18
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka pertanyaan dalam penelitian ini adalah bagaimanakah penerapan automasi Perpustakaan Umum
Kota Medan untuk meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan automasi perpustakaan di Perpustakaan Umum Kota Medan dalam meningkatkan kualitas layanan di
perpustakaan.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.
Bagi Perpustakaan Umum Kota Medan Sebagai bahan masukan dan kebijakan dalam meningkatkan kualitas pelayanan
perpustakaan dengan menerapkan sistem automasi perpustakaan. 2.
Bagi Peneliti Lanjutan Agar dapat menjadi bahan rujukan untuk penelitian selanjutnya.
3. Bagi Peneliti
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan dalam bidang perpustakaan khususnya tentang penerapan automasi di perpustakaan dalam meningkatkan kualitas layanan
di perpustakaan.
1.5 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penelitian ini dibatasi hanya membahas tentang penerapan automasi dan kualitas layanan perpustakaan yang meliputi layanan pengguna yaitu
layanan sirkulasi dan layanan penelusuran informasi OPAC.
Universitas Sumatera Utara
19
BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1 Automasi Perpustakaan 2.1.1 Pengertian Automasi Perpustakaan
Pengertian automasi berkaitan dengan ilmu komputer. Pengertian automasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 1999: 709 diambil dari kata “Otomatis atau
pengotomatisan yang artinya penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan
pengawasan manusia”. Sedangkan menurut Lasa HS 1998: 76 “Automasi perpustakaan atau library automation adalah penggunaan mesin, komputer dan
peralatan elektronik lain untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan”. Pengertian lain dari Sulistyo Basuki 1994: 96 bahwa “Automasi perpustakaan merupakan
penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca”.
Dari ketiga pendapat di atas dapat diketahui bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses dalam pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan
teknologi informasi untuk memudahkan pekerjaan pustakawan. Dalam hal pelayanan kepada pemustaka, automasi perpustakaan sangat penting untuk meningkatkan kualitas
layanan di perpustakaan serta untuk mempercepat proses layanan di perpustakaan khususnya pada bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka kepada
pemustaka.
2.1.2 Tujuan Automasi Perpustakaan
Tujuan dari pengembangan sistem komputer adalah untuk menyediakan suatu sistem standar yang bisa dipakai bersama diantara perpustakaan yang bekerja sama.
Alasan lain yaitu dengan adanya sistem automasi perpustakaan, maka dapat meringankan tugas perpustakaan menjadi lebih akurat, cepat dan terkontrol. Sistem
automasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka,
sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih
sempurna lagi apabila sistem automasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Wijoyo 2009: 1 mengemukakan bahwa tujuan dari automasi perpustakaan yaitu:
1 untuk meningkatkan pelayanan, mempercepat, mengefisienkan dan
mengakurasi pekerjaan 2
Untuk memberi keluasan akses informasi 3
Untuk meningkatkan akses ke perpustakaan lain
Universitas Sumatera Utara
20
4 Untuk memenuhi tuntutan perkembangan TI
5 Untuk meningkatkan prestisecitra
6 Agar perpustakaan tidak terisolasi
7 Untuk menyebarkan informasi
8 Untuk mengembangkan kerjasama dan “resource sharing”.
Sedangkan menurut Cochrane yang dikutip oleh Miyarso 2009: 4 mengemukakan bahwa tujuan automasi perpustakaan adalah:
1 Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan
2 Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan
3 Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan
4 Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan
5 Memperluas jasa perpustakaan
6 Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan
7 Meningkatkan efisiensi.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan automasi perpustakaan yaitu mencakup hampir seluruh kegiatan di perpustakaan seperti dapat
memperluas akses informasi, memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan serta meringankan tugas perpustakaan dalam hal pelayanannya dan
meningkatkan pelayanan di perpustakaan. Pada Perpustakaan Umum Kota Medan, sistem automasi perpustakaan sangat membantu pekerjaan pustakawannya, baik dari
pengolahan bahan pustaka hingga ke layanan sirkulasinya.
2.1.3 Manfaat Sistem Automasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan dengan menerapkan automasi. Menurut Shopia yang dikutip oleh Miyarso 2009: 5
penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat:
1 Mempercepat proses temu balik informasi information Retrieval
2 Memperlancar proses pengolahan dan pengadaan bahan pustaka
3 Komunikasi antar perpustakaan
4 Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Pendapat lain menurut Harmawan 2008: 2 menyebutkan bahwa manfaat dari sistem automasi perpustakaan yaitu sebagai berikut:
1 Mengatasi keterbatasan waktu
2 Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari
judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang 3
Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama 4
Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5
Memperingan pekerjaan
Universitas Sumatera Utara
21
6 Meningkatkan layanan
7 Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
8 Menghemat biaya
9 Menumbuhkan rasa bangga
10 Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa sistem automasi perpustakaan sangat bermanfaat bagi perpustakaan dalam membantu kegiatan
pustakawan seperti memperlancar proses pengolahan dan pengadaan bahan pustaka dan memudahkan dalam kegiatan administrasi perpustakaan, misalnya dalam hal
keanggotaan dan pembuatan laporan statistik, selain itu pemustaka juga dapat lebih mudah dalam pencarian informasi, misalnya dalam hal penggunaan OPAC.
2.1.4 Unsur-unsur Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan menurut Supriyanto 2008: 38 memiliki beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu sama lainnya, unsur-unsur tersebut
yaitu: a.
