdapat permintaan data dan informasi yang tidak terdapat dalam aplikasi SIMPEG, sebagian besar pengelola SIMPEG mengolah kembali data tersebut secara manual dengan menggunakan aplikasi pengolah data yang lain seperti Excel dan Access. Dalam proses pengurusan administrasi kepegawaian dilakukan sesuai prosedur birokrasi yang berlaku yang melibatkan banyak instansi sehingga pengelola kepegawaian merasa kesulitan untuk dapat memantau berkas usulan. Selama ini proses pemantauan monitoring berkas dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan alat komunikasi dan mendatangi langsung ke instansi yang terkait secara berjenjang. SIMPEG yang ada saat ini seharusnya dapat memberikan fasilitas monitoring berkas usulan administrasi, namun sampai sekarang belum terdapat proses monitoring tersebut. Dengan adanya sistem monitoring diharapkan dapat mempermudah pengelola kepegawaian dan semua pegawai di Badan Litbang Pertanian dalam memantau status berkas usulan yang sedang diproses pada setiap saat dan dimanapun pegawai yang bersangkutan berada. 106 Disamping itu, karena sifat data kepegawaian sangat dinamis, sehingga data dapat berubah setiap saat. Untuk itu diperlukan sistem yang memberikan kemudahan kepada pengelola kepegawaian dan pengguna lain sehingga dapat langsung melakukan pembaruan data pada setiap saat dan dimanapun berada. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan Badan Litbang Pertanian dimaksudkan untuk mendukung penerapan manajemen modern, khususnya dalam penyediaan informasi yang diperlukan dalam menunjang menajemen penelitian. Selain itu juga untuk membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian menjadi terintegrasi, terpadu, reliable. Selanjutnya pengembangan SIMPEG saat ini dilaksanakan dengan pemeliharaan database kepegawaian, peningkatan software SIMPEG, serta evaluasi performansi SIMPEG dan pemanfaatannya dalam menunjang perumusan kebijaksanaan menajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Database SIMPEG Dalam aplikasi SIMPEG yang sedang berjalan, terdapat 25 tabel yang terdiri dari 1 tabel data dasar dan 24 tabel penunjang lainnya. Daftar nama-nama table dapat dilihat pada Tabel 15. Tabel 15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini No. Nama Tabel Keterangan 1. DTDASAR.DBF : File data dasar pegawai 2. FORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan formal 3. INFORMAL.DBF : File data riwayat pendidikan informal 4. JENJANG.DBF : File data riwayat diklat penjenjangan 5. PANGKAT.DBF : File data riwayat kepangkatan 6. JABAT.DBF : File data riwayat jabatan 7. ISTRI.DBF : File data istrisuami 8. DATANAK.DBF : File data anak 9. JASA.DBF : File data tanda jasa 10. DATADP3.DBF : File data riwayat DP3 11. LKKARYA.DBF : File data seminar, lokakarya, symposium 107 No. Nama Tabel Keterangan 12. HUKUM.DBF : File data riwayat hukuman disiplin 13. ORGANISA.DBF : File data riwayat organisasi 14. KELUARGA.DBF : File data keluarga 15. NILPAK.DBF : File data penilaian angka kredit fungsional 16. BELAJAR.DBF : File data tugasijin belajar 17. PENSIUN.DBF : File data pegawai yang telah pensiun 18. TABUNKER.DBF : File tabel rujukan untuk unit kerja 19. TABFUNG.DBF : File tabel rujukan fungsional 20. TABPROP.DBF : File tabel rujukan propinsi 21. TABAHLI.DBF : File tabel rujukan keahlian 22. TABKOM.DBF : File tabel rujukan keahlian 23. TABFAKUL.DBF : File tabel rujukan fakultasjurusan 24. TABKALA.DBF : File tabel rujukan gaji berkala 25. TABFUNGUMUM.DBF : File table fungsional umum 4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi 4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem Sebelum menentukan sistem aplikasi yang akan dibuat perlu dilakukan terlebih dahulu analisis kebutuhan sistem. Analisis ini bertujuan untuk memperoleh sistem seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh user. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Responden mengungkapkan bahwa sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84 responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian sehingga dalam 108 memonitor tidak harus menelepon petugas pengelola kepegawaian. Disamping itu yang terpenting adalah sistem online dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Apabila responden sedang bekerja di lapangan, maka mereka dapat memperoleh informasi di tempat mereka berada dan pada saat kapan saja. Namun demikian responden mengungkapkan bahwa selain sistem monitoring proses administrasi kepegawaian secara online, berkas fisik untuk kelengkapan usulan harus tetap dikirim secara manual. Hal ini disebabkan selain untuk backup dokumen dan arsip juga untuk legalitas dari suatu dokumen karena sampai saat ini proses administrasi kepegawaian di luar rantai birokrasi Badan Litbang Pertanian masih membutuhkan legalitas dokumen yang harus ditandatangani atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang. Berdasarkan investigasi sitsem, maka diperoleh beberapa pengguna sistem informasi manajemen usulan administrasi kepegawaian diantaranya user dan administrator. User yang dimaksud adalah pengguna umum yang dapat melihat informasi pada sistem proses pengusulan administrasi kepegawaian yaitu pimpinan di lingkup Badan Litbang Pertanian dan pejabat fungsional. Sedangkan administrator adalah pegawai yang memiliki hak akses dalam mengelola proses usulan administrasi kepegawaian seperti memasukkan, merubah, menghapus, dan menambah data usulan administrasi kepegawaian. Administrator dibai menjadi 6 yaitu pertama sysadministrator yang berada di kantor Badan Litbang Pertanian dan mempunyai hak akses penuh serta bertanggungjawab pada perawatan sistem. Kedua adalah superadministrator I yang mempunyai hak akses penuh dalam hal pengelolaan proses kenaikan pengkat pegawai. Ketiga adalah superadministrator II yang mempunyai hak akses penuh dalam mengelola proses usulan tugas belajar. Keempat yaitu superadministrator III yang mempunyai hak akses penuh dalam pengelolaan proses usulan administrasi pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional. Kelima adalah administrator tingkat unit kerja eselon II yang mempunyai hak akses pengelolaan administrasi kepegawaian terhadap unit kerja eselon II maing-masing dan UPT yang dibawahinya. Dan keenam adalah administrator tingkat UPT yaitu bertanggungjawab dan mempunyai hak akses terhadap UPT masing-masing dan tidak dapat mengakses UPT yang lain serta eselon II yang membawahinya. 109 Pengguna sistem yang pertama adalah user sebagai pejabat fungsional. Analisis kebutuhan untuk pejabat fungsional adalah sebagai berikut: 1. Dapat melihat biodata diri, tetapi tidak dapat merubah data dasar pegawai sendiri. Apabila ingin merubah biodata harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubahnya, 2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas. Pengguna sistem yang kedua adalah user sebagai pimpinan di Badan Litbang Pertanian. Analisis kebutuhan untuk Pemimpin adalah sebagai berikut: 1. Dapat melihat biodata diri, namun tidak dapat merubah biodata dirinya. Apabila ingin merubah biodata, harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubah biodata yang bersangkutan, 2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas, 4. Dapat melihat daftar pegawai yang diusulkan dalam usulan kepegawaian. Pengguna sistem yang ketiga adalah sysadministrator. Analisis kebutuhan untuk sysadministrator adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional Badan Litbang Pertanian, 6. Dapat menambah pengguna khususnya untuk administrator, 7. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit, 8. Dapat mencari data pegawai. 110 Pengguna sistem yang keempat adalah superadministratorI. Analisis kebutuhan untuk superadministratorI adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat, 5. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang kelima adalah superadministratorII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorII adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Tugas Belajar, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Tugas Belajar, 5. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang keenam adalah superadministratorIII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorIII adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit, 6. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang ketujuh adalah administrator Unit Kerja. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Kerja adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 111 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UK. 6. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang kedelapan adalah administrator Unit Pelaksanaan Teknis. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Pelaksanaan Teknis adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UPT. 6. Dapat mencari data pegawai.

