37
lain dengan komposisi yang berbeda untuk masing-masing jenis mi. Bumbu-bumbu ini dibuat oleh divisi seasoning bumbu.
f. Air
Air dipakai juga sebagai pencampur untuk membentuk tekstur adonan. Air yang dipergunakan harus bersih, baik secara kimiawi maupun
mikrobiologis. Jenis bahan baku yang diuraikan di atas merupakan komponen bahan
baku divisi noodle. Sedangkan bahan baku di divisi seasoning bumbu tidak dibahas dalam penelitian ini. Penelitian hanya dilakukan pada bahan baku
tepung terigu dan tepung tapioka sebagai bahan baku yang merupakan komponen terbesar dalam pembuatan mi instan. Selain itu, juga karena
memiliki variasi jenis dan harga yang berbeda-beda. Namun, karena keterbatasan data, penelitian dilakukan atas jumlah tepung terigu dan tepung
tapioka secara keseluruhan tanpa memperhatikan gradenya.
4.5. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Persediaan
Bahan Baku
Perusahaan memperhatikan beberapa faktor dalam menentukan sistem pengendalian persediaan bahan bakunya, yaitu motivasi perusahaan dalam
melakukan persediaan yang mempengaruhi kebijakan persediaan perusahaan. Faktor waktu yaitu faktor yang menyangkut lamanya proses produksi dan
distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen, tidak dihadapi oleh perusahaan karena untuk dapat memproduksi produk mi instan perusahaan
hanya membutuhkan waktu 20-25 menit. Faktor ketidakpastian waktu datang dari pemasok pun tidak didapati pada
perusahaan karena lead time konstan dan perusahaan memiliki penggunaan bahan baku yang tetap. Oleh karena itu, faktor yang paling dominan adalah
faktor ekonomis, yaitu perusahaan ingin menentukan kuantitas pembelian yang paling ekonomis yang akan menghasilkan total biaya yang serendah-rendahnya
dan keuntungan yang sebesar-besarnya. Hal ini akan menyumbang pada
38
tercapainya efisiensi dan efektifitas produksi dimana kelangsungan perusahaan akan terjaga.
4.6. Pengadaan dan Penanganan Bahan Baku
4.6.1. Identifikasi Kebutuhan Bahan Baku
Identifikasi kebutuhan bahan baku adalah penentuan jumlah bahan baku yang diperlukan untuk produksi mendatang. Identifikasi tersebut dilakukan
berdasarkan penjualan barang jadi yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan Order To FactoryOTF, kapasitas produksi, dan persediaan bahan baku yang
ada di gudang. Kapasitas produksi adalah kemampuan bagian produksi untuk
menghasilkan mi dalam waktu tertentu. Faktor utama yang mempengaruhi kapasitas produksi adalah kondisi mesin produksi yang digunakan. Meskipun
mesin terkadang membutuhkan perbaikan, tetapi mesin dapat berproduksi sesuai dengan kapasitas, yaitu kurang lebih sebesar 34.490 karton per hari.
Faktor lain yang dipertimbangkan adalah waktu dan tenaga kerja yang tersedia. Persediaan bahan baku di gudang menjadi tanggung jawab bagian
gudang. Bagian gudang bertanggung jawab atas keluar masuknya bahan baku serta penyimpanannya. Posisi gudang berada di bawah bagian produksi
sehingga memudahkan manajemen produksi untuk mengontrol ketersediaan bahan baku.
Berdasarkan identifikasi kebutuhan bahan baku, bagian produksi melalui bagian Production Planning and Inventory Control PPIC akan melakukan
permintaan pembelian. Bagian gudang sendiri setiap hari memberi suatu laporan persediaan bahan baku kepada bagian akuntansi, juga kepada bagian
pembelian dan produksi. Identifikasi jumlah pembelian bahan baku disesuaikan dengan kebutuhan untuk memproduksi barang dan jumlah stok yang ada di
gudang.
39
4.6.2. Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku
Bahan baku yang digunakan diperoleh dari pasar domestik dan luar negeri. Meskipun menggunakan bahan baku dari luar negeri, perusahaan tidak
langsung mengimpor sendiri. Bahan baku dari luar negeri tersebut diperoleh dari pemasok lokal, dimana urusan impor berada di tangan pemasok tersebut.
Perusahaan memperoleh tepung terigu lokal dari PT Respati Jaya yang merupakan agen dari PT Bogasari, PT Kabulinco Jaya, PT Danitama
Niagatama, PT Panganmas Inti Persada dan salah satu pemasok tepung terigu impor, yaitu PT Manildra Indonesia. Saat ini, perusahaan lebih banyak
melakukan pembelian tepung terigu lokal hasil produksi PT Bogasari dengan merek Cakra Kembar dan Segitiga Biru. Sedangkan pembelian tepung terigu
impor hanya sebagian kecil karena terbatasnya tepung terigu impor yang tersedia.
