10
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Paradigma Interpretif
Sesuai dengan sifat dan karakter permasalahan data yang diangkat dalam penelitian ini, maka paradigma yang relevan dalam penelitian ini adalah paradigma
Interprettif. Adapun pada tradisi kualitatif-interpretatif, manusia lebih dipandang sebagai makhkuk rohaniah alamiah natural. Dalam pandangan ini, manusia sebagai
makhluk sosial sehari- hari bukan “berperilaku” berkonotasi mekanistik alias bersifat
otomatis seperti hewan, melainkan “bertindak” mempunyai konotasi tidak otomatismekanistik, melainkan humanistik alamiah : melibatkan niat, kesadaran,
motif-motif, atau alasan-alasan tertentu, yang disebut Weber sebagai social action tindakan sosial dan bukan sosial behavior perilaku sosial karena ia bersifat
intensional; melibatkan makna dan interpretasi yang tersimpan di dalam diri pelakunya. Dunia makna itulah yang perlu dibuka, dilacak, dan dipahami untuk bisa
memahami fenomena sosial apa pun, kapan pun, dan dimana pun. Vardiansyah 2008 : 67.
Metodologi penelitian komunikasi kualitatif-interpretif akan membawa pembahasan kembali ke rumpun ilmu-ilmu sosial. Dalam ilmu-ilmu sosial, Taylor
dan Bogdan 1984 mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang atau
gejala yang diamati. Pendekatan kualitatif-interpretif diarahkan pada latar gejala secara holistik utuh menyeluruh dan alamiah sehingga metodologi kualitatif tidak
mengisolasikan gejala ke dalam variabel. Namun, mengkaji objeknya sesuai latar
Universitas Sumatera Utara
11
almiahnya. Karenanya, lazim disebut juga penelitian alamiahnaturalistik. Vardiansyah 2008 : 69.
2.2 Komunikasi
Komunikasi apabila diaplikasikan dengan benar akan mampu mencegah dan memperbaiki hunbungan sekaligus menciptakan suasana yang menyenangkan dan
menciptakan hubungan yang harmonis baik antarpribadi, antar kelompok, antar bangsa dan sebagainya. Dalam keseharian, orang lebih banyak menghabiskan waktu
untuk berkomunikasi daripada aktifitas yang lainnya, dan dapat dipastikan bahwa seseorang berkomunikasi hampir di semua aspek kehidupan.
Mengusahakan suatu komunikasi yang baik dalam suatu organisasi merupakan hal penting. Ada berbagai defenisi yang dibuat untuk merumuskan makna komunikasi
yang pada dasarnya menyatakan bahwa komunikasi merupakan suatu proses saat orang berusaha untuk menyampaikan informasi dan mendapatkan hal
– hal yang menjadi sasarannya.
Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama
Effendy 2005 : 9. Menurut West Richard, Lynn H. Turner 2008 : 5 Komunikasi adalah proses sosial di mana individu-individu menggunakan simbol-simbol untuk
menciptakan dan menginterpretasikan makna dalam lingkungan mereka. Everett M. Rogers Suranto AW 2005: 15 memberikan definisi bahwa :
“Communication is the process by which an idea is transferred from a source to receiver with the intention of changing his on her behavior.”
Dikatakan bahwa komunikasi ialah proses yang didalamnya terdapat sesuatu gagasan yang dikirimkan dari sumber kepada penerima dengan tujuan untuk
mengubah perilakunya.
Universitas Sumatera Utara
12
Menurut Raymond S. Ross Suranto AW 2005 : 15 defenisi komunikasi adalah :
“Communication is a transactional process involving cognitive sorting, selecting, and sharing of symbol in such a way as to help another elicit from
his own experiences a meaning or responses similar to thet intended by the
source.” Dikatalan bahwa komunikasi ialah proses transaksional yang meliputi
pemisahan, dan pemilahan bersama lambang secara kognitif, begitu rupa sehingga membantu orang lain untuk mengeluarkan dari pengalamamnya sendiri arti atau
respon yang sama dengan yang dimaksud oleh sumber.
Sedangkan menurut Theodore Herbert Suranto AW 2005 : 15: “Communication is the process by which meaning a knowledge is transferred
from one person to another, usually for the purpose of obtaining some specific goals.”
