Di dalam komunikasi organisasi tentulah terdapat saling ketergantungan seperti yang dikemukakan Zelko dan Dance yang memberi pengertian komunikasi
organisasi merupakan suatu sistem yang saling bergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal atau seperti Greenbaunm
menyebutnya dengan istilah bidang komunikasi yaitu komunikasi formal untuk komunikasi internal dan komunikasi informal untuk komunikasi eksternal.
Dari bermacam-macam persepsi para ahli mengenai komunikasi organisasi diatas, ada beberapa hal umum yang dapat disimpulkan sebagai pengertian
komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu
sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal yang saling bergantung antara
satu dengan yang lainnya dimana komunikasi organisasi tersebut meliputi pesan dan arus, tujuan, arah, dan media serta meliputi orang
dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilanskillnya Muhammad, 2009 : 67.
Jika dikaitkan dengan komunikasi organisasi yang terdapat di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir, maka peneliti dapat
menyimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan informasi antar pegawai yang terdapat di Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir baik di lingkungan internal maupun di lingkungan eksternal kantor dinas dimana kedua hal tersebut saling
bergantung antara satu dengan yang lainnya.
2.1.3.2 Pentingnya Komunikasi Organisasi
Komunikasi begitu penting bagi manusia sehingga ada yang menyatakan bahwa tanpa komunikasi kehidupan manusia tidak akan bermakna, atau bahkan
manusia tidak dapat bertahan hidup, demikian juga dalam sebuah organisasi. Komunikasi organisasi ikut andil dalam membangun iklim organisasi juga
membangun budaya organisasi. Jika ini dipahami oleh pengelola organisasi maka perbedaan-perbedaan individu dan ketidakmengertian missunderstanding dalam
organisasi bisa diperkecil dan dikurangi yang pada akhirnya konflik bisa dihindari. Atas dasar itulah maka komunikasi organisasi perlu mendapat perhatian
untuk dipelajari dan dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Apabila komunikasi yang terdapat di dalam suatu organisasi tersebut efektif maka hal tersebut kemungkinan dapat menjamin tercapainya tujuan-tujuan organisasi.
Jika dilihat dari teori hubungan antarmanusia, komunikasi antarpegawai merupakan suatu kegiatan yang penting sehingga semua pegawai yang terdapat di
dalam suatu perkantoran harus saling berusaha berkomunikasi guna menggalang kerjasama yang sebaik-baiknya sehingga melalui kerjasama yang baik itu dapat
diharapkan kinerja kantor meningkat dan tujuan kantor dapat tercapai Suranto, 2005 : 35.
Judy C. Pearson Dedy Mulyana, 2000 : 4 mengemukakan ada dua alasan individu mengadakan komunikasi di dalam suatu organisasi yakni manfaat
individu dan kelembagaan. Pada tataran manfaat individu, seorang pegawai dalam suatu kantor maupun organisasi dapat memupuk hubungan baik dengan orang
lain, memperoleh kepercayaan, mengklarifikasi suatu kesalahan, dan sebagainya. Sedangkan pada tataran manfaat kelembagaan, seorang pegawai dalam suatu
kantor maupun organisasi dapat memberi manfaat pada kantor tersebut, misalnya dengan saling berkomunikasi pegawai kantor dapat menyelesaikan tugas-tugas
kantor, mengambil keputusan yang tepat, menghindari terjadinya konflik, dan dengan sendirinya dapat meningkatkan kinerja serta keharmonisan hubungan unit-
unit kerja di dalam suatu perkantoran tersebut.
2.1.3.3 Jaringan Komunikasi Formal