Pengguna user Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi
perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang
meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan
adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna perpustakaan.
b. Perangkat Keras hardware
Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya.
Fungsi perangkat keras untuk mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer.
c. Perangkat Lunak software
Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan
suatu tugas sesuai perintah. Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan
permintaan pemakai baik multi-tasking maupun multi-user.
d. NetworkJaringan
Automasi perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi.
e. Data
Merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka maupun simbol khusus.
f. ManualPanduan Operasional
Universitas Sumatera Utara
22
Biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.
Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem otomasi perpustakaan.
Pendapat lain menurut Arif 2003: 3 menyatakan bahwa unsur-unsur automasi perpustakaan terdiri dari pengguna users yang merupakan unsur utama, perangkat
keras hardware, perangkat lunak software, network jaringan dan data. Berdasarkan keterangan tersebut maka dapat diketahui bahwa pengguna, perangkat keras, perangkat
lunak, jaringan dan data adalah unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung antara satu dengan lainnya sampai terbentuknya sistem automasi perpustakaan.
2.1.5 Cakupan Automasi Perpustakaan
Menurut Hasugian 2009: 171 rutinitas kerumahtanggaan perpustakaan mencakup sejumlah pekerjaan sebagai berikut:
1 Pengadaan acquisitions
Yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran maupun
berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk didalamnya. Kegiatan
lain yang juga termasuk ke dalamnya adalah mencakup pemrosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan
tersebut.
2 Pengatalogan cataloguing
Yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman record bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang
digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Katalog tersebut dapat berbentuk kartu ataupun dalam bentuk online atau OPAC.
3 Pengawasan Sirkulasi circulation control
Yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan
peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan diluar perpustakaan. Dengan kata lain kegiatan ini berhubungan dengan
pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
4 Pengawasan Serial serial control
Yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi serial, pengajuan tuntutan
claim, peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial.
5 Katalog Online OPAC
Yaitu penyediaan fasilitas temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan.
6 Statistik
Universitas Sumatera Utara
23
Yaitu pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota
perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan
sebagainya. Sistem kerumahtanggaan perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data ini untuk keperluan informasi manajemen dan pelaporan.
2.1.6 Kelebihan, Kelemahan dan Solusi dalam Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan dengan menerapkan automasi. Dengan adanya automasi di perpustakaan maka beberapa
pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Menurut Hermanto 2008: 2 dalam penerapan automasi perpustakaan terdapat kelebihan, kelemahan dan solusi untuk
mengatasi kelemahan tersebut yaitu sebagai berikut:
Kelebihan yang diperoleh dari penerapan automasi perpustakaan adalah: 1
Layanan lebih cepat, mudah dan praktis 2
Penelusuran lebih cepat dan mudah 3
Menghemat waktu 4
Menghemat tenaga 5
Membutuhkan sedikit SDM pustakawan. Kelemahan yang dihadapi dalam penerapan automasi perpustakaan adalah:
1 Tergantung pada aliran listrik
2 Bila komputer rusak layanan terganggu
3 Minimnya teknisi komputer
Solusi pemecahan dalam mengatasi kelemahan tersebut adalah: 1
Perlu adanya genset untuk mengantisipasi terjadinya mati listrik 2
Merekrut tenaga teknisi komputer 3
Mengirim pustakawan kursus teknisi komputer 4
Pengadaan komputer yang baru. Selain terdapat kelebihan dan kelemahan dalam penerapan sistem automasi
perpustakaan, ditemukan juga beberapa kendala dalam automasi perpustakaan menurut Harmawan 2008: 2 yaitu:
1 Kesalahpahaman tentang Automasi Perpustakaan
Yang menyebabkan kesalahpahaman tentang automasi perpustakaan adalah banyaknya pihak yang beranggapan bahwa biaya automasi perpustakaan
yang besar dan pustakawan yang takut kehilangan pekerjaannya, maksudnya yaitu beberapa beranggapan bahwa jika perpustakaan sudah terautomasi
maka semua pekerjaan dapat diambil oleh komputer, padahal pada bidang- bidang tertentu pustakawan masih berperan penting seperti klasifikasi,
Universitas Sumatera Utara
24
layanan referensi dan pekerjaan lain yang dapat meningkatkan kualitas perpustakaan.
2 Kurangnya staf yang terlatih
Kurangnya staf yang terlatih biasanya menjadi kendala yang menghambat pengembangan automasi perpustakaan. Dalam hal ini seharusnya
pustakawan harus mampu mengoperasikan komputer.
3 Kurangnya dukungan dari pihak pimpinan
Dukungan pimpinan merupakan hal yang sangat strategis dalam membangun automasi perpustakaan. Tanpa dukungan pimpinan yang memadai rencana
automasi perpustakaan tidak akan berhasil dengan baik. Dukungan tersebut dapat berupa dana, pengembangan staf, dan dukungan moril.
4 Input Data
Proses input data juga biasanya menjadi kendala dalam membangun automasi perpustakaan. Apalagi kalau jumlah koleksi perpustakaan sudah
terlalu besar, maka di perlukan proses input data untuk mempermudah proses pelayanan di perpustakaan.
