Analisis Business Architecture Analisis dan Rancangan Konseptual .1 Analisis

71 Untuk mengimplementasikan visi dan misi tersebut, pada tahun 2010 Badan Litbang Pertanian akan melakukan kegiatan pengembangan SIMPEG berbasis web. Selain meningkatkan kualitas data, kegiatan ini bertujuan untuk membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian terintegrasi, terpadu, dan realible. Disamping itu juga untuk pengembangan webdatabase SIMPEG di Badan Litbang Pertanian Sekretariat Litbang Pertanian 2010. Dari hasil wawancara dengan beberapa responden, semua responden menerima rencana pengembangan SIMPEG online berbasis web. Hal ini dikarenakan akan mempermudah dan mempercepat proses usulan administrasi kepegawaian serta akan lebih efektif dan efisien. Efektif berarti waktu yang diperlukan dalam usulan proses kepegawaian diharapkan akan lebih cepat dari proses yang ada sekarang. Sedangkan efisien yaitu berkas-berkas yang semula dikirim melalui jasa pengiriman akan dipermudah dengan menggunakan elektronik paperless sehingga akan mengurangi biaya pengiriman. Dalam pengembangan SIMPEG berbasis web ini, akan difokuskan dalam hal proses monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian. Proses monitoring tersebut dibatasi pada proses kenaikan pangkat pilihan fungsional, pemberhentian sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.

4.4.2 Analisis Business Architecture

Arsitektur proses bisnis merupakan gambaran kegiatan yang dilakukan setiap hari secara sistematis berdasarkan visi dan misi organisasi. Analisis arsitektur proses bisnis dilakukan untuk mengetahui proses bisnis di dalam bidang kepegawaian. Analisis ini dilakukan dengan cara studi literatur dan mempelajari peraturan perundang-undangan yang ada, wawancara serta diskusi dengan pihak terkait. Analisis ini dilakukan terhadap proses kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara jabatan fungsional, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Disamping melakukan studi literatur dan wawancara, penulis juga membagikan kuesioner dalam menganalisis dan merancang sistem. Kuesioner ini ditujukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Hasil kuesioner juga digunakan dalam menganalisis proses ini. 72

4.4.2.1 Kondisi saat ini

Pemahaman akan kondisi proses bisnis saat ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada enterprise atau unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang berkaitan dengan pelayanan kepegawaian. Pengamatan dilakukan dengan cara mengidentifikasi alur kerja pengelolaan administrasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Proses bisnis yang diamati sesuai dengan kebutuhan pengguna yaitu pada proses usulan kenaikan pangkat pilihan atau fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan usulan tugas belajar. Proses Bisnis Kenaikan Pangkat Pilihan Dalam PP Nomor 12 Tahun 2002 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil atas prestasi kerjanya yang tinggi. Sedangkan jabatan fungsional merupakan kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian danatau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan PP Nomor 12 Tahun 2002, dalam melakukan usul KP fungsional, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, diantaranya yaitu : 1. Salinanfotocopy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir. 2. Salinanfotocopy sah keputusan dalam pangkat terakhir. 3. Fotocopy daftar penilaian prestasi kerjaDP-3 dalam 2 dua tahun terakhir. 4. Asli penetapan angka kredit bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional tertentu. Berdasarkan observasi, wawancara, dan kuesioner, prosedur sistem yang berjalan untuk proses pengusulan KP fungsional, dapat dilihat pada Gambar 12. Alur birokrasi yang terlihat dalam Gambar 12 terdapat dua bagian. Bagian pertama adalah internal process yaitu proses-proses yang dilakukan di dalam instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti dari UPT ke unit kerja eselon II, kemudian dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian Eselon I. Bagian kedua adalah external process yaitu proses-proses yang dilakukan di luar instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti Biro Kepegawaian Kementerian 73 Pertanian Kementan, Badan Kepegawaian Negara BKN, dan Sekretariat Negara Setneg. Pada Gambar 12 dapat dilihat urutan pengusulan kenaikan pangkat fungsional yang dimulai dari BKN sebagai instansi external process. BKN membuat surat permintaan kepada semua instansi pusat dan daerah yang ditujukan kepada pejabat pengelola kepegawaian instansi pusat dan daerah termasuk juga Kementerian Pertanian Kementan dalam hal ini adalah Menteri Pertanian Mentan. Selanjutnya Mentan mendisposisikan ke Biro OK Kementan melalui Sekretaris Jenderal Setjen Kementan. Selanjutnya Biro OK Kementan menindaklanjuti surat permintaan dari BKN dengan membuat surat permintaan usulan KP ke semua instansi eselon I lingkup Kementerian Pertanian diantaranya adalah Badan Litbang Pertanian. Surat tersebut ditujukannya kepada Kepala Bagian yang menangani pengelolaan kepegawaian di setiap instansi eselon I. Kemudian Bagian Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian menindaklanjuti surat dari Biro OK Kementan dengan membuat surat permintaan kepada Kepala Bagian yang menangani kepegawaian di unit kerja eselon II lingkup Badan Litbang Pertanian. Unit kerja eselon II kemudian menindaklanjuti dengan membuat surat permintaan usulan KP dari Badan Litbang Pertanian kepada Kepala UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing yang selanjutnya disampaikan kepada pengelola kepegawaian di UPT dan diinformasikan kepada tenaga fungsional terkait. Setelah mendapat informasi dari pengelola kepegawaian di UPT masing- masing, pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan KP ke pengelola kepegawaian di unit kerja dan UPT masing-masing. Namun ada beberapa responden yang menyatakan bahwa pengusulan KP fungsional dilakukan oleh instansi pejabat fungsional di UPT. Hal ini dikarenakan bahwa pengelola kepegawaian di UPT sudah dapat mengetahui pejabat fungsional yang akan naik pangkat melalui penilaian angka kredit PAK terakhir. Kemudian pengelola kepegawaian memberikan informasi KP kepada pejabat fungsional di UPT masing-masing. Keseluruhan proses KP memakan waktu yang cukup lama yaitu lebih kurang 11 sampai 12 bulan. 