Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

60

4.1.5 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Struktur organisasi merupakan perwujudan dari setiap tugas yang ada dalam tiap-tiap organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Salah satu faktor penting untuk mencapai tujuan perusahaan adalah struktur organisasi yang baik dan tepat dimana didalamnya terdapat pembagian kerja yang jelas. Pembagian kerja tersebut dimaksudkan agar setiap karyawan mengetahui tentang apa yang harus dilaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugas tersebut, mengetahui siapa atasannya sehingga semua dapat diarahkan untuk membentuk angkatan kerja yang loyal dan harmonis. Struktur organisasi pada PT. Tigaraksa Satria, Tbk Cabang Medan menggambarkan tugas dan tanggung jawab setiap jabatan. Struktur organisasi berguna dalam memberitahu karyawan tentang pekerjaan mereka dan bagaimana cara mengaitkan pekerjaan itu dengan pekerjaan lainnya yang ada di dalam perusahaan. Adapun strukur organisasi pada PT. Tigaraksa Satria, Tbk Cabang Medan yakni sebagai berikut: 61 Struktur Organisasi PT. Tigaraksa Satria, Tbk Cabang Medan Distribusi Administrasi Penjualan Sumber: PT. Tigaraksa Satria,Tbk Medan, data diolah Tahun 2015 Gambar 4.1 Head Office Kantor Pusat Jakarta Manager ASO Manager ASM Human Resources Development HRD Customer Service Kepala Gudang Supervisor General Trade Supervisor Modern Trade Admin Gudang Helper Gudang Sales Modern Trade Sales General Trade Admin Kantor Kolektor Kasir Merchandiser Modern Trade Merchandiser General Trade 62 Uraian Tugas 1. Manager Pada PT. Tigaraksa Satria, Tbk posisi manager dibagi atas dua yakni; Manager ASM Area Sales Manager yakni yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan perusahaan PT. Tigaraksa Satria, Tbk Cabang Medan dan bertanggung jawab khusus untuk penjualan dan distribusi produk principal PT. Sari Husada, sedangkan Manager ASO Area Sales Operational yakni yang bertanggung jawab terhadap penjualan dan distirbusi seluruh produk principal combine selain produk dari PT. Sari Husada. Tugas mereka yakni: sebagai pemegang kekuasaan tertinggi yang bertanggung jawab terhadap kegiatan penjualan dan distribusi serta memberikan pengawasan-pengawasan terhadap kinerja bawahan, pelaksanaan kegiatan kerja, menentukan kebijakan lain yang telah disepakati, mengambilan keputusan yang berhubungan dengan kegiatan operasional demi pengembangan perusahaan baik untuk saat ini maupun untu masa yang akan datang, dan menandatangani kontrak- kontrak kerja perusahaan dengan mitra kerjanya 2. HRD Human Resources of Development Adapun tugas HRD Human Resources of Development yakni m elakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja, melakukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan job description dan juga spesifikasi pekerjaan job specification, melakukan pengembangan dan evaluasi karyawan dan pemberian kompensasi dan proteksi pada karyawan. 63

3. Supervisor

Pada PT. Tigaraksa Satria, Tbk Cabang Medan posisi supervisor dibagi atas dua yakni; Supervisor Modern Trade yang bertanggung jawab atas pasar modern Hypermarket, Supermarket,dll dan Supervisor General Trade yang bertanggung jawab atas pasar toko-toko,grosir,dll. Tugasnya yakni; memastikan tercapainya target sales sesuai rencana kerja, melakukan kontrol tersedianya produk di pasar, memastikan program-program dapat dilaksanakan dengan baik,menyediakan stok agar tercapai omset sesuai target, memastikan piutang dapat tertagih dan meminimalisir munculnya piutang overdue, membagi waktu dengan efektif dimana 75 di lapangan dan 25 di kantor, melakukan pengawasan dan koordinasi terhadap salesman, melakukan fungsi coaching demi peningkatan kualitas salesman, mengawasi penjualan dan pembayaran customer dari tim sales, membantu mengatasi permasalahan tim sales dan ikut melakukan atau mendampingi presentasi tim sales jika diperlukan, membuat strategi-strategi penjualan dan mensosialisasikan kepada sales, memberikan laporan penjualan tim sales baik itu mingguan, bulanan atau tahunan, dan mensosialisasikan serta memberitahu informasi mengenai penjualan yang baru kepada tim sales. 4. Kepala Gudang Kepala gudang memiliki tugas yakni; memonitor aktivitas di gudang termasuk penerimaan, penataan dan pengeluaran barang, memastikan stock barang sesuai dengan yang tercatat pada sistem, memastikan pengiriman barang tepat waktu dan sesuai dengan pesanan, melakukan penerimaan barang dan meneliti apakah barang yang sesuai dengan faktur pembelian dan surat pesanan, 64 membuat Bukti Barang Masuk BBM, membuat laporan bulanan stock barang kepada direktur logistik dan mengkoordinir bagian helper.

