Prosedur Penataan Dokumen Melakukan Prosedur
Usaha Jasa Pariwisata - 531 d Daftar mengenai keuangan
o Invoices tagihan
o Receipts kuitansi pembayaran
e Dokumen-dokumen lainnya o
Ticket-ticket karcis-karcis o
Vouchers kupon-kupon perjalanan. Contoh:
Kantor menerima suatu pesanan booking dari pelanggan datang sendiri, surat, fax, E-mail.
Permintaan langsung kepada pemberi jasa transportasi, akomodasi, atraksi dan lain sebagainya.
Kantor menerima tiket karcis atau kupon dari pemberi jasa. Dikirim kepada pelanggan pada saat yang tepat dengan surat
pengantar didalam amplop, perincian pembayaran dan lain sebagainya.
Kuitansi pembayaran dikeluarkan setelah pelanggan melakukan pembayaran.
Semua Photo copy dokumen di “file” kan sesuai dengan prosedur perusahaan.
Contoh: Menerima surat-surat kantor
1. Beraneka ragam surat, Photo copy sebagaimana mestinya dan disampaikan kepada orang yang benar.
2. Mengirim surat-surat kantor o
Beraneka ragam surat dan menimbangnya o
Menempelkan biaya perangko yang benar o
Mengagendakannya mencatat transaksinya o
Menyampaikan mengirimkan melalui kantor post atau kotak surat.
Usaha Jasa Pariwisata - 532 3. Jenis-jenis kiriman selain surat-suarat biasa antara lain:
o Kiriman yang mendapat jaminan
o Kiriman tercatat
o Kiriman dalam jumlah besar
o Surat kilat
o Berita lokal dan luar negeri
o Surat yang dikirim melalui perantara pesuruh.
4. Yang termasuk jenis-jenis kiriman dan pelayanannya antara lain: o
Kiriman yang mendapat jaminan o
Semua bentuk aslinya dan kebutuhannya akan terjamin di dalam pengiriman
5. Kiriman tercatat o
Menggunakan kantong pengaman o
Tercatat di kantor post o
Diasuransikan o
Harus dimintadicari ke kantor post yang menerima oleh si alamat yang dituju diperlukan identitas
6. Kiriman jumlah besar o
Jumlahnya cukup banyak o
Mohon adanya potongan biaya 7. Post kilat
o Penyampaian yang cepat dan terjamin
o Amplop khusus yang dikeluarkan oleh post
8. Seberang lautluar negeri o
Darat, laut atau udara o
Biaya tergantung berat dan tujuan 9. Perantara suruhan
o Kantor post biro jasa
o Biaya tergantung pada berat, jarak serta prioritas
penyampaian.