Rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian dengan metode the open group architechture framework (TOGAF)

MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE

THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK

(TOGAF)

ABDUL AZIZ

SEKOLAH PASCASARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2011

INFORMASI

Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.

Bogor, Januari 2011

Abdul Aziz NIM G651080061

ABDUL AZIZ. The Design and development of Human Resources Management System using The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Under direction of MEUTHIA RACHMANIAH and HARI AGUNG ADRIANTO.

The personnel administration process for functional staff follow bureaucratic procedures that is time consuming and often difficult to monitor. Further, the process will be prolonged if the process is handled manually. These conditions are often limit staff managers at unit level, technical implementation unit (UPT), or functional staff who need the information timely in a precise and accurate format. Manual handling cannot support the information speed, because staff have to manually track file(s) or documents in the chain of bureaucracy that is complex and tedious. Delays in the process of obtaining such information could lead to adverse consequences in financial terms if for instance the termination in functional status and monthly salary occurred. One solution to this problem is to develop an online personnel information system (SIMPEG) to accelerate personnel information services. The Design of the online SIMPEG development utilized the method of open group architecture framework (TOGAF) while the system development implemented prototype method. Further the prototype is tested using developed questionnaires. In general the results of this study contribute to personnel information service acceleration. The promotions process (KP) was accelerated to 66.67% i.e. from 11-12 months to 4-3 months. Personnel time off and personnel reinstated (ABK) also accelerated by 66.67% that is previously taken 5-6 months to 2 months. While the process of scholarship approval was accelerated by 50% compared to the old system which was 3-4 months to 2 months.

Keywords: Design and development of system, Simpeg, enterprise architecture, TOGAF

ABDUL AZIZ. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Dibimbing oleh MEUTHIA RACHMANIAH dan HARI AGUNG ADRIANTO.

Proses pengurusan administrasi kepegawaian di pemerintahan mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku dan melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja (UK), unit pelaksana teknis (UPT), ataupun para pejabat fungsional bersangkutan yang menginginkan informasi secara mudah, cepat dan tepat. Dalam proses pengajuan dan pemrosesan kenaikan pangkat (KP) fungsional pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu antara 11 sampai 12 bulan. Sedangkan proses tugas belajar bagi pegawai dari mulai usulan sampai dengan pengumuman hasil seleksi memakan waktu sekitar 3 sampai 4 bulan.

Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Dalam penelitian ini, diusulkan implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan pembinaan jabatan fungsional.

Dalam penelitian ini terdapat beberapa metode yang digunakan. Metode untuk pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan kuesioner. Metode yang digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem adalah The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Sedangkan dalam pengujian sistem dilakukan juga dengan metode kuesioner.

Landasan dasar dalam perancangan arsitektur enterprise diperoleh dengan mempelajari pustaka dan literatur terkait untuk menunjang pengembangan arsitektur enterprise diantaranya adalah profil organisasi, landasan organisasi (visi dan misi organisasi), struktur organisasi, tujuan dan sasaran organisasi, strategi dan kebijakan teknologi informasi, serta peraturan yang terkait dengan proses bisnis kepegawaian. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural dan staf di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Pendistribusian kuesioner dilakukan kepada pengelola kepegawaian dan peneliti di beberapa unit pelaksana teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian di Bandung, Semarang, Malang, Pekanbaru, Manado, Makassar, dan Denpasar. Hasil dari pengumpulan data diperoleh waktu

Untuk proses kenaikan pangkat fungsional mencapai 11 -12 bulan, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali mencapai 5 -6 bulan, dan untuk proses tugas belajar mencapai waktu 3 – 4 bulan.

Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan hasil kuesioner, ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja (UK) dan UPT sudah cukup memadai. Rata-rata komputer yang dimiliki oleh pengelola kepegawaian UK dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4 yang berjumlah antara 2 – 4 komputer. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan jaringan internet. Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server. Sedangkan perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word, dan Power Point dan perangkat lunak bahasa pemrograman yaitu Visual FoxPro, Microsoft Access, dan PHP untuk membuat web. Pengelolaan database pegawai telah dilakukan di masing-masing UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dengan menggunakan aplikasi SIMPEG versi Windows. Aplikasi tersebut telah dibangun sejak tahun 1995 dan telah mengalami beberapa perubahan. Secara berjenjang data pegawai tersebut digabung menjadi satu database di tingkat Badan Litbang Pertanian. Adapun SDM yang menangani database dimaksud pada setiap UPT berjumlah 1 orang, sehingga harus bergantung pada orang tersebut.

Rancangan dan analisis sistem dilakukan berdasarkan hasil proses bisnis di Badan Litbang Pertanian yang berkaitan dengan pengelolaan kepegawaian. Hasil dari rancangan tersebut bahwa adanya kebutuhan sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara cepat yaitu dengan sistem online. Disamping itu juga untuk kelengkapan berkas dapat disampaikan dengan menggunakan sistem online. Namun demikian, mengingat proses administrasi kepegawaian di luar Badan Litbang Pertanian masih memerlukan fisik berkas usulan, maka proses pengusulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian secara manual masih diperlukan.

Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian.

Arsitektur aplikasi dibuat berdasarkan kebutuhan fungsi bisnis. Berdasarkan fungsi bisnis yang telah ditetapkan, maka diperoleh 1 (satu) kandidat aplikasi yang terdiri dari 4 area fungsional utama yaitu proses kenaikan pangkat,

area fungsional utama terdiri dari 4 sub area yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas, dan monitoring berkas.

Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan kandidat teknologi yang akan digunakan. Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip-prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada penelitian ini diperoleh identifikasi prinsip platform teknologi dengan menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut adalah sistem operasi, manajemen data, aplikasi, perangkat keras, komunikasi, komputasi pemakai, dan keamanan. Hasil ketujuh area tersebut selanjutnya dihubungkan satu sama lainnya sehingga terbentuk suatu arsitektur teknologi.

Hasil pengujian fungsional sistem secara keseluruhan sebagian besar responden menyatakan fungsi yang ada pada Simpeg online dapat dioperasikan dengan baik dan lancar. Hasil pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian antara 50% - 66,67%. Pada proses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara fungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian. Sedangkan pada proses usulan tugas belajar layanan informasi kepegawaian dapat dipercepat menjadi 50%. Secara umum evaluasi dan pengujian yang dilakukan terhadap analisis dan perancangan arsitektur sistem dengan metode TOGAF dapat diandalkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu juga sudah memenuhi kriteria reasoned, cohesive, adaptable, technology independent, domain neutral, dan scalable. Namun hanya satu kriteria yang tidak terpenuhi pada SIMPEG online yaitu kriteria vendor independent. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang baik termasuk dalam hal pengembangan sistem.

Kata kunci : perancangan dan pengembangan sistem, Simpeg, arsitektur enterprise, TOGAF

© Hak Cipta milik IPB, tahun 2011

Hak Cipta dilindungi Undang-Undang

Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB

Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh Karya tulis dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE

THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK

(TOGAF)

ABDUL AZIZ

Tesis

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Sains pada

Program Studi Magister Ilmu Komputer

SEKOLAH PASCASARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2011

Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF)

Nama : Abdul Aziz

NRP : G651080061

Disetujui, Komisi Pembimbing

Ketua

Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc.

Diketahui

Ketua Program Studi Ilmu Komputer

Dr. Ir. Agus Buono, M.Si., M.Kom.

Tanggal Ujian : 22 Desember 2010 Tanggal Lulus: Anggota

Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si.

Dekan Sekolah Pascasarjana

Hanya kebesaran-Nya lah laporan hasil penelitian saya yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) ini tertulis. Setepat dan sebenar hasil penelitian ini dilakukan, penulis menyadari banyak keterbatasan dalam pengungkapan dan penyimpulan. Atas jasa Ibu Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc. sebagai ketua pembimbing dan Bapak Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si. sebagai anggota pembimbing, penulis merasa yakin tulisan ini dapat diuji kelayakannnya sebagai laporan hasil penelitian.

Ucapan terima kasih sedalam-dalamnya dan hormat penulis kepada Bapak Dr. Agus Buono, M.Si., M.Kom. selaku Ketua Program Studi Strata Dua (S2) Ilmu Komputer IPB. Tidak kurang berperannya selama lebih kurang 2 tahun penulis mengikuti berbagai mata kuliah Program S2, di Program Studi Ilmu Komputer, Institut Pertanian Bogor dari tahun 2008 – 2010. Tidak lupa penulis menghaturkan penghormatan sedalam-dalamnya kepada Bapak dan Ibu Dosen dalam membina dan memberikan ilmu kepada penulis.