Pemesanan akan dilakukan apabila 1 bagian pemasaran marketing memberikan masukan atau Order To Factory OTF kepada bagian PPIC untuk
perencanaan produksi suatu produk yang diharapkan laku di pasaran. Bagian PPIC akan menyampaikan ke 2 bagian produksi untuk meninjau kapasitas
produksi dan juga 3 bagian gudang untuk menghitung persediaan bahan baku. Setelah itu, 4 PPIC menyampaikan order yang telah disesuaikan dengan
kapasitas produksi ke bagian pemasaran. Selanjutnya PPIC membuat perencanaan produksi Planned Order serta perencanaan kebutuhan bahan baku
Purchase Requistions dan merekomendasikan perencanaan tersebut ke bagian Pembelian Purchase and Traffic untuk melaksanakan pembelian atas sejumlah
bahan baku yang dibutuhkan dengan menyerahkan Nota Pesanan Barang. Bagian Pembelian selanjutnya akan 5 menghubungi pemasok untuk
mengadakan kesepakatan kerjasama. Pembelian disesuaikan dengan Purchase Order PO yang telah ditetapkan untuk proses produksi kepada pemasok. Pada
PO sudah dicantumkan nama pemasok, nomor pesanan, jumlah yang dipesan, harga, dan tanggal penerimaan barang paling lambat. Waktu yang dibutuhkan
mulai dari pengiriman PO sampai bahan baku tiba di gudang leadtime adalah
40
sekitar 7 hari, baik bagi tepung terigu maupun tepung tapioka. Sistem pembayaran dilakukan secara tunai dengan tenggang waktu selama satu bulan
setelah perusahaan menerima bahan baku dari pemasok. Perusahaan melakukan pembayaran menggunakan giro. Secara sistematis, prosedur pembelian bahan
baku ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Prosedur Pembelian Bahan Baku Pemeriksaan mutu produk dari pemasok diserahkan ke bagian Quality
Control QC. 1 Pemeriksaan ini dilakukan sebelum barang masuk ke gudang. Jadi, barang-barang yang telah masuk ke gudang adalah barang yang sudah
mendapat rekomendasi dari QC. Pemeriksaan barang oleh petugas gudang sesuai dengan PO yang dikirim oleh bagian pembelian dan surat jalan yang
dibawa oleh bagian pengiriman meliputi kondisi kemasan, label segel, kuantitas pesanan volumeberat, dan jumlah yang diterima. Barang yang masuk diuji
oleh bagian QC dengan mengambil sample secara acak. Jika dari hasil pengujian ternyata 2 tidak sesuai standar dalam kontrak, maka 4 bagian
pembelian akan mengembalikan barang tersebut dan meminta penggantian barang. Sebaliknya, apabila 3 telah memenuhi syarat maka 5 bagian
penerimaan gudang akan mengeluarkan bukti penerimaan barang yaitu Nota Terima Barang NTB. Prosedur penerimaan bahan baku disajikan pada
Gambar 6.
Pemasok Pembelian
PT Produksi
PPIC Gudang
Pemasaran marketing
OTF 1
2
3 4
5
41
Gambar 6. Prosedur Penerimaan Bahan Baku
4.6.3. Penyimpanan Bahan Baku
Bahan baku disimpan dalam gudang seluas 660 m ² tanpa perlakuan
khusus. Fasilitas gudang yang tersedia di perusahaan yaitu listrik dan pallet alas. Fasilitas listrik berfungsi sebagai penerangan dan dinyalakan 24 jam
sehari. Penyimpanan bahan baku tepung terigu dan tapioka menggunakan pallet agar bahan baku tersebut tidak bersentuhan langsung dengan lantai sehingga
terjaga keawetannya. Sistem penempatan bahan baku di gudang disesuaikan menurut kelompok dan jenis bahan baku serta tanggal kedatangan bahan baku.
Penyusunan bahan baku dilakukan dengan tidak merapat langsung ke dinding. Hal ini dilakukan agar lebih mudah dalam pengeluaran dan pembersihan
gudang. Penyusunan bahan baku ditumpuk dengan bersilang agar saling mengunci antar satu lapisan dengan lapisan lainnya sehingga susunannya tidak
gampang roboh dan memudahkan penghitungan. Pengeluaran bahan baku dilakukan apabila bagian produksi memerlukan
bahan baku dalam kegiatan produksi. Nota yang digunakan adalah Nota Pesanan dan Pernyerahan Bahan Baku NPPBB. Bahan baku yang dikeluarkan
mengikuti sistem First In First Out FIFO, yaitu bahan baku yang pertama kali masuk ke gudang dikeluarkan lebih dulu dari gudang untuk proses produksi.