74 5 –14 hari 3 hari – 2 minggu 3 hari – 1 minggu 1 2 4 5 6 7 8 9 10 11 Menginformasikan ke yang bersangkutan 1 –7 hari Pengajuan berkas usulan KP dimulai dari pejabat fungsional yang mengusulkan KP ke pengelola kepegawaian UPT. Kemudian diverifikasi oleh petugas kepegawian di UPT. Apabila ada kekurangan berkas, petugas kepegawaian UPT menginformasikan kepada pejabat fungsional terkait untuk segera melengkapi berkas usulan KP tersebut. Setelah berkas usulan KP sudah lengkap kemudian berkas dikirimkan ke unit kerja eselon II dengan persetujuan dari pimpinan UPT. Sebagian besar responden menjawab bahwa proses penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas di UPT memakan waktu 20 hari bahkan ada yang sampai 30 hari. Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II selanjutnya menerima berkas usulan KP dari UPT. Berkas tersebut diverifikasi kelengkapannya. Responden di unit kerja eselon II menyatakan bahwa proses verifikasi berkas di unit kerja eselon II memakan waktu 3 hari sampai 1 minggu. Apabila ternyata terdapat kekurangan berkas, pengelola kepegawaian unit kerja eselon II menginformasikan ke UPT External process Pengelola Kepegawaian Pusat Eselon II Pengelola Kepegawaian UPT Pengelola Kepegawaian Badan Litbang Pertanian Eselon I Pengelola Biro Kepegawaian Kementerian Pertanian Badan Kepegawaian NegaraBKN Pejabat Fungsional 3 Sekretariat Negara Setneg Melakukan verifikasi berkas usulan Melakukan verifikasi berkas usulan Internal process Gambar 12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti. 75 yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangannya melalui telpon dan surat, sehingga memakan waktu lagi lebih kurang 1 minggu. Setelah semua berkas usulan KP dari UPT sudah lengkap, selanjutnya berkas dikirim ke Badan Litbang Pertanian. Berkas usulan KP kemudian diterima di Badan Litbang Pertanian. Proses selanjutnya adalah petugas kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas yang diusulkan dari semua unit kerja eselon II lingkup Badan Litbang Pertanian. Jika terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka berkas dikembalikan ke unit kerja eselon II masing-masing. Dari unit kerja eselon II kemudian kekurangan berkas tersebut disampaikan ke UPT dan ke yang bersangkutan secara berjenjang. Namun apabila berkas sudah lengkap, maka langkah selanjutnya Badan Litbang Pertanian melakukan pengetikan nota persetujuan BKN dan membuat surat pengantar pengiriman berkas usulan KP ke Biro OK Kementan dengan persetujuan dari pimpinan Badan Litbang Pertanian. Waktu pengiriman berkas usulan dari Badan Litbang Pertanian ke Biro OK Kementan memakan waktu 3 hari sampai dengan 1 minggu dengan catatan berkas sudah lengkap semua. Apabila masih terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka waktu yang dibutuhkan untuk memproses bertambah lagi. Biro OK Kementan akan meverifikasi berkas dan nota persetujuan BKN yang dikirim dari Badan Litbang Pertanian. Setelah berkas sudah lengkap selanjutnya Biro OK Kementan mengirim berkas ke BKN beserta nota persetujuan dari BKN untuk semua golongan. Setelah nota persetujuan disetujui oleh BKN, maka nota persetujuan KP sampai golongan IIIb dikirim ke Biro OK Kementan oleh BKN. Biro OK Kementan selanjutnya mengirim nota persetujuan BKN sampai golongan IIIb ke unit kerja eselon I dalam hal ini Badan Litbang Pertanian untuk dibuatkan SK KP yang ditandatangani oleh Kepala Badan Litbang Pertanian, sedangkan untuk golongan IIIc sampai IVb langsung dibuatkan SK KP oleh Biro OK Kementan setelah mendapat persetujuan dari BKN dan selanjutnya disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Badan Litbang Pertanian kemudian menyampaikan SK KP yang sudah terbit ke unit kerja eselon II, UPT dan yang bersangkutan secara berjenjang. Untuk usulan KP golongan IVc ke atas, disamping nota persetujuan BKN, BKN juga membuat nota 76 pertimbangan untuk disampaikan ke presiden melalui Setneg. Setelah nota pertimbangan disetujui oleh Presiden, selanjutnya Setneg membuat SK KP golongan IVc ke atas yang ditandatangani oleh Presiden Republik Indonesia RI. Dari mekanisme pengusulan kenaikan pangkat fungsional di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan kenaikan pangkat fungsional. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 13 berikut: Gambar 13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat fungsional. 77 Proses Bisnis Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional Pembebasan sementara merupakan pembebasan seorang PNS dari jabatan fungsional yang diembannya selama jangka waktu tertentu. Dengan adanya pembebasan sementara berarti yang bersangkutan kehilangan hak atas tunjangan fungsional, namun angka kredit terakhir yang dimilikinya masih tetap berlaku. Sedangkan hak atas gaji dan tunjangan yang lainnya selain tunjangan fungsional tetap dibayarkan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku. Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai tenaga fungsional sejumlah 2.581 orang sebagai penggerak utama dalam penelitian dan pengembangan pertanian. