Mengidentifikasi tujuan acara General information of the tour itinerary D. Local time and time different

Usaha Jasa Pariwisata - 560 2. Tujuan acara secara spesifik dikembangkan berdasarkan Spesific, Measurable, Achiefable, Reliable, Timing SMART dan dikonsultasikan dengan konsultankolega yang relevan untuk pertimbangansaran dan persetujuan. IV. Merencanakan program acara a Tanggal, Waktu dan Venue dipilih sesuai dengan, tujuan penyelenggaraan acara. dan sasaran audiens b Tema dibuat secara menarik dan trendy dan relevan dengan tujuan acara c Cakupan acara disusun sesuai dengan thema dan tujuan penyelenggaraan acara d Komponen pendukung acara diidentifikasi e Perkiraan Biaya dipertimbangkan dengan seksama sesuai sumber-sumber yang dapat dicari modal awal dan sponsorship f Tanggal, Waktu dan Venue dipilih sesuai dengan, tujuan penyelenggaraan acara. dan sasaran audiens g Tema dibuat secara menarik dan trendy dan relevan dengan tujuan acara h Cakupan acara disusun sesuai dengan thema dan tujuan penyelenggaraan acara i Komponen pendukung acara diidentifikasi j Perkiraan Biaya dipertimbangkan sesuai sumber-sumber yang dapat dicari modal awal dan sponsorship Jenis Acara berkisar pada : o Reunion o Workshop o Seminar o Conference o Convention o Festival. Aktifitas dapat dilaksanakan pada tingkat : o Local o Regional o National o International Usaha Jasa Pariwisata - 561 V. Penyelesaian detail program acara 1. Perencanaan program acara dipresentasikan kepada orang- orang yang terkait pada waktu yang diminta. 2. Rencana Pembiayaan dan perkiraan keuntungan serta daftar sponsorship di presentasikan kepada konsultan untuk dimintai saran pertimbangan 3. Detail disetujui sehubungan dengan prosedur yang telah disepakati VI. Menyusun Proposal A. Proposal Penyelenggaraan Acara 1. Isi Proposal a Pendahuluan Latar Belakang Berisi kata pengantar yang disampaikan untuk memberikan gambaran tentang sesuatu yang di-proposal-kan. b Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan diselenggarakan, misal : MOS 2005. c Tema Kegiatan Berisi tema dari kegiatan yang akan diselenggarakan. d Dasar Pemikiran Dasar Pelaksanaan Berisi hal-hal mendasar yang melandasi diadakannya suatu kegiatan. Misalnya saja seperti : a. Melihat situasi dan kondisi sesuatu yang di-proposal-kan, misalnya seperti bangunan sekolah yang sudah rusak dan untuk segera direnovasi. b. Surat dari pimpinankepala sekolah tentang sesuatu hal untuk dilaksanakan. c. Hasil rapat-rapat d. Program Kerja. e Tujuan Berisi tujuan diadakannya kegiatan. f Bentuk Kegiatan g Sasaran Peserta Berisi pihak yang dikenai kegiatan. h Waktu dan Tempat Kegiatan Berisi hari, tanggal, waktu, serta tempat dilaksanakannya kegiatan. Usaha Jasa Pariwisata - 562 i Susunan Panitia Berisi susunan panitia penyelenggara kegiatan. j Rencana Kegiatan Berisi rangkaian kegiatan yang direncanakan dari awal acara hingga akhir acara. k Rencana Anggaran Berisi rencana anggaran untuk menyelenggarakan suatu kegiatan; a. Pemasukan : memuat dari mana sumber biaya dan besarnya anggaran yang diperoleh. b. Pengeluaran : memuat pos-pos pengeluaran dan besarnya anggaran yang dikeluarkan. l Pelaporan Berisi komitmen dari kepanitiaan mengenai batas waktu menyusun laporan. m Penutupan Berisi harapan dari penyelenggara agar kegiatan dapat berjalan dengan baik dan sukses Catatan : Setelah presentasi, disusun proposal resmi untuk persetujuan resmilegal, dari pimpinan dengan detail : latar belakang, tujuan, thema, personal, detail acara, budget, prakiraan benefit, sumber dana, daftar sponsor, rekan kerja. Usaha Jasa Pariwisata - 563 B. Memilih Venue perlu memperhatikan untuk siapa event dielenggarakan § Sedang musim cuaca, trend, liburan apa saaat diselenggarakan event, terkait dengan jumlah pengunjung. § Dimana lokasi event, apakah mudah dijangkau dengan kendaraan, jauh dari gangguan keamanan, nyaman, kemudahan yang lain seperti yang terkait dengan akomodasi bila perlu. § Bagaimana dengan biaya, cukup menjanjikan, diperlukan sponsor, system pembayaran, deposit, komisi dll. § Apakah memungkinkan kelayakan kecukupan daya listrik, gangguan alamhujan, untuk mengakses informasiinternet dan telephone. § Apakah anda mempunyai staf pengelola gedung teknisi yang yang handal. § Apakah fasilitas Rest Room dan Bar tersedia § Apakah diperlukan transportasi umum taksi bagi peserta C. PROPOSAL SPONSORSHIP a Pendahuluan Berisi kata pengantar yang disampaikan untuk memberiklan gambaran mengenai kerjasama yang dilakukan oleh panitia kepada pihak ketiga sponsor. b Ketentuan Sponsorship Berisi mengenai ketentuan -ketentuan sponsorship, seperti tentang batas akhir penyerahan materi sponsorship, pembatalan sponsorship, dsb. c Bentuk Kerjasama Sponsorship yang ditawarkan Berisi paket-paket promosi yang ditawarkan kepada pihak ketiga sponsor Seperti : Sponsor Tunggal, Sponsor Utama, Sponsor Kedua, dst. Termasuk juga mediabentuk sponsorship yang ditawarkan kepada pihak ketiga sponsor. d Detail Spesifikasi Sponsorship yang ditawarkan. Berisi spesifikasi bentuk sponsorship yang ditawarkan. Seperti : spanduk, leaflet, dsb serta ketentuan teknis mengenai bentuk sponsorship tersebut, seperti ukuran ruang sponsor, bahan yang dipergunakan, warna, harga, jumlah, harga, pemasangan, penyedia materi, dan yang penting keuntungan yang diperoleh oleh sponsor. Dsb. Usaha Jasa Pariwisata - 564 Catatan : Isi proposal harus disusun menarik, baik penampilan maupun isinya, sehingga orang yang membacanya dapat mengerti dengan mudah dan tertarik dengan isi atau apa yang akan ditawarkan. D. Cover Proposal a Cover proposal dibuat semenarik mungkin, sehingga dapat menarik perhatian dari pihak yang diberi proposal sponsor. b Cover harus memuat Nama keigatan dan bentuk kegiatan yang diselenggarakan sehingga pihak sponsor tahu apakah kegiatan yang diselenggarakan itu ‘parade band’, ‘pentas seni’, ‘lomba karya ilmiah’ atau kegiatan lain. Selain itu juga memuat tanggal pelaksanaan dan pihak yang menyelenggarakan kegiatan.