Dikatakan bahwa komunikasi ialah proses yang di dalamnya menunjukkan arti pengetahuan dipindahkan dari seorang kepada orang lain, biasanya dengan
maksud mencapai beberapa tujuan khusus. Dari pengertian di atas dapat ditarik sebuah pemahaman sederhana bahwa
komunikasi adalah sebuah proses, peristiwa dan tindakan mempengaruhi melalui pesan yang sengaja dilakukan untuk mendapatkan perubahan yang diinginkan
pikiran, perasaan, dan tindakan. Carl I. Hovland mendefinisikan komunikasi sebagai suau proses dimana
seseorang memindahkan perangsang yang biasanya berupa lambang kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain dalam Widjaja 2006: 26-27. Adapun pengertian
komunikasi yang lain menurut Roger dan D. Lawrance Kincaid dalam Canggara 2006 : 19 mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana dua orang atau
lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saat saling pengertian yang mendalam. Maka
dapat disimpulkan bahwa komunikasi itu adalah persamaan pendapat dan untuk
Universitas Sumatera Utara
13
kepentingan itu maka orang harus mempengaruhi orang lain dahulu sebelum orang lain itu berpendapat, bersikap dan bertingkah laku yang sama dengan kita.
Kesimpulan dari berbagai pendapat diatas, dapat dirumuskan bahwa hakekat komunikasi mempunyai unsur-unsur :
a. Komunikasi adalah suatu proses
b. Komunikasi adalah sistem interaksi dan transaksi
c. Komunikasi mempunyai tujuan tertentu
d. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja.
2.2.1 Proses Komunikasi
Dari berbagai defenisi komunikasi yang telah di kemukakan oleh para ahli sebagaimana telah diuraikan tadi dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian lambang-lambang yang mengandung pengertian yang sama oleh seseorang kepada orang lain, baik dengan maksud agar mengerti, maupun agar
berubah tingkah lakunya Effendy, 2003: 7. Yang
dimaksud dengan
proses komunikasi
adalah proses
yang menggambarkan kegiatan komunikasi antar individu yang bersifat interaktif,
relasional, dan transaksional di dalamnya melibatkan sumber komunikasi yang mengirimkan pesan-pesan melalui media tertentu kepada penerima dengan maksud
dan tujuan dalam sebuah konteks tertentu. Proses komunikasi diatas dapat dirinci dalam beberapa unsur sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
14
1. KomunikatorPengirim
Pengirim adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain. Pengirim atau komunikator dalam
organisasi bisa karyawan dan bisa juga pimpinan. 2.
EncodingPenyandian Encode merupakan aktivitas yang dilakukan oleh seorang komunikator
yang memformulasikan pesan sedemikan rupa sehingga dengan menggunakan suatu lambang tertentu dia dapat mengoperkan pesan itu
kepada komunikan. Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau symbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan.
Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim 3.
Saluran Saluran atau sering juga disebut dengan media adalah alat dengan mana
pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran merupakan jalan yang dilalui informasi secara fisik.
4. PesanSimbol
Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata, baik berupa ucapan
maupun tulisan. Akan tetapi beraneka ragam perilaku non-verbal dapat juga digunakan untuk menyampaikan pesan, seperti gerakan tubuh, raut
muka dan lain sebagainya
Universitas Sumatera Utara
15
5. DecodingPenafsiran
Penafsiran decording adalah proses menerjemahkan menguraikan sandi- sandi pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decording dilakukan
dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima 6.
Komunikan Penerima adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima
melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim 7.
Umpan balik Umpan balik feedback pada dasarnya merupakan tanggapan penerima
atas informasi yang disampaikan pengirim. Umpan balik hanya terjadi pada komunikasi dua arah. Umpan balik yang diterima komunikator dapat
dijadikan sebagai tolak ukur dalam menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan sesuai dengan yang diinginkan atau
apakah meaning pesan yang diinterpretasi oleh komunikan sesuai dengan meaning pesan yang dimaksudkan oleh komunikator.
8. Gangguan noise
Gangguan dalam komunikasi adalah segala sesuatu yang menjadi penghambat laju pesan yang ditukar antara pengirim dengan penerima.
Argiris 1994 mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi sender mengirimkan informasi message
pada orang lain, kelompok, atau organisasi receiver. Proses komunikasi umumnya mengikuti beberapa tahapan. Pertama, pengirim pesan mengirimkan informasi pada
penerima informasi melalui satu atau beberapa sarana komunikasi. Proses berlanjut
Universitas Sumatera Utara
16
dimana penerima mengirimkan feedback atau umpan balik pada pengirim pesan awal. Dalam proses tersebut terdapa distorsi-distorsi yang mengganggu aliran informasi
yang dikenal dengan noise.