Disamping itu penghormatan dan penghargaan yang setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada kedua orang tua yaitu Bapak H. Harun (Alm) dan Ibu Latifah (Almh.). Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Asri Harun, Ibu Rosliani, Rossa Yunita, Ahista, dan Aghnia selaku orang tua, istri, dan putri penulis serta seluruh keluarga yang telah membantu, memberikan semangat dan doa, serta kasih sayangnya kepada penulis dalam menyelesaikan studi. Kepada seluruh pimpinan dan teman di Badan Litbang Pertanian (Ibu Siti Nurjayanti, Mba Lita, Johan, Bapak Irawan, Uni Evi, Mba Leli, Dhani, Agus, Nuning) serta teman kepegawaian lainnya, penulis ucapkan terima kasih juga atas bantuan dan doanya. Teman-teman kuliah (Aris, Altin, Toto, Rosi, Deff, dan Muklis) penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan persahabatan yang terus terjalin.

Penulis mengharapkan para pembaca laporan hasil penelitian ini dapat memahami dan memaklumi jika masih menjumpai kesalahan di dalam penulisan dan pengungkapan keilmiahan bidang ilmu komputer. Hal tersebut adalah kesalahan dan kekhilafan penulis serta dengan tangan terbuka penulis menyerahkan penyempurnaan laporan hasil penelitian ini kepada pembaca demi kemajuan dan perkembangan Ilmu Komputer terutama di Indonesia, terima kasih.

Tidak ada kata yang lebih tepat penulis ucapkan, bahwa laporan hasil penelitian ini adalah sedikit tulisan bidang Komputer jika dibandingkan dengan laporan-laporan penelitian dan karya-karya lain yang ada di perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Dan terakhir sebagai kata penutup penulis, “ Ilmu tanpa amal bagaikan pohon yang tidak berbuah “

Bogor, Januari 2011

Penulis dilahirkan di Tegal pada tanggal 10 Mei 1976 dari Bapak H. Harun (Alm.) dan Ibu Latifah (Almh.). penulis merupakan putra ketiga dari empat bersaudara.

Tahun 1994 penulis lulus dari SMA Negeri 3 Slawi dan pada tahun yang sama lulus seleksi D3 Pengelolaan Informasi Pertanian IPB. Tahun 1999 penulis menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian sampai sekarang. Pada tahun 2004 penulis telah menyelesaikan pendidikan jenjang strata 1 (S1) di Universitas Padjadjaran (UNPAD) pada jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan. Kesempatan untuk melanjutkan ke program pascasarjana pada program studi Ilmu Komputer IPB diperoleh pada tahun 2008. Beasiswa pendidikan pascasarjana diperoleh dari Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian Republik Indonesia.

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN... ix

1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Penelitian ... 6

1.4 Manfaat Penelitian ... 6

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 7

2 TINJAUAN PUSTAKA ... 9

2.1 Penelitian Sebelumnya ... 9

2.2 Arsitektur Enterprise ... 9

2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ... 11

2.3.1 Kerangka Kerja Zachman ... 12

2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 14 2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) . 17 2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ... 19

2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise ... 20

2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia ... 21

2.5.1 Jenjang karier pegawai ... 22

2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai ... 23

2.6 E-Government ... 24

2.7 Internetworking ... 25

2.8 Implementasi Metode Prototipe ... 26

2.9 Alat Pemodelan Proses Bisnis ... 29

2.9.1 Business Process Modeling Notation (BPMN) ... 30

2.9.2 IDEF ... 31

2.9.3 Unified Modeling Language (UML) ... 33

3 METODOLOGI PENELITIAN ... 39

3.1 Kerangka Permasalahan ... 39

3.1.1 Permasalahan SIMPEG ... 39

3.2 Kerangka Penelitian ... 40

3. 3 Prosedur Penelitian ... 41

3.3.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ... 41

3.3.2 Pengumpulan Data ... 42

3.3.3 Investigasi Sistem ... 42

3.3.4 Analisis dan Rancangan Konseptual SIMPEG ... 42

3.3.5 Implementasi dengan metode prototipe ... 45

3.3.6 Evaluasi Hasil ... 45

3.4 Waktu dan Tempat Penelitian ... 46

4 HASIL DAN PEMBAHASAN ... 47

4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ... 47

4.1.1 Profil Organisasi ... 47

4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian ... 50

4.2 Pengumpulan Data ... 52

4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian ... 54

4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 55

4.3 Investigasi Sistem ... 56

4.3.1 Aspek Organisasi ... 56

4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware) ... 58

4.3.3 Aspek Operasional ... 62

4.3.4 Aspek Ekonomi ... 63

4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna ... 64

4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual ... 67

4.4.1 Analisis Architecture Vision ... 67

4.4.2 Analisis Business Architecture ... 71

4.4.2.1 Kondisi saat ini ... 72

4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture ... 88

4.4.3.1 Kondisi saat ini ... 104

4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi ... 107

4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem... 107

4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem ... 111

4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi ... 113

4.4.3.2.4 Perancangan Sistem ... 114

4.4.4 Technology Architecture ... 120

4.4.4.1 Kondisi saat ini ... 121

4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi ... 124

4.4.4.2.1 Sistem operasi ... 124

4.4.4.2.2 Manajemen data ... 125

4.4.4.2.3 Aplikasi... 125

4.4.4.2.4 Perangkat keras ... 125

4.4.4.2.5 Komunikasi... 126

4.4.4.2.6 Komputasi pemakai ... 126

4.4.4.2.7 Keamanan ... 127

4.5 Implementasi Prototipe ... 128

4.5.1 Implementasi database ... 129

4.5.2 Implementasi sistem ... 129

4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai ... 130

4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai ... 131

4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai ... 133

4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai ... 135

4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil ... 136

4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online ... 136

4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian ... 139

4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem ... 144

5 SIMPULAN DAN SARAN ... 149

5.1 Kesimpulan ... 149

5.2 Saran ... 150

DAFTAR PUSTAKA ... 151

DAFTAR TABEL

Halaman

1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise ... 19

2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner ... 53

3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner ... 54

4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan .. 58

5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian ... 59

6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet ... 60

7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang digunakan ... 63

8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses usulan administrasi kepegawaian ... 66

9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian ... 67

10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009) ... 77

11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP ... 88

12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara ... 93

13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK ... 97

14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar ... 101

15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini ... 106

16 Daftar kebutuhan fungsional sistem ... 112

17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian (Hendriana, 2004) ... 122

18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian ... 123

19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum ... 137

20 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator (pengelola kepegawaian) ... 138

21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan

menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian ... 142 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian ... 143 23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online... 144

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006). ... 13

2 Proses pengembangan TOGAF ADM (Lankhorst & Drunen Hans van 2007). 16 3 Struktur komponen FEAF (CIO Council 2001). ... 18

4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001). ... 18

5 Pengembangan prototipe jenis I (McLeod & Schell 2007). ... 28

6 Pengembangan prototipe jenis II (McLeod & Schell 2007). ... 29

7 Diagram proses bisnis BPMN (Owen & Jog Raj 2003). ... 30

8 Notasi pada model IDEF (Jeong, et al. 2009). ... 32

9 Unifikasi berbagai metode pengembangan objek ke dalam UML (Quatrani 1999). ... 33

10 Langkah-langkah penelitian. ... 41

11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009). ... 49

12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti. ... 74

13 Work flowdiagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat fungsional. ... 76

14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007). ... 79

15 Work flowdiagram proses usulan pembebasan sementara jabatan fungsional peneliti. ... 80

16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007). ... 82

17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional. ... 83

18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007). ... 86

19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar. ... 87

21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan

fungsional. ... 95

22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali. ... 98

23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar. ... 102

24 Rancangan use casediagram untuk user umum pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian ... 115

25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. ... 116

26 Actor yang terlibat dalam sistem. ... 117

27 Rancangan Class diagram. ... 119

28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian. ... 120

29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b). ... 124

30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian. ... 128

31 Tampilan halaman menu sistem. ... 129

32 Contoh implementasi untuk Login. ... 129

33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan. ... 130

34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai. ... 131

35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel. ... 131

36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai. ... 132

37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai. ... 133

38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai. ... 133

39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama pegawai. ... 134

40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas. ... 134

41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor. ... 135

42 Tampilan proses monitoring berkas usulan. ... 135

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian dan

Pengembangan Pertanian ... 157 2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber, pejabat, dan

pegawai terkait) ... 159 3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I) ... 164 4 Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis administrasi

kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi informasi ... 183 5 Implementasi database Simpeg online Badan Litbang Pertanian ... 200 6 Kuesioner pengujian sistem dan evaluasi hasil ... 203

I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dirasakan semakin cepat dan pesat sehingga menjadikan suatu organisasi harus bersiap diri dalam menghadapi persaingan. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara konvensional tidak lagi memadai (Marimin et al. 2006).

