38
tercapainya efisiensi dan efektifitas produksi dimana kelangsungan perusahaan akan terjaga.
4.6. Pengadaan dan Penanganan Bahan Baku
4.6.1. Identifikasi Kebutuhan Bahan Baku
Identifikasi kebutuhan bahan baku adalah penentuan jumlah bahan baku yang diperlukan untuk produksi mendatang. Identifikasi tersebut dilakukan
berdasarkan penjualan barang jadi yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan Order To FactoryOTF, kapasitas produksi, dan persediaan bahan baku yang
ada di gudang. Kapasitas produksi adalah kemampuan bagian produksi untuk
menghasilkan mi dalam waktu tertentu. Faktor utama yang mempengaruhi kapasitas produksi adalah kondisi mesin produksi yang digunakan. Meskipun
mesin terkadang membutuhkan perbaikan, tetapi mesin dapat berproduksi sesuai dengan kapasitas, yaitu kurang lebih sebesar 34.490 karton per hari.
Faktor lain yang dipertimbangkan adalah waktu dan tenaga kerja yang tersedia. Persediaan bahan baku di gudang menjadi tanggung jawab bagian
gudang. Bagian gudang bertanggung jawab atas keluar masuknya bahan baku serta penyimpanannya. Posisi gudang berada di bawah bagian produksi
sehingga memudahkan manajemen produksi untuk mengontrol ketersediaan bahan baku.
Berdasarkan identifikasi kebutuhan bahan baku, bagian produksi melalui bagian Production Planning and Inventory Control PPIC akan melakukan
permintaan pembelian. Bagian gudang sendiri setiap hari memberi suatu laporan persediaan bahan baku kepada bagian akuntansi, juga kepada bagian
pembelian dan produksi. Identifikasi jumlah pembelian bahan baku disesuaikan dengan kebutuhan untuk memproduksi barang dan jumlah stok yang ada di
gudang.
39
4.6.2. Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku
Bahan baku yang digunakan diperoleh dari pasar domestik dan luar negeri. Meskipun menggunakan bahan baku dari luar negeri, perusahaan tidak
langsung mengimpor sendiri. Bahan baku dari luar negeri tersebut diperoleh dari pemasok lokal, dimana urusan impor berada di tangan pemasok tersebut.
Perusahaan memperoleh tepung terigu lokal dari PT Respati Jaya yang merupakan agen dari PT Bogasari, PT Kabulinco Jaya, PT Danitama
Niagatama, PT Panganmas Inti Persada dan salah satu pemasok tepung terigu impor, yaitu PT Manildra Indonesia. Saat ini, perusahaan lebih banyak
melakukan pembelian tepung terigu lokal hasil produksi PT Bogasari dengan merek Cakra Kembar dan Segitiga Biru. Sedangkan pembelian tepung terigu
impor hanya sebagian kecil karena terbatasnya tepung terigu impor yang tersedia.
Pemesanan akan dilakukan apabila 1 bagian pemasaran marketing memberikan masukan atau Order To Factory OTF kepada bagian PPIC untuk
perencanaan produksi suatu produk yang diharapkan laku di pasaran. Bagian PPIC akan menyampaikan ke 2 bagian produksi untuk meninjau kapasitas
produksi dan juga 3 bagian gudang untuk menghitung persediaan bahan baku. Setelah itu, 4 PPIC menyampaikan order yang telah disesuaikan dengan
kapasitas produksi ke bagian pemasaran. Selanjutnya PPIC membuat perencanaan produksi Planned Order serta perencanaan kebutuhan bahan baku
Purchase Requistions dan merekomendasikan perencanaan tersebut ke bagian Pembelian Purchase and Traffic untuk melaksanakan pembelian atas sejumlah
bahan baku yang dibutuhkan dengan menyerahkan Nota Pesanan Barang. Bagian Pembelian selanjutnya akan 5 menghubungi pemasok untuk
mengadakan kesepakatan kerjasama. Pembelian disesuaikan dengan Purchase Order PO yang telah ditetapkan untuk proses produksi kepada pemasok. Pada
PO sudah dicantumkan nama pemasok, nomor pesanan, jumlah yang dipesan, harga, dan tanggal penerimaan barang paling lambat. Waktu yang dibutuhkan
mulai dari pengiriman PO sampai bahan baku tiba di gudang leadtime adalah
40
sekitar 7 hari, baik bagi tepung terigu maupun tepung tapioka. Sistem pembayaran dilakukan secara tunai dengan tenggang waktu selama satu bulan
setelah perusahaan menerima bahan baku dari pemasok. Perusahaan melakukan pembayaran menggunakan giro. Secara sistematis, prosedur pembelian bahan
baku ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Prosedur Pembelian Bahan Baku Pemeriksaan mutu produk dari pemasok diserahkan ke bagian Quality
Control QC. 1 Pemeriksaan ini dilakukan sebelum barang masuk ke gudang. Jadi, barang-barang yang telah masuk ke gudang adalah barang yang sudah
mendapat rekomendasi dari QC. Pemeriksaan barang oleh petugas gudang sesuai dengan PO yang dikirim oleh bagian pembelian dan surat jalan yang
dibawa oleh bagian pengiriman meliputi kondisi kemasan, label segel, kuantitas pesanan volumeberat, dan jumlah yang diterima. Barang yang masuk diuji
oleh bagian QC dengan mengambil sample secara acak. Jika dari hasil pengujian ternyata 2 tidak sesuai standar dalam kontrak, maka 4 bagian
pembelian akan mengembalikan barang tersebut dan meminta penggantian barang. Sebaliknya, apabila 3 telah memenuhi syarat maka 5 bagian
penerimaan gudang akan mengeluarkan bukti penerimaan barang yaitu Nota Terima Barang NTB. Prosedur penerimaan bahan baku disajikan pada
Gambar 6.
Pemasok Pembelian
PT Produksi
PPIC Gudang
Pemasaran marketing
OTF 1
2
3 4
5
41
Gambar 6. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
4.6.3. Penyimpanan Bahan Baku
