Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

langsung. Stuktur organisasi PT. Gold Coin Indonesia dapat dilihat pada Gambar 2.1.

2.3.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing jabatan di PT. Gold Coin Indonesia ini adalah: 1. General Manager a. Mengontrol kinerja perusahaan secara keseluruhan. b. Bertanggungjawab atas kemajuan perusahaan. 2. Secretary a. Menerima surat-surat yang masuk dan membuat laporannya. b. Menerima telepon untuk general manager dan menyusun janji secara selektif. c. Menerima data aktifitas mengenai bahan baku. d. Menyediakan kilasan laporan kegiatan awal, pertengahan dan akhir bulan. Universitas Sumatera Utara Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Gold Coin Indonesia General Manager Gardener Personnel Executive Receptionist Security Messenger Driver Cleaning Service Sales Manager Technicial Service Sales Staff Sales Divisi Aqua Purchasing Executive Account Payable Admin Mill Controller GL Tax Credit Controller DO Clerk Sales Admin Factory Manager Sweeper Stock Supervisor Production Admin Receiving Delivery Weight Bridge Forklift Operator Production Supervisor Control Room Dumping Operator Sacking Off Pellet Operator Sweeper Maintenance Supervisor Mechanical Electrical Store Keeper Boiler Operator Chemist Lab. Assistant QAO QAO Assistant Secretary Keterangan : Hubungan lini Hubungan fungsional Universitas Sumatera Utara 3. Personalia Executive a. Mengontrol absensi pegawai yang dikoordinasi dengan satpam. b. Menyelesaikan semua surat dan dokumen perusahaan kepada pemerintah. c. Mendaftarkan pegawai pada PT. JAMSOSTEK dan asuransi lainnya. d. Membuat daftar gaji pegawai dan mendistribusikannya. e. Membuat daftar kerja lembur dan memasukkannya pada daftar gaji. f. Membuat perencanaan pelatihan pegawai sesuai dengan kebutuhan. g. Melakukan analisis dan evaluasi pekerjaan. h. Melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai bersama dengan pihak manajemen. 4. Receptionist a. Menerima telepon dan menghubungkannya dengan pegawai yang bersangkutan. b. Melayani tamu yang berkunjung ke perusahaan. c. Memeriksa tagihan telepon. 5. Security a. Memeriksa kehadiran karyawan, mencatat jumlah ketidakhadiran, alasan ketidakhadiran dan identitas karyawan kemudian melaporkannya ke bagian personalia. b. Memeriksa dan mengawasi tamu dan pemasok bahan baku yang masuk ke areal pabrik. c. Mencatat data-data tamu dan pemasok bahan baku yang masuk ke areal pabrik. Universitas Sumatera Utara d. Mengontrol situasi pabrik selama beroperasi. 6. Messenger a. Mengatur pesanan berupa dokumen-dokumen perusahaan-perusahaan yang dituju baik swasta maupun pemerintah. b. Melakukan pembayaran sesuai dengan kuitansi dengan persetujuan dari atasan kepada perorangan, perusahaan maupun lembaga-lembaga keuangan yang ditunjuk. 7. Driver Mengantar atasan ke tempat-tempat manapun untuk kepentingan perusahaan. 8. Cleaning servicegardenersweeper Menjaga kebersihan kantor dan taman. 9. Sales manager a. Merencanakan program promosi yang akan dilakukan. b. Memeriksa pembayaran atas produk dari tim penjualan. c. Memasukkan data faktur penerimaan terakhir pada program komputer setelah memeriksa jumlah penerimaan terakkhir. d. Memasukkan data faktur dari penjualan yang lain. e. Bertanggungjawab atas kelancaran penjualan dan pencapaian target. f. Bertanggungjawab kepada pimpinan perusahaan untuk melaporkan tentang hasil penjualan baik secara lisan maupun tulisan. 