Setiap organisasi pasti mempunyai sumber daya manusia (SDM) atau pegawai yang berfungsi mengelola organisasi tersebut secara baik (McLeod & Schell 2007). Pegawai merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan dari suatu organisasi sehingga sistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkin dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan sistemnya. Di samping itu, pegawai juga merupakan salah satu aset organisasi yang menjadi tulang punggung suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya dan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan organisasi. Pegawai juga sebagai penentu dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan demikian kinerja organisasi akan sangat tergantung pada individu karyawan sebagai pekerja. Oleh sebab itu diperlukan suatu perancangan dan analisis sistem informasi pengelolaan pegawai yang bertujuan memberikan dan menyiapkan informasi tentang pegawai kepada penentu kebijakan secara cepat, tepat, akurat, dan lengkap (Marimin et al.

2006).

Pengelolaan pegawai tersebut perlu dilakukan untuk menunjang pengambilan keputusan bagi pimpinan. Oleh karena itu perlu adanya Sistem Informasi Manajemen di bidang kepegawaian. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi melalui sistem proses transaksi dan menghasilkan laporan-laporan bagi beberapa pemakai sesuai dengan kebutuhan untuk merencanakan dan mengontrol bisnis proses suatu instansi (Satzinger et al. 2007). SIM juga merupakan salah satu hal yang pokok dalam sistem informasi yang berbasis komputer dan mempunyai tujuan menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua pimpinan dalam

suatu perusahaan. Sedangkan sistem informasi SDM adalah konsep sistem informasi yang digunakan untuk mengelola SDM (McLeod & Schell 2007).

Riset yang telah dilakukan Kim dan Everest (1994) mengusulkan adanya kebijakan dalam konteks kerangka kerja (framework) arsitektur sistem informasi (SI) yang didasarkan dari Zachman framework. Disamping itu juga menghasilkan beberapa keuntungan dan kendala dalam pengembangan arsitektur SI yang dilakukannya. Menurut Zachman (1997) pengembangan dan pemeliharaan arsitektur enterprise perlu dilakukan karena akan menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan perusahaan yang berkualitas juga.

Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian) merupakan institusi pemerintah yang memiliki tugas pokok melaksanakan penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang pertanian dengan fungsi merumuskan kebijakan dan program kegiatan, melaksanakan kegiatan penelitian, mengembangkan dan mengevaluasi pelaksanaan litbang teknologi tinggi dan tujuan strategis di bidang pertanian, serta melaksanakan administrasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2005). Untuk mendukung kelancaran manajemen administrasi pegawai Badan Litbang Pertanian, saat ini Badan Litbang Pertanian telah menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) secara komputerisasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pegawai dan telah diimplementasikan di seluruh Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian. SIMPEG tersebut juga sejalan dengan program pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) yaitu melalui e-government. Sistem informasi ini berfungsi untuk mendukung pelaksanaan kegiatan internal secara elektronis.

SIMPEG Badan Litbang Pertanian merupakan salah satu modal dasar dalam menghasilkan kebijakan yang dilakukan pimpinan di bidang pertanian. Dengan menggunakan SIMPEG dapat menghasilkan informasi tentang pelaku penelitian sebagai penggerak penelitian yang berkualitas di Badan Litbang Pertanian. SIMPEG juga sebagai pendukung sistem administrasi untuk memotivasi para peneliti dalam menghasilkan karya-karya ilmiah. Dengan adanya SIMPEG, pengurusan administrasi peneliti seperti kenaikan pangkat atau kenaikan jabatan

fungsional dapat dilakukan secara otomatis walaupun masih ada beberapa hal yang dilakukan secara manual.

Meskipun demikian, masih terdapat permasalahan yang dihadapi oleh SIMPEG Badan Litbang Pertanian diantaranya yaitu pada saat ini pengelolaan SIMPEG masih bersifat konvensional atau stand alone. Kemudian adanya data yang tersebar di setiap simpul pengelola kepegawaianatau berbasis file, sehingga informasi yang diperoleh sering mengalami keterlambatan dan ketidaktepatan.

Proses pengurusan administrasi pejabat fungsional mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku yang melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja, unit pelaksana teknis, ataupun para pejabat fungsional bersangkutan yang menginginkan informasi secara akurat, cepat dan tepat. Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Dalam berbagai kasus, karena kelambatan proses dan memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi merugikan secara finansial apabila menyangkut harus dihentikannya status jabatan dan tunjangan fungsional.

Proses pengajuan dan pemrosesan administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional selama ini prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama. Waktu yang diperlukan untuk pengajuan dan proses administrasi kepegawaian tersebut sampai selesainya Surat Keputusan (SK) adalah antara 2 sampai dengan 10 bulan (Sekretariat Badan Litbang 2007). Hal ini disebabkan adanya proses usulan dan pengumpulan kelengkapan berkas usulan dilakukan secara manual. Namun dalam kenyataannya pemrosesan administrasi kepegawaian tersebut memakan waktu lebih dari 2 sampai 10 bulan. Untuk proses KP fungsional kenyataannya memerlukan waktu 11 – 12 bulan sampai terbitnya SK. Proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional memakan waktu 5 – 6 bulan sampai terbit SK. Sedangkan untuk proses usulan tugas belajar membutuhkan waktu antara 3 – 4 bulan.

SIMPEG yang ada sekarang ini belum bisa memperlihatkan secara transparan proses administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional. Data yang terekam hanya sebatas data pegawai dan data riwayat pegawai. Sedangkan kebutuhan data yang berkaitan dengan infomasi proses administrasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat fungsional, pendidikan bagi tenaga peneliti, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional belum terdapat pada aplikasi SIMPEG yang tersedia. Hal ini akan menjadi pertanyaan bagi peneliti dalam memperoleh informasi, sudah sejauh mana proses berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirimkan ke pengelola kepegawaian. Karena selama ini proses-proses administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama. Oleh sebab itu perlu adanya aplikasi SIMPEG online yang mencakup informasi proses administrasi kepegawaian terutama proses kenaikan pangkat, pendidikan atau tugas belajar bagi peneliti, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional.

Penerapan pengembangan aplikasi SIMPEG online ini selanjutnya memerlukan adanya upaya untuk memaksimalkan pemanfaatan aplikasi tersebut. Selama ini banyak aplikasi yang dikembangkan namun pengguna tidak memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan dengan baik, karena kurang adanya penjelasan dan pendekatan kepada pengguna untuk memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan. Dengan demikian perlu dilakukan adanya stategi dan upaya-upaya agar aplikasi ini dapat dioperasionalkan dengan baik.

Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi namun terintegrasi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Pada penelitian ini, dilakukan implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan kebijaksanaan dan pembinaan jabatan fungsional. Untuk menghasilkan rancangan arsitektur sistem informasi yang baik, maka perlu adanya suatu kerangka kerja

(framework) yang digunakan. Salah satu framework dalam enterprise architecture adalah the open group architecture framework (TOGAF).

Pengolahan secara online dirancang sebagai aplikasi terpusat (centralized application) yang akan diakses dari UK/UPT sehingga data dapat terintegrasi. Dengan adanya sistem secara online, memungkinkan setiap pegawai untuk dapat mengakses informasi secara fleksibel, tanpa terbatas waktu dan tempat. Pegawai juga dapat memonitor proses usulan administrasi kepegawaiannya sehingga dapat diketahui status perkembangan usulan administrasi kepegawaian tersebut, dan mempercepat serta mempermudah proses usulan administrasi kepegawaian.

SIMPEG secara online ini juga diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses pengusulan administrasi kepegawaian. Pengusulan dan proses usulan Kenaikan Pangkat (KP) fungsional dapat dilakukan secara elektronik dengan memasukkan data usulan tersebut ke database SIMPEG online

dari UK/UPT. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional yang dapat dilakukan dengan menggunakan SIMPEG online tersebut. Dengan demikian diharapkan waktu pengusulan dan pemrosesan yang biasanya memakan waktu yang cukup lama dapat dipercepat lagi.

Berkas usulan administrasi kepegawaian diharapkan sudah diaplikasikan secara elektronik atau paperless. Dalam pengumpulan berkas usulan KP fungsional, tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional diharapkan sudah dapat dikirim melalui database SIMPEG

online ini sehingga pengumpulan berkas akan lebih efektif dan efisien. 1.2 Perumusan Masalah

Proses pengurusan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar mengikuti prosedur yang berlaku dengan rantai birokrasi yang panjang. Sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses tersebut. Para pengelola kepegawaian di tingkat UK/UPT dan pegawai yang bersangkutan sering mengalami kesulitan dalam memantau proses usulan secara manual, sehingga informasi yang diperoleh sangat lambat. Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus

melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama.