4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem

Tahap analisis kebutuhan fungsional sistem akan membahas mengenai fungsi-fungsi yang diperlukan dalam pembangunan sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil analisis proses bisnis, identifikasi kebutuhan data dan informasi, maka dianalisis juga beberapa fungsi yang harus tersedia di dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna. Setiap fungsi yang diusulkan diberi kode sehingga dapat mempermudah identifikasi pada saat implementasi dan penyusunan dokumen. Daftar kebutuhan fungsional sistem yang diusulkan dapat dilihat pada Tabel 16. 112 Tabel 16 Daftar kebutuhan fungsional sistem No. Kode Nama Fungsi Deskripsi 1. SIMPEG001 Login Mendapatkan hak akses 2. SIMPEG002 Lihat data pejabat fungsional Melihat daftar pejabat fungsional yang masuk ke dalam sistem 3. SIMPEG003 Lihat data usulan administrasi kepegawaian Melihat data pejabat fungsional yang mengusulkan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar 4. SIMPEG004 Lihat status berkas usulan administrasi kepegawaian Melihat status atau posisi berkas usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar 5. SIMPEG005 Lihat pesan notifikasi Melihat pesan notifikasi yang dikirim oleh operator 6. SIMPEG006 Mengirim pesan notifikasi Membuat dan mengirim pesan notifikasi bahwa berkas telah dikirim 7. SIMPEG007 Tambah data usulan administrasi kepegawaian Menambah atau memasukkan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 8. SIMPEG008 Edit data usulan administrasi kepegawaian Mengubah data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 9. SIMPEG009 Simpan data usulan administrasi kepegawaian Menyimpan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 10. SIMPEG010 Hapus data usulan administrasi kepegawaian Menghapus data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 11. SIMPEG011 Upload berkas Mengunggah dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik 113 No. Kode Nama Fungsi Deskripsi 12. SIMPEG012 Download berkas Mengunduh dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik 13. SIMPEG013 Verifikasi berkas Mengecek berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirim 14. SIMPEG014 Buat Laporan Membuat laporan usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional 15. SIMPEG015 Logout Keluar dari hak akses sistem

4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi

Pengembangan SIMPEG online berbasis web dibangun sebagai alat untuk mempermudah pengelola kepegawaian dan pegawai dalam memantau status berkas usulan administrasi kepegawaian. Untuk itu diperlukan data dan informasi yang mendukung dalam pengembangan SIMPEG online. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa responden menginginkan proses administrasi kepegawaian yang cepat dan transparan terutama yang berkaitan dengan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Oleh sebab itu diperlukan data terkait diantaranya adalah : • Biodata pegawai, merupakan data yang berisikan data dasar atau data umum pegawai baik yang PNS maupun CPNS. Isi dari data ini diantaranya adalah Nama pegawai, NIP, tanggal lahir, tempat lahir, dan jenis kelamin. • Data kepangkatan dan golongan, yaitu untuk mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan pangkat dan golongan yang dicapai oleh pegawai. • Data jabatan fungsional, yaitu data yang berfungsi untuk merekam semua informasi yang berkaitan dengan jenjang jabatan fungsional pegawai termasuk jumlah angka kredit yang dicapai. • Data pendidikan pegawai, mencatat semua informasi yang berhubungan dengan pendidikan pegawai dari mulai SD sampai pendidikan terakhir yang dimiliki. Selain itu juga untuk memproses usulan tugas belajar bagi pegawai yang berkompeten sesuai dengan aturan yang berlaku. 114 • Data jurusan, merupakan data yang memuat jurusan bagi pegawai dalam menempuh pendidikan. • Data unit kerja, yaitu data yang berisikan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian. • Data pembebasan sementara, merupakan data yang berfungsi untuk menyimpan informasi tentang usulan pembebasan sementara. • Data aktif bekerja kembali, yaitu data yang digunakan untuk mencatat usulan aktif bekerja kembali. • Data tugas belajar, yang berfungsi untuk merekam usulan tugas belajar pegawai Badan Litbang Pertanian. Dari hasil observasi, wawancara, studi literatur, dan hasil kuesioner, telah diidentifikasi beberapa permasalahan yang berkaitan dengan data dan informasi. Dalam sistem yang berjalan, pengurusan administrasi kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar yang melibatkan rantai birokrasi cukup panjang, dapat menimbulkan berbagai permasalahan antara lain : 1. Sulitnya menelusuri informasi tentang status berkas admnistrasi kepegawaian yang telah diajukan. 2. Lamanya proses administrasi kepegawaian sampai terbitnya SK. Dari hasil kuesioner diperoleh bahwa sebagian besar menjawab lamanya proses kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar memakan waktu 1 satu tahun. Sementara petugas pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut. 3. Lambatnya memperoleh informasi administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional.