1
Proses komunikasi dijelaskan melalui pemahaman unsur-unsur komunikasi yang meliputi pihak yang mengawali komunikasi, pesan yang dikomunikasikan,
saluran yang digunakan untuk berkomunikasi, dan gangguan saat terjadi komunikasi, serta pihak yang menerima pesan, umpan balik dan dampak pada pengirim pesan.
Pengirim atau sender merupakan pihak yang mengawali proses komunikasi. Sebelum pesan dikirimkan, pengirim harus mengemas idea atau pesan tersebut sehingga dapat
diterima dan dipahami. Proses pengemasan ide ini disebut dengan encoding. Pesan yang akan dikirimkan harus berisifat informatif artinya mengandung
peristiwa, data, fakta, dan penjelasan. Pesan harus bisa menghibur, member inspirasi, memberi informasi, meyakinkan, dan mengajak untuk berbuat sesuatu. Pesan yang
telah dikemas disampaikan melalui media baik melalui media lisan: dengan menyampaiakan sendiri, melalui telepon, mesin dikte atau videotape maupun dengan
media tertulis : surat, memo, laporan, hand out, selebaran, catatan, grafik, dan gambar, maupun media elektronik yaitu : faksimili, email, radio, televisi.
Penggunaan media untuk menyampaikan pesan dapat mengalami gangguan noise yang dapat menghambat atau mengurangi kemampuan dalam mengirim dan
menerima pesan. Gangguan komunikasi dapat berupa faktor pribadi prasangka,
1
Argiris , 1994 dalam Jurnal Manajemen, Vol. 8 No 2, Mei 2009 http:majour.maranatha.eduindex.phpjurnal-manajemenarticleview216pdf
Universitas Sumatera Utara
17
lamunan, perasaan tidak cakap dan pengacau indra suara yang terlalu keras atau lemah, bau menyengat, udara panas.
Setelah pesan disampaikan, pihak yang menerima pesan receiver harus dapat menafsirkan dan menerjemahkan pesan yang diterima. Penafsiran pesan mungkin
akan sama atau berbeda dengan pengirim pesan. Apabila penafsiran sama, maka penafsiran dan penerjemahahn penerima benar dan maksud pengirim tercapai.
Sebaliknya jika penafsiran berbeda maka penafsiran dan penerjemahan salah dan maksud tidak tercapai. Penafsiran pesan ini sangat dipengaruhi oleh ingatan dan mutu
serta kedekatan hubungan antara pengirim dan penerima. Unsur terakhir dalam komunikasi adalah umpan balik, merupakan tanggapan
penerima terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Umpan balik bisa berupa tanggapan verbal maupun non verbal dan bisa bersifat positif maupun bersifat negatif.
Umpan balik positif terjadi apabila penerima menunjukkan kesediaan untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta memberikan tanggapan sebagaimana
dinginkan oleh pengirim. Sedangkan umpan balik negatif dapat benar juga dapat salah. Umpan balik negatif dikatakan salah jika isi dan cara penyampaian pesan
dilakukan secara benar tetapi penafsiran pesan salah. Dalam komunikasi secara bergantian pera penerima pesan bisa berubah menjadi pengirim pesan dan pengirim
pesan berubah menjadi penerima pesan.
Universitas Sumatera Utara
18
2.2.2 Media Komunikasi
Dalam proses komunikasi telah diutarakan bahwa pengiriman suatu pesan disampaikan melalui saluran media komunikasi. Media komunikasi merupakan
sarana yang dipergunakan dalam proses pengiriman pesan. Media komunikasi sebagai sarana untuk menyampaikan atau menyalurkan pesan itu dapat berupa:
1. Media Tulisan; Berupa surat, telegram, papan pengumuman, majalah,
surat kabar dan lain-lain. 2.
Media Visual; berbentuk gambar, grafik, foto dan lain-lain 3.
Media Audio; berupa suara seperti telepon, radio dan lain-lain 4.
Media Audio Visual; berupa kombinasi gambar dan suara, contohnya televisi dan film.