2.2 Kualitas Layanan Perpustakaan 2.2.1 Pengertian Kualitas Layanan
Lupiyoadi 2001: 144 menjelaskan bahwa “Kualitas adalah keseluruhan ciri-ciri dan karakteristik-karakteristik dari suatu produk atau jasa dalam hal kemampuannya
untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah ditentukan atau bersifat relatif”. Sedangkan menurut Tjiptono 2001: 3 definisi kualitas yaitu:
1 Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.
2 Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
3 Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah misalnya apa yang diangap
merupakan kualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada masa mendatang.
Dari kedua definisi di atas dapat diketahui bahwa kualitas merupakan suatu usaha yang dilakukan penyedia jasa untuk memenuhi kebutuhan para pengguna suatu
jasa sehingga menimbulkan kepuasan kepada penggunanya yang bukan hanya menekankan pada aspek hasil akhir yaitu produk atau jasa tetapi juga menyangkut
kualitas manusia, kualitas proses dan kualitas lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Jika dikaitkan dengan kualitas layanan yang ada di perpustakaan maka yang
harus dievaluasi adalah SDM sebagai pengelola perpustakaan, sistem yang ada di perpustakaan, bentuk layanan yang ada di perpustakaan, serta sarana dan prasarana yang
menunjang layanan dan lingkungan yang mendukung untuk terciptanya suasana yang menyenangkan di perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
25
Pelayanan didefenisikan sebagai setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, hal tersebut pada dasarnya tidak
berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Pelayanan merupakan perilaku produsen dalam rangka memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen demi
tercapainya kepuasan pada konsumen Kotler: 2002, 83. Menurut Moenir 1995: 27 “Pelayanan pada hakikatnya adalah serangkaian kegiatan dalam proses pemenuhan
kebutuhan melalui aktifitas orang lain, oleh karena itu pelayanan merupakan proses, sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan”. Haryani
2011: 1 mengatakan dalam sebuah artikel “Kualitas pelayanan merupakan suatu perbandingan antara harapan pemakai jasa dengan kualitas kinerja jasa pelayanan”.
Dari beberapa pendapat yang telah dikemukakan di atas, dapat diketahui bahwa pelayanan merupakan sebuah proses yang berlangsung tidak hanya sekali melainkan
beberapa kali dalam memenuhi kebutuhan konsumen melalui aktifitas orang lain. Misalnya dalam pelayanan di perpustakaan, jika pelayanan yang diberikan perpustakaan
sama dengan yang diharapkan pemustaka maka pemustaka akan puas.
2.2.2 Dimensi Kualitas Pelayanan
Menurut Lupiyoadi 2001: 148 terdapat lima dimensi kualitas pelayanan yaitu sebagai berikut:
1 Tangibles atau bukti nyata
Yaitu kemampuan suatu organisasi dalam menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana
fisik organisasi dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi jasa. Ini meliputi fasilitas fisik
gedung, perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan teknologi, serta penampilan pegawainya.
2 Reliability atau keandalan
Yaitu kemampuan organisasi perusahaan untuk memberikan pelayanan sesuai yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya. Kinerja harus
disesuaikan untuk pelanggan, seperti ketepatan waktu, pelayanan yang sama untuk semua pelanggan tanpa kesalahan, sikap simpatik.
3 Responsiveness atau ketanggapan
Yaitu kemauan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan, dengan penyampaian informasi yang jelas.
Membiarkan konsumen menunggu tanpa adanya suatu alasan yang jelas menyebabkan persepsi yang negatif dalam kualitas pelayanan.
4 Assurance atau jaminan dan kepastian
Yaitu pengetahuan, kesopansantunan dan kemampuan pegawai untuk menumbuhkan rasa percaya para pelanggan perusahaan organisasi. Dimana
Universitas Sumatera Utara
26
jaminan ini terdiri dari beberapa komponen yaitu komunikasi, kredibilitas, keamanan, kompetensi dan sopan santun.
5 Emphaty
Yaitu memberikan perhatian yang tulus dan bersifat individual atau bersifat pribadi yang diberikan kepada para pelanggan dengan berupaya memahami
keinginan konsumen. Suatu perusahaan organisasi diharapkan memiliki pengertian dan pengetahuan tentang pelanggan, memahami kebutuhan
pelanggan secara spesifik serta memiliki waktu pengoperasian yang nyaman bagi pelanggan.
Perpustakaan diharapkan dapat memberikan pelayanan yang menyenangkan dan nyaman bagi pemustaka dengan tujuan untuk menarik minat pemustaka agar selalu
datang ke perpustakaan. Dengan kualitas yang baik maka pemustaka akan merasa puas. Menurut Moenir 1995: 40 banyak kemungkinan tidak adanya layanan yang
memadai karena: 1
Tidakkurang adanya kesadaran terhadap tugas atau kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya. Akibatnya mereka bekerja dan melayani seenaknya;
sistem, prosedur dan metode kerja yang ada tidak memadai sehingga mekanisme kerja tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan dan tidak
berjalan sebagaimana mestinya.
2 Pengorganisasian tugas pelayanan yang belum serasi, sehingga terjadi
simpang siur penanganan tugas, tumpang tindih atau tercecernya suatu tugas tidak ada yang menangani.
3 Pendapatan pegawai tidak mencukupi memenuhi kebutuhan hidupnya.
Akibatnya pegawai tidak tenang dalam bekerja, berusaha mencari tambahan pendapatan dalam jam kerja.