4.4.3.2.4 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan upaya untuk membentuk model yang bersifat konsep. Perancangan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan Unified Modeling Language UML yang terdiri dari perancangan use case, actor, class diagram, dan activity diagram. UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan sistem besar dan kompleks. 115 Use case Pemodelan fungsional dari sistem dapat dilihat pada usecase diagram yang merupakan gambaran dari fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh user dan administrator pada sistem. Pada Gambar 24 dapat dilihat gambaran usecase diagram untuk user umum, dan usecase diagram untuk administrator secara umum dapat dilihat pada Gambar 25. Fungsionalitas yang digambarkan pada usesace diagram diasumsikan telah login terlebih dahulu. Rancangan use case diagram bertujuan untuk mendapatkan kebutuhan sistem dan untuk memahami bagaimana seharusnya sistem bekerja. Use case diagram ini menunjukkan fungsionalitas sistem aplikasi yang akan diterapkan. Pejabat Fungsional Login Melihat Beranda Melihat Biodata Pribadi Melihat Perkembangan Usulan Pribadi Mengganti Password Melihat daftar pegawai yang diusulkan Logout Pimpinan Gambar 24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. 116 System Administrator Login Mengelola data pegawai Memproses usulan kenaikan pangkat Memproses usulan pembebasan sementara Memproses usulan aktif bekerja kembali Memproses usulan tugas belajar Logout Administrator unit kerja Super Administrator II Super Administrator I Super Administrator III Administrator unit pelaksana teknis UPT Menyeleksi pegawai yang harus dibebaskan Actor Actor dapat menggambarkan peran yang dimainkan oleh seseorang atau sesuatu yang dapat berinteraksi dalam suatu bisnis tertentu. Dalam penelitian ini actor utama adalah pengusul proses administrasi kepegawaian yaitu pejabat fungsional, pimpinan lingkup Badan Litbang Pertanian, petugas pengelola kepegawaian pada tingkat UPT administrator UPT, petugas pengelola kepegawaian pada tingkat unit kerja eselon II administrator UK, petugas Gambar 25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. 117 pengelola kepegawaian pada tingkat Badan Litbang Pertanian administrator Litbang yang terdiri dari System administrator, superadministrator I, superadministrator II, dan superadministrator III. Actor yang terlibat dapat dilihat pada Gambar 26 berikut. Dari kedelapan actor tersebut dibagi menjadi lima tingkatan pengguna sistem. Kelima tingkatan tersebut terdiri dari administrator tingkat Badan Litbang Pertanian Admin Litbang, administrator tingkat unit kerja eselon II Admin UK, administrator tingkat UPT Admin UPT, dan pengguna biasa atau umum yang terdiri dari pejabat fungsional serta pimpinan. Masing-masing tingkatan mempunyai kewenangannya sendiri. Pengguna biasa hanya dapat membuka sistem dan melihat data serta laporan yang tersedia dalam sistem. Pengguna biasa dimaksud adalah pejabat fungsional peneliti dan pimpinan. Pengguna biasa tidak dapat mengedit atau mengubah data pribadi mereka sendiri, namun hanya dapat melihat data pribadi dan status proses usulan administrasi kepegawaiannya. Administrator tingkat UPT selain dapat melihat juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab di lingkup UPT masing-masing. Sedangkan administrator tingkat unit kerja eselon II mempunyai hak akses melihat, memodifikasi dan bertanggung jawab pada lingkup unit kerja eselon II dan UPT yang terkait. Selain itu juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak data lingkup unit kerja eselon II termasuk UPT yang dibawahnya. Kemudian Administrator III Administrator Unit Kerja UK Administrator Unit Pelaksana Teknis UPT Pejabat Fungsional Pimpinan System Administrator Administrator I Administrator II Gambar 26 Actor yang terlibat dalam sistem. 