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi Badan Litbang Pertanian, sampai saat ini jumlah tenaga fungsional yang terbesar adalah peneliti yaitu sejumlah 1.634 orang. Kemudian diikuti oleh tenaga fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan litkayasa, penyuluh, pustakawan, perekayasa, arsiparis, pranata komputer, analis kepegawaian, pranata kehumasan, statistisi, dan perencana. Oleh sebab itu dalam penelitian ini yang akan diambil sebagai sampel adalah pejabat fungsional peneliti, karena memiliki jumlah tenaga yang cukup besar dan sebagai penggerak utama dalam penelitian di bidang pertanian. Komposisi jumlah tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian Badan Litbang Pertanian 2009 No. Nama Jabatan Fungsional Jumlah Persentase 1. Peneliti 1.634 63,31 2. Teknisi Litkayasa 571 22,12 3. Penyuluh Pertanian 206 7,98 4. Pustakawan 86 3,33 5. Perekayasa 32 1,24 6. Arsiparis 25 0,97 7. Pranata Komputer 9 0,35 8. Analis Kepegawaian 5 0,19 9. Pranata Kehumasan 9 0,35 10. Statistisi 3 0,12 11. Perencana 1 0,04 Jumlah 2.581 100 78 Dalam memproses pembebasan sementara dari jabatan fungsional, tidak terlepas dari aturan-aturan yang terkait. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia LIPI Nomor 06E2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147KpBPPTV2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan litkayasa dan angka kreditnya. Selain itu peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54PermentanOT.210112008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 yang mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian. Kemudian keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132 KEPM.PAN122002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya. Berdasarkan peraturan-peraturan tersebut di atas, secara umum pejabat fungsional dapat dibebaskan sementara dari jabatannya apabila tidak memenuhi ketentuan yang berlaku. Ketentuan tersebut diantaranya adalah : 1. Kurang angka kredit. 2. Dijatuhi hukuman disiplin PNS. 3. Cuti diluar tanggungan negara. 4. Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan. 5. Ditugaskan diluar jabatan fungsional dan satuan organisasi penelitian dan pengembangan. 6. Ditugaskan sebagai pejabat struktural. Di dalam pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang Pertanian tahun 2007, untuk mengajukan usulan pembebasan sementara, diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan-persyaratan tersebut adalah : 1. Surat pengantar dari unit kerja Eselon II. 79 1 2 3 4 5 2. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir yang dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 3. Foto copy SK pangkat terakhir dan dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 4. Foto copy penetapan angka kredit PAK terakhir yang telah dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 5. Foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara, diantaranya adalah surat teguran kurang angka kredit, surat tugas belajar, surat pengangkatan dalam jabatan struktural, dan surat cuti diluar tanggungan negara. Secara umum manajemen proses pembebasan sementara jabatan fungsional dapat dilihat seperti Gambar 14. Keterangan : 1 Waktu yang diperlukan dalam penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas adalah 10 hari. 2 Waktu yang diperlukan dalam verifikasi dan pengiriman berkas usulan dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian adalah 1 – 2 minggu. 3 Usulan disampaikan dari Badan Litbang Pertanian ke Kementerian Pertanian Kementan sekitar 2 minggu. 4 Usulan dari Kementan ke Badan Kepegawaian Negara BKN untuk mendapat persetujuan sekitar 2 bulan. 5 Proses usulan dari BKN ke Sekretariat Negara Setneg sekitar 2 bulan. Unit Kerja UPT Unit Kerja Eselon II Badan Litbang Pertanian Kementan BKN Setneg = Proses pengusulan pembebasan sementara = Proses permintaan kelengkapan berkas dan pengiriman SK pembebasan sementara Gambar 14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007. 80 Berdasarkan keterangan Gambar 14 di atas, maka proses pengusulan pembebasan sementara dari jabatan fungsional memakan waktu cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan. Waktu tersebut belum termasuk proses pengiriman kembali SK pembebasan sementara jabatan fungsional yang sudah terbit sehingga secara keseluruhan dapat mencapai lebih dari 6 bulan. Dari mekanisme pengusulan pembebasan sementara di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan pembebasan sementara. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 15 berikut: Gambar 15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan fungsional peneliti. 81 Proses Bisnis Aktif Bekerja Kembali Ketentuan tentang keputusan Aktif Bekerja Kembali ABK diterbitkan oleh pejabat eselon I dalam hal ini Menteri Pertanian Mentan atau pejabat yang diberi kewenangan untuk hal tersebut. SK ABK akan diterbitkan apabila pejabat fungsional tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Telah menjalani masa hukuman disiplin PNS. 2. Telah selesai menjalani cuti di luar tanggungan negara. 3. Telah selesai tugas belajar. 4. Telah selesai menjabat struktural baik di dalam maupun di luar satuan organisasi Badan Litbang Pertanian. 5. Telah kembali tugas dalam satuan organisasi penelitian dan pengembangan. Dalam pengusulan ABK terdapat beberapa persyaratan. Persyaratan yang diperlukan antara lain : 1. Surat pengantar dari unit kerja eselon II atau UPT. 2. Foto copy SK pangkat terakhir yang telah dilegalisir. 3. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir dilegalisir. 