Tanggung jawab pembeli yang pertama adalah mendukung jalur operasi perusahaan dan memastikan bahwa persediaan tersedia saat dibutuhkan.
3. Pembelian strategis Penggantian penekanan dalam mengukur performa untuk merefleksikan
persyaratan dalam pembelian strategis. Ukuran yang digunakan bagi perubahan taktikal adalah harga menjadi total biaya, pengiriman menjadi
siklus waktu, dan kualitas produk menjadi kapabilitas proses. Pembelian transaksional dan taktikal, cara yang paling praktis dalam
mengukur kualitas adalah memilih pemasok yang mengikuti standar khusus atau telah mengikuti pengakuan resmi seperti ISO 9000. Perlu lebih keras untuk
pembelian strategis dan mengambil segala tindakan pencegahan untuk memastikan agar menerima produk yang berkualitas. Hal tersebut dapat diraih
dengan cara menilai proses produksi pemasok dan memuaskan diri bahwa pemasok itu mampu melakukan manufaktur sampai batas toleransi yang diminta.
Pengukuran performa yang sedang dilakukan akan ditunjukan pada bagaimana memonitor proses untuk memastikan agar performa yang sesuai dengan kualitas
tersebut bisa dihasilkan.
3.2. Definisi Persediaan
3
Dalam kegiatan usaha seperti ditemui pada sistem manufaktur selalu dijumpai persediaan dalam berbagai bentuk antara lain bahan baku raw material
sebagai masukan untuk proses produksi, bahan penolong supplies, untuk
3
Senator Nur Bahagia, Sistem Inventori, Bandung, ITB, 2006, h. 3-7.
membantu terlaksananya proses produksi, suku cadang spare part untuk menggantikan komponen yang mengalami kerusakan, barang setengah jadi work
in process, dan barang jadi finished good yang siap dipasarkan kepada konsumen. Keberadaan persediaan ini tidak hanya di lantai produksi, tetapi juga
tersebar di luar sistem manufaktur mulai dari gudang pabrik, gudang distributor sampai dengan gudang milik pengecer.
Keberadaan persediaan dalam kegiatan usaha tidak dapat dihindarkan. Salah satu penyebab utamanya adalah barang-barang tersebut tidak dapat
diperoleh secara instan, tetapi diperlukan tenggang waktu untuk memperolehnya. Tenggang waktu tersebut dimulai dari saat melakukan pemesanan, waktu untuk
memproduksinya, waktu untuk mengantarkan barang ke distributor bahkan sampai dengan waktu untuk memproses barang di gudang hingga siap digunakan
oleh pemakainya. Interval waktu antara saat pemesanan dilakukan sampai dengan barang siap digunakan disebut dengan waktu ancang-ancang lead time.
Persediaan dalam suatu unit usaha dapat dikategorikan sebagai modal kerja yang berbentuk barang. Keberadaannya tidak saja dianggap sebagai beban
liability karena merupakan suatu pemborosan waste, tetapi sekaligus juga dianggap sebagai kekayaan asset yang dapat segera dicairkan dalam bentuk
uang tunai cash. Dalam aktivitas unit usaha baik industri maupun bisnis, nilai persediaan barang yang dikelola pada umumnya cukup besar bahkan ada yang
sangat besar, tergantung pada jenis skala industri dan bisnisnya. Dalam keadaan tertentu, nilai aset total perusahaan seperti dijumpai pada perusahaan distribusi
dan supermarket misalnya, tetapi ada pula jenis usaha yang nilai persediaannya
sangat kecil, misalnya pada usaha jasa seperti bengkel, bank, angkutan, dan sebagainya.
3.3. Perencanaan Persediaan
4
1. Mempersiapkan rencana persediaan bahan pada tingkat agregat yang meliputi bahan baku, work in progress, dan produk akhir.
Salah satu cakupan dari fungsi perencanaan dan pengendalian produksi adalah perencanaan persediaan. Perencanaan persediaan terdiri atas beberapa
kegiatan, yaitu:
2. Merencanakan persediaan untuk masing-masing item dengan memperhatikan faktor skala ekonomis, waktu ancang-ancang pengadaan, ketidakpastian
permintaan, dan tingkat pelayanan kepada pelanggan.
3.4. Bentuk Sistem Persediaan
5
Secara umum, suatu sistem persediaan terbagi atas: 1. Sistem Sederhana
Sistem sederhana merupakan sistem persediaan berdasarkan atas input dan output. Adapun bentuk sistem sederhana pada persediaan dapat dilihat pada
Gambar 3.1.
4
Sukaria Sinulingga, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2009, h. 26-27
5
Rosnani Ginting, Sistem Produksi, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2007, h. 122-124.
PERSEDIAAN
Input Pt
Demand Dt
Output Wt
Gambar 3.1. Sistem Persediaan Input–Output
Gambar di atas menunjukkan sistem persediaan yang dipengaruhi oleh proses input dan proses output. Pt adalah rata-rata material atau bahan yang
masuk ke dalam sistem persediaan pada saat t sedangkan Wt adalah rata-rata material atau bahan keluar dari sistem persediaan. Output Wt dipengaruhi oleh
permintaan atau kebutuhan terhadap material atau bahan dengan rata-rata Dt yang berasal dari luar perusahaan dan berada di luar kendali perusahaan. Dt
dapat dianggap sebagai variabel di laur kendali perusahaan walaupun terkadang dapat mempengaruhi permintaan dengan kebijaksanaan harga dan iklan atau
kebutuhan akan suatu bahan dapat dikendalikan melalui proses produksi yang dijalankan. Rata-rata output Wt akan sama dengan rata-rata permintaan Dt
kecuali jika persediaan mengalami kekurangan dengan kata lain Dt lebih besar dari Pt atau yang disebut juga sebagai kondisi out of stock dan stockout.
Kekurangan yang timbul dapat dipenuhi dengan rush order pemesanan mendadak. Bagi pihak supplier, rush order tentu tidak dapat diprediksi waktu
dan jumlahnya. Oleh karena itu, rush order tentu harus dilakukan kepada supplier yang memiliki sistem dengan tingkat responsif yang tinggi. Tingkat responsif
yang tinggi didukung oleh sistem yang fleksibel yang mampu mengubah volume dari waktu ke waktu.
Proses input merupakan bagian dari sistem persediaan yang dapat dikendalikan perusahaan melalui kebijaksanaan kapan dan berapa banyak
pemesanan yang perlu dilakukan. Walaupun demikian, keterlambatan- keterlambatan pemenuhan pemesanan dari pemasok bisa saja terjadi sehingga
rata-rata input aktual Pt akan berdeviasi atau berbeda dari harapan perusahaan. 2. Sistem Berjenjang Multi Echelon Inventory System
Persediaan sistem berjenjang berasa di gudang pusat ke gudang wilayah ke gudang UPT dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gudang Pusat Gudang Wilayah
Gudang UPT
Gambar 3.2. Sistem Persediaan Berjenjang
3.5. Tujuan Persediaan
6
Divisi yang berbeda dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan pengendalian persediaan yang berbeda, yaitu:
6
Ibid., h. 125-126.