4 Kemampuan pegawai yang tidak memadai untuk tugas yang dibebankan
kepadanya. Akibatnya hasil pekerjaan tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan.
5 Tidak tersedianya sarana pelayanan yang memadai, yang mengakibatkan
pekerjaan menjadi lamban, waktu banyak yang hilang dan penyelesaian masalah terlambat.
2.2.3 Karakteristik Kualitas Layanan Perpustakaan
Menurut Rahayuningsih 2007: 86 karakteristik layanan pengguna perpustakaan yang berkualitas dapat dilihat dari segi:
1 Koleksi
a. Kuantitas, berkaitan dengan banyaknya jumlah koleksi yang dimiliki oleh
perpustakaan. b.
Kualitas, berkaitan dengan mutu, kemutakhiran, kelengkapan koleksi.
Universitas Sumatera Utara
27
2 Fasilitas
a. Kelengkapan, meliputi lingkup layanan dan ketersediaan sarana
pendukung serta layanan pelengkap lainnya. b.
Kenyamanan memperoleh layanan, berkaitan dengan lokasi, ruangan, petunjuk, ketersediaan informasi dan kebersihan.
3 Sumber Daya Manusia
a. Kesopanan dan keramahan petugas dalam memberi layanan terutama bagi
petugas yang berinteraksi langsung dengan pengguna. b.
Tanggung jawab dalam melayani pengguna perpustakaan. c.
Empati, wajar dan adil dalam memecahkan masalah dan menangani keluhan pengguna.
d. Profesional, yaitu siap mengutamakan pelayanan, menyenangkan dan
menarik, antusias atau bangga terhadap profesi, ramah dan menghargai pengguna jasa.
4 Layanan Perpustakaan
a. Ketepatan waktu layanan, berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu
proses. b.
Akurasi layanan, berkaitan dengan layanan yang meminimalkan kesalahan.
c. Kemudahan mendapatkan layanan, berkaitan dengan banyaknya petugas
yang melayani, fasilitas pendukung seperti komputer. Dari keterangan di atas dapat diketahui bahwa layanan pengguna adalah
kegiatan melayankan koleksi, fasilitas dan jasa perpustakaan kepada pemustaka. Dimana agar pemustaka merasa puas maka layanan pengguna yang ada di perpustakaan
harus berkualitas.
Menurut Saputro 2009: 18 terdapat beberapa hal yang sama berkaitan dengan kualitas layanan perpustakaan yang diharapkan pengguna. Beberapa persamaan itu
diantaranya yaitu: 1
Pemustaka mengharapkan kenyamanan dalam menggunakan seluruh layanan perpustakaan
2 Pemustaka mengharapkan koleksi yang tersedia memenuhi kebutuhannya
3 Pemustaka mengharapkan sikap yang ramah, bersahabat dan responsif dari
petugas 4
Pemustaka mengharapkan perpustakaan memiliki akses internet yang cepat. Dalam memenuhi harapan dan keinginan pemustaka, maka pemberi jasa layanan
harus mengetahui berbagai indikator kualitas layanan perpustakaan sehingga tercipta hubungan yang harmonis antara pemustaka dengan pihak perpustakaan. Dari keterangan
di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan dapat dikatakan baik dan berkualitas jika perpustakaan tersebut memiliki beberapa kriteria antara lain koleksi yang relevan,
Universitas Sumatera Utara
28
aktual dan akurat, tenaga yang berkualitas dan profesional, sistem pelayanan yang cepat dan tepat dan didukung sarana dan prasarana yang memadai.
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama disetiap perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan
dengan masyarakat, dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan.
Bentuk riil layanan perpustakaan menurut Sutarno 2006: 90 adalah: 1
Layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan yang dikehendaki masyarakat pemakai
2 Berorientasi kepada pemakai
3 Berlangsung cepat waktu dan tepat sasaran
4 Berjalan mudah dan sederhana
5 Murah dan ekonomis
6 Menarik, menyenangkan dan menimbulkan rasa simpati
7 Bervariatif
8 Mengundang rasa ingin kembali
9 Ramah tamah
10 Bersifat informatif, membimbing dan mengarahkan tetapi tidak bersifat
menggurui 11
Mengembangkan hal-hal yang baru atau inovatif 12
Mampu berkompetisi dengan layanan dibidang lain 13
Mampu menimbulkan rasa percaya bagi pengguna dan bersifat mandiri. Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa pembinaan layanan perpustakaan
juga bisa disebut dengan layanan prima yaitu layanan yang cepat, tepat, mudah, sederhana dan murah serta memuaskan pemustaka. Pada perpustakaan umum biasanya
memiliki lebih banyak jenis layanan karena melayani masyarakat umum.
2.2.4 Peningkatan Kualitas Pelayanan
Untuk memperoleh suatu bentuk kepuasan pelayanan yang sesuai dengan harapan pemustaka maka diperlukan upaya peningkatan kualitas pelayanan. Menurut
Kurniawati 2007: 5 terdapat dua metode untuk meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan yaitu:
1 Melalui peningkatan SDM Sumber Daya Manusia yakni dengan
diikutsertakannya petugas dalam berbagai pendidikan, kegiatan dan keterampilan.
