1. Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk
proses belajar mengajar, seperti: ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktik keterampilan dan ruang laboratorium.
2. Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk
proses belajar mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar mengajar, misalnya: ruang kantor, kantin
sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil, ruang usaha kesehatan sekolah, ruang guru, ruang kepala sekolah dan
tempat parkir kendaraan.
22
Selain itu, ada juga pendapat lain mengenai prasarana pendidikan. Yang termasuk dalam prasarana pendidikan adalah seperti tanah, halaman,
pagar, gedungbangunan sekolah serta alat perabotmebeler dan bangunan infrastruktur. Infrastruktur adalah prasarana lingkungan sekolah untuk
melengkapi gedung sekolah agar sekolah menjadi aman, nyaman dan sehat. Infrastruktur yang dimaksud tersebut adalah sebagai berikut:
a Jalan, gorong-gorong dan jembatan;
b Jaringan listrik dan telepon;
c Jaringan air bersih;
d Sumur gali.
23
4. Proses Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan dapat diartikan sebagai kegiatan menata, mulai dari merencanakan kebutuhan, pengadaan,
inventarisasi, penyimpanan, pemeliharaan, penggunaan dan penghapusan serta penataan lahan, bangunan, perlengkapan dan perabot sekolah secara
tepat guna dan tepat sasaran.
24
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-
22
Daryanto dan Mohammad Farid, Op.Cit, h. 108
23
Wahyu Sri Ambar. A, Op. Cit, h. 11
24
Suryadi, Manajemen Mutu Berbasis Sekolah Konsep dan Aplikasinya, Jakarta: Sarana Panca Karya Nusa, 2009, h. 125
sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan agar selalu dalam kondisi siap pakai saat PBM.
25
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan merupakan proses kerja sama pendayagunaan semua sarana dan prasarana secara efektif dan efisien.
Menurut Agustinus Hermino, proses manajemen sarana dan prasarana sekolah dapat dijelaskan sebagai berikut:
a Pengadaan
b Pendistribusian
c Penggunaan dan pemeliharaan
d Inventarisasi
e Penghapusan
26
Dengan demikian, Agustinus Hermino menyebutkan adanya 5 proses dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan.
Berbeda dengan Agustinus, Barnawi M. Arifin menjelaskan bahwa proses-proses dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan dilakukan
melalui kegiatan sebagai berikut: a
Perencanaan b
Pengadaan c
Pengaturan d
Penggunaan e
Penghapusan
27
Sedangkan menurut Ary H. Gunawan, secara kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi:
a Perencanaan Pengadaan Barang
b Prakualifikasi Rekanan
c Pengadaan Barang
d Penyimpanan, Inventarisasi, Penyaluran
e Pemeliharaan, Rehabilitasi
25
Mulyono, Manajemen AdministrasiOrganisasi Pendidikan, Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2008, Cet. 1, h. 184
26
Agustinus Hermino, Op. Cit, h. 180
27
Barnawi dan M. Arifin, Op. Cit, h. 48-49
f Penghapusan dan Penyingkiran
g Pengendalian
28
Wahyu Sri Ambar Arum menjelaskan bahwa kegiatan manajemen sarana dan prasarana pendidikan meliputi:
a Perencanaan
b Pengadaan
c Penyimpanan
d Inventarisasi
e Pemeliharaan
f Penataan
g Penggunaan dan Pembuatan
h Penghapusan
i Pengawasan dan Pengendalian
Dengan demikian, kegiatan manajemen sarana dan prasarana pendidikan menurut Ary H. Gunawan ada 7 proses. Sedangkan menurut
Wahyu Sri Ambar Arum terdapat 9 proses dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan. Secara garis besar, proses manajemen sarana dan
prasarana pendidikan yang mereka kemukakan sama, hanya bedanya Ary H. Gunawan menyebutkan proses prakualifikasi rekanan. Menurut Ary H.
Gunawan, prakualifikasi rekanan dianggap penting untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan, seperti penyalahgunaan,
spekulasi, manipulasi, serta perbuatan-perbuatan negatif lainnya. Dari empat pendapat mengenai proses manajemen sarana dan
prasarana pendidikan yang telah dijelaskan di atas, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa proses manajemen sarana dan prasarana
pendidikan harus dimulai dengan proses perencanaan. Dengan perencanaan, maka kita dapat memulai dan melaksanakan suatu program dengan sistematis.