Selain itu lambatnya memperoleh informasi pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali karena kembali dari tugas belajar, tidak memenuhi angka kredit fungsional, dan tugas perbantuan bagi para pegawai atau pejabat fungsional. Dalam beberapa kasus bahkan para pejabat fungsional dapat dikenakan sanksi tuntutan ganti rugi (TGR) negara karena terlanjur menerima tunjangan jabatan yang bukan haknya dan harus menyetor ke kas negara.

Pada penelitian ini dirumuskan permasalahan utama yang harus diselesaikan untuk dapat mencapai tujuan yaitu :

“Bagaimana cara menganalisis dan merancang arsitektur untuk pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian di Badan Litbang Pertanian secara

online berbasis web yang berfungsi mempermudah pegawai UK dan UPT serta mempercepat layanan informasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian dalam melakukan administrasi kepegawaian di masing-masing unit kerja dan UPT dengan menggunakan metode pengembangan prototipe”.

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan pada latar belakang di atas, tujuan penelitian ini adalah :

1. Menganalisis dan merancang arsitektur pengembangan sistem informasi manajemen pegawai di Badan Litbang Pertanian dengan metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF).

2. Membuat blue print (cetak biru) dari SIMPEG online berbasis web. 3. Membuat pengembangan SIMPEG dengan metode prototipe. 4. Mengevaluasi hasil cetak biru dan pengembangan SIMPEG online. 1.4 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat mencapai sasaran ketepatan, kecepatan, serta kemudahan monitoring dalam mengurus proses administrasi kepegawaian yang merupakan tuntutan penerapan administrasi modern. Penelitian ini juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang penting dalam pengambilan kebijakan manajemen dan pembinaan jabatan fungsional di Badan Litbang Pertanian.

Diharapkan dalam jangka panjang dapat terciptanya manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian secara khusus dan di Indonesia secara umum yang interaktif, transparan, responsif, akuntabel, dan partisipatif. Di samping itu, penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi penerapan e-goverment di Indonesia dan dapat digunakan sebagai percontohan pengembangan sistem informasi di lingkungan Departemen Pertanian.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Supaya penelitian ini lebih fokus, penelitian dibatasi dengan cakupan sebagai berikut :

1. Selain di Jakarta dan Bogor, lokasi penelitian dilakukan di Balai Penelitian dan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) lingkup Badan Litbang Pertanian yang berada di 7 provinsi yaitu Riau, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, Sulawesi Selatan, dan Sulawesi Utara.

2. Proses administrasi kepegawaian yang diteliti adalah proses pengusulan kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar.

3. Untuk membuat rancangan arsitektur pengembangan SIMPEG secara online

berbasis web digunakan kerangka kerja The Open Group Architecture

Framework (TOGAF).

4. Analisis dan pembuatan rancangan arsitektur sistem informasi secara online

berbasis web di Badan Litbang Pertanian dibatasi hanya pada pembuatan prototipe sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Prototipe SIMPEG online ini lebih ditekankan pada proses usulan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.

II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Penelitian Sebelumnya

Penelitian mengenai arsitektur sistem informasi telah menarik perhatian baik untuk lingkungan perguruan tinggi (PT) maupun pemerintahan daerah (Pemda). Mutyarini dan Sembiring (2006) telah melakukan penelitian tentang arsitektur sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan model kerangka dasar arsitektur sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perpaduan prinsip-prinsip dalam metode TOGAF ADM dan

Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Hasil dari penelitian ini berupa rancangan kerangka dasar sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian tersebut merupakan konsep awal sehingga perlu dilakukan pengukuran hasilnya.

Selain itu Priantoto (2008) menjelaskan tentang cetak biru data, aplikasi dan teknologi yang dilakukan di pemerintahan Kabupaten Barito Utara untuk pelayanan perizinan. Hasil dari penelitian tersebut yaitu adanya perencanaan arsitektur enterprise yang berupa panduan lengkap dalam membuat cetak biru pengembangan e-government untuk data, aplikasi dan teknologi bagi pelayanan perizinan terpadu. Namun dari penelitian yang dilakukan belum terdapat metode untuk seberapa baik dalam mengukur kualitas cetak biru yang dihasilkan.

Dari penelitian tersebut, peneliti ingin mengembangkan perencanaan arsitektur enterprise pada pelaksanaan SDM yang sekaligus mampu mengukur kualitas dari cetak biru dan prototipe yang dihasilkan. Dengan demikian yang membedakan dalam penelitian ini adalah obyek penelitian (SDM di Badan Litbang Pertanian), adanya implementasi dengan metode pengembangan prototipe, serta pengukuran terhadap hasil cetak biru dan prototipe.

2.2 Arsitektur Enterprise

Kata arsitektur enterprise terdiri dari dua kata yaitu arsitektur dan

enterprise. Arsitektur merupakan perancangan dari suatu benda atau merepresentasikan suatu gambaran yang sesuai dengan suatu obyek sehingga dapat diperoleh hasil yang sesuai dengan kebutuhan dan berkualitas (Zachman

1997). Sedangkan menurut CIO Council (2001) arsitektur enterprise adalah struktur dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, serta terdapat prinsip dan aturan-aturan dalam merancang yang berkembang dari waktu ke waktu. Definisi lain menyatakan arsitektur adalah pengorganisasian mendasar dari sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam merancang dan mengembangkan suatu sistem. Arsitektur juga merupakan suatu komponen yang penting dalam keberhasilan pengembangan dan evolusi dari suatu sistem perangkat lunak (Hilliard 2000). Dari definisi tersebut maka dapat digambarkan bahwa arsitektur merupakan suatu rancangan dari obyek yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berhubungan dalam bentuk cetak biru untuk dijadikan dasar dalam mewujudkan suatu hasil yang nyata. Arsitektur juga menyiratkan suatu perencanaan yang diwujudkan dengan model dan gambar dari komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang (Surendro 2009).

Sedangkan definisi dari enterprise adalah suatu informasi strategis berdasarkan aset yang mendefinisikan misi, kebutuhan informasi untuk melakukan misi, dan proses peralihan untuk mengimplementasikan teknologi baru dalam merespon kebutuhan perubahan misi. Arsitektur enterprise meliputi gambaran dasar arsitektur, arsitektur target, dan rencana berkelanjutan (Rumapea & Surendro 2007).

Dari definisi di atas, arsitektur enterprise merupakan basis aset informasi strategis, yang menentukan misi, informasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk melaksanakan misi, dan proses transisi untuk mengimplementasikan teknologi baru sebagai tanggapan terhadap perubahan kebutuhan misi (CIO council 2001). Sedangkan menurut Mutyarini dan Sembiring (2006) arsitektur enterprise

merupakan suatu pengorganisasian data yang diperoleh dan digunakan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan proses bisnis. Dengan memahami definisi arsitektur, enterprise, dan arsitektur enterprise, maka dapat dinyatakan arsitektur

enterprise merupakan suatu pengorganisasian dari suatu model, prinsip dan metode yang mempunyai logika sehingga dapat digunakan dalam merancang dan menyatakan struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya (Surendro 2009).

Sama seperti arsitektur yang lain, hasil dari arsitektur enterprise ini terdiri dari dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, model, dokumen dalam bentuk teks. Keseluruhan dokumen tersebut akan menjelaskan seperti apa sistem informasi yang akan dibutuhkan oleh suatu organisasi. Kemudian dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, arsitektur enterprise akan dijadikan suatu acuan atau pedoman bagi pengembang sistem informasi.

2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise

Kerangka kerja merupakan suatu ide, pemikiran, dan konsep yang digunakan untuk membuat pemikiran lain yang lebih spesifik dalam suatu obyek. Kerangka kerja juga dapat digunakan untuk mengelompokkan suatu organisasi yang penting bagi manajemen organisasi tersebut dan digunakan juga dalam pengembangan sistem perusahaan yang akan datang (Zachman 1996).

Kerangka kerja arsitektur enterprise memiliki beberapa kegunaan diantaranya adalah dapat mengidentifikasikan suatu jenis informasi yang dibutuhkan organisasi untuk menggambarkan arsitektur enterprise. Kerangka kerja arsitektur enterprise juga dapat mengelompokkan jenis informasi dalam struktur yang logis, dan menggambarkan hubungan antara jenis informasi tersebut (Setiawan 2009a).

Dalam mengembangkan suatu arsitektur enterprise, perlu dilakukan penerapan atau pengembangan kerangka kerja arsitektur enterprise, karena kerangka kerja tersebut dapat membantu arsitek untuk memotret arsitektur organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga diperoleh gambaran struktur organisasi secara utuh.