2 Melalui peningkatan sarana dan prasarana yaitu peningkatan semua barang
atau perlengkapan yang disediakan perpustakaan. Sementara itu menurut Dwijati 2006: 61 ada beberapa upaya yang dilakukan
oleh pengelola perpustakaan untuk meningkatkan kualitas jasa layanan di perpustakaan yaitu:
Universitas Sumatera Utara
29
1 Penambahan koleksi baru baik buku maupun jurnal dalam bentuk digital.
2 Meningkatkan kerjasama layanan antar perpustakaan.
3 Mengembangkan jasa layanan baru berupa paket informasi atau informasi
terbaru menurut subjek tertentu. 4
Meningkatkan kualitas SDM dengan memberikan pelatihan teknologi informasi dalam menunjang layanan.
Dari kedua pendapat di atas, dapat diketahui bahwa dalam meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan harus memperhatikan kualitas sumber daya manusia
serta harus selalu meningkatkan sarana dan prasarana yang ada di perpustakaan, meningkatkan kerjasama layanan dan menambah koleksi bahan pustaka agar sesuai
dengan kebutuhan pemustaka.
2.3 Sistem Pelayanan Perpustakaan
Jenis layanan yang ditawarkan oleh perpustakaan bergantung kepada besar kecilnya perpustakaan. Layanan yang biasanya ditawarkan oleh perpustakaan adalah
layanan sirkulasi dan layanan referensi. Layanan sirkulasi di perpustakaan mengatur peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka. Selain itu pada layanan ini
juga memberikan sanksi pada pemustaka yang terlambat mengembalikan buku. Semua kegiatan tersebut dapat dilakukan secara manual ataupun dengan bantuan komputer.
Layanan harus dilakukan dengan cepat, mudah dan teratur. Maka dari itu diperlukan adanya automasi perpustakaan untuk memudahkan seluruh kegiatan di perpustakaan.
2.3.1 Layanan Pengguna
Layanan pengguna merupakan salah satu kegiatan pokok di perpustakaan. Layanan pengguna merupakan tolok ukur keberhasilan sebuah perpustakaan.
Perpustakaan akan dinilai baik oleh pemustaka jika sudah memberikan layanan yang terbaik. Layanan yang diberikan kepada pemustaka yaitu koleksi, fasilitas dan jasa
perpustakaan.
Sulistyo Basuki 1993: 8 menyatakan bahwa “Pengguna dapat dibedakan sebagai pengguna yang aktif dan yang tidak aktif”. Dalam istilah yang lebih luas
pengguna dapat dikatakan sebagai orang yang berhubungan dengan perpustakaan baik langsung maupun tidak langsung dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Pendapat
lain menurut Lupiyoadi 2001: 143 bahwa “Pelangganpengguna adalah seseorang yang secara kontinu dan berulang kali datang ke suatu tempat yang sama untuk
memuaskan keinginannya dengan memiliki suatu produk atau mendapatkan suatu jasa dan membayar produk atau jasa tersebut”.
Dari kedua pendapat di atas, dapat diketahui bahwa pengguna perpustakaan adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang ke perpustakaan guna mencari
Universitas Sumatera Utara
30
informasi dan menggunakan jasa layanan perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Berdasarkan UU No 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, pada Bab V tentang Layanan Perpustakaan, Pasal 14 menyebutkan:
1 Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi
kepentingan pemustaka. 2
Setiap perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan standar nasional perpustakaan.
3 Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan
kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. 4
Layanan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan
pemustaka.
5 Layanan perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional
perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka. 6
Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar perpustakaan.
7 Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaimana dimaksud pada ayat 6
dilaksanakan melalui jejaring telematika.
2.3.2 Jenis-jenis Layanan Pengguna
Menurut Rahayuningsih 2007: 87 Perpustakaan sebagai organisasi pemberi jasa informasi dapat memberikan layanan kepada pengguna antara lain sebagai berikut:
1 Layanan Locker
Layanan locker adalah penyediaan fasilitas untuk menitipkan tas atau barang-barang yang tidak boleh dibawa masuk ke perpustakaan.
2 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan. Pengertian layanan sirkulasi adalah layanan
pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Selain mengatur bagian peminjaman dan
pengembalian, layanan sirkulasi juga memiliki tugas dalam hal penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat
administrasi perpustakaan dan mencatat jumlah pengunjung dan peminjam.
3 Layanan Referensi
Layanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menemukan informasi
yang dibutuhkan.
4 Layanan Penelusuran Informasi
Universitas Sumatera Utara
31
Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untuk mencari kembali dokumeninformasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai
suatu objek tertentu. Sistem temu balik informasi di perpustakaan merupakan unsur yang sangat penting, tanpa adanya sistem temu balik maka pengguna
akan mengalami kesulitan pada saat mencari informasi yang mereka butuhkan. Salah satu bentuk dari layanan penelusuran informasi yaitu
katalog terkomputerisasi.
5 Layanan Informasi Koleksi Terbaru
Layanan informasi terbaru adalah suatu bentuk jasa kesiagaan informasi terbaru yang diupayakan untuk disampaikan sesegera mungkin kepada
pengguna perpustakaan.
6 Layanan Koleksi
Layanan koleksi adalah suatu kegiatan untuk melayankan berbagai jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan yang meliputi layanan koleksi umum,
layanan koleksi terbitan berkala, layanan koleksi digital, layanan koleksi referensi, layanan koleksi khusus, layanan repository, layanan ruang baca,
layanan fotokopi dan layanan internet.
7 Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca berupa penyediaan fasilitas untuk membaca atau belajar di ruang-ruang perpustakaan.