4. Foto copy SK tugas belajarjabatan strukturalcuti diluar tanggungan negara dan lain-lain yang menyebabkan dibebaskan sementara dilegalisir. 5. Foto copy ijazah yang dilegalisir aslibasah, apabila yang bersangkutan tugas belajar. 6. Penilaian Angka Kredit PAK terakhir yang telah dilegalisir Sekretaiat Badan Litbang 2007. SK ABK mempunyai beberapa fungsi diantaranya adalah untuk mencairkan kembali tunjangan fungsional sesuai jabatan fungsional terakhir. Selain itu juga digunakan sebagai kelengkapan berkas untuk usulan SK aktif dari jabatan fungsional. Dalam mengusulkan ABK harus melalui beberapa prosedur. Prosedur mekanisme usulan ABK dapat dilihat pada Gambar 16. Berdasarkan alur pengusulan ABK tersebut, maka SK ABK dapat diterbitkan dalam jangka waktu sekitar 5 sd 6 bulan bahkan lebih. 82 Keterangan : 1 Waktu pengumpulan dan pengiriman berkas dari UPT ke unit kerja eselon II memakan waktu 10 hari. 2 Proses dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian sekitar 1 – 2 minggu. 3 Dari Badan Litbang Pertanian ke Kementan sekitar 2 minggu. 4 Dari Kementan kembali ke Badan Litbang Pertanian sekitar 2 – 6 bulan Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007. Dari mekanisme pengusulan aktif bekerja kembali di atas, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan ABK. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 17. Work flow diagram pada Gambar 16 memperlihatkan bahwa urutan proses pengusulan ABK dilakukan hanya sampai di Biro OK Kementan. Hal ini dikarenakan adanya kewenangan Menteri Pertanian Mentan dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil PNS yang dituangkan dalam Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003. Namun walaupun Mentan mempunyai kewenangan dalam hal tersebut di atas, pertinggal tembusan SK ABK tetap disampaikan kepada instansi terkait diantaranya adalah BKN. Pertinggal SK ABK ke BKN dimaksudkan untuk menginformasikan kepada BKN bahwa yang bersangkutan sudah diaktifkan kembali dalam bekerja, Unit Kerja UPT Unit Kerja Eselon II Badan Litbang Pertanian Kementan 1 4 2 3 = proses pengusulan ABK pejabat fungsional = proses pengiriman SK ABK pejabat fungsional yang sudah terbit Gambar 16 Mekanisme pengusulan ABK Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007. 83 sehingga apabila yang bersangkutan mengajukan proses administrasi kepegawaian yang lain BKN tidak akan mempermasalahkannya. Proses ABK merupakan suatu proses pengaktifan kembali bagi seorang pegawai dalam bekerja setelah dibebaskan dari jabatannya. Pengaktifan yang dimaksud adalah aktif dalam bekerja, bukan aktif dalam jabatan fungsionalnya. Oleh karena itu proses pengaktifan dalam bekerja bagi pegawai dilakukan oleh pembina kepegawaian pusat di instansi terkait dalam hal ini adalah Menteri Pertanian. SK ABK ini digunakan untuk mencairkan atau mengaktifkan kembali tunjangan fungsional. Setelah yang bersangkutan mendapat SK ABK, maka tenaga fungsional tersebut mengajukan ke pengelola kepegawaian UPT untuk mengaktifkan tunjangan fungsionalnya ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara KPPN. KPPN kemudian memproses berdasarkan SK ABK dimaksud. Gambar 17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional. 84 Proses Bisnis Pengusulan Tugas Belajar Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai penghasil inovasi pendorong pembangunan pertanian nasional, Badan Litbang Pertanian perlu didukung oleh sumber daya manusia SDM yang bermutu. Peningkatan mutu SDM tersebut dilakukan melalui pelatihan jangka panjang dan jangka pendek secara terencana, konsisten, dan terus menerus dengan mempertimbangkan dinamika perubahan lingkungan strategis pembangunan nasional. Pengertian tugas belajar di dalam Badan Litbang Pertanian merupakan suatu tugas yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian kepada PNS di UK dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menuntut ilmu, mendapatkan pendidikan atau keahlian di dalam atau luar negeri yang ditempuh paling sedikit dalam waktu 1 tahun. Program ini diwujudkan dalam bentuk program Doktor S3, Master S2, Sarjana S1, Diploma 3 D3, atau Diploma 2 D2 Badan Litbang Pertanian 2007. Tujuan dari program ini adalah selain untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai, juga untuk meningkatkan dedikasi, motivasi, dan kreativitas. Selain itu juga untuk meningkatkan kemampuan penalaran ilmu, teknologi, dan manajemen. Program tugas belajar juga sebagai media pemberian penghargaan kepada pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian yang berprestasi. Dalam mengusulkan tugas belajar harus sesuai dengan tata cara atau persyaratan yang berlaku. Namun dalam kondisi khusus, calon yang tidak memenuhi persyaratan dapat diusulkan dengan justifikasi yang kuat dari kepala UKUPT. Persyaratan yang terdapat di Badan Litbang Pertanian terdiri dari 2 dua hal yaitu persyaratan umum dan persyaratan khusus. Persyaratan calon petugas belajar yang bersifat umum adalah : a. PNS yang mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 2 dua tahun sejak diangkat sebagai pegawai negeri penuh. b. Menyerahkan salinan ijazah dan transkrip yang telah disahkan oleh instansi yang berwenang. c. Menyerahkan salinan SK pengangkatan sebagai PNS. d. Menyerahkan daftar riwayat hidup DRH. e. Mendapat rekomendasi dari pimpinan UK atau UPT yang bersangkutan. 85 f. Menyerahkan surat perjanjian tugas belajar yang menyebutkan kesediaannya untuk kembali ke UK semula atau ditempatkan di UK lain lingkup Badan Litbang Pertanian. g. Tidak dalam proses pemeriksaan dalam rangka pelaksanaan peraturan disiplin pegawai. Selain persyaratan umum, terdapat juga peraturan khusus. Persyaratan khusus tersebut untuk masing-masing jenjang pendidikan berbeda-beda, yaitu : a. Untuk program D2 dan D3 : 1 Minimal berijazah SLTA atau yang sederajat, 2 Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir. b. Untuk program S1 : 1 Program ini hanya untuk pejabat fungsional terampil dan staf manajemen. 