Dalam pengembangan sebuah arsitektur enterprise akan lebih baik dan lebih mudah jika mengikuti sebuah kerangka berpikir tertentu. Kerangka berpikir tersebut dikenal dengan istilah enterprise architecture (EA) framework. Menurut CIO Council (2001) sebuah architecture framework adalah suatu alat yang bisa digunakan untuk mengembangkan cakupan luas dari arsitektur-arsitektur yang berbeda. Architecture framework harus mendeskripsikan sebuah metode untuk merancang sistem informasi dalam term kumpulan building block dan memperlihatkan bagaimana building block tersebut sesuai antara satu dengan yang lainnya. Penggunaan EA framework akan mempercepat dan menyederhanakan

pengembangan arsitektur, memastikan cakupan yang lengkap dari solusi desain dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di masa depan sebagai respon terhadap kebutuhan binis (Setiawan 2009a).

Pada saat ini terdapat beberapa kerangka kerja arsitektur enterprise

diantaranya adalah kerangka kerja Zachman, federal enterprise architecture framework (FEAF), dan the open group architectural framework (TOGAF). Ketiga kerangka kerja tersebut menurut hasil survei yang dilakukan oleh Institute for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005) merupakan kerangka kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain kerangka kerja yang dibuat sendiri. Selanjutnya menurut hasil survei yang dilakukan oleh Institute for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005) menyatakan bahwa dari beberapa framework tersebut, yang paling banyak digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain framework sendiri adalah Zachman (25%), TOGAF (11%), dan FEAF (9%).

2.3.1 Kerangka Kerja Zachman

Kerangka kerja Zachman merupakan salah satu kerangka kerja yang digunakan untuk mengembangkan arsitektur enterprise yang telah diperkenalkan oleh Zachman sejak tahun 1987. Kerangka kerja Zachman merupakan suatu alat bantu yang dikembangkan untuk memotret arsitektur organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga didapatkan gambaran organisasi secara utuh (Setiawan 2009a). Menurut Zachman (2009), kerangka kerja Zachman adalah suatu skema yang merupakan pertemuan antara dua klasifikasi yang telah digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah dasar-dasar komunikasi yang ditemukan di dalam pertanyaan-pertanyaan klasik seperti What, How, When, Who, Where dan Why. Pertanyaan-pertanyaan ini mengintegrasikan jawaban dari pertanyaan yang komprehensif dan gambaran dari ide yang kompleks. Kedua adalah berasal dari reification, yaitu transformasi dari ide abstrak menjadi sesuatu yang instantiation dimana telah didalilkan oleh filosof Yunani kuno dan dilabelkan pada framework Zachman sebagai identifikasi, definisi, representasi, spesifikasi, konfigurasi dan instansiasi. Sedangkan Kozina (2006) menyatakan bahwa konsep Zachman merupakan suatu framework yang digunakan untuk

pemodelan, evaluasi, optimisasi, manajemen, dan pendokumentasian pada sistem bisnis.

Dari definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa framework Zachman merupakan suatu alat bantu berfikir bagi arsitek atau manajer dalam memetakan permasalahan atau memotret arsitektur yang terdapat di suatu organisasi sehingga didapatkan gambaran organisasi yang lebih sederhana dan utuh. Framework

Zachman untuk arsitektur enterprise yang terdiri dari 6 baris dan 6 kolom dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006).

Framework Zachman bukan suatu metodologi untuk membuat implementasi dari suatu obyek, namun framework ini merupakan ontologi untuk menggambarkan arsitektur enterprise. Ontologi merupakan suatu struktur sedangkan metodologi adalah suatu proses. Jadi framework Zachman adalah suatu struktur bukan merupakan suatu proses. Suatu struktur akan membentuk suatu definisi sedangkan proses akan menyajikan transformasi.

Setiap framework yang digunakan untuk arsitektur enterprise mempunyai karakteristik yang berbeda. Pada kerangka kerja Zachman terdapat beberapa karakteristik diantaranya yaitu dapat mengkategorikan deliverables dari enterprise architecture (EA), kegunaan EA sangat terbatas, banyak diadopsi di seluruh

dunia, perspektif view kurang menyeluruh dan merupakan suatu alat untuk perencanaan (Setiawan 2009a).

Selain karakteristik, terdapat juga kelebihan dan kelemahan dari

framework Zachman. Menurut Mutyarini dan Sembiring (2006), kelebihan dari kerangka kerja ini adalah :

• Merupakan standar secara de-facto untuk mengklasifikasi artefak (objek atau deskripsi penyajian arsitektural) arsitektur enterprise.

• Struktur logical untuk analisis dan presentasi artefak dari suatu perspektif manajemen.

• Menggambarkan secara paralel baik dari sisi rekayasa yang sudah sangat dimengerti maupun paradigma konstruksi.

• Dikenal secara luas sebagai alat manajemen untuk memeriksa kelengkapan arsitektur dan maturity level.

Sedangkan kelemahannya adalah :

• Tidak terdapat proses untuk tahap implementasi. • Sulit untuk diimplementasikan secara keseluruhan.

• Tidak terdapat contoh maupun checklist yang siap secara utuh. • Perluasan cakupan sel-sel tidak jelas.

2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF)

TOGAF merupakan kerangka kerja arsitektur enteprise yang

dikembangkan oleh The Open Group’s Architecture Framework pada tahun 1995 yang digunakan untuk mengembangkan arsitektur perusahaan. Pada mulanya TOGAF digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, namun pada perkembangannya banyak digunakan pada berbagai bidang seperti industri manufaktur, perbankan, pendidikan, dan lain sebagainya. TOGAF digunakan untuk mengembangkan arsitektur enterprise, dimana terdapat metode dan alat yang detail untuk mengimplementasikannya. Hal inilah yang membedakan dengan kerangka kerja arsitektur enterprise yang lain. Salah satu kelebihan dari kerangka kerja ini adalah sifatnya yang fleksibel dan open source (Setiawan 2009a). TOGAF mendeskripsikan 4 subset arsitektur enterprise, yaitu :

• Business architecture, yaitu mendeskripsikan tentang bagaimana proses bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.

• •

Data architecture, adalah penggambaran bagaimana penyimpanan, pengelolaan, dan pengaksesan data pada perusahaan.

•

Application architecture, merupakan pendeskripsian bagaimana suatu aplikasi dirancang dan bagaimana interaksi dengan aplikasi lain.

Technology architecture, yaitu gambaran infrastruktur perangkat lunak dan perangkat keras yang mendukung aplikasi dan bagaimana interaksinya dengan aplikasi yang lain.

TOGAF adalah salah satu metode yang paling banyak diterima untuk mengembangkan arsitektur perusahaan. TOGAF merupakan suatu kerangka kerja yang praktis, pasti dan dibuktikan dengan adanya tahapan-tahapan metode untuk mengembangkan dan mempertahankan arsitektur enterprise (Ugavina 2009).

1.

Secara umum TOGAF memiliki struktur dan komponen-komponen, yaitu :

2.

Architecture Development Method (ADM). ADM merupakan bagian utama dari TOGAF yang menjelaskan bagaimana menentukan sebuah arsitektur

enterprise secara khusus sesuai dengan kebutuhan.

3.

Foundation Architecture (Enterprise Continuum). Foundation architecture

merupakan sebuah “framework-within-a-framework” yang menyajikan

gambaran hubungan bagi pengumpulan arsitektur yang relevan dan menyediakan bantuan petunjuk pada waktu terjadi perpindahan abstraksi level yang berbeda. Di dalam foundation architecture terdapat tiga bagian yaitu technical reference model, standard information, dan building block information base.

Resource Base. Pada bagian ini memberikan informasi berupa guidelines, templates, checklist, latar belakang informasi dan detail material pendukung yang membantu arsitek dalam penggunaan ADM.

TOGAF mewujudkan konsep enterprise continuum untuk mencerminkan tingkat abstraksi yang berbeda dalam sebuah proses pembangunan arsitektur. Dengan cara ini TOGAF memfasilitasi pemahaman dan kerjasama antara aktor pada tingkat yang berbeda. TOGAF menyediakan konteks bagi penggunaan dari beberapa kerangka kerja, model, dan aset arsitektur dalam hubungannya dengan

TOGAF ADM. Dengan cara enterprise continuum, arsitek didorong untuk

Selain itu TOGAF sebagai dasar arsitektur dalam mengembangkan teknologi informasi di suatu organisasi.

TOGAF terdiri atas 8 (delapan) fase yang berbentuk siklus (cycle). Pada fase ke-4 difokuskan pengembangan arsitektur teknologi. Fase-fase dalam metode TOGAF dapat dilihat pada Gambar 2.

