Apabila komunikasi yang terdapat di dalam suatu organisasi tersebut efektif maka hal tersebut kemungkinan dapat menjamin tercapainya tujuan-tujuan organisasi.
Jika dilihat dari teori hubungan antarmanusia, komunikasi antarpegawai merupakan suatu kegiatan yang penting sehingga semua pegawai yang terdapat di
dalam suatu perkantoran harus saling berusaha berkomunikasi guna menggalang kerjasama yang sebaik-baiknya sehingga melalui kerjasama yang baik itu dapat
diharapkan kinerja kantor meningkat dan tujuan kantor dapat tercapai Suranto, 2005 : 35.
Judy C. Pearson Dedy Mulyana, 2000 : 4 mengemukakan ada dua alasan individu mengadakan komunikasi di dalam suatu organisasi yakni manfaat
individu dan kelembagaan. Pada tataran manfaat individu, seorang pegawai dalam suatu kantor maupun organisasi dapat memupuk hubungan baik dengan orang
lain, memperoleh kepercayaan, mengklarifikasi suatu kesalahan, dan sebagainya. Sedangkan pada tataran manfaat kelembagaan, seorang pegawai dalam suatu
kantor maupun organisasi dapat memberi manfaat pada kantor tersebut, misalnya dengan saling berkomunikasi pegawai kantor dapat menyelesaikan tugas-tugas
kantor, mengambil keputusan yang tepat, menghindari terjadinya konflik, dan dengan sendirinya dapat meningkatkan kinerja serta keharmonisan hubungan unit-
unit kerja di dalam suatu perkantoran tersebut.
2.1.3.3 Jaringan Komunikasi Formal
Sejumlah orang-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu di dalam suatu organisasi melakukan aktivitas pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu dapat
terjadi melalui jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi di dalam suatu organisasi dapat dilakukan oleh dua orang, tiga, atau lebih dan mungkin juga
diantara keseluruhan orang dalam organisasi. Ada dua sifat jaringan komunikasi yang terdapat di dalam suatu organisasi yaitu jaringan komunikasi formal dan
jaringan komunikasi informal. Jaringan komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi sedangkan jaringan komunikasi informal adalah
komunikasi tidak bergantung pada struktur organisasi. Di dalam penelitian ini, peneliti secara khusus akan meneliti jaringan komunikasi formal yang terdapat di
Universitas Sumatera Utara
sebuah organisasi yakni Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir.
Jaringan komunikasi formal merupakan proses penyampaian pesan melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi
pekerjaan Muhammad, 2009:107. Komunikasi formal memanfaatkan saluran- saluran formal yang tersedia di dalam suatu organisasi Suranto, 2005:39.
Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen maupun tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi
pekerjaan yang ditetapkan, dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang berbeda.
Ada tiga bentuk utama aliran informasi komunikasi formal dalam suatu organisasi
1. Komunikasi ke bawah Downward Communication Komunikasi ke bawah memiliki arti bahwa infomasi mengalir dari tingkatan
manajemen puncak ke manajemen menengah atau dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi kepada jabatan yang berotoritas lebih rendah Masmuh, 2008:64.
Fungsi komunikasi ke bawah dalam suatu organisasi dapat berupa menyampaikan infomasi faktual dan non-kontroversial tidak menjadi pokok pertentangan, dan
tujuannya hanya semata-mata memberikan informasi yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan, bukan membujuk persuasive. Pesan-pesan yang
disampaikan oleh atasan kepada bawahannya biasanya berhubungan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan, dan kebijaksanaan umum. Dalam bukunya,
Suranto 2005 menyebutkan bahwa komunikasi ke bawah mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
a. Fungsi pengarahan b. Fungsi perintah
c. Fungsi indoktrinasi d. Fungsi inspirasi
e. Fungsi evaluasi Menurut Lewis 1987 komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan
tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena
Universitas Sumatera Utara
kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
Perintah atau instruksi biasanya menjadi lebih terperinci dan spesifik karena diinterpretasikan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah. Manajer-manajer
pada setiap tingkatan bertindak sebagai penyaring filter dalam menentukan seberapa banyak informasi yang mereka terima dari pimpinan yang lebih tinggi
yang akan diteruskan kepada bawahannya. Disamping perintah dan instruksi, komunikasi ke bawah juga berisi informasi mengenai tujuan organisasi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan, peraturan, pembatasan, insentif, tunjangan, hak-hak karyawan.
Bawahan dapat menerima umpan balik tentang seberapa jauh mereka telah melaksanakan pekerjaan mereka dengan baik. Menurut R. Wayne Pace Don F.