8 Layanan Fotokopi
Layanan fotokopi adalah penyediaan fasilitas penggandaan informasi tertulis dan tercetak untuk keperluan studi dan penelitian.
9 Layanan Workstation dan Multimedia
Layanan workstation adalah penyediaan fasilitas komputer yang dapat digunakan untuk pengetikan, penelitian maupun internet. Dapat juga dalam
ruang layanan workstation ini disediakan peralatan multimedia untuk mengakses koleksi digital.
10 Layanan Lain-lain
Layanan ini terdiri dari pengawasan keluar masuknya koleksi, penataan koleksi, layanan informasi perpustakaan, pendidikan pengguna dan
sosialisasi peraturan yang ada di perpustakaan.
2.3.3 Sistem Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan pemustaka. Pengertian layanan sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan
Universitas Sumatera Utara
32
dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Selain mengatur bagian peminjaman dan pengembalian, layanan sirkulasi juga memiliki tugas dalam hal
penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat administrasi perpustakaan dan mencatat jumlah pengunjung dan peminjam
Rahayuningsih: 2007, 95.
Menurut Lasa 1994: 1 pengertian layanan sirkulasi adalah “Mencakup semua kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi
perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.
Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi meliputi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pemanfaatan bahan pustaka. Namun
layanan sirkulasi tidak hanya kegiatan yang meliputi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi saja, namun merupakan kegiatan menyeluruh dalam proses
pemenuhan kebutuhan pemustaka melalui jasa sirkulasi.
Tujuan pelayanan sirkulasi menurut Lasa 2005: 213 yaitu: 1
Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal.
2 Agar mudah dijelaskan identitas peminjaman buku yang dipinjam dan waktu
pengembalian. 3
Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan. 4
Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan. 5
Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran. Untuk mencapai tujuan layanan sirkulasi tersebut, ada beberapa tugas yang harus
dilaksanakan unit pelayanan sirkulasi. Menurut Sulistyo Basuki 1993: 257 tugas yang harus dilakukan bagian sirkulasi yaitu:
1 Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
2 Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri
anggota perpustakaan 3
Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman
4 Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
5 Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya 6
Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak
7 Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman
Universitas Sumatera Utara
33
8 Membuat statistika peminjaman
9 Peminjam antar perpustakaan
10 Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik
pengunjung perpustakaan 11
Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi memiliki tugas yang
mencakup bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Serta melakukan pengawasan pada bagian tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam hal peminjaman
dan pengembalian bahan pustaka.
Menurut Rahayuningsih 2007: 95 kegiatan yang ada pada layanan sirkulasi adalah sebagai berikut:
1 Pendaftaran anggota perpustakaan
Salah satu tugas di bagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Syarat keanggotaan
pada perpustakaan yang sudah terautomasi tentu saja berbeda dengan perpustakaan yang manual.
2 Peminjaman
Peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang
dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jangka waktu peminjaman meliputi peminjaman jangka
pendek harian, peminjaman biasa mingguan dan peminjaman jangka panjang bulanan.
3 Pengembalian dan Perpanjangan
Kegiatan pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya. Kegiatan perpanjangan
adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan. Perpanjangan koleksi biasanya dilakukan satu
kali periode peminjaman.
4 Penagihan
Kegiatan penagihan adalah kegiatan pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu
peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan.
5 Pemberian Sanksi
Sanksi adalah suatu tindakan pemberian hukuman atas orang yang melakukan pelanggaran. Jenis pelanggaran yang dilakukan antara lain
keterlambatan pengembalian koleksi, membawa koleksi tanpa melalui prosedur yang benar, mengembalikan koleksi dalam keadaan yang rusak,
menghilangkan koleksi yang dipinjam dan melanggar peraturan perpustakaan.
6 Beres Administrasi Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
34
Beres administrasi perpustakaan adalah kegiatan pemeriksaan bahwa pengguna tidak lagi mempunyai pinjaman dan denda serta pemberian tanda
bukti bahwa pengguna telah bebas dan tidak mempunyai tanggungan apapun pada perpustakaan. Adapun fungsinya yaitu untuk mencegah atau menekan
kemungkinan hilangnya koleksi.
7 Statistik
Statistik adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik pada
perpustakaan meliputi data pengunjung, keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam dan koleksi yang dikembalikan. Adapun fungsi dari
statistik yaitu untuk menyusun laporan tahunan perpustakaan, menyusun kegiatan rencana perpustakaan, menyajikan tingkat keberhasilan
perpustakaan kepada lembaga dan pengguna serta memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga.
Berdasarkan uraian di atas, jika dihubungkan dengan layanan sirkulasi yang sudah terautomasi maka pekerjaan manual seperti peminjaman, pengembalian,
perpanjangan, perhitungan denda, administrasi perpustakaan seperti pembuatan kartu anggota sudah diambil oleh komputerisasi. Dengan adanya automasi pada layanan
sirkulasi memungkinkan proses pekerjaan lebih cepat dan akurat sehingga tidak menimbulkan antrian panjang pada saat peminjaman.