Dari penjelasan mengenai proses manajemen sarana dan prasarana tersebut, maka penulis berpendapat sama dengan yang dikemukakan oleh
Wahyu Sri Arum Ambar bahwa proses manajemen sarana dan prasarana
28
Ary H. Gunawan, Op. Cit, h. 116
pendidikan meliputi: 1 Perencanaan, 2 Pengadaan, 3 Penyimpanan, 4 Inventarisasi, 5 Pemeliharaan, 6 Penataan, 7 Penggunaan dan Pembuatan,
8 Penghapusan dan 9 Pengawasan dan Pengendalian. Adapun penjelasan dari masing-masing proses tersebut adalah sebagia berikut:
1 Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Perencanaan berasal dari kata dasar rencana yang artinya rancangan yang dilakukan pada masa depan. Perencanaan sarana dan
prasarana pendidikan merupakan proses perancangan upaya pembelian, penyewaan, peminjaman, penukaran, daur ulang, rehabilitasi, distribusi
atau pembuatan fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
29
Menurut Ibrahim Bafadal, perencanaan perlengkapan pendidikan adalah suatu proses menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah di
masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
30
Berdasarkan beberapa pengertian perencanaan tersebut, maka dapat didefinisikan bahwa perencanaan sarana dan prasarana adalah
keseluruhan rancangan mengenai pembelian, penyewaan, peminjaman, penukaran, daur ulang, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan fasilitas
sekolah yang disesuaikan dengan kebutuhan sekolah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Adapun tujuan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan adalah untuk meminimalisir terjadinya kesalahan dan
kegagalan yang tidak diinginkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
dalam pelaksanaannya
karena perencanaan
dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan dan skala prioritas.
31
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap organisasi, baik perseorangan maupun kelompok. Oleh karena itu, setiap
kepala sekolah paling tidak harus membuat rencana tahunan yang mencakup bidang-bidang sebagai berikut:
29
Barnawi dan M. Arifin, Op. Cit, h. 51
30
Ibrahim Bafadal, Op. Cit, h. 26
31
Wahyu Sri Ambar. A, Op. Cit, h. 20-21
a Program pengajaran, seperti kebutuhan tenaga guru, pembagian tugas
mengajar, pengadaan buku-buku, alat pelajaran dan alat peraga, dll. b
Kesiswaan, antara lain prosedur penerimaan siswa baru, pembagian kelas, bimbingan dan konseling, pelayanan kesehatan, dll.
c Kepegawaian, seperti penerimaan dan penempatan guru, usaha
kesejahteraan guru, mutasi atau promosi guru dan pegawai sekolah, dll.
d Keuangan, yang mencakup pengadaan dan pengelolaan keuangan baik
yang bersumber dari pemerintah atau sumber lainnya. e
Perlengkapan, seperti rehabilitasi gedung sekolah, penambahan ruang kelas, perbaikan lapangan olahraga, pengadaan bangku murid dan
sebagainya.
32
2 Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Pengadaan adalah segala kegiatan dalam menyediakan semua kebutuhan sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan. Proses pengadaan
ini tentunya tidak terlepas dari proses perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.
Fungsi pengadaan sendiri adalah untuk memenuhi sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas,
tempat dan waktu yang dikehendaki.
33
Pengadaan yang dilakukan meliputi pengadaan seperti berikut: 1.
Pengadaan tanah; 2.
Pengadaan bangunan; 3.
Pengadaan perabot; 4.
Pengadaan kendaraan atau alat taransportasi; 5.
Pengadaan sarana pendidikan, alat-alat kantor dan alat tulis kantor.
34
32
Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Remaja Rosdakarya, 2005, Cet. 15, h. 107
33
Wahyu Sri Ambar. A, Op. Cit, h. 46-47
34
Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Op. Cit, h. 135
Dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, tentunya harus menyesuaikan dengan kebutuhan sekolah yang telah dirumuskan dalam
perencanaan sarana dan prasarana. Hal ini dilakukan untuk menghindari sekolah membeli barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan sekolah
sehingga semua barang yang dibeli adalah memang yang benar-benar dibutuhkan
untuk menunjang
proses belajar
mengajar serta
meminimalisir pengeluaran yang tidak diperlukan.
3 Penyimpanan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Penyimpanan sarana pendidikan adalah kegiatan simpan menyimpan suatu barang-barang sekolah baik dalam keadaan baru
maupun rusak yang dilakukan oleh orang yang ditunjuk atau ditugaskan oleh suatu lembaga pendidikan.
Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan aspek administratif. Aspek fisik yaitu wadah yang diperlukan
untuk menampung barang negara yang berasal dari pengadaan yang biasanya disebut dengan gudang. Sedangkan aspek administratif adalah
hal-hal yang diperlukan untuk mendukung kegiatan penyimpanan seperti bendaharawan kepala gudang, urusan penerimaan, urusan pengeluaran
dan urusan penyimpanan dan pemeliharaan.
35
Dalam proses penyimpanan ini, semua barang yang disimpan harus diletakkan di tempat yang aman dan lokasi penyimpanannya mudah
dijangkau. Diletakkan di tempat aman agar terhindar dari tindak pencurian jika barang yang disimpan adalah barang yang berharga seperti
komputer sekolah. Lokasi yang mudah dijangkau dimaksudkan agar jika sewaktu-waktu barang yang disimpan dibutuhkan kembali, maka dapat
diambil dengan mudah dan terjangkau oleh yang membutuhkan.
35
Wahyu Sri Ambar. A, Op. Cit, h. 75-76
4 Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Inventarisasi merupakan kegiatan mencatat dan menyusun daftar barang-barang yang ada dengan teratur berdasarkan ketentuan yang
berlaku. Inventarisasi dilakukan dengan menggunakan klasifikasi dan pemberian kode barang untuk memudahkan dalam mencatat dan
mencaritemukan kembali barang tertentu jika suatu waktu dibutuhkan. Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi
adalah: a
Mencatat semua barang inventaris di dalam “Buku Induk Inventaris” dan buku
pembantu “Buku
Golongan Inventaris”.
b Memberikan
koding pada
barang-barang yang
diinventarisasikan. c
Membuat laporan triwulan tentang mutasi barang. d
Membuat daftar isianformat inventaris. e
Membuat daftar rekapitulasi tahunan.
36
Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap
barang-barang milik negara atau swasta. Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur dan berkelanjutan
dapat berfungsi untuk: a
Menyediakan data dan informasi untuk menentukan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
b Memberikan data dan informasi sebagai pedoman pengarahan
pengadaan barang. c
Memberikan data dan informasi sebagai pedoman penyaluran barang.
d Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan
barang sebagai pedoman penghapusan barang. e
Memberikan data dan informasi untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
37
36
Ary H. Gunawan, Op. Cit, h. 141
37
Wahyu Sri Ambar. A, Op. Cit, h. 92-93
5 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Pemeliharaan perlengkapan adalah kegiatan pemeliharaan yang dilakukan secara terus menerus agar setiap jenis barang berada dalam
kondisi siap pakai. Kegiatan pemeliharaan itu sendiri dibedakan berdasarkan kurun waktunya dan keadaan barangnya. Berdasarkan kurun
waktu, pemeliharaan terdiri dari pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Sedangkan berdasarkan keadaan barangnya,
pemeliharaan dibedakan menjadi dua, yaitu pemeliharaan barang habis pakai, pemeliharaan barang tidak habis pakai.
38
Berkaitan dengan pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan, idealnya semua sarana dan prasarana pendidikan di sekolah selalu dalam
kondisi siap pakai jika akan digunakan. Secara garis besar, pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan sebagai berikut;
a Melakukan pencegahan kerusakan;
b Menyimpan, disimpan di ruangrak agar terhindar dari kerusakan;
c Membersihkan dari kotorandebu atau uap air;
d Memeriksa kondisi sarana dan prasarana secara rutin;
e Mengganti komponen-komponen yang rusak;
f Melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan pada sarana atau
prasarana pendidikan.
39
6 Penataan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Penataan sarana dan prasarana pendidikan dibagi menjadi 4 empat yaitu sebagai berikut:
a Penataan Barang Bergerak
Yaitu pengaturan barang-barang yang dapat dipindahkan dari penempatan sebelumnya, seperti perabot kantor, meja, kursi,
lemari, dsb. b
Penataan Barang Tidak Bergerak
38
Piet Sahertian, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah, Surabaya: Usaha Nasional, 1994, cet. 1, h. 195-196
39
Daryanto dan Mohammad Farid, Op. Cit, h. 124
Yaitu menata barang-barang yang tidak dapat dipindahkan, seperti tanah, halaman, gedung, lapangan, dll. Karena tidak dapat
dipindahkan, maka sebelum dibangun, dilakukan perencanaan yang matang terlebih dahulu agar tidak terjadi perbaikan yang
menimbulkan pemborosan dana. c
Penataan Barang Bergerak Habis Pakai Yaitu penataan terhadap barang-barang yang tidak tahan lama,
cepat susut dan habis setelah digunakan, seperti kertas, kapur, spidol, pensil, tinta spidol, dll.
