90
“Setiap ada hal-hal yang mau ditindaklanjuti, kita langsung turunkan ke bawahan. Karena kita juga memberikan informasi sesuai bidang masing-
masing, mereka langsung paham dan mengerti apa- apa yang dikerjakan.”
wawancara pada tanggal 15 April 2013.
2. Menghasilkan Tindakan
Selain itu, komunikasi yang dilakukan pimpinan ke bawahan dapat menjadi
pemicu yang menggerakkan bawahan untuk memikirkan tindakan lanjutan untuk mematangkan apa yang sudah disampaikan oleh pimpinan, seperti diungkapkan oleh
Ibu Aprina Sinaga berikut ini: “Biasanya sekali sebulan ada rapat staf dipimpin kadis. merespon itu, kita buat
rapat per bidang. Jadi masing-masing Kabid membuat rapatnya masing-masing setelah rapat staf oleh Kadis.
” wawancara tanggal 12 April 2013
3. Menghemat Waktu
Dengan memanfaatkan saluran komunikasi yang ada, serta tanpa melakukan penundaan penyampaian informasi dari atas ke bawah, maka waktu yang dibutuhkan
untuk penyampaian pesan dan bagaimana agar pesan itu dipahami juga semakin singkat dan cepat. Hal ini ditegaskan oleh Ibu Aprina Sinaga :
“Setiap ada hal-hal yang mau ditindaklanjuti, kita langsung turunkan ke bawahan. Karena kita juga memberikan informasi sesuai bidang masing-
masing, mereka langsung paham dan mengerti apa-apa yang dikerjakan. ”
wawancara pada tanggal 12 April 2013
4. Menjalankan birokrasi
Sebagai organisasi formal, maka aliran informasi terutama sebelum mengeksekusi sebuah tindakan harus melalui beberapa tahapan sebelum tiba pada
pengambilan keputusan. Ibu Aprina Sinaga mengatakan bahwa :
Universitas Sumatera Utara
91
“Sistim pelaporan, biasanya kita terima disposisi dari Kadis minta saran pendapat, kalau anggaran sudah ada kita sampaikan ke Kadis untk
dilaksanakan, lalu Kadis perintahkan untuk dikerjakan sesuai dengan SK yang disusun Kabid dan diketik oleh Kepala Seksi. Kita sampaikan ke
Sekretaris untuk diperiksa, lalu diteruskan ke Kadis. Di SK itu harus ada paraf dari Kepala Seksi, Kabid, dan Sekretaris, barulah bisa sampai ke
Kadis.” wawancara pada tanggal 12 April 2013
Pembahasan
Jadwal rutin sehari-hari Ibu Aprina Sinaga di kantor adalah mengikuti apel setiap pagi dan sore hari. Setelah itu barulah memeriksa tugas-tugas yang harus
dikerjakan. Pada kegiatan apel pagi dan sore, biasanya dimanfaatkan untuk mengkomunikasikan tugas-tugas yang penting untuk ditindaklanjuti misalnya disiplin
pegawai agar terus ditingkatkan. Kemudian himbauan agar pegawai meningkatkan semangat kerja, dan menghindar dari kegiatan yang membuang-buang waktu di
luaran selama jam kerja seperti menghabiskan waktu di warung kopi, dan berkeliaran di luar kantor.
Tiga Kepala Seksi beserta seluruh stafnya selalu diberdayakan dalam setiap pelaksanaan tugas sesuai tugas pokok dan fungsi masing-masing, misalnya
menugaskan seksi tertentu untuk mengikuti kegiatan pameran dengan membuat stand. Penyampaian hal-hal yang penting untuk ditindaklanjuti juga selalu langsung
disampaikan ke bawahan dan para bawahan biasanya langsung paham sebab informasi yang diberikan adalah sesuai dengan bidang masing-masing. Hampir tidak
ditemui hambatan yang cukup berarti kecuali kadang-kadang pelaksanaannya tidak langsung respon.
Universitas Sumatera Utara
92
Menurut Ibu Aprina Sinaga, komunikasi antara mereka dilakukan langsung face to face, dan lewat telepon apabila memang komunikasi dilakukan dari atau di
luar kantor. Sementara, sistim pelaporan dari Kasi ke Kabid dibuat secara tertulis. Sejauh ini, apa yang diinstruksikan oleh pimpinan sudah ditindaklanjuti, dan apabila
di lapangan ada hambatan pelaksanaan, maka bawahan akan segera melapor agar selanjutnya dicari jalan keluar.