2.3.4 Sistem Keanggotaan
Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pemustaka sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa
pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Keanggotaan sangat penting untuk
memudahkan pemustaka pada saat meminjam bahan pustaka. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan tersendiri dalam hal pengurusan anggota perpustakaannya. Untuk
menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pemustaka dapat meminjam bahan pustaka
untuk dibaca diruang baca atau dibawa pulang tetapi harus mendaftar terlebih dahulu menjadi anggota perpustakaan. Calon anggota perpustakaan terlebih dahulu mengisi
blanko pendaftaran dan membaca tata tertib yang berlaku selama menjadi anggota perpustakaan. Setelah mengisi data dengan lengkap maka petugas akan mencetak kartu
perpustakaan dan mengaktifkan permintaan anggota di perpustakaan tersebut.
Noerhayati 1998: 191 menyebutkan “Syarat pokok yang harus dipenuhi oleh setiap calon anggota perpustakaan adalah membayar uang pendaftaran, menyerahkan
dua pasphoto, menunjukkan kartu anggota”.
Universitas Sumatera Utara
35
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa syarat utama untuk menjadi anggota perpustakaan adalah dengan membayar administrasi, menyerahkan pasphoto dan
menunjukkan kartu anggota. Jika persyaratan tersebut telah dipenuhi maka orang tersebut telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan dan memiliki kartu anggota yang
dapat digunakan untuk meminjam koleksi yang ada di perpustakaan.
Menurut Sutarno 2006: 98 kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah: 1
Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain,
yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik
2 Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya
3 Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang
dipinjam oleh para pembaca 4
Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan
dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.
Dalam Pedoman Perpustakaan Nasional Indonesia 2002: 24 setiap anggota memiliki hak dan kewajiban. Setiap anggota berhak mendapatkan dan memanfaatkan
fasilitas layanan jasa perpustakaan dan informasi berupa:
1 Sarana penelusuran kartu katalog maupun OPAC
2 Saranan ruang baca buku, majalah, surat kabar, AV dan koleksi langka
3 Pemesanan koleksi sebanyak 3 tiga judul khusus untuk buku setiap kali
permintaan 4
Pembuatan reproduksi koleksi baik dalam bentuk foto kopi, rekaman, bentuk mikro maupun digital untuk jasa ini dikenakan biaya sesuai dengan
peraturan yang berlaku 5
Mengikuti seleksi dan kompetisi dalam pemilihan pengunjung Perpustakaan Nasional RI terbaik. Diselenggarakan untuk memperingati Hari Kunjung
Perpustakaan dan Budaya Baca pada setiap tanggal 14 September 6
Mengikuti bimbingan dan penyuluhan tentang Perpustakaan Nasional RI. Selain mempunyai hak, setiap anggota perpustakaan juga memiliki kewajiban
yang harus ditaati dan dipatuhi sesuai dengan ketentuan, tata tertib dan peraturan yang berlaku di perpustakaan. Biasanya peraturan tata tertib anggota ini mewajibkan anggota
Universitas Sumatera Utara
36
perpustakaan untuk membawa kartu anggota setiap kali berkunjung dan kartu anggota perpustakaan tidak dapat dipinjamkan ke pemustaka lain.
2.3.5 Online Public Access Catalogue OPAC
Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untuk mencari kembali dokumeninformasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai suatu objek
tertentu. Sistem temu balik informasi di perpustakaan merupakan unsur yang sangat penting, tanpa adanya sistem temu balik maka pemustaka akan mengalami kesulitan
pada saat mencari informasi yang mereka butuhkan. Salah satu bentuk dari layanan penelusuran informasi yaitu katalog terkomputerisasi.
Menurut Yusup 2010: 221 yang dimaksud dengan katalog terkomputerisasi adalah “Katalog yang menggunakan program-program komputer. Sebagai alat
bantu penelusuran informasi khususnya buku dan media lainnya yang ada di perpustakaan katalog komputer mempunyai fungsi yang sama dengan katalog
manual, hanya saja dari aspek penggunaannya, katalog komputer relatif lebih praktis”.
Yusup 2010: 224 menyatakan bahwa katalog terkomputerisasi yang telah dilayankan secara online ke pengguna perpustakaan biasanya menggunakan sistem
OPAC Online Public Access Catalogue. OPAC berfungsi sebagai alat bantu dalam penelusuran informasi berupa buku dan dokumen lain yang ada di perpustakaan. OPAC
dapat digunakan untuk mencari informasi suatu bahan pustaka melalui subjek, nama pengarang, judul atau informasi bibliografis lainnya. Pendapat lain menurut Feather
seperti yang dikutip oleh Hasugian 2003: 4 menyatakan bahwa “OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi
perpustakaan tertentu dimana pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya”.
Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa OPAC merupakan sarana dalam penelusuran informasi dengan menggunakan terminal komputer untuk
memudahkan pemustaka dalam mencari informasi yang mereka butuhkan, dimana penelusuran informasi tersebut bisa melalui pengarang, judul, subjek dan kata kunci.
Fungsi katalog menurut Yusup 1995: 76 adalah sebagai berikut: 1
Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil call
number.
Universitas Sumatera Utara
37
2 Mendaftar semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama
pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau
informasi yang diperlukan.
3 Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di
perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan.
Pendapat lain dinyatakan oleh Tedd yang dikutip oleh Hasugian 2009: 154 bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan
dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang
lokasinya dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari tersedia di perpustakaan
atau sedang dipinjam. Pendapat ini menunjukkan fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain sebagai
alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui OPAC pengguna dimungkinkan juga dapat
mengetahui lokasi atau tempat penyimpanannya.