d Penataan Barang Bergerak Tidak Habis Pakai
Yaitu dengan cara mengatur barang yang ada dengan diberikan nomor dan kode pada barang tersebut sesuai dengan kode yang
berlaku. Sarana dan prasarana pendidikan hendaknya ditata sedemikian rupa untuk memudahkan dalam melakukan inventaris
dan penggunaan serta indah dilihat.
40
7 Penggunaan dan Pembuatan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Penggunaan fasilitas pendidikan di sekolah merupakan tanggung jawab kepala sekolah pada setiap jenjang pendidikan. Untuk kelancaran
kegiatan tersebut, bagi kepala sekolah yang mempunyai wakil bidang sarana dan prasarana atau petugas yang berhubungan dengan penanganan
fasilitas sekolah, maka diberikan tanggung jawab untuk menyusun kegiatan yang berkaitan dengan sarana dan prasarana sekolah.
Dalam penggunaan fasilitas sekolah, semua pihak yang berkepentingan memiliki tanggung jawab bersama dalam penggunaan
fasilitas sekolah tersebut. Hal tersebut berarti bahwa semua pengguna fasilitas sekolah harus mempertanggungjawabkan pemakaian fasilitas
sekolah dengan baik dan tidak merusak fasilitas yang ada.
41
40
Wahyu Sri Ambar. A, Op. Cit, h. 125-127
41
Suryadi, Op. Cit, h. 128
8 Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Penghapusan perlengkapan adalah kegiatan meniadakan barang- barang milik lembaga bisa juga milik negara dari daftar inventaris
dengan cara yang telah diatur dalam perundang-undangan yang berlaku. Penghapusan perlengkapan bertujuan untuk:
a Mencegah kerugian yang lebih besar sebagai akibat untuk
pemeliharaan atau perbaikan perlengkapan yang rusak; b
Mencegah pemborosan biaya pengamanan; c
Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan;
d Meringankan beban inventarisasi.
Sarana dan prasarana yang akan dihapus harus memenuhi syarat- syarat penghapusan sebagai berikut:
a Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat digunakan lagi;
b Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan;
c Kuno, penggunaannya tidak sesuai lagi dengan perkembangan
zaman; d
Terkena larangan; e
Mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang; f
Biaya pemeliharaannya tidak seimbang dengan penggunaannya; g
Berlebihan; h
Dicuri; i
Diselewengkan; j
Terbakar atau musnah akibat bencana alam.
42
9 Pengawasan dan Pengendalian Sarana dan Prasarana Pendidikan
Pengawasan adalah pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap manajemen fasilitas yang di dalamnya mencakup kegiatan
perencanaan dan penggunaan fasilitas.
43
Pengawasan bertujuan agar hasil pekerjaan yang diperoleh efisien dan efektif sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengawasan dapat dilakukan melalui lima cara, yaitu sebagai berikut: a
Pengawasan Langsung Merupakan pengawasan yang dilakukan secara langsung di
tempat pelaksanaan pekerjaan.
42
Ibrahim Bafadal, Op. Cit, h. 62
43
Suryadi, Op. Cit, h. 129
b Pengawasan Tidak Langsung
Merupakan pengawasan yang dilakukan oleh petugas pengawasan secara formal yang bertindak atas nama organisasinya.
c Pengawasan Informal
Yaitu pengawasan yang tidak melalui saluran formal atau prosedur yang telah ditentukan.
d Pengawasan Administratif
Yaitu pengawasan yang meliputi bidang keuangan, kepegawaian dan material.
e Pengawasan Teknis
Yaitu pengawasan terhadap hal-hal yang bersifat fisik.
44
Seluruh kegiatan manajemen sarana dan prasarana tidak dapat berjalan dengan sendirinya tanpa adanya pengendalian. Artinya, setiap
kegiatan masing-masing tidak terlepas dari monitoring. Namun demikian, pengendalian bukan merupakan suatu pengaturan yang kaku dan
membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi agar terjalin koordinasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga
pemborosan tenaga, waktu dan biaya dapat dihindarkan.
45
B. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