•

Dalam kerangka kerja ini terdapat kelebihan dan kelemahan. Menurut Mutyarini dan Sembiring (2006) menyebutkan bahwa kelebihan TOGAF adalah sebagai berikut:

•

Fokus pada siklus implementasi (ADM) dan proses

•

Terdapat banyak area teknis arsitektur

Resource base menyediakan banyak material referensi

H Architecture Change Management G Implementation Governance F Migration

Planning E

Opportunities and Solutions D Technology Architecture C Information Systems Architecture B Business Architecture A Architecture Vision Requirements Management Prelim: Framework and Principles

Gambar 2 Proses pengembangan TOGAF ADM (Lankhorst & Drunen Hans van 2007).

• Tidak terdapat templates standar untuk seluruh domain seperti dalam membuat blok diagram tidak terdapat template yang baku.

Sedangkan kelemahan dari TOGAF adalah sebagai berikut:

• Tidak terdapat artefak yang dapat digunakan ulang (ready made)

2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) FEAF merupakan suatu kerangka kerja yang ditujukan untuk mengembangkan arsitektur enterprise dalam sistem yang mempunyai multiple inter-agency (Setiawan 2009a). FEAF juga merupakan suatu kerangka kerja yang telah diperkenalkan sejak tahun 1999 oleh Federal CIO Council. FEAF menyediakan petunjuk untuk mengembangkan, merawat, dan memfasilitasi arsitektur enterprise di dalam pemerintahan pusat atau melewati batas multiple inter-agency (CIO Council 2001). FEAF menyediakan suatu standar untuk mengembangkan dan mendokumentasikan gambaran arsitektur pada area yang menjadi prioritas.

FEAF membagi arsitektur ke dalam empat hal yaitu area bisnis, data, aplikasi, dan arsitektur teknologi (Gambar 3). Pada saat ini FEAF memasukkan tiga kolom pertama dari kerangka kerja Zachman dan metodologi perencanaan EA oleh Spewak.

Arsitektur ini bertindak sebagai nilai acuan (reference point) untuk memfasilitasi koordinasi yang efisien dan efektif pada proses bisnis secara umum, penempatan teknologi, alur informasi, sistem, dan investasi antar agen pusat (federal agencies). FEAF menyajikan suatu struktur untuk mengembangkan, memelihara, dan mengimplementasikan lingkungan operasional pada tingkat atas dan mendukung implementasi pada sistem teknologi informasi (TI). Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4, FEAF merupakan representasi yang nyata sebagai matriks 3 x 5 dengan tipe-tipe arsitektur pada sumbu mendatar adalah data, aplikasi dan teknologi dan perspektif pada sumbu yang lainnya yaitu planner, owner, designer, builder, dan subcontractor. Hubungan antara produk EA terdapat pada kolom dari matriks.

Data Architecture Application Architecture

Technology Architecture Planner

Perspective

List of Business Objects

List of Business Processes

List of Business Locations Owner

Perspective Semantic Model

Business Process Model

Business Logistics System Designer

Perspective Logical Data Model

Application Architecture

System Geographic Deployment Architecture Builder

Perspective

Physical Data

Model System Design

Technology Architecture Subcontractor

Perspective Data Dictionary Programs

Network Architecture

Gambar 4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001).

Pada kerangka kerja ini terdapat karakteristik-karakteristik yang menjadi ciri dari FEAF, yaitu :

• Merupakan arsitektur enterprise yang mereferensikan model

• Merupakan standar yang digunakan oleh pemerintahan Amerika Serikat • Menampilkan perspektif view yang menyeluruh

• Merupakan alat untuk perencanaan dan komunikasi

2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise

Menurut Setiawan (2009a) dalam pemilihan sebuah kerangka kerja arsitektur enterprise terdapat beberapa kriteria berbeda yang dapat dijadikan sebagai acuan, seperti :

a. Tujuan dari arsitektur enterprise dengan cara melihat bagaimana definisi dari setiap arsitektur dan pemahamannya, proses arsitektur yang telah ditentukan sehingga mudah untuk diikuti, serta dukungan terhadap evolusi arsitektur. b. Input untuk aktivitas arsitektur enterprise seperti pendorong bisnis dan input

teknologi.

c. Output dari aktivitas arsitektur enterprise seperti model bisnis dan desain transisional untuk evolusi dan perubahan.

Berdasarkan kriteria-kriteria tersebut, maka kerangka kerja yang telah diuraikan di atas dapat dipetakan dan hasil pemetaan ditunjukkan pada Tabel 1 (Setiawan 2009a).

Tabel 1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise

Zachman FEAF TOGAF

Definisi arsitektur dan

pemahamannya Parsial Ya

Ya, pada tahap persiapan Proses arsitektur yang

detail Ya Tidak

Ya, ADM dengan 9 tahap yang detail

Dukungan terhadap

evolusi arsitektur Tidak Ya

Ya, ada tahap perencanaan migrasi

Standardisasi Tidak Tidak

Ya, menyediakan Technical Reference Model (TRM), informasi yang standar Architecture Knowledge

Base Tidak Ya Ya

Pendorong bisnis Parsial Ya Ya

Input teknologi Tidak Ya Ya

Model bisnis Ya Ya Ya

Desain transisional Tidak Ya

Ya, hasil dari tahap

perencanaan migrasi

Zachman FEAF TOGAF

Kenetralan (neutrality) Ya Tidak Ya

Menyediakan prinsip

arsitektur Tidak

Tidak, hanya untuk

karakteristik FEAF

Ya

Dari hasil pemetaan kriteria tersebut disimpulkan bahwa untuk studi kasus

enterprise yang belum memiliki arsitektur enterprise dan memerlukan pengembangan arsitektur enterprise yang mudah dan jelas, maka kerangka kerja yang cocok digunakan adalah TOGAF.

2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise

Perencanaan arsitektur enterprise (PAE) merupakan proses

mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis dan juga mencakup rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut (Surendro 2009). Dari definisi tersebut, terdapat tiga hal yang menjadi kata kunci

1. Mendefinisikan

yaitu :

Perencanaan arsitektur enterprise mendefinisikan bisnis dan arsitekturnya, bukan merancang, sehingga dalam pelaksanaannya tidak dilakukan kegiatan merancang sistem, basis data, atau jaringan. Pekerjaan merancang dan implementasi sistem dilakukan setelah proses pendefinisian perencanaan arsitektur enterprise selesai.

2. Arsitektur

Terdapat tiga jenis arsitektur dalam perencanaannya yaitu arsitektur data, aplikasi, dan teknologi. Arsitektur di sini sama dengan blueprint, gambar, dokumen, atau model. Dalam perencanaannya, arsitektur mendefinisikan dan menggambarkan data, aplikasi, dan teknologi yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis suatu perusahaan.

3. Rencana

Beberapa arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan, dan rencana pendukung mendefinisikan kapan arsitektur akan diimplementasikan.

2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia

Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu pengelolaan sumber daya manusia pada suatu organisasi berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan dalam mencapai suatu tujuan organisasi tersebut. Sumber daya manusia merupakan tulang punggung dari suatu perusahaan dan sangat berfungsi dalam membantu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai. Menurut McLeod dan Schell (2007), dalam menjalankan kegiatannya, sumber daya manusia mempunyai empat fungsi yaitu :

1. Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring) yaitu sumber daya manusia dapat membantu mencari pegawai baru dan memosisikan pegawai tersebut. Disamping itu sumber daya manusia juga dapat mempengaruhi, menasehati, serta menetapkan pegawai dalam suatu kondisi tertentu sesuai dengan kebijakan yang tepat.

2. Pendidikan dan pelatihan (educating and training). Sumber daya manusia dapat mengurus program kegiatan pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pengetahuan pegawai.

3. Manajemen data pegawai (managing employee related data) merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia dalam memelihara dan mengelola database pegawai dan memproses data tersebut untuk pengguna yang membutuhkan informasi.

4. Administrasi penghentian dan tunjangan (termination and benefit

administration), yaitu suatu proses pemberian tunjangan kepada pegawai yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Namun hal ini sangat menyulitkan bagi pengelola administrasi karena ketika seorang pegawai berhenti dari pekerjaannya, pengelola administrasi harus memproses administrasinya dan melakukan wawancara terhadap pegawai yang bersangkutan. Wawancara tersebut bertujuan untuk mendapatkan pembelajaran bagaimana perusahaan dapat melayani pegawai lebih baik lagi di masa yang akan datang.

Setiap perusahaan mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data pegawai, mentransfer data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi tersebut kepada pengguna. Sistem ini yang sering disebut

sebagai sistem informasi manajemen sumberdaya manusia (SIMSDM/HRIS) (McLeod & Schell 2007).