Hal ini berkaitan dengan sifat bahan baku yang mempunyai batas kadaluarsa dan kerugian atas penyimpanan yang terlalu lama.
Barang dari Pemasok
QC Barang
Sesuai
Barang Tidak Sesuai
Gudang
Retur ke Pemasok
1 2
3 5
4
42
Pencatatan terhadap semua barang yang masuk atau keluar dari gudang dilakukan setiap hari oleh operator dan dilaporkan kepada bagian administrasi
gudang. Bagian administrasi akan mencatat seluruh laporan yang masuk ke dalam Laporan Posisi Stock Harian LPSH.
Pengontrolan terhadap bahan baku di gudang dilakukan terhadap jumlah dan keadaan bahan baku di gudang. Pengontrolan dilakukan setiap hari, pagi
dan sore hari. Apabila ada kesalahan atau ketidakcocokan antara catatan dan kondisi fisik, maka bagian gudang akan membuat berita acara pemberitahuan
kepada bagian administrasi
4.6.4. Pengujian Mutu Bahan Baku
Pengujian mutu bahan baku perlu dilakukan agar bahan baku yang dipakai memenuhi standar yang berlaku, sehingga tidak terjadi penyimpangan.
1. Tepung Terigu
Tepung terigu yang baik akan dilihat kemasannya, yaitu segel utuh, bersih, tidak rusak, tidak basah, tidak berjamur, dan tidak tercemar bahan lain.
Tepung terigu yang telah dipesan akan diuji sifat fisik secara organoleptik pada saat bahan masuk dan pada saat akan dipakai dalam proses produksi.
Uji organoleptik tepung terigu meliputi warna putih cream, kenampakan bersih, bebas dari kontaminasi, dan aroma normal. Disamping uji
organoleptik, uji lainnya adalah uji kimiawi dimana kadar air maksimal sebesar 14 persen, dan uji kadar abu dengan jumlah maksimum 0.6 persen,
dan kadar gluten basah minimal sebesar 30 persen serta kering minimal sebesar 10 persen.
2. Tepung Tapioka
Pengujian tepung tapioka dilakukan sebelum masuk ke gudang bahan baku. Pengujian fisik terdiri dari pengamatan pada saat bahan masuk dengan
standar ketentuan kemasan bersih, tidak rusak, segel utuh, tidak basah, tidak berjamur, dan tidak tercemar bahan lain. Selain itu, dilakukan uji
organoleptik meliputi bentuk bubuk atau tepung, warna putih, tidak terkontaminasi, serta aroma dan rasa normal. Uji kimia yang dilakukan
43
meliputi kadar air, derajat keasaman, dan kadar abu. Kadar air yang ditetapkan maksimal 14 persen berat basah pada saat bahan akan masuk.
Derajat keasaman adalah sebesar 10 persen dan kadar abu minimal 0.5 persen.
3. Air
Air yang dipergunakan harus bersih baik secara kimiawi maupun mikrobiologis. Sumber air yang digunakan diambil dari tanah dalam yang
ada di dalam lokasi industri. Untuk mendapatkan kualitas air sesuai dengan bahan baku mutu yang ditetapkan maka air tanah dibubuhi kaporit untuk
membunuh bakteri pathogen sebelum dialirkan ke dalam reservoir. Untuk produksi, air dilewatkan filter multimedia dan khusus untuk boiler perlu
dilakukan pengolahan hingga memenuhi standar air boiler.
4.7. Pemakaian Bahan Baku
Pemakaian bahan baku tepung untuk pembuatan mi disesuaikan dengan rencana produksi yang didasarkan atas ramalan penjualan dari bagian marketing
yang selanjutnya dikonfirmasikan ke bagian produksi. Berdasarkan rencana produksi tersebut, perusahaan dapat memperkirakan jumlah kebutuhan bahan
baku yang dipakai. Pemakaian bahan baku dalam pelaksanaan produksi terkadang tidak sama dengan perencanaan kebutuhan bahan baku. Hal ini
karena kerusakan mesin yang tidak dapat diduga sebelumnya atau disebabkan oleh peningkatan maupun penurunan permintaan terhadap produk mi instan dari
rencana semula. Apabila permintaan pasar akan mi meningkat, maka jumlah pemakaian bahan baku semakin meningkat pula. Pemakaian aktual bahan baku
tepung selama periode 2008 disajikan pada Tabel 2.