2 Minimal berijazah D2 atau D3 atau sedang mengikuti program S1 di semester 5. 3 Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir. c. Untuk program S2 : 1 Minimal berijazah S1 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B. 2 Berumur maksimal 40 tahun pada hari ulang tahun terakhir. 3 Telah memiliki jabatan fungsional peneliti. 4 Khusus untuk calon peneliti harus mempunyai karya ilmiah yang sudah diterbitkan pada jurnal terakreditasi. 5 Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan bidang tugasnya. d. Untuk program S3 1 Minimal berijazah S2 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B. 2 Berumur maksimal 45 tahun pada hari ulang tahun terakhir. 3 Telah memiliki jabatan fungsional peneliti. 4 Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan bidang tugasnya Badan Litbang Pertanian 2007. Dalam mengusulkan calon petugas belajar terdapat mekanisme yang harus dilalui. Mekanisme tersebut dapat dilihat pada Gambar 18 berikut : 86 Keterangan Gambar 18: 1 Badan Litbang Pertanian membuat surat pendaftaran calon petugas belajar kepada unit kerja eselon II. 2 Unit kerja eselon II menindaklanjuti surat dari Badan Litbang Pertanian ke UPT. 3 UPT mengirimkan daftar calon peserta yang telah diseleksi kepada unit kerja eselon II yang bersangkutan. 4 Unit kerja eselon II merekap, dan menyeleksi semua usulan dari UPT dan mengirimkan calon peserta yang telah diseleksi kepada Badan Litbang Pertanian Sekretaris BadanKetua Komisi Pembinaan Tenaga KPT. 5 Setelah diolah dan diseleksi di Badan Litbang Pertanian oleh tim KPT, hasil seleksi calon petugas belajar dikirimkan ke unit kerja eselon II. 6 Unit kerja eselon II menindaklanjuti hasil seleksi calon petugas belajar kepada UPT. Dalam menyeleksi calon petugas belajar, tim KPT mempunyai beberapa kriteria penyeleksian, diantaranya adalah : 1. Kondisi UK, dilihat dari kinerja, program, dan SDM yang tersedia. 2. Prioritas diberikan pada disiplin-disiplin ilmu penting yang diperlukan tetapi sedikit peminatnya. 3. Nilai Mutu Rata-rata NMR. Untuk program S2 NMR yang diperlukan paling sedikit 2,75 skala 0-4 dan 6,25 skala 1-10. Sedangkan untuk program S3 Unit Kerja UPT Unit Kerja Eselon II Badan Litbang Pertanian 1 2 3 4 5 6 = Proses pengusulan tugas belajar dari UPT dan unit kerja eselon II = Proses pengiriman SK tugas belajar yang sudah selesai = Permintaan surat usulan tugas belajar ke UPT dan Unit Kerja UK Gambar 18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian Badan Litbang Pertanian, 2007. 87 NMR yang diperlukan adalah 3,25. Besarnya angka NMR ini disesuaikan dengan persyaratan yang ditentukan oleh perguruan tinggi penyelenggara. 4. Bagi calon peserta program tugas belajar di luar negeri memiliki nilai TOEFL serendah-rendahnya 500. Dari alur kerja usulan tugas belajar di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan calon petugas belajar. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 19 berikut: Gambar 19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar. 88

4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture

Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Kenaikan Pangkat Pada proses bisnis yang ada sekarang membutuhkan waktu cukup lama dari tahap pengumpulan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan SK kenaikan pangkat KP. Dari hasil kuesioner menyatakan bahwa secara keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengusulan KP adalah 11 sampai 12 bulan. Berdasarkan hasil survei dan kuesioner dari responden, proses bisnis kenaikan pangkat yang diinginkan adalah proses kenaikan pangkat fungsional yang cepat, efektif dan efisien. Responden menginginkan adanya sistem dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan sebagaimana yang terlihat dalam Tabel 11. Tabel 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 151 84,83 monitoring usulan KP Tidak : 24 13,48 Fungsional Abstain : 3 1,69 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 109 61,24 memonitornya Datang ke instansi : 24 13,48 Secara elektronik : 39 21,91 Abstain : 6 3,37 3 Jika Tidak, apa yang Menunggu hasil : 25 14,04 dilakukan Membiarkan saja : 6 3,37 Abstain : 147 82,58 4 Apakah perlu sistem Ya : 168 94,38 monitoring usulan KP Tidak : 3 1,69 online Abstain : 7 3,39 5 Jika Ya, apakah fisik Ya : 141 79,21 berkas masih perlu dikirim Tidak : 20 11,24 Abstain : 17 9,55 6 Waktu keseluruhan dalam 1-2 bulan : 4 2,25 proses KP fungsional 3-4 bulan : 17 9,55 5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan : 15 8,43 9-10 bulan : 10 5,62 11-12 bulan : 59 33,15 12-24 bulan : 3 1,69 1 th : 20 11,24 20 bulan : 1 0,56 15 bulan : 1 0,56 89 No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase 24 bulan2 tahun : 7 3,93 6-12 bulan : 1 0,56 12 - 18 bulan : 1 0,56 Tidak tentu : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Abstain : 3 1,69 Dari Tabel 11 di atas, sebagian besar responden yaitu 84,83 mengikuti proses monitoring proses usulan KP. Namun 61,24 dari responden masih menggunakan sistem manual dalam memonitor proses usulan KP yaitu dengan menanyakan ke pengelola kepegawaian secara berjenjang. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Hal ini sesuai dengan keinginan responden yaitu 94,38 menyatakan bahwa perlu adanya sistem informasi monitoring proses usulan KP secara online sehingga diharapkan responden dapat mengetahui langsung dan dapat mempercepat proses usulan KP yang diajukan. Sebagian besar responden 79,21 menyatakan bahwa untuk kelengkapan berkas disamping dapat dikirim secara elektronik, berkas juga tetap dikirim secara manual. Hal ini dikarenakan kelengkapan berkas yang dikirim untuk proses administrasi kepegawaian harus dilegalisir dan ditandatangani secara sah atau asli oleh pejabat yang berwenang. Disamping itu fisik berkas juga digunakan sebagai bukti keabsahan dokumen yang dikirim. Berdasarkan keinginan responden tersebut, maka perlu dirancang proses usulan dan monitoring KP secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 20. Pada Gambar 20, terlihat bahwa proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja UK eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukan data usulan kenaikan pangkat ke sistem SIMPEG online. 90 Bersamaan dengan proses input data usulan KP fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan KP fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian atau SIMPEG online. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan KP fungsional ke dalam sistem dengan format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II dapat mengunduh file yang telah dikirim. Gambar 20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional. 91 Proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian. Pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian masih menggunakan fisik berkas yang sah yang telah dilegalisir. Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan tersebut. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan KP fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan KP fungsional ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Proses pengusulan dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK eselon II. Selanjutnya masing-masing UK eselon II memverifikasi kelengkapan berkas usulan. Apabila terjadi kekurangan kelengkapan, maka pengelola kepegawaian eselon II dapat memasukkan kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke web database yang tujuannya agar semua pegawai dan pengelola kepegawaian di lingkup UK eselon II dan UPT masing-masing dapat mengetahui kekurangan berkas yang harus dilengkapi pada waktu kapan saja dan dimana saja. Jika kelengkapan berkas sudah lengkap, proses selanjutnya adalah 92 setiap eselon II mengkompilasi usulan dari UPT masing-masing dan mengirimkan usulan dan berkas usulan tersebut ke Badan Litbang Pertanian baik melalui web database maupun secara manual. Begitu juga di Badan Litbang Pertanian eselon I, setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian, Kementerian Pertanian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengecek berkas yang dikirim secara elektronik. Apabila tidak ada pada berkas elektronik maka langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK eselon II maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas proses usulan administrasi kepegawaian tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari hasil input yang dilakukan oleh pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Setelah alur kerja dapat didefinisikan, selanjutnya adalah menentukan fungsi apa saja yang terdapat pada program proses usulan administrasi kepegawaian yang akan dibuat. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Pembebasan Sementara Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner bahwa pada proses bisnis usulan pembebasan sementara yang tersedia, memakan waktu cukup lama yaitu 5 sampai 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan SK pembebasan sementara dari jabatan fungsional, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 12. Sebagian besar responden 32,02 mengikuti proses monitoring usulan pembebasan sementara. namun proses monitoring 93 dimaksud dilakukan secara manual oleh sebab itu responden menginginkan adanya sistem monitoring secara online 52,81. Responden juga menginginkan adanya proses pembebasan sementara jabatan fungsional yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Tabel 12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara No. Uraian Jawaban Jml Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 57 32,02 monitoring pembebasan Tidak : 45 25,28 Sementara Abstain : 76 42,70 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 48 26,97 memonitornya Datang ke instansi terkait : 6 3,37 Elektronik : 4 2,25 Abstain : 120 67,42 3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 37 20,79 Membiarkan : 12 6,74 Abstain : 129 72,47 4 Apakah perlu ada sistem Ya : 94 52,81 monitoring pembebasan Tidak : 2 1,12 sementara secara online Abstain : 82 46,07 5 Apakah berkas fisik masih Ya : 72 40,45 diperlukan Tidak : 17 9,55 Abstain : 89 50 6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 10 5,62 keseluruhan proses 3-4 bulan : 21 11,80 Pembebasan Sementara 5-6 bulan : 33 18,54 7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 1 tahun : 3 1,69 4 tahun : 1 0,56 6 bulan : 1 0,56 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 3 1,69 Abstain : 79 44,38 94 Berdasarkan kebutuhan responden, maka perlu dirancang sistem monitoring proses usulan dan pengiriman berkas usulan pembebasan sementara secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang dapat dilihat pada Gambar 21. Pada Gambar 21, proses pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja UK eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II menginput data usulan kenaikan pangkat ke sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang berbasis web database. Bersamaan dengan proses input data usulan pembebasan sementara fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan secara komputerisasi melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah upload berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke dalam sistem dalam format file pdf dan jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh download file yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan pembebasan sementara fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila secara elektronik dan manual berkas yang 95 dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke UPT masing-masing. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian apabila berkas yang dikirim manual tidak lengkap, sedangkan yang dikirim secara elektronik sudah lengkap, maka kekurangan kelengkapan berkas tersebut dapat diambil secara elektronik dengan menggunakan aplikasi Simpeg online. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Gambar 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional. 96 Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Di tingkat Badan Litbang Pertanian eselon I, setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK eselon II maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Aktif Bekerja Kembali ABK Dalam analisis proses bisnis usulan ABK hampir sama dengan proses bisnis sebelumnya yaitu KP dan pembebasan sementara. Yang membedakan adalah batasan rantai birokrasi yang mengelola proses tersebut yaitu hanya sampai di tingkat Kementan. Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner 16,85 responden menyatakan bahwa pada proses bisnis usulan ABK saat ini, memakan waktu cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga yang bersangkutan menerima hasil Surat Keputusan SK ABK, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 13. Kemudian responden 57,87 menginginkan adanya proses ABK yang cepat, efektif dan 97 efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang disajikan pada Gambar 22. Tabel 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK No. Uraian Jawaban Jml Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 85 47,75 monitoring usulan ABK Tidak : 28 15,73 Abstain : 65 36,52 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 68 38,20 memonitornya Datang ke instansi terkait : 10 5,62 Elektronik : 14 7,87 Abstain : 86 48,31 3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 24 13,48 Membiarkan saja : 8 4,49 Abstain : 146 82,02 4 Apakah perlu ada sistem Ya : 103 57,87 monitoring berkas usulan ABK Tidak : 4 2,25 secara online Abstain : 71 39,89 5 Apakah fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75 Tidak : 15 8,43 Abstain : 78 43,82 6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 5 2,81 keseluruhan proses ABK 3-4 bulan : 26 14,61 5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 24 bulan : 1 0,56 2 tahun : 1 0,56 1 tahun : 5 2,81 Tidak ada batas waktu : 2 1,12 Tidak tahu : 2 1,12 Abstain : 68 38,20 Berdasarkan Gambar 22, dapat dilihat bahwa proses pengusulan ABK dapat dilakukan dengan sistem online yaitu pengelola kepegawaian dapat mengusulkan proses ABK dengan menginput usulan ke sistem online tersebut. 98 Namun disamping pengusulan secara online, berdasarkan hasil kuesioner responden menginginkan berkas fisik usulan juga dapat disampaikan ke unit kerja eselon II dan seterusnya yang memproses usulan ABK. Hal ini dikarenakan karena rantai birokrasi di luar Badan Litbang Pertanian masih menggunakan sistem manual yaitu dengan melihat berkas secara langsung yang sudah dilegalisir oleh atasan sebagai bukti otentik. Proses pengusulan ABK dapat dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja UK eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukkan data usulan ABK ke sistem yang berbasis web database. Gambar 22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali. 99 Bersamaan dengan proses pemasukan data usulan ABK, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan ABK secara elektronik dan manual. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan ABK ke dalam sistem dalam format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II atau Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh file dokumen elektronik yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke instansi yang menaunginya. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan ABK diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan ABK diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Kemudian proses pengusulan dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK eselon II. Namun pada proses pengiriman berkas dilakukan melalui 2 dua jalur yaitu jalur elektronik dan fisik berkas. Pengiriman melalui elektronik yaitu semua dokumen pejabat fungsional yang terkait dimasukkan ke dalam web database sehingga akan mempercepat waktu pengiriman dan lebih ekonomis. Sedangkan pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian 100 masih menggunakan fisik berkas yang sah yang telah dilegalisir. Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK tersebut. Setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas dari UK eselon II, selanjutnya dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK eselon II maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Tugas Belajar Dari kuesioner yang disebar, dihasilkan bahwa sebagian besar responden menjawab bahwa proses usulan tugas belajar harus menunggu surat permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk ketiga proses sebelumnya tidak harus menunggu permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian atau unit eselon II masing-masing. Artinya usulan KP fungsional, pembebasan sementara, dan ABK dapat dilakukan setiap saat asal sudah memenuhi syarat yang telah ditentukan. Namun khusus untuk proses KP fungsional pengusulan dilakukan 2 dua periode yaitu April dan Oktober sehingga untuk pejabat fungsional yang akan naik pangkat dapat mengajukan usulan sebelum April dan Oktober. 