SIMSDM juga merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilm Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, serta menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandardisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

2.5.1 Jenjang karier pegawai

Setiap pegawai mengharapkan adanya karir yang meningkat dalam pekerjaan atau jabatan yang ditanganinya. Karier merupakan semua pekerjaan atau jabatan yang ditangani atau diemban selama masih bekerja dalam kehidupan seseorang (Handoko 2000). Dengan demikian karir merupakan pengembangan kinerja pegawai dalam bekerja sehingga diharapkan adanya kemajuan dan peningkatan dalam jabatan atau pangkat pada suatu organisasi.

Menurut Irianto (2001) terdapat dua cara pendekatan untuk memahami

makna karir. Pendekatan pertama memandang karir sebagai pemilikan (a

property) dan jabatan dalam organisasi, dimana karir dilihat sebagai jalan keberhasilan seseorang dalam organisasi. Pendekatan kedua memandang karir sebagai suatu kualitas seorang pegawai dalam organisasi. Setelah setiap pegawai mengakumulasi serangkaian jabatan, posisi, dan pengalaman tertentu pendekatan ini mengakui kemajuan karir yang telah dicapai seseorang.

Pola dasar pengembangan karir berdasarkan PP 100 Tahun 2000 mencakup unsur-unsur (LNRI, 2000) antara lain:

1. Pendidikan yang meliputi pendidikan dasar (SD, SLTP), pendidikan umum (SMU) dan perguruan tinggi.

2. Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan yang meliputi pendidikan dan pelatihan kepemimpinan.

3. Usia

4. Masa kerja yaitu lamanya pegawai dalam bekerja. 5. Pangkat atau golongan.

6. Jabatan yaitu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab,

wewenang, dan hak seorang pegawai.

7. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) yang meliputi kesetiaan, prestasi kerja, ketaatan, tanggungjawab, kejujuran, kerjasama, dan praktek kepemimpinan.

8. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai yang lebih tinggi urutan dan

kepangkatannya diberi kesempatan terlebih dahulu untuk menduduki jabatan yang lowong.

2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai

Monitoring merupakan suatu tindakan yang dilakukan untuk mengawasi atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program dengan fokus untuk mendapatkan informasi mengenai proses pelaksanaan program tersebut (BPS 2004). Begitu juga dalam proses pengurusan administrasi pegawai yang rantai birokrasinya panjang sehingga disamping pengelola administrasi, pegawai yang bersangkutan juga perlu memonitor proses pengurusan proses administrasinya. Dengan adanya proses monitoring pengurusan administrasi ini diharapkan pegawai yang bersangkutan mengetahui sudah sejauh mana posisi berkas proses pengurusan administrasinya dan dapat memperkirakan lamanya proses pengurusan administrasi yang bersangkutan dari mulai pengusulan sampai menerima hasilnya.

Tujuan dilakukannya proses monitoring adalah untuk pemantauan proses pelaksanaan program dan sedapat mungkin petugas memberikan saran untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan pelaksanaan program (BPS 2004).

2.6 E-Government

Dalam rangka penerapan e-government untuk menuju good governance

maka konsep e-government harus diterapkan di setiap lembaga pemerintah tingkat pusat dan daerah. Model penerapan e-government di setiap lembaga akan sangat tergantung kepada tugas, fungsi, dan wewenang yang diemban oleh setiap lembaga pemerintah. Hal ini akan menentukan struktur data dan model bisnis yang mendasari model layanan dan arsitektur sistem informasi yang akan dikembangkan. Penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah harus mengacu kepada kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government

sesuai dengan instruksi presiden (INPRES) No. 3 Tahun 2003 (Menkominfo 2003).

Definisi e-government di setiap negara berbeda-beda, tergantung pada pandangan dan tujuan dari negara tersebut terhadap teknologi informasi. Menurut Setiyadi (2001) dalam konteks makro, e-government mencakup penggunaan telematika (ICT) secara efektif dan efisien guna menunjang pelaksanaan tugas dan tata laksana pemerintah dalam misinya sebagai pengemban amanat menuju masyarakat demokratis, adil, makmur dan sejahtera. Sedangkan dalam konteks mikro, e-government adalah pelayanan publik yang dilaksanakan oleh semua instansi pemerintah yang terkoordinasi atau dengan lainnya secara optimal dengan menggunakan teknologi telematika. e-government diartikan sebagai rujukan yang ditujukan pada penggunaan teknologi informasi (TI) oleh lembaga di pemerintahan seperti Wide Area Networks, internet, dan komputer yang mempunyai kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain, bisnis, dan lembaga pemerintahan yang lain. Teknologi ini dapat melayani berbagai macam tujuan akhir yang berbeda seperti pelayanan pemerintah terhadap masyarakat yang akan lebih baik, meningkatkan hubungan bisnis dan industri, atau menjadikan manajemen pemerintahan yang lebih efisien. Keuntungan yang dihasilkan adalah dapat mengecilkan kecurangan, meningkatkan transparansi, lebih nyaman, meningkatkan pendapatan, dan mengurangi biaya (Bank Dunia 2009).

Tujuan e-government harus dilihat dalam konteks good governance, yang merupakan suatu prasyarat untuk dapat bersaing dalam pasar global. Birokrasi pemerintah harus dapat mempertanggungjawabkan kinerjanya tidak saja kepada

atasan langsung, tetapi juga kepada masyarakat. Adapun tujuan implementasi e-government menurut (Depkominfo 2004) adalah sebagai berikut :

• Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam proses penyelenggaraan pemerintahan.

• Terbentuknya kepemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu

menjawab tuntutan perubahan secara efektif.

• Perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja kepemerintahan. Sasaran pembangunan yang ingin dicapai oleh pemerintah dalam implementasi e-government (Depkominfo 2004) adalah :

• Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang

berkualitas dan terjangkau.

• Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan dan memperkuat kemampuan perekonomian menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional.

• Pembentukan mekanisme komunikasi antar lembaga pemerintah serta

penyediaan fasilitas bagi partisipasi masyarakat dalam proses kepemerintahan.

• Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga pemerintah.

Meskipun tidak berorientasi laba, lembaga-lembaga pemerintahan perlu terus meningkatkan layanannya kepada masyarakat sebagai konsumennya. Dengan berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi, lembaga-lembaga pemerintahan dapat menerapkan e-government untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasionalnya serta untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat (Hendriana 2004).

Konsep pengembangan e-government mempunyai fokus terhadap tiga hal yaitu pemerintah ke masyarakat (G2C), pemerintah ke bisnis (G2B), dan pemerintah ke pemerintah (G2G), selain internal lembaga pemerintahan itu sendiri seperti pemerintah ke pegawai (G2E) (Bank Dunia 2009).

2.7 Internetworking

Internetworking merupakan suatu abstraksi yang kuat dalam pembahasan kompleksitas dari teknologi komunikasi yang beragam dengan cara

menyembunyikan detail setiap perangkat keras jaringan dan menyediakan suatu lingkungan komunikasi tingkat tinggi (Wiryana 2009). Tujuan utama dari

internetworking adalah interoperabilitas yang maksimun, yaitu memaksimalkan kemampuan program pada sistem komputer yang berbeda dan sistem jaringan yang berbeda untuk berkomunikasi secara handal dan efisien. Ini akan menunjang ketersediaaan informasi pada sistem komputer dan jaringan yang beragam, baik perangkat lunak, perangkat keras maupun model data dari informasi tersebut.

Pada era teknologi saat ini informasi yang cepat dan mudah didapat sangat diperlukan sekali. Penggunaan Internet juga didukung oleh saluran komunikasi yang sudah memadai dimana hampir setiap rumah mempunyai saluran komunikasi telepon sampai dengan perusahaan yang sudah menggunakan saluran komunikasi yang khusus. Hal lain yang timbul di Indonesia saat ini adalah mulai banyaknya Internet Services Provider (penyedia layanan Internet) yang menyediakan fasilitas Internet kepada para pelanggannya.

2.8 Implementasi Metode Prototipe

Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan pendekatan prototipe. Prototipe merupakan pembuatan model sistem informasi yang pengembangannya dilakukan dengan cepat (Marimin et al. 2006). Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya (McLeod & Schell 2007).

Model ini dimulai dengan pengumpulan kebutuhan dan perbaikan, desain cepat, pembentukan prototipe, evaluasi pelanggan terhadap prototipe, perbaikan prototipe dan produk akhir. Pengembang dan pengguna bertemu dan mendefinisikan obyek keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar yang merupakan keharusan dan kemudian dilakukan perancangan lagi secara cepat. Perancangan cepat ini akan membuat suatu prototipe yang selanjutnya dievaluasi oleh pengguna dan digunakan untuk kebutuhan pengembangan software. Pada pendekatan ini terjadi iterasi yaitu pada saat prototipe di kerjakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna, dan pada saat yang sama pengembang melakukan pemahaman terhadap apa yang harus dilakukan sehingga prototipe akan lebih baik (Suyanto 2005).