E. Katagori sponsor

1. SPONSOR UTAMA Sponsor utama mendanai kegiatan ini sebesar sekian persen dari total anggaran yang diperlukan untuk penyelenggaraan seminar. Sponsor utama hanya terbuka bagi 2 dua patisipan. Biasanya bagi yang bersedia menjadi sponsor utama, kami memberikan tenggang waktu hingga waktu tertentu disepakati bersama. Biasanya sponsor utama diberikan fasilitas seperti : Fasilitas yang tersedia bagi sponsor utama adalah: o Hak pemasangan spanduk perusahaan sekian buah di lokasi strategis. Biaya pembuatan spanduk ditanggung perusahaan. o Hak pencantuman logonama perusahaan pada halaman luar sampul depan bagian atas buku acarabooklet seminar. o Hak penyebaran brosur dan sampel produk dilokasi kegiatan. o Hak mengisi satu stand pameran dilokasi kegiatan 2. CO-SPONSOR o Co-sponsor mendanai kegiatan ini sebesar sekian persen dari total anggaran yang diperlukan untuk penyelenggaraan seminar. o Co-sponsor hanya terbuka bagi 2 dua partisipan. Bagi yang bersedia menjadi ko-sponsor, kami memberikan tenggang waktu hingga waktu yang disepakati. Fasilitas yang tersedia bagi ko-sponsor adalah: o Hak pemasangan spanduk perusahaan sebanyak 1 satu buah dilokasi strategis yang kami sediakan. Biaya pembuatan spanduk ditanggung perusahaan. Usaha Jasa Pariwisata - 565 o Hak pencantuman logonama perusahaan pada halaman luar sampul depan bagian bawah buku acarabooklet seminar. o Hak menyebarkan brosur atau sampel produk perusahaan di lokasi kegiatan. o Hak mengisi satu stand pameran dilokasi kegiatan yang kami sediakan 3. SPONSOR TEKNIS Sponsor teknis mendanai kegiatan ini sebesar 12,5 dari total anggaran yang diperlukan untuk penyelenggaraan seminar. Sponsor teknis terbuka bagi 4 empat partisipan. Biasanya bagi yang bersedia menjadi sponsor teknis, diberikan tenggang waktu hingga waktu yang disepakati Fasilitas yang tersedia bagi sponsor teknis adalah: o Hak pemasangan spanduk perusahaan sebanyak 1 satu buah. o Biaya pembuatan spanduk ditanggung perusahaan. o Hak pencantuman logonama perusahaan pada halaman luar sampul depan bagian bawah buku acarabooklet seminar. o Hak menyebarkan brosur atau sampel produk kegiatan dilokasi kegiatan. o Hak mengisi satu stand pameran di lokasi kegiatan yang kami sediakan

VII. Komponen-komponen yang termasuk dalam Bid Proposal

Dalam mengajukan penawaran, diperlukan persyaratan khusus mengenai Perusahaan EO tersebut,namun sebelum memulai menyusun surat penawaran tender, EO sebaiknya benar-benar memahami tujuan dari pemilik acara serta mengetahimencari informasi rinci tentang rencana penyelenggaraan acara, termasuk biaya yang tersedia dan waktu pelaksanaan. Persyaratan tersebut antara lain adalah: o Covering letter o General concepts and themes o Management’s previous experience o Business program o Social program o Cost and other budgetary factors o Travel arrangements o Touring eg prepost tours o Accommodation o Entertainment o Staging o Special features o References and details of other undertakings