118 administrator tingkat Badan Litbang Pertanian dibagi menjadi tiga yaitu administrator yang mengelola proses KP administrator I, administrator yang mengelola proses tugas belajar administrator II, dan administrator yang mengelola proses pembebasan sementara serta aktif bekerja kembali administrator III. Dari ketiga administrator mempunyai hak akses yang sama yaitu dapat melihat dan memodifikasi seluruh data serta dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab terhadap semua data lingkup Badan Litbang Pertanian yaitu dari mulai UPT, unit kerja eselon II, dan Badan Litbang Pertanian. Class Diagram Class diagram dapat mendeskripsikan beberapa jenis obyek dalam suatu sistem dan menggambarkan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class diagram juga dapat menunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasan yang terdapat dalam hubungan dengan obyek. Class diagram merupakan suatu alat yang baik dalam mengembangan perancangan perangkat lunak. Class diagram dapat membantu penulis dalam mendapatkan struktur sistem dan menghasilkan rancangan sistem. Rancangan class diagram dalam penelitian ini terdiri dari beberapa class. Class diagram tersebut yaitu class pegawai, class petugas UPT, class petugas UK eselon II, dan class petugas Litbang. Disamping itu juga terdapat class usulan proses administrasi yang terdiri dari proses kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Pada proses yang berkaitan dengan kelengkapan berkas, dibuat beberapa class yaitu class berkas, verifikasi berkas, dan monitoring berkas. Class berkas untuk melakukan proses berkas usulan seperti mengunggah dan mengunduh kelengkapan berkas. Class verifikasi berkas berfungsi untuk mengetahui apakah kelengkapan berkas sudah lengkap atau belum. Sedangkan class monitoring berkas untuk mengetahui posisi berkas yang diusulkan. Hasil perancangan class diagram yang terdapat pada sistem monitoring proses administrasi kepegawaian dapat dilihat pada Gambar 27. 119 +Cari +Lihat +Edit data pribadi +Simpan data pribadi -nip -nama -tmp_lahir -tgl_lahir -jenis_kel -agama -gol_akhir -tmt_gol_akhir -jabfung -tmt_jabfung -bid_pakar -komoditas -unit kerja -pend_akhir -Jurusan_akhir -Universitas -Kota univ. -IPK Pegawai +Tambah +Edit +Hapus +Simpan +Update +Check +Lihat -nip -nama -password -unit kerja Petugas UPT +Tambah +Edit +Hapus +Simpan +Update +Check +Lihat -nip -nama -password -unit kerja Petugas UK Eselon II +Tambah +Edit +Hapus +Simpan +Update +Check +Lihat -nip -nama -password -unit kerja Petugas Litbang -id_usul -jenis_usul Usul Proses Administrasi -id_berkas -nip -jabfung -dokumen Berkas +Tambah +Simpan +Check -id_verifikasi -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_verifikasi -Keterangan Verifikasi Berkas +Tambah +Simpan +Check -id_monitoring -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_monitoring -status_berkas -keterangan Monitoring Berkas +Tambah +Simpan +Update +cetak -id_usul_kp -no_agenda -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_usul -periode_usul -gol_usul Kenaikan Pangkat +Tambah +Edit +Simpan +Cetak -id_usul_bebas -no_agenda -nip -nama -jabfung -jenis_bebas -unit kerja -tgl_usul Bebas Sementara +Tambah +Edit +Simpan +Cetak -id_usul_ABK -no_agenda -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_usul Aktif Bekerja Kembali +Tambah +Edit +Simpan +Cetak -id_usul_TB -no_agenda -nip -pend_usul -jurusan_usul -univ_usul -kota univ_usul -unit kerja Tugas Belajar 1 1... +login +logout +lupapassword -nip -nm_petugas -password Login 1 1.. 1 1.. 1 1.. 1 1.. 1 1 1 1 -id_jejakverif -nip +tgl_verif +nm_verifikator +stat_berkas Jejak Verifikasi -id_history -nip +stat_monitoring +tgl_monitor history monitoring 1 1 1 1 1 1 1 1 Gambar 27 Rancangan Class diagram. Activity Diagram Berdasarkan alur kerja workflow di atas, secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian dapat dibuat urutan aktivitas dalam suatu proses. Urutan aktivitas tersebut disebut activity diagram yang dapat dilihat pada Gambar 28berikut: 120 Pimpinan System Administrator Administrator Unit Kerja Administrator Unit Pelaksana Teknis Pejabat Fungsional Peneliti Mengajukan usulan administrasi Menerima usulan Kirim berkas melalui sistem Mengajukan usulan Kirim berkas manual Menerima usulan berkas Memverifikasi berkas Mengusulkan lingkup UK Kirim berkas ke sistem Kirim berkas manual Menerima usulan berkas Memverifikasi berkas Pengetikan nota BKN Menandatangani surat pengantar Membuat surat pengantar ke Deptan Kirim berkas ke Deptan Lengkap Menyiapkan berkas Entri usulan ke sistem Tidak Lengkap Tidak Lengkap Lengkap Gambar 28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian.

4.4.4 Technology Architecture