McLeod dan Schell (2007) mengemukakan bahwa pengembangan prototipe terdiri dari 2 jenis. Prototipe jenis I atau yang disebut sebagai prototipe

evolutionary yang akan menjadi suatu sistem operasional. Prototipe jenis II (requirement prototype) merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional, dimana pada langkah pertama sampai dengan ketiga sama seperti untuk prototipe jenis I.

Tahapan yang terdapat pada prototipe jenis I dapat dilihat pada Gambar 5. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai. Pada tahap ini analis sistem mewawancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan dari apa yang diinginkan pemakai terhadap sistem.

2. Mengembangkan prototipe. Analis sistem dapat bekerja sama dengan

spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih peralatan prototyping

untuk mengembangkan sebuah prototipe.

3. Menentukan apakah prototipe dapat diterima. Analis mendidik pemakai dalam penggunaan prototipe dan memberikan kesempatan kepada pemakai untuk membiasakan diri dengan sistem. Pemakai memberikan masukan bagi analis apakah prototipe memuaskan atau tidak. Jika ya, langkah berikutnya akan diambil dan jika tidak, prototipe direvisi dengan mengulangi langkah 1 sampai 3 dengan pengertian yang lebih baik mengenai kebutuhan pemakai. 4. Menggunakan prototipe. Prototipe yang akan menjadi sistem operasional.

Penggunaan prototipe dalam pengembangan sistem informasi mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya :

• Menghasilkan syarat yang lebih baik dari produksi yang dihasilkan.

• Pengguna dapat mempertimbangkan sedikit perubahan selama masih dalam bentuk prototipe.

• Memberikan hasil yang lebih akurat dari pada perkiraan sebelumnya, karena fungsi yang diinginkan dan kerumitannya sudah diketahui dengan baik.

Reaksi awal dari pengguna, diawali dengan menampilkan sebuah prototipe sistem informasi, kemudian melihat reaksi dari pengguna saat bekerja dengan prototipe apakah fitur-fitur sistem pada prototipe tersebut sudah sesuai dengan kebutuhannya. Reaksi tersebut dikumpulkan dalam lembar observasi, wawancara dan kuesioner.

Pengembangan prototipe jenis II dapat dilihat pada Gambar 6. Tiga langkah pertama sama seperti untuk prototipe jenis I. langkah-langkah selanjutnya adalah sebagai berikut :

4. Mengkodekan sistem operasional. Programer menggunakan prototipe sebagai dasar untuk pengkodean (coding) sistem operasional.

5. Menguji sistem operasional. Programer menguji sistem.

6. Menentukan jika sistem operasional dapat diterima. Pengguna memberikan masukan pada analis apakah sistem dapat diterima. Jika ya, langkah 7 dilakukan dan jika tidak, langkah 4 dan 5 diulangi.

7. Menggunakan sistem operasional.

Pendekatan ini diikuti jika prototipe tersebut hanya dimaksudkan untuk memiliki penampilan seperti sistem operasional dan tidak dimaksudkan untuk memuat semua elemen penting.

Gambar 5 Pengembangan prototipe jenis I (McLeod & Schell 2007). Mengidentifikasi

kebutuhan pemakai

Mengembangkan prototipe

Gunakan Prototipe

Prototipe dapat diterima?

1.

2.

3.

4.

Ya

 Ya  Tidak

Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 7.

6. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan KP fungsional?  1 – 3 hari

 4 – 7 hari  8 – 11 hari  12 – 15 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

7. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan KP fungsional, apakah pengelola kepegawaian perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan KP tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi?

 Ya  Tidak

Jika Tidak, beri alasannya …………..

8. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas tersebut?

 1 hari  2 – 3 hari  4 – 5 hari  6 – 7 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

9. Dengan menggunakan prototipe Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan KP fungsional dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)?

 1 – 2 bulan  3 – 4 bulan  5 – 6 bulan  7 – 8 bulan

 Lainnya, sebutkan ……….

B.

Proses Pembebasan Sementara

10. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan pembebasan sementara?

 Ya  Tidak

11. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ?

 1 – 7 hari  8 – 14 hari  15 – 21 hari  22 – 30 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

12. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan pembebasan sementara. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg

online ini, berapa lama perkiraan waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan pembebasan sementara?

 1 hari  2 – 5 hari  6 – 9 hari  10 – 15 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

13. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan pembebasan sementara ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu?

 1 hari  2 – 3 hari  4 – 5 hari  6 – 7 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

14. Apakah administrator masih tetap melakukan verifikasi berkas usulan pembebasan sementara?

 Ya  Tidak

Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 16.

15. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan pembebasan sementara?  1 – 3 hari

 4 – 7 hari  8 – 11 hari  12 – 15 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

16. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan pembebasan sementara, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan pembebasan sementara tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi?

 Ya  Tidak

Jika Tidak, beri alasannya …………..

17. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas pembebasan sementara tersebut?

 1 hari  2 – 3 hari  4 – 5 hari  6 – 7 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

18. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan pembebasan sementara dapat selesai? (sejak proses

pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara)?

 1 bulan  2 bulan  3 bulan  4 bulan

 Lainnya, sebutkan ……….

C. Proses Aktif Bekerja Kembali (ABK)

19. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan aktif bekerja kembali (ABK)?

 Ya  Tidak

20. Setelah adanya aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan ABK (termasuk proses scan

dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ?  1 – 7 hari

 8 – 14 hari  15 – 21 hari  22 – 30 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

21. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan ABK. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa perkiraan lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan ABK?

 1 hari  2 – 5 hari  6 – 9 hari  10 – 15 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

22. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan ABK ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu?

 1 hari  2 – 3 hari  4 – 5 hari  6 – 7 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

23. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan ABK?  Ya  Tidak

Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 25.

24. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan ABK?  1 – 3 hari

 4 – 7 hari  8 – 11 hari  12 – 15 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

25. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan ABK, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan ABK tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi?  Ya  Tidak

Jika Tidak, beri alasannya …………..

26. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas ABK tersebut?

 1 hari  2 – 3 hari  4 – 5 hari  6 – 7 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

27. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan ABK dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) ABK)?

 1 bulan  2 bulan  3 bulan  4 bulan

 Lainnya, sebutkan ……….

D. Proses Tugas Belajar

28. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan tugas belajar?

 Ya  Tidak

29. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan tugas belajar (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ?

 1 – 7 hari  8 – 14 hari  15 – 21 hari  22 – 30 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

30. Apabila berkas usulan tugas belajar sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan tugas belajar. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan tugas belajar?

 1 hari  2 – 5 hari  6 – 9 hari  10 – 15 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

31. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan tugas belajar ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu?

 1 hari  2 – 3 hari  4 – 5 hari  6 – 7 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

32. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan tugas belajar?  Ya  Tidak

Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 34.

33. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan tugas belajar?  1 – 3 hari

 4 – 7 hari  8 – 11 hari  12 – 15 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

34. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan tugas belajar, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan tugas belajar tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi?

 Ya  Tidak

Jika Tidak, beri alasannya …………..

35. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas tugas belajar tersebut?

 1 hari  2 – 3 hari  4 – 5 hari  6 – 7 hari

 Lainnya, sebutkan ……….

36. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan tugas belajar dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar)?

 1 bulan  2 bulan  3 bulan  4 bulan

III.

Pengujian terhadap Hasil Analisis dan Perancangan

Sistem

1. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini secara umum dapat digunakan oleh pengguna (pengguna umum dan pengelola kepegawaian)?

 Ya  Tidak

2. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah sarana dan prasarana yang mendukung aplikasi tersebut tersedia di instansi Bapak/Ibu?  Ya  Tidak

3. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini diperlukan oleh Bapak/Ibu?  Ya  Tidak

4. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini sudah memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu dalam mempermudah proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar)?  Ya  Tidak

5. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus pada setiap proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) selanjutnya?  Ya  Tidak

6. Apabila ada perubahan persyaratan untuk administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar), apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini masih dapat digunakan?

 Ya  Tidak

7. Apabila dalam prototipe aplikasi Simpeg online ini terdapat kekurangan dan perlu adanya penambahan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian, apakah untuk proses penyempurnaannya tergantung pada vendor (pengembang sistem) tertentu?

 Ya  Tidak

8. Apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan di semua jenis komputer yang terdapat pada instansi Bapak/Ibu?

 Ya  Tidak

9. Apakah sistem dan prototipe aplikasi ini dapat memberikan gambaran tentang kualitas pejabat fungsional dalam mencapai tujuan organisasi Bapak/Ibu?  Ya  Tidak

10. Menurut Bapak/Ibu, apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan secara efektif di instansi Bapak/Ibu?

 Ya  Tidak

Tanda Tangan Responden

(………)