2.2.3 Tujuan Komunikasi
Dalam berkomunikasi tidak hanya untuk memahami dan mengerti satu dengan yang lainnya tetapi juga memiliki tujuan dalam berkomunikasi. Pada
umumnya komunikasi mempunyai tujuan Effendy 2003 : 55 antara lain : 1.
Untuk mengubah sikap to change the attitude Memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan agar
masyarakat akan merubah sikapnya. Misalnya memberikan informasi tentang bahaya Narkoba pada masyarakat dan remaja menjadi tahu
bahaya dari Narkoba yang bisa berujung dengan kematian. 2.
Untuk mengubah opinipendapatpandangan to change the opinion Memberikan berbagai informasi kepada masyarakat dengan tujun
akhir agar masyarakat mau merubah pendapat dan persepsinya
Universitas Sumatera Utara
19
terhadap tujuan informasi yang disampaikan, misalnya informasi mengenai pemilu.
3. Untuk merubah perilaku to change the behavior
Memberi berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan agar masyarakat akan berubah perilakunya. Misalnya informasi yang
dilakukan oleh pihak Kepolisian kepada masyarakat pengguna sepeda motor agar selalu menggunakan helm selama bekendara untuk
keselamatan pengguna itu sendiri. 4.
Untuk mengubah masyrakat to change the society Memberikan berbagai informasi kepada masyarakat, yang pada
akhirnya bertujuan agar masyarakat mau mendukung dan ikut serta terhadap tujuan informasi yang disampaikan.
2.2.4 Fungsi Komunikasi
Proses komunikasi tidak terlepas dari bentuk dan fungsi komunikasi, dimana komunikasi yang baik, tidak jauh dari fungsi yang mendukung keefektifan
komunikasi. Menurut Effendy 2003:55 fungsi komunikasi adalah sebagai berikut : 1.
Menginformasikan to inform Kegiatan komunikasi itu memberikan penjelasan, penerangan, mengenai
bentuk informasi yang disajikan dari seorang komunikator kepada komunikan. Informasi yang akurat diperlukan oleh beberapa bagian
masyarakat untuk bahan dalam pembuatan keputusan. 2.
Mendidik to educate Penyebaran informasi tersebut sifatnya member pendidikan atau
pengajuran suatu pengetahuan, menyebarluaskan kreativitas untuk membuka wawasan dan kesempatan untuk memperoleh pendidikan secara
luas, baik untuk pendidikan formal di sekolah maupun di luar sekolah. 3.
Menghibur to entertaint Penyebaran informasi yang disajikan kepada komunikan unutk
memberikan hiburan. Menyampaikan informasi dalam lagu, lirik dan
Universitas Sumatera Utara
20
bunyi, maupaun gambar dan bahasa membawa setiap orang pada situasi menikmati hiburan.
4. Mempengaruhi to influence
Komunikasi sebagai sarana untuk mempengaruhi khalayak untuk sumber motivasi, mendorong dan mengikuti kemajuan orang lain melalui apa
yang dilihat, dibaca dan didengar. Serta memperkenalkan nilai-nilai baru untuk merubah sikap dan perilaku ke arah yang baik dan modernisasi.
2.2.5 Faktor Penghambat Komunikasi Efektif
Meskipun proses komunikasi sudah dirancang secara matang, belum tentu tujuan komunikasi tercapai secara efektif. Berikut ini dikemukakan identifikasi
faktor-faktor yang mungkin menjadi penghambat komunikasi Suranto 2005 : 112- 113 :
1. Hambatan sosiologis
Secara sosiologis warga perkantoran berasal dari berbagai golongan dan lapisan yang menimbulkan perbedaan status, ideology, agama, tingkat
pendidikan, status ekonomi yang kesemuanya dapat menjadi hambatan bagi kelancaran komunikasi. Hambatan itu lebih nampak pada pelaksanaan
komunikasi formal di perkantoran karena adanya perbedaan kedudukan dan jabatan.
2. Hambatan psikologis
Yakni hambatan berkomunikasi yang disebabkan oleh situasi psikologis yang tidak mendukung. Misalnya berkomunikasi dengan orang
yang sedang marah, bingung, cemas, kecewa, atau sedang menaruh prasangka terhadap komunikator, tentu akan menghambat tercapainya tujuan
komunikasi. 3. Hambatan semantis
Ialah hambatan komunikasi yang disebabkan oleh latar belakang bahasa yang berbeda, contohnya bahasa
Indonesia “jangan” larangan berbedsa makna dengan kata “jangan” dalam bahasa Jawa yang berarti sayur.