44
Tabel 2. Pemakaian Aktual Bahan Baku Tepung Tahun 2008
Bulan Tepung Terigu kg
Tepung Tapioka kg
Januari 429.725
20.832 Februari
247.025 11.845
Maret 369.450
26.182 April
338.475 15.222
Mei 145.900
10.971 Juni
124.700 9.444
Juli 409.150
20.326 Agustus
596.700 29.407
September 424.625
21.423 Oktober
244.950 13.276
November 335.600
17.470 Desember
210.025 12.817
Jumlah 3.876.325
209.215 Rata-ratabulan
323.027 17.435
Rata-ratahari 10.768
581 Standar Deviasi
135.486 6.296
Sumber : Bagian Produksi, PT Jakarana Tama 2008 Penelitian hanya menggunakan data bahan baku mi instan pada tahun
2008, hal ini disebabkan oleh karena data pada tahun-tahun sebelumnya tidak memenuhi standar historis, yaitu data mengalami penurunan drastis dari tahun
ke tahun dengan persentase penurunan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, data pada tahun-tahun tersebut tidak dapat dipakai untuk menghitung jumlah
persediaan yang optimal pada tahun 2008. Data pemakaian pada tahun 2006 dan 2007 dilampirkan pada Lampiran 6.
Sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 2, pemakaian tepung terigu terbesar terjadi pada bulan Agustus yaitu sebesar 596.700 kg, begitu pula dengan
pemakaian tepung tapioka terbesar yang terjadi pada bulan Agustus yaitu sebesar 29.407 kg. Hal ini dikarenakan pada bulan tersebut permintaan pasar
tinggi, sehingga perusahaan meningkatkan produksinya. Pemakaian terendah tepung terigu terjadi pada bulan Juni sebesar 124.700 kg. Hal yang sama terjadi
pada pemakaian tepung tapioka yang juga mengalami pemakaian terendah pada bulan Juni sebesar 9.444 kg. Pemakaian terbesar dari tepung terigu dan tepung
tapioka terjadi pada bulan yang sama begitu pula dengan pemakaian terendah
45
yang terjadi pada bulan yang sama, hal ini dikarenakan formula pencampuran kedua tepung yang dipakai dalam proses produksi mi tetap dan tidak berubah,
sehingga perubahan pemakaian tepung terigu dan tepung tapioka searah. Pemakaian bahan baku bulanan yang digunakan menunjukkan adanya
variasi antara satu bulan dengan bulan lainnya. Tetapi, pemakaian harian umumnya konstan sepanjang bulan dan besarnya sudah diketahui sebelum
produksi dimulai. Berdasarkan keterangan di atas, maka diasumsikan tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan proses produksi dan
produksi dapat berjalan sesuai dengan rencana sehingga besar pemakaian bahan baku harian dalam masing-masing bulan adalah tetap dan sesuai dengan yang
ditetapkan perusahaan saat penjadwalan produksi. Permintaan bahan baku adalah permintaan terikat yang merupakan turunan dari permintaan produk jadi.
Sehubungan dengan hal itu, adanya fluktuasi penjualan tersebut tentunya berpengaruh terhadap tingkat pemakaian bahan baku.
Data permintaan tersebut dapat dikatakan konstan atau fluktuatif jika sudah melewati uji tertentu. Uji homogenitas dengan metode Run Test
dilakukan untuk meyakinkan apakah data permintaan tersebut acak tidak konstan. Hal ini diperlukan untuk dapat menentukan metode pengendalian
persediaan mana yang tepat untuk perusahaan. Data Run Test disajikan pada Lampiran 7 dan perhitungannya pada Lampiran 8. Hasil Run Test terhadap data
permintaan tahun 2008 disajikan pada Tabel 3.
Tabel 3. Hasil Run Test terhadap Data Permintaan Tahun 2008
Bahan Baku α
5 Nilai Z
Kesimpulan
Tepung Terigu 0,05
-0,316 Tidak acakhomogen
Tepung Tapioka 0,05
-0,068 Tidak acakhomogen
Pada Tabel 3 ditunjukkan bahwa nilai Z hitung tidak signifikan dan lebih kecil dari nilai alpha. Uji pada data permintaan tepung terigu menunjukkan nilai
Z hitung sebesar -0,316, sedangkan uji pada data permintaan tepung tapioka menunjukkan nilai Z hitung sebesar -0,068, jauh lebih kecil dari nilai alpha,
46
yaitu sebesar 0,05. Hal ini menunjukkan bahwa data permintaan homogen atau dapat disebut relatif konstan.
4.8. Waktu Tunggu Pengadaan Bahan Baku