Perlengkapan dan peralatan kantor yang digunakan:

Usaha Jasa Pariwisata - 533 o Faks o Sistem pager o Kalkulator o Mesin yang bisa mentransfer ke aksara lain o Mesin penjawab telephone o Mesin penghitung jumlah biaya pengiriman o Pemotong kertas o Mesin penjilid o Mesin penghitung jumlah barang. Termasuk peralatan kantor antara lain: a Komputer o Bikin format dan tampilkan file atau dokumen o Mempersiapkan program o Bikin pesanan atau reservation o Bikin data berdasarkan informasi pelanggan b Printer o Mengeluarkan salinan dari program, pesanan, persetujuan c Mesin tik o Membuat ketikan surat-surat o Tipe-tipe amplop d Photo copy o Bikin salinan dokumen dan surat-surat o Jenis timbunan dan sisa photo copy e Faks o Menghasilkan memo atau surat-surat untuk masa yang akan datang ditujukan pada rekan-rekan sejawat atau pelanggan f Mesin hitung penjumlah biaya o Memastikan biaya pengirim secara besar-besaran. Unti-unit lainnya akan dipersiapkan informasinya lebih detail atau menggunakan komputer beserta peralatannya. Usaha Jasa Pariwisata - 534 c. Prosedur untuk Menggunakan Peralatan Kantor Contoh-contoh; Photo copy o Hidupkan mesin o Periksa keadaan kertas A.4, A.3 dan lain-lain tergantung kebutuhan o Letakkan dokumen pada tempat yang benar o Atur jumlah yang akan dicopy, bandingkan dan sebagainya o Tekan tombol start o Apabila stop, matikan dan periksa mesin untuk macetnya kertas, kalau jelas hidupkan mesin lagi. Faks o Masukkan dokumen yang akan ditransmit ke dalam mesin menghadap ke bawah o Putar nomor yang dituju o Tekan tombaol start, setelah berakhirnya tanda beep o Setelah transmit, mesin faks secara otomatis mencetak secarik pengiriman untuk membuktikan bahwa dokumen telah terkirim. Mesin cetak o Sisipkan kertas pada mesin cetak o Tentukan apakah mencetak 1 halaman atau seluruh dokumen o Letakkan atau goyangkan roda tinta untuk mendapatkan qualitas cetakan seperti yang diharapkan

d. Prosedur penataan Dokumen

Sebuah daftar kontrol untuk merawat peralatan meliputi: o Memperhatikan daftar cara mematikan komputer o Mematikan aliran listrik setelah jam kerja o Memeriksa service mesin-mesin secara rutin. Prosedur penanganan peralatan yang rusak dengan jalan: o Hubungi langsung tukang service yang sudah menjadi langganan o Lapor kepada tukang service intern secara khusus bila memungkinkan o Lapor kepada supervisor, departemen service atau manager. Hubungi secara lisan, tertulis atau tergantung pada prosedur perusahaan. Usaha Jasa Pariwisata - 535

e. Perencanaan Korespondensi surat menyurat

Surat menyurat perusahaan mestinya: o Ditulis dengan jelas dan kata-kata atau kalimat yang ringkas o Tuliskan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar o Ditujukan khusus pada seseorang dimana mungkin o Tunjukkan keramah-tamahan, sopan santun dan rasa hormat o Logis didalam menyampaikan informasi o Jelas, cepat pada pokok permasalahan o Hindari hal-hal yang membingungkan dan meracuni o Hindari pengulangan kata-kata dan ungkapan-ungkapan.

f. Bagan Perencanaan Surat-Menyurat

Contoh Surat Kontirmasi untuk Pelanggan Kop surat: Tanggal : Ditujukan : Prihal : Pemberita- huan : Ditail : Yang perlu ditindak lanjuti: Penutup Wonderland Holidays Jl Kramat Raya No.26 Jakarta 10450 03 Januari Yth. Tuan Sudiarto, Pesanan konfirmasi Dengan senang hati saya informsikan kepada tuan bahwa pesan konfirmasi tiket tuan untuk USA, telah confirmed, sebagai beriku Berangkat : 20 Februari Flight GA 71 Jakarta to Los Angeles Kembali : 14 Maret Flight GA 82 Los Angeles – Jakarta Mohon tuan memperisapkan pembayaran sejumlah Rp.9.900.000,- lambat sudah kami terima di kantor 4 Februari. Program tuan selanjutnya akan kami sediakan setelahtuanmelakukanpembayaran. Saya harap tuan menikmati perjalanan tuan ke USA. Silakan hubung bila tuan memerlukan bantuan atau jika mungkin bisamembantu t selanjutnya Horamt kami, T. Hardianto Travel and Tours Supervisor