“Gedang” berarti pisang bagi orang Jawa, tetapi berarti papaya bagi orang Sunda.
4. Hambatan mekanis
Hal ini sering terjadi pada proses komunikasi perkantoran yang menggunakan media, seperti bunyi krotokan pada pesawat telepon, tulisan
yang tidak terbaca pada surat, sinyal yang hilang pada telepon seluler, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
21
5. Hambatan ekologis
Hal ini disebabkan oleh gangguan yang terjadi di lingkungan ketika proses komunikasi sedang berlangsung. Misalnya saja hujan deras, lalulintas
yang bising, mesin pabrik yang menderu, semuanya bisa menjadi penghambat kelancaran berkomunikasi.
Hambatan-hambatan di atas tentu merupakan sesuatu yang tidak dikehendaki. Oleh karena itu dengan mengidentifikasi kemungkinan hambatan yang terjadi, sudah
dapat dilakukan langkah-langkah antisipatif untuk mencegah kemunculannya. Dengan mencegah kemungkinan terjadinya hambatan, maka peluang tercapainya
komunikasi efektif akan lebih besar.
2.3 Komunikasi Organisasi
Berbicara tentang komunikasi organisasi maka gambaran kita langsung dikaitkan dengan peranan dan status dari setiap orang dalam organisasi karena
peranan dan status seseorang menentukan bagaimana cara dia berkomunikasi dengan orang lain, dan bagaimana cara kita berkomunikasi dengan dia, oleh karena itu
kitapun sering menghubungkan peran dan status dengan pekerjaan yang beragam. Keragaman dalam organisasi tersebut dapat dilihat melalui pembagian kerja dimana
setiap orang akan berkerja menurut bakat dan kemampuan sehingga dia bertanggungjawab atas pekerjaan itu. Ketika jumlah atau jenis pekerjaan semakin
banyak dan beragam maka dbutuhkan hubungan seorang pemimpin dengan bawahan atau bawahan dengan pemimpin untuk membentuk sebuah kekuatan yang besar untuk
menghasilkan keluaran yang berkualitas. Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan
ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna
Universitas Sumatera Utara
22
mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks, antara lain dalam lingkup organisasi.
Dalam konteks organisasi, pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah
dilaksanakan dengan benar oleh karyawan ataupun bagaimana bawahan mencoba mencoba menyampaikan keluhan pada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang
telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Terdapat beberapa pilihan-pilihan jenis komunikasi yang dapat diaplikasikan, namun dikatakan
bahwa organisasi adalah suatu sarana kekuasaan yang dilaksanakan melalui komunikasi, dan dengan demikian menciptakan tindakan yang terorganisasi R.
Wayne Pace : 2005. Komunikasi organisasi adalah proses pengiriman dan penerimaan berbagai
pesan organisasi di dalam organisasi baik yang terjadi di dalam kelompok formal maupun kelompok informal di dalam organisasi Safaria 2004 : 133. Kemampuan
komunikasi merupakan fakor penentu kesuksesan setiap individu maupun organisasi untuk bertahan dalam persaingan bisnis yang sangat kompetitif saat ini. Kemampuan
komunikasi seseorang dalam setiap kondisi misalnya pada saat mempersiapkan sebuah presentasi bisnis, menyampaikan sebuah ide-ide atau gagasan dalam suatu
rapat, negosiasi bisnis, melatih tim, membangun sebuah tim kerja, dan dalam setiap aktivitas organisasi. Melihat pentingnya komunikasi dalam organisasi, efektivitas
komunikasi akan sangat menentukan kesuksesan organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Universitas Sumatera Utara
23
Wayne Pace dan Don F. Faules dalam Suranto AW 2005: 33 memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai sebuah proses penciptaan dan pengiriman
pesan oleh komunikator yang dilaksanakan secara berkelanjutan untuk mencapai tujuan bersama para anggota organisasi.
Goldhaber dalam Muhammad 2009 : 67 memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai berikut :
“organizational communication is the process of creating and exchanging message within a network of interdependent relationship to cope with
environmental uncertainty.” Dalam definisi ini terlihat bahwa komunikasi organisasi adalah proses
menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu
berubah-ubah. Pengertian lainnya tentang komunikasi organisasi disebutkan oleh Katz dan Khan dalam Muhammad 2009 : 65 adalah merupakan arus informasi,
pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa : a.