101 Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan hasil kuesioner seperti yang dapat dilihat pada Tabel 14 bahwa pada proses bisnis usulan tugas belajar saat ini, memakan waktu 3 sampai 4 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga pengumuman hasil seleksi petugas belajar Badan Litbang Pertanian. Selama ini sebagian besar responden 50 mengikuti proses monitoring usulan tugas belajar secara manual yaitu dengan menanyakan kepada pengelola kepegawaian secara berjenjang baik melalui telepon maupun email. Kemudian 64,04 dari responden menginginkan adanya proses tugas belajar yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat rancangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian tugas belajar yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Tabel 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar No. Uraian Jawaban Jml Persentase 1 Apakah mengikuti proses Ya : 89 50 memonitor berkas Tidak : 35 19,66 Abstain : 54 30,34 2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 73 41,01 Memonitornya Datang ke instansi terkait : 9 5,06 Elektronik : 10 5,62 Abstain : 86 48,31 3 Jika Tidak, apa yang dilakukan Menunggu hasil : 28 15,73 Membiarkan saja : 12 6,74 Abstain : 138 77,53 4 Apakah perlu sistem Ya : 114 64,04 monitoring berkas tugas Tidak : 5 2,81 belajar secara online Abstain : 59 33,15 5 Apakah berkas fisik masih Ya : 99 55,62 perlu dikirim Tidak : 12 6,74 Abstain : 67 37,64 6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 21 11,80 keseluruhan proses Tugas 3-4 bulan : 31 17,42 Belajar 5-6 bulan : 18 10,11 7-8 bulan : 10 5,62 9-10 bulan : 5 2,81 102 No. Uraian Jawaban Jml Persentase 11-12 bulan : 23 12,92 1 tahun : 4 2,25 Tidak tahu : 2 1,12 Tdk ada batas waktu : 2 1,12 3 bulan : 1 0,56 2 tahun : 1 0,56 1 - 2 tahun : 1 0,56 Tidak ingat : 1 0,56 Abstain : 58 32,58 Berdasarkan hasil kuesioner di atas, perlu dilakukan perancangan sistem proses usulan tugas belajar secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 23 berikut: Gambar 23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar. 103 Berdasarkan Gambar 23, proses pengusulan tugas belajar dilakukan oleh pimpinan atau kepala UPT atau unit eselon II setelah mendapat informasi permintaan pengusulan tugas belajar dari unit kerja eselon II masing-masing dan Badan Litbang Pertanian. Proses pengusulan calon petugas belajar diseleksi oleh pimpinan UPT masing-masing sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang berlaku. Kemudian pimpinan UPT memberikan daftar calon petugas belajar ke pengelola kepegawaian untuk dilakukan pemasukan data usulan tugas belajar secara elektronik ke sistem online tersebut. Setelah itu, pengelola kepegawaian UPT menginformasikan kepada pegawai yang telah diseleksi oleh pimpinan UPT bahwa yang bersangkutan diusulkan untuk tugas belajar serta memberitahukan untuk segera melengkapi kelengkapan persyaratan berkas yang telah ditentukan. Setelah berkas sudah lengkap kemudian pengelola kepegawaian UPT memverifikasi berkas tersebut dan mengirim berkas tersebut baik secara fisik maupun elektronik ke unit kerja eselon II masing-masing. Berdasarkan hasil kuesioner, responden menjawab rata-rata waktu yang butuhkan untuk menyiapkan, memverifikasi, mengirim, dan melengkapi kekurangan berkas usulan tugas belajar rata-rata 20 hari. Setelah dikirim ke unit kerja eselon II, kemudian pengelola kepegawaian unit kerja eselon II akan menerima pesan di sistem online tersebut bahwa UPT XYZ telah mengusulkan dan mengirim berkas usulan tugas belajar. Selanjutnya kemudian memverifikasi berkas usulan tugas belajar yang telah masuk ke unit eselon II. Jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian unit eselon II akan memberikan pesan kepada UPT dan pegawai terkait melalui sistem online sehingga diharapkan pengelola kepegawaian UPT dan pejabat fungsional terkait dapat mengetahui kekurangan berkas tersebut secara cepat setiap saat. Setelah berkas lengkap semua langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian unit kerja eselon II mengirim berkas usulan tugas belajar ke tingkat Badan Litbang Pertanian baik secara elektronik maupun secara fisik. Waktu yang dibutuhkan untuk memverifikasi dan mengirim berkas ke Badan Litbang Pertanian adalah 7 hari. Di tingkat Badan Litbang Pertanian proses usulan berkas tugas belajar hampir sama dengan di unit kerja eselon II. Pengelola kepegawaian tingkat Badan 104 Litbang Pertanian akan menerima pesan melalui sistem online bahwa unit kerja eselon II XYZ telah mengirimkan usulan dan berkas tugas belajar. Selanjutnya pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mendownload berkas yang telah dikirim yang kemudian dilakukan juga verifikasi berkas. Jika masih terdapat kekurangan berkas maka dimintakan kekurangannya tersebut ke unit kerja eselon II melalui sistem online tersebut. Apabila sudah lengkap langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengkompilasi dan membuat daftar serta rekap semua usulan calon petugas belajar. Daftar dan rekap tersebut kemudian diserahkan kepada tim komisi pembinaan tenaga KPT untuk diseleksi. Hasil seleksi tersebut kemudian direkomendasikan kepada pimpinan Badan Litbang Pertanian untuk mendapat persetujuan. Setelah disetujui oleh pimpinan Badan Litbang Pertanian, pengelola kepegawaian kemudian membuat surat pengantar ke Menteri Pertanian untuk dapat dibuatkan surat keputusan SK tugas belajar dari Badan Litbang Pertanian oleh Menteri Pertanian.

4.4.3 Information System Architecture