27
Tabel 2.1 Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi Komando Fungsi Relasi
1. Mengarahkan dan membatasi
tindakan 2.
Menangani dan memelihara tampilan yang dekat melalui
umpan balik 3.
Menggunkan publikasi dan instruksi
1. Menciptakan dan
melanjutkan sifat impersonal dalam organisasi
2. Membuat negosiasi antar unit
kegiatan 3.
Menentukan dan mendefinisikan peran
organisasi
Fungsi komunikasi untuk mengambil keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti
1. Menjaga keseimbagan antara kepentingan organisasi dengan
kepenitngan individual 2.
Mengelola pelbagai akibat yang ditinggalkan atau memelihara tradisi organisasi
3. Menciptakan perspektif bagi peluang pembagian
pengalamanpemerkayaan kerja. Sumber : Liliweri 2004 : 67
2.4 Jaringan Komunikasi Organisasi
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini
ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi. Secara umum jaringan komunikasi ini dapat dibedakan atas
jaringan komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal.
2.4.1 Jaringan Komunikasi Formal
Jaringan komunikasi formal Muhammad 2009 : 107 mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen maupun tanggung jawab tertentu,
posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang
Universitas Sumatera Utara
28
berbeda. Pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi
organisasi atau oleh fungsi pekerjaan. Menurut Suranto AW 2005 : 39 komunikasi
formal ialah proses penyampaian pesan dengan memanfaatkan saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Saluran formal disini tidak lain adalah
saluran birokrasi yang telah tersusun secara hirarkis sesuai dengan struktur organisasi di kantor itu. Dengan demikian apabila kita akan secara formal menyampaikan surat
dinas kepada seorang kepala kantor, maka surat kita tersebut akan menempuh perjalanan sesuai dengan saluran formal yang tersedia. Surat tadi akan diterima oleh
bagian tata usaha, diagendakan, dibuatkan kartu kendali dan lembar disposisi, baru kemudian dikirimkan kepada alamat surat dengan melalui jalur birokrasi yang
relevan. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal
yaitu : a.
“Downward Communication” atau komunikasi kepada bawahan. b.
“Upward Communication” atau komunikasi kepada atasan c.
“Horizontal Communication” atau komunikasi horizontal. Menurut Suranto AW 2005 : 39 komunikasi formal memiliki ciri-ciri
sebagai berikut : a
Arus komunikasi ke bawah lebih banyak daripada arus komunikasi ke atas.
Dengan demikian pengendali komunikasi formal ini nampaknya berda pada pihak yang secara struktural organisasi memiliki kedudukan yang lebih tinggi.
Hal ini barangkali berkaitan dengan tradisi umum pada organisasi-organisasi perkantoran di negara kita bahwa para pegawai pada umumnya masih memiliki
mental menunggu perintah dari pimpinan. Jadi prakarsa melakukan komunikasi lebih banyak dari atas pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
29
b
Tujuan dilakukannya komunikasi terkait dengan kepentingan dinas atau kepentingan manajemen.
Dalam hal ini pesan komunikasi formal pada umumnya merupakan pesan dari manajemen atau jajaran pimpinan untuk
karyawan. Misalnya internalisasi kebijakan kantor.
c
Cara penyampaian pesan dalam komunikasi formal lebih banyak tertulis daripada lisan.
Hal ini dapat kita pahami, oleh karena dengan disampaikan secara tertulis atau dalam bentuk surat resmi, lebih dalam penanganan dan
pendokumentasian, serta lebih memudahkan pencarian apabila sewaktu-waktu surat tersebut diperlukan untuk dipelajari kembali. Selai itu pengirim surat dapat
lebih mudah menunjuk pihak-pihak yang terkait dengan urusan formal yang tertulis dalam surat tersebut. Caranya, adalah dengan menyebutkannya pada
butir tembusan yang berada pada bagian bawah surat. Contoh bentuk komunikasi formal ini adalah surat edaran, surat keputusan, surat perintah, dan
sebagainya.
d Seandainya pesan berupa informasi lisan, maka oleh karena sifatnya yang
formal, lebih sering disampaikan dalam pertemuan atau rapat resmi daripada disampaiakna secara interpersonal
. Misalnya disampaikan melalui rapat staf, rapat dinas, dan sebagainya. Oleh karena sifatnya formal, maka
segala kesepakatan yang terjadi di dalam rapat tersebut memiliki kekuatan dinas dinas yang mengikat bagi seluruh jajaran pimpinan maupun pegawai.
e
Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi formal senantiasa terkait dengan jabatan dalam organisasi itu.
Misalnya pesan disampaikan oleh seorang pimpinan kantorkepada salah seorang ketua seksi. Meskipun dilihat
dari segi usia, ketua seksi tersebut lebih tua dari pimpinan kantor, tetapi ketua seksi harus menaruh hormat. Hal ini disebabkan eksistensi mereka terkait
dengan jabatan yang tersusun secara hirarkis.
f
Komunikasi formal pada umumnyan dilaksanakan untuk urusan atau kepentingan kantordinas, dan bukan untuk kepentingan pribadi para
pengurus maupun anggota organisasi. Oleh karena itu kita seyogianya dapat
membedakan pesan komunikasi yang hendak disampaikan, apakah terkait dengan kepentingan dinas ataukah pribadi. Kalau untuk kepentingan pribadi
tentu saja tidak bijaksana apabila dikomunikasikan secara formal.
a. Komunikasi ke bawah