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun
eksternal. b.
Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media
c. Komunikasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungan dan
keterampilanskillnya.
Universitas Sumatera Utara
24
2.3.1 Komunikasi Efektif di dalam organisasi
Di dalam lingkungan organisasi, komunikasi efektif ini menjadi sebuah kebutuhan. Banyak aturan yang harus dilengkapi penjelasan, dimaksudkan agar
kesalahpahaman interpretasi dapat dihindarkan. Apabila salah seorang pegawai kantor merasa belum jelas dengan informasi yang diterimanya, maka lebih baik
meminta penjelasan. Hal ini disebabkan, komunikasi yang tidak efektif di kantor bisa jadi mengakibatkan dampak negatif dan kerugian yang serius.
Komunikasi efektif Suranto AW 2005 : 104-105 di dalam organsasi akan sangat membantu peningkatan kinerja dan ketepatan dalam penyelesaian suatu
urusan. Ada beberapa indikator komunikasi efektif, ialah : 1.
Pemahaman, ialah kemampuan memahami pesan secara cermat
sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Dalam hal ini komunikasi dikatakan efektif apabila mampu memahami secara tepat. Sedang
komunikator dikatakan efektif apabila berhasil menyampaikan pesan secara cermat.
2.
Kesenangan, yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil
menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan
kedua belah
pihak. Sebenarnya
tujuan yang
menyenangkan kedua belah pihak. Sebenarnya tujuan berkomunikasi tidaklah sekedar transaksi pesan, akan tetapi dimaksudkan pula untuk
saling interaksi secara menyenangkan untuk memupuk hubungan insan.
3.
Pengaruh pada sikap, apabila seorang komunikan setelah menerima
pesan kemudian sikapnya berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan
sehari-hari di perkantoran. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap
positif sesuai keinginan kita.
4.
Hubungan yang makin baik, bahwa dalam proses komunikasi yang
efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi dilakukan bukan untuk
menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit di sebaliknya, yakni untuk
membina hubungan baik.
5.
Tindakan, kedua belah pihak yang berkomunikasi melakukan tindakan
sesuai dengan pesan yang dikomunikasikan.
Universitas Sumatera Utara
25
2.3.2 Tujuan Komunikasi Organisasi
Ada 3 tiga tujuan utama dari komunikasi organisasi Liliweri 2004 : 64 yaitu : 1.
Sebagai tindak koordinasi.
Komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasikam sebagian atau dibagi-bagi dalam bagian atau sub bagian yang melaksanakan visi dan
misi organisasi di bawah pimpinan seorang pemimpin atau manajer serta para bawahan mereka. Tanpa komunikasi maka organisasi hanya merupakan
kumpulan orang-orang yang terbagi dalam tugas dan fungsi masing-masing yang melaksanakan aktivitas mereka tanpa keterkaitan satu sama lain tanpa
sinkronisasi dan harmonisasi. Organisasi tanpa koordinasi, organisasi tanpa komunikasi sama dengan organisasi yang menampilkan aspek individual dan
bukan menggambarkan aspek kerjasama.
2.
Membagi Informasi information sharing
Sala satu tujuan komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi mengarahkan
manusia dan aktivitas mereka dalam organisasi. Sebuah informasi atau pertukaran informasi berfungsi untuk membagi kemudian menjelaskan
informasi tentang tujuan organisasi, arah dari suatu tugas, bagaimana usaha untuk mencapai hasil, dan pengambilan keputusan.
3.
Komunikasi bertujuan untuk menampilkan perasaan dan emosi
Manusia dalam organisasi mempunyai keinginan bahkan kebutuhan untuk menyatakan kegembiraan atas pekerjaan dan prestasi yang mereka telah
lakukan, mungkin mereka ingin mengatakan perasaan marah karena mereka telah gagal bertugas sebagai seorang pemimpin, mereka juga dapat
mengungkapkan kekhawatiran dan kecemasan yang akan dihadapi baik oleh diri sendiri, kelompok dan unit kerja bahkan oleh organisasi.
Bagan 2.1 Tujuan Komunikasi Organisasi
Sumber : Liliweri 2004 : 65 Tindakan
Koordinasi Membagi Informasi demi :
1. tujuan organisasi
2. mengarahkan tugas
3. hasil suatu usaha
4. pengambilan
keputusan Menyatakan
perasaan dan emosi
Universitas Sumatera Utara
26
2.3.3 Fungsi Komunikasi Organisasi
Menurut Liliweri 2004 : 66 fungsi komunikasi organisasi terbagi dua yaitu
fungsi umum dan fungsi khusus.