Dari pendapat yang telah dikemukakan di atas dapat diketahui bahwa fungsi katalog online secara umum adalah sebagai daftar inventarisasi seluruh koleksi
perpustakaan yang menunjukkan letak atau lokasi dari suatu koleksi perpustakaan serta memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam mencari koleksi yang dibutuhkan. Bila
dihubungkan dengan layanan sirkulasi yang sudah terintegrasi dengan OPAC maka pemustaka dapat mengetahui status koleksi bahan pustaka yang sedang dicari berada
dirak atau sedang dipinjam.
Penggunaan OPAC di suatu perpustakaan memiliki tujuan tertentu untuk pemustaka. Menurut Cutter yang dikutip oleh Darmono 2001: 87 tujuan
pengkatalogan adalah: 1
Memudahkan seseorang menemukan sebuah karya yang telah dijelaskan pengarang, judul atau subjeknya.
2 Memperlihatkan apa yang dimiliki perpustakaan melalui nama pengarang,
subjek dan jenis literaturnya. 3
Membantu pemilihan sebuah karya seperti dalam hal edisinya secara bibliografis dan karakternya topic.
Universitas Sumatera Utara
38
Sedangkan menurut Kusmayadi dan Andriaty 2006: 53 menyatakan bahwa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC adalah:
1 Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang
dimiliki perpustakaan 2
Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi
3 Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga
dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja 4
Mempercepat pencarian informasi 5
Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas. Dari keterangan di atas dapat diketahui bahwa tujuan dari penggunaan OPAC
adalah untuk memudahkan pemustaka dalam menemukan informasi yang dibutuhkan sehingga pemustaka dapat menghemat waktu dan tenaga dalam menemukan informasi.
OPAC memiliki kelebihan-kelebihan yang tidak dimiliki oleh jenis katalog lainnya. Menurut Hermanto 2010: 2 OPAC memiliki keuntungan antara lain:
1 Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
2 Penelusuran dapat dilakukan dimana saja tidak harus datang ke perpustakaan
3 Menghemat waktu dan tenaga
4 Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah
sedang dipinjam atau tidak 5
Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusur bahan pustaka
6 Dapat menemukan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan
7 Meningkatkan layanan perpustakaan
8 Keberadaan perpustakaan dijelaskan masyarakat luas.
Hasugian 2009: 166 juga berpendapat bahwa salah satu keunggulan sistem OPAC dari katalog kartu dan katalog manual lainnya adalah kemudahan dalam
penelusuran. Melalui OPAC, pengguna bisa menelusur dokumen yang dibutuhkan dengan berbagai cara yang tidak mungkin dapat dilakukan pada
katalog kartu atau katalog manual lainnya, misalnya menelusur berdasarkan kata kunci ke semua ruas, menelusur menggunakan operator boolean, operator word
adjacency dan sebagainya. Sistem OPAC biasanya menawarkan atau menyediakan akses yang luas kepada seluruh cantuman bibliografi. Hasil
penelusuran melalui sistem OPAC dapat ditampilkan secara sistematis dan bervariasi.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa OPAC merupakan jenis katalog yang cocok untuk digunakan di perpustakaan dibandingkan dengan katalog
lainnya karena OPAC memiliki kelebihan-kelebihan seperti memudahkan dalam hal penelusuran informasi dengan menggunakan berbagai titik akses sehingga pemustaka
tidak harus datang ke perpustakaan jika ingin mencari informasi yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
39
Dalam melakukan penelusuran menggunakan OPAC, perlu diketahui berbagai teknik atau strategi agar penelusuran dapat dilakukan dengan mudah dan cepat serta
hasil penelusuran sesuai dengan yang diinginkan. Menurut Rowley yang dikutip oleh Hasugian 2006: 4 menyatakan bahwa “Strategi pencarian merupakan himpunan
keputusan dan tindakan yang dilakukan dalam proses pencarian, dengan tujuan untuk menemukan sejumlah cantuman yang relevan, menghindari jumlah cantuman yang
terlalu banyak, dan juga menghindari tidak ditemukannya cantuman sama sekali”.
Pendapat lain menurut Saleh dkk 1996: 73 “Teknik penelusuran OPAC terbagi dalam lima bagian yaitu penelusuran dengan kamus istilah, penelusuran bebas,
penelusuran dengan ekspresi boolean, penggunaan teknik ANY pengelompokan istilah dan pemotongan istilah”.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diartikan bahwa strategi pencarian adalah suatu proses untuk mendapatkan dokumen yang benar-benar relevan dengan kebutuhan
informasi sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Teknik penelusuran katalog dapat dilakukan melalui penelusuran dengan kamus istilah, penelusuran bebas atau
penelusuran dengan menggunakan ekspresi boolean.
Universitas Sumatera Utara
40
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Metodologi penelitian adalah ilmu penelitian tentang berbagai teknik untuk melakukan penelitian. Untuk memperoleh hasil penelitian yang benar atau mendekati
kebenaran, proses penelitian harus dilakukan dengan teknik-teknik tertentu, yang metode dan tekniknya dapat dipilih dan ditentukan dari berbagai macam teori ilmiah
yang membahas tentang metode penelitian. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif.
Penelitian ini dilakukan untuk menggambarkan suatu gejala atau fenomena tanpa membandingkannya dengan variabel lain. Menurut Sugiyono 2006: 11 “Penelitian
deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan
variabel lain”.
3.2 Lokasi Penelitian