1
I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dirasakan semakin cepat dan pesat sehingga menjadikan suatu organisasi harus bersiap diri dalam
menghadapi persaingan. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara
konvensional tidak lagi memadai Marimin et al. 2006. Setiap organisasi pasti mempunyai sumber daya manusia SDM atau
pegawai yang berfungsi mengelola organisasi tersebut secara baik McLeod Schell 2007. Pegawai merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan dari
suatu organisasi sehingga sistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkin dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan sistemnya. Di
samping itu, pegawai juga merupakan salah satu aset organisasi yang menjadi tulang punggung suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya dan sangat
berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan organisasi. Pegawai juga sebagai penentu dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan demikian kinerja
organisasi akan sangat tergantung pada individu karyawan sebagai pekerja. Oleh sebab itu diperlukan suatu perancangan dan analisis sistem informasi pengelolaan
pegawai yang bertujuan memberikan dan menyiapkan informasi tentang pegawai kepada penentu kebijakan secara cepat, tepat, akurat, dan lengkap Marimin et al.
2006. Pengelolaan pegawai tersebut perlu dilakukan untuk menunjang
pengambilan keputusan bagi pimpinan. Oleh karena itu perlu adanya Sistem Informasi Manajemen di bidang kepegawaian. Sistem Informasi Manajemen
SIM merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi melalui sistem proses transaksi dan menghasilkan laporan-laporan bagi beberapa
pemakai sesuai dengan kebutuhan untuk merencanakan dan mengontrol bisnis proses suatu instansi Satzinger et al. 2007. SIM juga merupakan salah satu hal
yang pokok dalam sistem informasi yang berbasis komputer dan mempunyai tujuan menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua pimpinan dalam
2 suatu perusahaan. Sedangkan sistem informasi SDM adalah konsep sistem
informasi yang digunakan untuk mengelola SDM McLeod Schell 2007. Riset yang telah dilakukan Kim dan Everest 1994 mengusulkan adanya
kebijakan dalam konteks kerangka kerja framework arsitektur sistem informasi SI yang didasarkan dari Zachman framework. Disamping itu juga menghasilkan
beberapa keuntungan dan kendala dalam pengembangan arsitektur SI yang dilakukannya. Menurut Zachman 1997 pengembangan dan pemeliharaan
arsitektur enterprise perlu dilakukan karena akan menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan perusahaan yang berkualitas juga.
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Badan Litbang Pertanian merupakan institusi pemerintah yang memiliki tugas pokok melaksanakan
penelitian dan pengembangan litbang di bidang pertanian dengan fungsi merumuskan kebijakan dan program kegiatan, melaksanakan kegiatan penelitian,
mengembangkan dan mengevaluasi pelaksanaan litbang teknologi tinggi dan tujuan strategis di bidang pertanian, serta melaksanakan administrasi Badan
Litbang Pertanian Badan Litbang Pertanian 2005. Untuk mendukung kelancaran manajemen administrasi pegawai Badan Litbang Pertanian, saat ini Badan Litbang
Pertanian telah menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian SIMPEG secara komputerisasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pegawai dan telah
diimplementasikan di seluruh Unit Kerja UK dan Unit Pelaksana Teknis UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. SIMPEG tersebut juga sejalan dengan program
pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik good governance yaitu melalui e-government. Sistem informasi ini berfungsi untuk mendukung
pelaksanaan kegiatan internal secara elektronis. SIMPEG Badan Litbang Pertanian merupakan salah satu modal dasar dalam
menghasilkan kebijakan yang dilakukan pimpinan di bidang pertanian. Dengan menggunakan SIMPEG dapat menghasilkan informasi tentang pelaku penelitian
sebagai penggerak penelitian yang berkualitas di Badan Litbang Pertanian. SIMPEG juga sebagai pendukung sistem administrasi untuk memotivasi para
peneliti dalam menghasilkan karya-karya ilmiah. Dengan adanya SIMPEG, pengurusan administrasi peneliti seperti kenaikan pangkat atau kenaikan jabatan
3 fungsional dapat dilakukan secara otomatis walaupun masih ada beberapa hal
yang dilakukan secara manual. Meskipun demikian, masih terdapat permasalahan yang dihadapi oleh
SIMPEG Badan Litbang Pertanian diantaranya yaitu pada saat ini pengelolaan SIMPEG masih bersifat konvensional atau stand alone. Kemudian adanya data
yang tersebar di setiap simpul pengelola kepegawaian atau berbasis file, sehingga informasi yang diperoleh sering mengalami keterlambatan dan ketidaktepatan.