Biasanya kantor Dinas Budparpora mengadakan rapat staf sekali sebulan dengan materi rapat selalu peningkatan pelaksanaan pekerjaan. Rapat ini dipimpin
oleh Kepala Dinas. Respon untuk rapat ini adalah diadakannya rapat per bidang masing-masing. Pada saat pelaksanaan rapat bidang, maka bawahan memberikan
reaksi dalam bentuk pemahaman dan pelaksanaan tugas yang diperintahkan. Kelancaran pelaksanaan tugas tersebut didukung dengan kemampuan komunikasi
pimpinan yang jelas dan dipahami oleh bawahan. Setiap ada yang kurang jelas dalam pekerjaan, maka biasanya Ibu Aprina
Sinaga langsung meminta penjelasan dari pimpinan. Kekurangjelasan informasi bukan tentang kejelasan tulisan, tapi tentang kejelasan isi instruksi pimpinan. Secara
pribadi, Ibu Aprina Sinaga selalu berupaya menjaga hubungan baik dengan pimpinan. Sesudah jelas, barulah kepala seksi langsung dipanggil, lalu kepada mereka
disampaikan apa yang harus mereka kerjakan.
Universitas Sumatera Utara
93
4.3.2.4 Informan IV
Nama : Drs. Rudolf Butarbutar, M.Pd
NIP : 19680903 200212 1 003
PangkatGolongan Ruang : Penata Tk.IIIId
Tanggal Lahir : 3 September 1968
Jabatan : Kepala Bidang Kepemudaan
Jenis Kelamin : Laki-laki
A. Interpretasi Data
Walau memiliki latar belakang pendidikan keguruan, Bapak Rudolf Butarbutar adalah seseorang yang tidak asing lagi dengan kegiatan-kegiatan birokrasi.
Sebelum menduduki jabatan sebagai Kepala Bidang Kepemudaan pada Dinas Budparpora Kota Sibolga, bapak ini pernah bertugas sebagai Pelaksana Kepala
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Sibolga. Oleh karena itu, bapak ini sudah memahami benar bagaimana seharusnya sesuatu informasi itu dikomunikasikan antar
sesama pegawai, baik secara vertikal maupun secara horizontal. Sehingga setiap tindakan ataupun kegiatan yang dilakukan selalu atas sepengetahuan pimpinan.
Hal lain yang cukup penting diperhatikan dari kepemimpinan bapak ini adalah bagaimana bapak ini memandang jabatannya sekarang sebagai sesuatu yang
menyenangkan, karena cocok dengan pembawaan jiwanya yang masih muda. Bukan hanya senang, tapi tugas-tugas yang diembannya dalam bidangnya dilihatnya masih
sesuai dengan hobinya. Tentu saja perasaan dan anggapan seperti itu sangat positif untuk menjaga semangat kerjanya, termasuk semangat untuk tetap berkomunikasi
Universitas Sumatera Utara
94
dengan seluruh pegawai. Semangat kerja dan semangat berkomunikasi tersebut ditunjukkan oleh beliau dalam bentuk rasa hormat terhadap siapa saja, baik atasan
maupun bawahan, pegawai yang muda ataupun yang tua. Kebiasaan lain yang dilakukan oleh bapak ini adalah mengerjakan hal-hal
sesuai dengan yang diperintahkan, serta giat berkonsultasi kepada pimpinan setiap kali menemui hambatan atau masalah dalam sebuah kegiatan. Hasilnya adalah bahwa
hubungan pribadi beliau dengan pimpinannya terpelihara dengan baik dan harmonis.
1. Menimbulkan Pemahaman
Sebagai seorang yang tidak mau melakukan kesalahan, Bapak Rudolf Butarbutar sangat menghindari adanya miskomunikasi antara dia dengan orang lain.
Sehingga beliau selalu mengulangi pembahasan atas sebuah kegiatan sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan, agar memperoleh masukan yang lebih banyak dan
benar-benar membuat rencana tersebut matang. Mengenai hal ini, bapak Rudolf berkata :
“Perintah yang belum jelas dari pimpinan ke bawahan kita kembali untuk berargumen kira-kira apa yang harus dilakukan, tidak sempat terjadi
miskomunikasi dengan segera dijalin hubungan yg baik.” wawancara tanggal 15 April 2013
2. Membina Hubungan yang Baik
Komunikasi yang tidak dibatasi oleh tempat. Itulah yang berlangsung antara bapak Rudolf dengan pimpinannya. Jika komunikasi di kantor berlangsung secara
formal dan kaku karena hubungan atasan dan bawahan yang terikat dengan status jabatan, maka bapak Rudolf juga berkomunikasi dengan pimpinannya di luar kantor
Universitas Sumatera Utara
95
yang berlangsung dalam suasana yang berbeda yaitu bebas dan santai. Tujuan dari komunikasi yang dilakukan bukan hanya sebatas melaksanakan tugas dalam
hubungan kerja, tapi sudah dalam rangka menjaga hubungan baik antar pribadi, seperti yang diungkapkan oleh beliau :
“Komunikasi dengan pimpinan selain di kantor misalnya di kantin, di acara- acara di luar. Di luar kantor, kami bicara secara bebas disana, tidak
terbawa- bawa dengan kekuasaan. Santai saja.”
wawancara pada tanggal 15 April 2013
3. Menghasilkan tindakan