A. Fungsi Umum : 1.
To tell. Komunikasi berfungsi untuk “menceritakan” informasi terkini
mengenai sebagian atau keseluruhan yang berkaitan dengan pekerjaan. Kadang-kadang komunikasi merupakan proses pemberian informasi mengenai
bagaimana seorang atau sekelompok orang harus mengerjakan satu tugas tertentu.
2.
To sell. Komunikasi berfungsi untuk “menjual” gagasan dan ide, pendapat,
fakta, termasuk menjual sikap organisasi, sikap tentang sesuatu yang merupakan subjek layanan.
3.
To learn. Komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para
karyawan agar mereka bisa “belajar” tentang atau dari orang lain internal, belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain,
tentang apa yang “dijual” atau yang “diceritakan” oleh orang lain tentang organisasi.
4.
To decide. Komunikasi berfungi untuk “menentukan” apa dan bagaimana
organisasi membagi pekerjaan, atau siapa menjadi atasan dan siapa menjadi bawahan, besaran kekuasaan dan kewenangan, menentukan bagaimana
menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumberdaya, mengalokasikan manusia, mesin, metode dan teknik dalam organisasi.
B. Fungsi Khusus : 1.
Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam issu-issu organisasi lalu menerjemahakan ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah “komando”.
2. Membuat para karyawan menciptakan dan menangani “relasi” antara sesame
bagi peningkatan produk organisasi. 3.
Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani atau mengambil keputusan-
keputusan dalam suasana yang “ambigu dan tidak pasti”.
Dengan kata lain, menurut Condrad 1985 terdapat 3 tiga fungsi komunikasi organisasi sebagaimana terlihat dalam tabel di bawah ini dalam Liliweri
2004 : 67 :
Universitas Sumatera Utara
27
Tabel 2.1 Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi Komando Fungsi Relasi
1. Mengarahkan dan membatasi
tindakan 2.
Menangani dan memelihara tampilan yang dekat melalui
umpan balik 3.
Menggunkan publikasi dan instruksi
1. Menciptakan dan
melanjutkan sifat impersonal dalam organisasi
2. Membuat negosiasi antar unit
kegiatan 3.
Menentukan dan mendefinisikan peran
organisasi
Fungsi komunikasi untuk mengambil keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti
1. Menjaga keseimbagan antara kepentingan organisasi dengan
kepenitngan individual 2.
Mengelola pelbagai akibat yang ditinggalkan atau memelihara tradisi organisasi
3. Menciptakan perspektif bagi peluang pembagian
pengalamanpemerkayaan kerja. Sumber : Liliweri 2004 : 67
2.4 Jaringan Komunikasi Organisasi
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini
ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi. Secara umum jaringan komunikasi ini dapat dibedakan atas
jaringan komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal.
2.4.1 Jaringan Komunikasi Formal
Jaringan komunikasi formal Muhammad 2009 : 107 mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen maupun tanggung jawab tertentu,
posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang
Universitas Sumatera Utara
28
berbeda. Pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi
organisasi atau oleh fungsi pekerjaan. Menurut Suranto AW 2005 : 39 komunikasi
formal ialah proses penyampaian pesan dengan memanfaatkan saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Saluran formal disini tidak lain adalah
saluran birokrasi yang telah tersusun secara hirarkis sesuai dengan struktur organisasi di kantor itu. Dengan demikian apabila kita akan secara formal menyampaikan surat
dinas kepada seorang kepala kantor, maka surat kita tersebut akan menempuh perjalanan sesuai dengan saluran formal yang tersedia. Surat tadi akan diterima oleh
bagian tata usaha, diagendakan, dibuatkan kartu kendali dan lembar disposisi, baru kemudian dikirimkan kepada alamat surat dengan melalui jalur birokrasi yang
relevan. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal
yaitu : a.
“Downward Communication” atau komunikasi kepada bawahan. b.
“Upward Communication” atau komunikasi kepada atasan c.
“Horizontal Communication” atau komunikasi horizontal. Menurut Suranto AW 2005 : 39 komunikasi formal memiliki ciri-ciri
sebagai berikut : a
Arus komunikasi ke bawah lebih banyak daripada arus komunikasi ke atas.
