Struktur Organisasi Kinerja Organisasi

52 VIII ANALISIS KINERJA GAPOKTAN AGROPURNA MITRA MANDIRI

7.1. Kinerja Organisasi

Kinerja organisasi Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri beorientasi terhadap sasaran dan tujuan Gapoktan. Sasaran dan tujuan Gapoktan yang dimaksud adalah berupa pemenuhan kebutuhan anggota Gapoktan dan peningkatan produksi susu segar untuk memenuhi permintaan susu PT Indolakto. Pencapaian sasaran dan tujuan Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri dilakukan dengan cara mengatur dan mengorganisasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan Gapoktan. Pengaturan kegiatan-kegiatan Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri terlihat dari telah disusunnya struktur organisasi sehingga pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap pengurus Gapoktan lebih jelas. Selain itu, intensitas pertemuanrapat dalam Gapoktan baik antara pengurus maupun dengan anggota Gapoktan semakin sering dilakukan. Pertemuan anggota Gapoktan dengan pengurus Gapoktan dilakukan untuk merencanakan dan membahas kegiatan-kegiatan yang telah maupun yang akan dilakukan. Tersusunnya rencana kerja Gapoktan dimaksudkan agar pengurus maupun anggota Gapoktan mempunyai pedoman kerja sehingga pemenuhan kebutuhan yang diharapkan tercapai. Pencapaian sasaran dan tujuan Gapoktan terlihat dari perkembangan Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri dengan cara membandingkan antara hasil yang diperoleh Gapoktan dengan standar atau target yang telah ditetapkan.