10. Technical Service a. Mengumpulkan data yang relevan dan data pesaing dengan baik b. Membantu bagian penjualan untuk mendapatkan pelanggan yang baru Universitas Sumatera Utara c. Membantu pertumbuhan produksi dan melakukan perbaikan d. Menanggapi dan menyelidiki keluhan dari pelanggan 11. Sales staff a. Memasarkan produk ke pasar. b. Mencari pelanggan 12. Sales Divisi Aqua Bertugas untuk memasarkan pakan udang maupun burung. 13. Purchasing Executive a. Merencanakan system pengadaan dan persediaan bahan. b. Mempersiapkan permintaan kebutuhan bahan dan menetapkan harga. c. Memperbaharui perjanjian kontrak. 14. Ac. Payable admin Bertanggungjawab terhadap pembukuan utang perusahaan. 15. Mill Controller Mengontrol keuangan, pengucuran kredit, penentuan harga, menghitung profit, menerima pembayaran, mencatat pembayaran, mengeluarkan tagihan- tagihan. 16. GL Tax a. Menerima laporan dari supervisor stock setiap hari yang dibuat dalam daftar nomor, harga dan nomor kontrak per komoditas dan per supplier. b. Menerima laporan harga dari bagian pembelian dan membuat daftar nomor dan nomor kontrak dalam laporan penerimaan. Universitas Sumatera Utara c. Pembayaran voucher pada kasir dan membuat nomor kontrol, nomor daftar, nomor kontrak bahan baku, bahan kemasan dan lain-lain. 17. Credit Control Bertanggungjawab terhadap penjualan yang dilakukan secara kredit. 18. DO Clerk a. Menerima pesanan dari pelanggan dan meneruskan ke bagian produksi b. Melakukan koordinasi dengan bagian produksi khususnya bagian delivery untuk mengetahui posisi stok produk jadi c. Mencatat jumlah barang yang keluar meliputi jenis, harga, dan pelanggan yang membeli. 19. Sales Admin a. Memeriksa pembayaran atas produk dari tim penjualan b. Membuat laporan aktivitas dari pelanggan c. Memasukkan data faktur penerimaan terakhir pada komputer setelah memeriksa jumlah penerimaan akhir 20. Factory Manager a. Bertanggungjawab atas jumlah, jenis, dan mutu produk yang dihasilkan. b. Bertanggungjawab terhadap pemeliharaan peralatan produksi. c. Berkoordinasi dengan setiap supervisor proses produksi. d. Memberikan jumlah dan jenis pakan yang diproduksi kepada sales manager atau bagian penjualan. 21. Stock Supervisor a. Bertanggungjawab terhadap pengambilan sampel bahan baku. Universitas Sumatera Utara b. Menyusun dan membuat laporan penerimaan dan pengeluaran. c. Memeriksa bahan baku dan hasil produksi di laboratorium. 22. Admin. Production Menerima laporan dari bagian produksi, gudang, misalnya hasil dosing, premix, pengeluaran produk dan laporan stock. 23. Receiving a. Melakukan pengambilan sampel. b. Menghitung jumlah batch pada saat pembongkaran bahan baku dan penempatannya di gudang, memeriksa kondisi fisik. c. Melakukan update stock di lapangan, yaitu keluarnya barang dari gudang yang digunakan untuk proses produksi. 24. Delivery Melakukan pengeluaran produk sesuai dengan delivery order. 25. Weight Bridge Operator a. Menimbang bahan baku yang masuk ke pabrik. b. Menimbang produk yang keluar dari pabrik. 26. Operator forklift a. Bertanggungjawab dalam pengoperasian forklift sesuai dengan bagiannya. b. Merawat forklift. 27. Sweeper Menjaga kebersihan areal produksi dan gudang. 28. Production Supervisor a. Mengkoordinir pembagian tugas bawahannya. Universitas Sumatera Utara b. Merencanakan pembagian bahan baku dan bahan aditif c. Melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu. d. Mengadakan pemeriksaan, penelitian, analisis, serta evaluasi pekerjaan bawahannya. 