Dengan demikian pengendali komunikasi formal ini nampaknya berda pada pihak yang secara struktural organisasi memiliki kedudukan yang lebih tinggi.
Hal ini barangkali berkaitan dengan tradisi umum pada organisasi-organisasi perkantoran di negara kita bahwa para pegawai pada umumnya masih memiliki
mental menunggu perintah dari pimpinan. Jadi prakarsa melakukan komunikasi lebih banyak dari atas pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
29
b
Tujuan dilakukannya komunikasi terkait dengan kepentingan dinas atau kepentingan manajemen.
Dalam hal ini pesan komunikasi formal pada umumnya merupakan pesan dari manajemen atau jajaran pimpinan untuk
karyawan. Misalnya internalisasi kebijakan kantor.
c
Cara penyampaian pesan dalam komunikasi formal lebih banyak tertulis daripada lisan.
Hal ini dapat kita pahami, oleh karena dengan disampaikan secara tertulis atau dalam bentuk surat resmi, lebih dalam penanganan dan
pendokumentasian, serta lebih memudahkan pencarian apabila sewaktu-waktu surat tersebut diperlukan untuk dipelajari kembali. Selai itu pengirim surat dapat
lebih mudah menunjuk pihak-pihak yang terkait dengan urusan formal yang tertulis dalam surat tersebut. Caranya, adalah dengan menyebutkannya pada
butir tembusan yang berada pada bagian bawah surat. Contoh bentuk komunikasi formal ini adalah surat edaran, surat keputusan, surat perintah, dan
sebagainya.
d Seandainya pesan berupa informasi lisan, maka oleh karena sifatnya yang
formal, lebih sering disampaikan dalam pertemuan atau rapat resmi daripada disampaiakna secara interpersonal
. Misalnya disampaikan melalui rapat staf, rapat dinas, dan sebagainya. Oleh karena sifatnya formal, maka
segala kesepakatan yang terjadi di dalam rapat tersebut memiliki kekuatan dinas dinas yang mengikat bagi seluruh jajaran pimpinan maupun pegawai.
e
Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi formal senantiasa terkait dengan jabatan dalam organisasi itu.
Misalnya pesan disampaikan oleh seorang pimpinan kantorkepada salah seorang ketua seksi. Meskipun dilihat
dari segi usia, ketua seksi tersebut lebih tua dari pimpinan kantor, tetapi ketua seksi harus menaruh hormat. Hal ini disebabkan eksistensi mereka terkait
dengan jabatan yang tersusun secara hirarkis.
f
Komunikasi formal pada umumnyan dilaksanakan untuk urusan atau kepentingan kantordinas, dan bukan untuk kepentingan pribadi para
pengurus maupun anggota organisasi. Oleh karena itu kita seyogianya dapat
membedakan pesan komunikasi yang hendak disampaikan, apakah terkait dengan kepentingan dinas ataukah pribadi. Kalau untuk kepentingan pribadi
tentu saja tidak bijaksana apabila dikomunikasikan secara formal.
a. Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atas ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh pimpinan kepada bawahan
atau kepada para anggota organisasi dengan tujuan untuk memberikan pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan kedudukannya.
Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan melalui kegiatan: Pengarahan, petunjuk,
Universitas Sumatera Utara
30
perintah, teguran, penghargaan, dan keterangan umum. Menurut Lewis dalam Muhammad 2009:108, komunikasi ke bawah juga dimaksudkan untuk merubah
sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan
diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah ini dapat diberikan secara lisan,
tertulis, dengan gambar atau simbol- simbol, dalam bentuk surat edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman karyawananggota.
Menurut Muchlas 2005 :276 ada lima jenis informasi yang mengalir ke bawah melalui saluran-saluran komunikasi yaitu :
1 Petunjuk-petunjuk tugas yang spesifik ; intruksi-instruksi perkerjaan
2 Informasi yang didesain untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan
hubunganya dengan tugas-tugas organisasi lainnya rasionalitas pekerjaan. 3
Informasi tentang kebijaksanaan perusahaan dan pelaksanaan operasiolnalnya prosedur dan praktik organisasi.
4 Umpak balik kepada bawahan tentang kinerja mereka.
5 Informasi tentang karakteristik ideologi sebagai misi perusahaan dengan cara
mengulang-ulang latihan dan pengajaran supaya bawahan terkesan dengan misi tersebut.
b. Komunikasi ke Atas