7.1.1. Struktur Organisasi

Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri secara struktur tidak menempatkan RAT Rapat Anggota Tahunan sebagai pemegang kekuasaan tertinggi seperti halnya Gapoktan pada umumnya. Adanya unsur kekecewaan yang terjadi selama anggota Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri menjadi anggota KUD menyebabkan anggota merubah struktur organisasi dimana pemegang kekuasaan tertinggi dipegang oleh Ketua. Ketua dipilih atas dasar kesepakatan bersama selanjutnya ketua berhak memilih orang-orang yang dianggap mempunyai kemampuan 53 menjadi pengurus. Ketua dan para pengurus Gapoktan berperan langsung menangani kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan Gapoktan. Perangkat organisasi Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri pada saat ini terdiri dari Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Asisten Manajer serta dibantu beberapa pengurus yang dibagi menjadi beberapa departemen menurut fungsinya. Departemen-departemen tersebut terdiri atas Departemen Keuangan, Departemen Sapi Perah, Departemen Tata Usaha dan Departemen Kendaraan yang mempunyai tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab yang berbeda-beda. Adapun struktur organisasi disajikan pada Gambar 3. Gambar 3. Strutur Organisasi Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri Setiap jabatan di dalam kepengurusan Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri memiliki tugas, wewenang dan tanggungjawab masing-masing. Peraturan tersebut dibuat berdasarkan hasil kesepakatan bersama pengurus Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Peraturan dibuat agar pengurus Gapoktan lebih memahami tanggungjawabnya sehingga pengelolaan baik organisasi maupun usaha Gapoktan berjalan dengan baik. Ketua Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri merupakan penghubung antara Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri dengan mitra Gapoktan seperti lembaga keuangan dan Industri Pengolahan Susu. Bank Mandiri dan PT Indolakto DEPARTEMEN TATA USAHA KEPALA UNIT DEPARTEMEN SAPI PERAH KEPALA UNIT DEPARTEMEN KENDARAAN KEPALA UNIT DEPARTEMEN KEUANGAN KEPALA UNIT ASISTEN MANAJER MAKANAN TERNAK KESWAN IB RECORDING DATA POPULASI FRESH MILK ADMN. FRESH MILK LABORATORIUM CHILING AGROSERVICE SECURITY UMUM KELEMBAGAAN DITRISBUSI KASIR KETUA SEKRETARIS BENDAHARA 54 merupakan mitra Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Ketua Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri diharapkan mampu menjaga hubungan yang baik dengan mitra Gapoktan. Selain itu, ketua berfungsi sebagai pengambil keputusan dalam Gapoktan baik jika terjadi permasalahan atau dalam penyusunan kebijakan Gapoktan. Penyusunan kebijakan dilakukan untuk memberikan suatu suasana yang kondusif sehingga kegiatan-kegiatan Gapoktan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan untuk kelangsungan dan kemajuan Gapoktan. Penyusunan kebijakan dan program kerja Gapoktan ini dilakukan oleh ketua dengan dibantu sekretaris, bendahara dan asisten manajer serta kepala-kepala departemen. Sekretaris Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri berfungsi untuk membantu ketua dalam kegiatan-kegiatan di bidang administrasi Gapoktan. Sekretaris Gapoktan melakukan penghimpunan dan penyebaran informasi baik kepada pengurus Gapoktan maupun kepada anggota Gapoktan dan bertanggungjawab langsung kepada ketua. Sekretaris membantu ketua dalam penyimpanan berkas dan dokumen-dokumen yang diperlukan Gapoktan untuk melakukan kegiatan- kegiatan Gapoktan. Sekretaris dalam pembuatan dan penyusunan laporan-laporan kegiatan Gapoktan diharuskan berkoordinasi langsung dengan bendahara, asisten manajer serta kepala-kepala departemen. Bendahara dalam Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri berfungsi untuk membantu ketua dalam kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan dan bertanggungjawab langsung kepada ketua. Bendahara dibantu Kepala Unit Departemen Keuangan untuk meengatur dan mengelola bagian keuangan Gapoktan. Pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri dilakukan untuk melihat perkembangan Gapoktan dalam hal keuangan. Selain itu, pembuatan laporan keuangan oleh bendahara dilakukan untuk melengkapi penyusunan laporan kegiatan Gapoktan oleh sekretaris yang akan disampaikan kepada anggota Gapoktan. Penyampaian laporan kegiatan Gapoktan disampaikan oleh ketua dalam rapat anggota Gapoktan pada setiap tahun tutup buku laporan keuangan. Asisten manajer dalam Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri mempunyai fungsi untuk membantu ketua dalam kegiatan-kegiatan di bidang produksi susu 55 segar. Pencatatan laporan produksi susu yang disetorkan anggota Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri setiap hari dilaporkan asisten manajer kepada ketua setiap awal bulan. Asisten manajer berkoordinasi dengan Kepala Unit Departemen Sapi Perah dalam pelaporan populasi dan produksi susu serta hasil penjualan susu segar. Selanjutnya, laporan tersebut disampaikan kepada sekretaris dan Kepala Unit Departemen Sapi Perah untuk segera ditindaklanjuti jika terjadi permasalahan atau penurunan produksi. Kepala Unit Departemen Sapi Perah mempunyai tugas dan fungsi untuk membantu ketua dalam bidang produksi usaha Gapoktan yaitu susu segar. Kepala Unit Departemen Sapi Perah membawahi empat divisi dalam melaksanakan kegiatan produksi Gapoktan dan bertanggungjawab langsung kepada ketua Gapoktan. Keempat divisi tersebut adalah Divisi Agroservice , Divisi Raw milk , Divisi Kesehatan Hewan Keswan Inseminasi Buatan IB dan Divisi Makanan Ternak yang masing-masing mempunyai tugas, wewenang dan tanggungjawab masing-masing. Divisi Agroservice melakukan penyuluhan mengenai kebijakan yang akan dilakukan maupun informasi yang akan disampaikan kepada peternak. Divisi Agroservice juga melakukan pendampingan kepada anggota Gapoktan dalam hal penyusunan rencana kerja Gapoktan anggota sebagai salah satu syarat dalam mendapatkan bantuan kredit. Divisi Agroservice bekerjasama dengan Divisi Keswan dan IB untuk menanggapi keluhan anggota Gapoktan dalam hal pemeriksaan keadaan dan kesehatan ternak sapi perah serta pelayanan inseminasi buatan. Setiap peternak anggota Gapoktan yang ingin mendapatkan pelayanan kesehatan hewan dapat menyampaikan kepada Divisi Agroservice atau juga dapat secara langsung kepada salah satu anggota Divisi Keswan dan IB. Divisi Agroservice dan Divisi Keswan dan IB juga bekerjasama dalam hal penyusunan rencana kerja atau program-program kegiatan