Proses pengurusan administrasi pejabat fungsional mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku yang melibatkan banyak unit instansi
terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini
sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja, unit pelaksana teknis, ataupun para pejabat fungsional
bersangkutan yang menginginkan informasi secara akurat, cepat dan tepat. Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus
melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Dalam berbagai kasus, karena kelambatan proses
dan memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi merugikan secara finansial apabila menyangkut harus dihentikannya status jabatan dan
tunjangan fungsional. Proses pengajuan dan pemrosesan administrasi kepegawaian bagi pejabat
fungsional selama ini prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama. Waktu yang diperlukan untuk pengajuan dan proses administrasi kepegawaian tersebut
sampai selesainya Surat Keputusan SK adalah antara 2 sampai dengan 10 bulan Sekretariat Badan Litbang 2007. Hal ini disebabkan adanya proses usulan dan
pengumpulan kelengkapan berkas usulan dilakukan secara manual. Namun dalam kenyataannya pemrosesan administrasi kepegawaian tersebut memakan waktu
lebih dari 2 sampai 10 bulan. Untuk proses KP fungsional kenyataannya memerlukan waktu 11 – 12 bulan sampai terbitnya SK. Proses usulan pembebasan
sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional memakan waktu 5 – 6 bulan sampai terbit SK. Sedangkan untuk proses usulan tugas belajar
membutuhkan waktu antara 3 – 4 bulan.
4 SIMPEG yang ada sekarang ini belum bisa memperlihatkan secara
transparan proses administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional. Data yang terekam hanya sebatas data pegawai dan data riwayat pegawai. Sedangkan
kebutuhan data yang berkaitan dengan infomasi proses administrasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat fungsional, pendidikan bagi tenaga peneliti, pembebasan
sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional belum terdapat pada aplikasi SIMPEG yang tersedia. Hal ini akan menjadi pertanyaan bagi peneliti
dalam memperoleh informasi, sudah sejauh mana proses berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirimkan ke pengelola kepegawaian.
Karena selama ini proses-proses administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama. Oleh sebab itu perlu adanya aplikasi SIMPEG online yang mencakup
informasi proses administrasi kepegawaian terutama proses kenaikan pangkat, pendidikan atau tugas belajar bagi peneliti, pembebasan sementara, dan aktif
bekerja kembali dari jabatan fungsional. Penerapan pengembangan aplikasi SIMPEG online ini selanjutnya
memerlukan adanya upaya untuk memaksimalkan pemanfaatan aplikasi tersebut. Selama ini banyak aplikasi yang dikembangkan namun pengguna tidak
memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan dengan baik, karena kurang adanya penjelasan dan pendekatan kepada pengguna untuk memanfaatkan aplikasi
yang telah dikembangkan. Dengan demikian perlu dilakukan adanya stategi dan upaya-upaya agar aplikasi ini dapat dioperasionalkan dengan baik.
Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan
terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi namun terintegrasi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Pada penelitian ini, dilakukan
implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang
Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan
kebijaksanaan dan pembinaan jabatan fungsional. Untuk menghasilkan rancangan arsitektur sistem informasi yang baik, maka perlu adanya suatu kerangka kerja
5 framework yang digunakan. Salah satu framework dalam enterprise
architecture adalah the open group architecture framework TOGAF. Pengolahan secara online dirancang sebagai aplikasi terpusat centralized
application yang akan diakses dari UKUPT sehingga data dapat terintegrasi. Dengan adanya sistem secara online, memungkinkan setiap pegawai untuk dapat
mengakses informasi secara fleksibel, tanpa terbatas waktu dan tempat. Pegawai juga dapat memonitor proses usulan administrasi kepegawaiannya sehingga dapat
diketahui status perkembangan usulan administrasi kepegawaian tersebut, dan mempercepat serta mempermudah proses usulan administrasi kepegawaian.
SIMPEG secara online ini juga diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses pengusulan administrasi kepegawaian. Pengusulan dan
proses usulan Kenaikan Pangkat KP fungsional dapat dilakukan secara elektronik dengan memasukkan data usulan tersebut ke database SIMPEG online
dari UKUPT. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional yang dapat dilakukan
dengan menggunakan SIMPEG online tersebut. Dengan demikian diharapkan waktu pengusulan dan pemrosesan yang biasanya memakan waktu yang cukup
lama dapat dipercepat lagi. Berkas usulan administrasi kepegawaian diharapkan sudah diaplikasikan
secara elektronik atau paperless. Dalam pengumpulan berkas usulan KP fungsional, tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali
pejabat fungsional diharapkan sudah dapat dikirim melalui database SIMPEG online ini sehingga pengumpulan berkas akan lebih efektif dan efisien.
1.2 Perumusan Masalah
Kategori