Paules 1998, ada lima jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, diantaranya adalah:
a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi d. Informasi mengenai kinerja pegawai
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas sense of mission Seluruh fungsi maupun jenis informasi yang dikomunikasikan oleh atasan
kepada bawahan yang telah dipaparkan diatas, Arni Muhammad dalam bukunya Komunikasi Organisasi 2009 mengklasifikasikannya dalam lima tipe
komunikasi ke bawah, yaitu: a. Instruksi tugas, yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa
yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan tersebut dapat berupa perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual,
program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung
cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal, biasanya
digunakan tugas-tugas yang kompleks, dimana karyawan diharapkan
Universitas Sumatera Utara
mempergunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya Muhammad, 2009:109.
b. Rasional pekerjaan, yaitu pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas yang lain dalam objektif
organisasi. Kualitas dan kuantitas komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila atasan
menganggap bawahannya pemalas maka pesan rasional yang diberikan sedikit sedangkan bila atasan menganggap bawahan dapat memotivasi diri
sendiri maka pesan rasional yang diberikan banyak. c. Ideologi, yaitu perluasan rasional yang penekanannya ada pada penjelasan
tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi ini, atasan berusaha mencari sokongan dan antusias dari anggota
organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi. d. Informasi, yaitu informasi dari atasan untuk memperkenalkan bawahan
dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan
instruksi dan rasional. e. Balikan, yaitu pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu
dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhananya adalah pembayaran gaji karyawan yang telah selesai melakukan pekerjaannya dan
tidak ada informasi dari atasannya yang mengkritik pekerjaannya. Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik maka balikannya mungkin
berupa kritikan atau peringatan kepada karyawan tersebut.
2. Komunikasi ke atas Upward Communication Komunikasi keatas merupakan aliran informasi dari hirarki wewenang yang
lebih rendah ke yang lebih tinggi. Biasanya mengalir di sepanjang rantai komando Masmuh, 2008:11. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan
balikan, memberikan saran, dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi dari bawahan ke atasan ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap
karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan Muhammad, 2009:117. Fungsi utama komunikasi ke atas antara lain untuk memperoleh informasi
Universitas Sumatera Utara
mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah. Pace 1989 menggambarkan fungsi komunikasi ke atas seperti
di bawah ini: a. Komunikasi ke atas membuat atasan mengetahui kapan bawahannya siap
untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
b. Komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
c. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan
pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi. d. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul
dan membiarkan atasan mengetahuinya. e. Komunikasi ke atas menjadikan atasan dapat menentukan apakah bawahan
menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi ke bawah. f.
Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya
dan organisasi. Kebanyakan dari hasil-hasil penelitian mengenai komunikasi ke atas
mengatakan bahwa atasan mendapatkan informasi dari bawahannya mengenai hal-hal berikut:
a. Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan rencana masa yang akan datang.
b. Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu.
c. Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing- masing atau organisasi secara keseluruhan.
d. Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya, teman sekerjanya dan organisasi.
Masmuh 2008 dalam bukunya menyederhanakan bentuk-bentuk pesan yang dikomunikasikan oleh bawahan kepada atasan seperti dibawah ini:
Universitas Sumatera Utara
a. Laporan prestasi kerja performance report b. Saran-saran dan rekomendasi
c. Usulan anggaran d. Pendapat atau opini
e. Keluhan f.
Permohonan bantuan g. Instruksi
Seperti halnya dalam komunikasi ke bawah, pegawai yang berada dalam manajemen menengah bertindak sebagai penyaring informasi yang disalurkan
melalui mereka. Pegawai manajemen menengah tersebut memadukan, memadatkan dan meringkas informasi mengenai kejadian dan pelaksanaan
pekerjaan pada tingkatan pegawai yang lebih rendah. Demikianlah halnya penelitian ini akan mencoba mengetahui bagaimana
komunikasi bawahan terhadap atasan di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Toba Samosir dalam hal melaporkan pekerjaan, menyampaikan ide-ide atau
saran-saran, usulan, pendapat, keluhan, permohonan bantuan, dan instruksi.
3. Komunikasi ke samping Horizontal Communication Komunikasi ke samping Horizontal communication terjadi antara dua
pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama Masmuh, 2008:12. Komunikasi kesamping secara teratur terjadi diantara
karyawan yang bekerjasama dalam suatu tim, diantara para anggota kelompok karyawan yang berbeda para anggota departemen atau bagian yang secara
fungsional terpisah, begitu juga diantara lini dan staff. Peranan komunikasi ke samping ini dalam organisasi sesungguhnya sangat penting, namun relatif
seringkali diabaikan. Pertukaran informasi antarbagian sangat membantu organisasi dalam menjalin atau mempertalikan atau mengikat suatu organisasi
menjadi kesatuan yang utuh. Komunikasi ke samping dalam jaringan kerja komunikasi formal adalah sebagai alat utama dalam mengkoordinasian dan
mempersatukan semua bagian. Fungsi utama komunikasi ke samping dalam jaringan kerja komunikasi formal adalah pengkoordinasian dan pemecahan
masalah.
Universitas Sumatera Utara
Suranto 2005 dalam bukunya menyebutkan beberapa tujuan komunikasi yang dilakukan antar sesama pegawai dalam suatu organisasi:
a. Berbagi pengalaman dan perasaan b. Solidaritas dan kerjasama
c. Menserasikan pelaksanaan kerja d. Menghindari kekembaran kegandaan pengerjaan tugas
e. Menggalang kerukunan f.
Membahas cara-cara menanggulangi kendala yang timbul g. Saling koreksi untuk menghindari kekeliruan
h. Membina hubungan harmonis dan kemitraan
2.1.4 Kinerja 2.1.4.1 Pengertian Kinerja