Gapoktan yang bersifat peningkatan pelayanan kepada anggota Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Anggota divisi Keswan diharuskan memberikan informasi mengenai jumlah sapi dan kondisinya kepada Kepala Unit Departemen Sapi Perah Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri yang selanjutnya akan disampaikan kepada asisten manajer dan ditembuskan kepada ketua Gapoktan. Divisi Agroservice dan Divisi Keswan IB 56 bertanggungjawab langsung kepada Kepala Unit Departemen Sapi Perah Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Divisi Raw milk Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri, bertugas melakukan penerimaan dan pemeriksaan kualitas susu dari anggota Gapoktan sebelum dikirim ke Industri Pengolahan Susu. Divisi Raw milk setiap hari membuat laporan hasil produksi yang kemudian disampaikan kepada asisten manajer. Pembuatan laporan ini selanjutnya ditembuskan ke Divisi Agroservice dan Divisi Keswan dan IB apabila terjadi penyimpangan atau penurunan kualitas dari susu yang dihasilkan anggota Gapoktan. Selanjutnya, Divisi Agroservice berkoordinasi dengan Divisi Makanan Ternak dalam hal pengawasan proses pengolahan makanan ternak atau konsentrat untuk anggota Gapoktan. Pakan konsentrat yang dikonsumsi oleh ternak sapi perah merupakan salah satu yang mempengaruhi kualitas susu segar yang dihasilkan. Divisi Makanan Ternak melakukan proses pengawasan pengadaan pakan, benih dan sarana produksi peternakan Gapoktan. Divisi Raw milk dan Divisi Makanan Ternak Bertanggungjawab langsung kepada Kepala Unit Departemen Sapi Perah Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Divisi Raw milk dan Divisi Makanan Ternak berkoordinasi langsung dengan Departemen Kendaraan yang mempunyai fungsi untuk membantu ketua dalam bidang distribusi dan perawatan kendaraan operasional Gapoktan. Departemen Kendaraan dipimpin langsung oleh kepala unit yang mempunyai tugas, wewenang dan tanggungjawab dalam pengaturan dan pengawasan distribusi. Pengawasan dan pengaturan distribusi pengiriman susu ke Industri Pengolahan Susu dan pengiriman pakan ternak konsentrat kepada anggota Gapoktan diawasi langsung oleh asisten manajer Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Divisi Kendaraan Bertanggung jawab langsung kepada ketua Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Selanjutnya, salah satu bagian dari struktur organisasi Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri yang mempunyai peranan penting adalah Divisi Tata Usaha. Divisi Tata Usaha mempunyai tugas dan fungsi membantu ketua dalam bidang kelembagaan atau tata usaha Gapoktan yang dipimpin langsung oleh Kepala Unit dan membawahi tiga divisi dalam melaksanakan tugas, wewenang 57 dan tanggungjawabnya. Adapun tugas, wewenang dan tanggungjawab Departemen Tata Usaha adalah menangani permasalahan kelembagaan dan hubungan kerjasama Gapoktan dengan mitra Gapoktan. Departemen Tata Usaha berkoordinasi dengan ketua untuk menjaga hubungan baik dengan mitra Gapoktan dalam hal ini adalah Bank Mandiri dan PT Indolakto. Departemen Tata Usaha dapat bekerjasama dengan Departemen Sapi Perah terutama dengan Divisi Agroservice menangani secara langsung pengajuan bantuan kredit sapi perah dari Bank Mandiri. Pengajuan kredit sapi perah dari anggota Gapoktan disampaikan secara langsung oleh Divisi Agroservice yang kemudian akan diseleksi oleh Departemen Tata Usaha sebelum disahkan oleh ketua Gapoktan. Pengajuan kredit yang telah disetujui ketua selanjutnya akan di ajukan kepada Bank Mandiri. Selain itu, Departemen Tata Usaha juga bertanggungjawab atas pengaturan pembayaran hasil penjualan susu ke anggota Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Departemen Tata Usaha bertanggungjawab langsung kepada Ketua Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Kinerja Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri secara struktur organisasi dapat dikatakan cukup baik. Pengertian cukup baik ini dilihat dari telah disusunnya struktur organisasi sesuai dengan tujuan organisasi Gapoktan yaitu peningkatan produksi susu untuk memenuhi permintaan susu PT Indolakto. Struktur organisasi ini dibagi ke dalam fungsi-fungsi yang berbeda dimana terdapat pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab secara merata sehingga pengurus dalam menjalankan tugas sesuai dengan fungsinya. Akan tetapi, dalam struktur organisasi masih terdapat kekurangan karena tidak dicantumkannya perwakilan anggota Gapoktan ke dalam struktur organisasi sehingga tidak adanya representasi anggota Gapoktan dalam kepengurusan Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri. Namun, Gapoktan dianggap telah memberikan kemudahan-kemudahan terhadap pemenuhan kebutuhan yang dibutuhkan anggota Gapoktan. Hal ini terlihat dari adanya manfaat yang diperoleh anggota Gapoktan yaitu kemudahan dalam memperoleh sapronak berupa pakan konsentrat dan obat-obatan secara kredit dimana pembayaran dilakukan dengan cara pemotongan harga jual susu yang diterima anggota Gapoktan. Selain itu, adanya jaminan sistem pembayaran 58 harga susu yang sesuai dengan kualitas yang dihasilkan anggota Gapoktan sehingga para peternak anggota Gapoktan tidak merasa dirugikan. Interaksi yang dilakukan pengurus Gapoktan dalam hal komunikasi dengan anggota Gapoktan dianggap telah ada upaya yang cukup baik dimana ini terlihat dari adanya manfaat sosial yang diperoleh anggota Gapoktan yaitu hubungan dan kerjasama yang baik antara pengurus dan anggota Gapoktan. Hal ini ditunjukkan dengan adanya Divisi Agroservice dalam struktur organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi untuk mengelola dan memecahkan permasalahan yang terjadi pada anggota Gapoktan. Permasalahan yang sering terjadi adalah dalam hal teknik budidaya ternak sapi perah, pencegahan terjadinya penyakit pada hewan ternak dan pengelolaaan penggunaan pakan ternak. Sejalan dengan itu, Gapoktan dianggap telah cukup berupaya untuk meningkatkan kemampuan budidaya usaha ternak sapi perah anggotanya melalui penyuluhan atau pembinaan. Akan tetapi penyuluhan yang diadakan oleh pengurus Gapoktan baru dirasakan oleh sebagian anggota Gapoktan. Hal ini terjadi karena penyuluhan hanya diperuntukkan anggota Gapoktan yang memperoleh bantuan kredit sapi perah sehingga manfaat bantuan kredit sapi perah dan peningkatan pengetahuan tidak dirasakan sebagian anggota Gapoktan. Hal ini mengindikasikan bahwa kinerja Gapoktan dari sisi pengelolaan mengenai bantuan kredit sapi perah belum optimal.

7.1.2. Pengurus Gapoktan Agropurna Mitra Mandiri