29. Control Room a. Melaksanakan produksi sesuai dengan formula yang telah ditetapkan. b. Menentukan intake dumping. c. Memberikan instruksi ke operator feed aditive sesuai dengan rencana produksi. d. Berkoordinasi dengan bagian maintenance mengenai penggantian saringan, pembersihan magnet. e. Berkoordinasi dengan operator pellet tentang ration yang diproduksi dan jumlah batch. 30. Dumping Operator a. Melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu b. Bertanggung jawab terhadap pemenuhan bahan baku yang digunakan pada proses produksi melalui koordinasi dengan bagian control room c. Mencatat jumlah bahan baku yang telah didumping d. Bertanggung jawab terhadap keberhasilan areal kerja e. Bertanggung jawab terhadap penggulungan second hand gonny bag f. Bertanggung jawab kepada factory manager 31. Sacking off Operator a. Bertanggungjawab terhadap sacking off section, meliputi : Universitas Sumatera Utara - Produk jadi yang diproduksi harus sesuai dengan karung plastiknya dan feed ticketnya. - Pengambilan sampel produk jadi. b. Berkoordinasi dengan bagian controll room. c. Berkoordinasi dengan bagian maintenance. 32. Operator Pellet a. Bertanggungjawab terhadap produk pellet yang dihasilkan oleh mesin pellet. b. Bertanggungjawab terhadap kualitas pellet. c. Koordinasi dengan bagian maintenance dalam pengoperasian mesin pellet. 33. Maintenance Supervisor a. Mengkoordinir pembagian tugas bawahannya. b. Melakukan perencanaan perawatan mesin. 34. Mechanical a. Bertanggungjawab atas perawatan mesin secara mechanical. b. Menjalankan jadwal pemeriksaan mesin, pelumasan, dll sesuai dengan petunjuk. c. Merencanakan jadwal pemeriksaan berkala. d. Membuat laporan kerja dan laporan bulanan pada atasan. 35. Electrical a. Bertanggungjawab akan perawatan electrical system. b. Merencanakan jadwal pemeriksaan berkala. c. Merencanakan jadwal pemeriksaan spare part. Universitas Sumatera Utara d. Memeberitahukan aturan pengoperasian alat electrical kepada operator. e. Membuat laporan yang diperlukan terutama dalam pemakaian arus listrik PLN. f. Menjaga alat-alat kerja dan kebersihan electrical system. 36. Store Keeper a. Bertanggung jawab akan penerimaan dan penyimpanan spare part b. Merencanakan persediaan spare part dan penggantian spare part c. Memberikan laporan kepada atasan, pemakaian solar, air dan spare part d. Menyampaikan saranusul kepada atasan guna mencapai hasil yang lebih baik 37. Boiler Operator a. Bertanggungjawab akan pengoperasian boiler dan saluran pipa uap. b. Merawat boiler. c. Menyiapkan laporan yang diperlukan atas boiler. 38. Chemist a. Melakukan analisis bahan baku maupun produk jadi. b. Melakukan hasil pemeriksaan kepada bagian QAO dan Branch manager. 39. Quality Assurance Officer a. Memastikan pemakaian raw material dengan benar. b. Mengawasi sistem FIFO untuk setiap raw material yang dipakai maupun finished product. c. Mencatat umur stock raw material dan finished product. d. Turut mengawasi operasional pabrik Universitas Sumatera Utara - Dumping raw material dan pemakaian feed additif - Memastikan saringan dengan benar - Mengawasi bagian sacking, meliputi kualitas fisik, kualitas jahitan dan jumlah berat e. Memastikan produk yang keluar dalam keadaan baik. - Kualitas sesuai dengan standar masing-masing - Bak truk kering dan basah sebelum pakan dimuat - Jumlah tonase pakan sesuai f. Mencatat dan membuat laporan yang ditujukan kepada general manager dan bagian yang terkait.

2.3.3. Jumlah Tenaga Kerja