5. Customer Service

Adapun tugas customer service yakni:

a. Penerima Tamu: dalam hal ini Customer Service melayani pertanyaan

yang diajukan tamu dan memberikan informasi yang diinginkan selengkap mungkin dengan sopan, ramah, menarik dan menyenangkan. Harus selalu memberikan perhatian , bicara dengan suara jelas dan lembut, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. b. Customer Relation Office: artinya bahwa customer service adalah orang yang dapat membina hubungan baik dengan klien. Sehingga merasa puas, senang, dan makin percaya. Customer service harus menyiapkan formulir atau brosur untuk tamu, ikut membantu mengisi formulir. c. Komunikator: dengan cara memberikan segala informasi dan kemudahan-kemudahan kepada tamunya, juga sebagai tempat menampung keluhan, keberatan atau tempat konsultasi. 6. Admin Kantor Admin kantor memiliki tugas yakni; melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan, melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantorkerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional, melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan, membuat rencana dan 65 mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan, membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran, melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan, mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.

7. Admin Gudang

Adapun tugas admin gudang ialah; menyelenggarakan tata buku penggudangan yang jelas dan mudah diperiksa, membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi, menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku danatau kartu-kartu barang, misalnya: Buku Penerimaan: Gudang Buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang bukti-bukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang. Buku Pengeluaran Gudang: Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti- bukti penyerahan atau penerimaan barang. Buku Kekayaan Gudang: Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang disimpan di gudang. Kartu Persediaan Barang: Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang tertentu. 66

8. Sales

Sama seperti supervisor, sales pada PT. Tigaraksa Satria, Tbk dibagi atas dua yakni Sales Modern Trade Hypermarket, Supermarket, dll dan Sales General Trade Toko-toko,grosir,dll dan memiliki tugas yakni: Modern Trade: bertanggungjawab terhadap penjualan dan pendistribusian produk dipasar modern, membina hubungan baik dengan outlet , m enjalankan pengambilan order ke outlet , m elaksanakan estimasi order di outlet , m elaksanakan merchandising di outlet , m endorong tim dalam melakukan penjualan produk , m emastikan pencapaian target penjualan dan persediaan, melakukan pengontrolan pada faktur , m ampu melakukan riset pasar untuk mengetahui tren yang sedang diminati konsumen dan kebutuhan pelanggan General Trade:

9. Merchandiser MD

bertanggungjawab terhadap penjualan dan pendistribusian produk di pasar tradisionaltoko, m enjalin hubungan baik dengan pemilik toko, melakukan negosiasi di tempat penjualan , m elayani transaksi pembayaran di lapangan dengan konsumen , m endapatkan pelanggan baru , m enjalin hubungan baik dengan pelanggan, melakukan perjalanan atau menemui pelanggan potensial , m elakukan pengontrolan pada faktur , m encatat dan menjaga data pelanggan , m ampu melakukan riset pasar untuk mengetahui tren yang sedang diminati konsumen dan kebutuhan pelanggan Tugas Utama Merchandiser yakni: memajangmendisplay, merapikan, dan menata produk sesuai standar display dari perusahaan, menjaga kebersihan produk dan pajangan, menjalankan semua program promosi dari perusahaan, merchandising ke outlet yang telah ditentukan oleh perusahaan, embantu menjaga 67 stock dan memperlebar jumlah Tir facing Shelving di outlet Hypermarket, Supermarket, Minimarket, membuat laporan hasil pekerjaan yang ditentukan oleh perusahaan, menjalankan tugas kunjungan sesuai dengan rencana kerja, mengecek harga jual produk yang dijual dan kompetitor. Perincian Tugas Berkala Merchandiser yakni: mengganti produk yang rusak, mengecek dan merealisasikan program promosi, menyelesaikan masalah di supermarket,memberikan informasi tentang produk baru, membantu mendisplay di supermarket baru.

10. Kolektor

Adapun tugas kolektor yakni: mengetahui garis besar bisnis perusahaan dan pembiayaannya, memahami job descriptionuraian tugas-tugas dan tanggung jawab sebagai kolektor, mengetahui sasarantarget tagihan yang harus dicapai sampai akhir bulan, memahami dampak-dampak yang timbul jika konsumen tidak melakukan pembayaran tepat waktu, baik terhadap diri sendiri, perusahaan maupun terhadap konsumen itu sendiri, memahami aturan-aturan, alur kerja dan birokrasi yang berlaku di perusahaan, menguasai seluruh area penagihan, mengenal latar belakang budaya suku bangsa, status sosial dan karakteristik konsumen atau masyarakat setempat, mengenal pihak-pihak yang berpengaruh positfnegatif di masyarakat setempat

11. Kasir

Tugas kasir yakni; m enjalankan proses penjualan dan pembayaran , m elakukan pencatatan atas semua transaksi , me mbantu pelanggan dalam memberikan informasi mengenai suatu produk , m elakukan proses transaksi pelayanan jual beli serta melakukan pembungkusan , m elakukan pengecekan atas 68 jumlah barang pada saat penerimaan barang , me lakukan pencatatan kas fisik , m elakukan pengecekan atas stok bulanan, melakukan penghitungan secara teliti agar tidak terjadi selisih antara produk dan uang yang ada dengan laporan yang dibuat, melakukan pembukuan dengan baik dan benar , jujur dan andal

12. Helper Gudang

Adapun tugas helper gudang yakni: membantu kepala gudang dalam memasarkan produk yang ditawarkan, membantu secara langsung dalam pengiriman barang ke relasi, mempertanggungjawabkan pelaksanaan kerja kepada kepala gudang, menyiapkan barang - barang dengan benar dan cepat sesuai dengan Sales Order SO dan Surat Pengantar SP yang diterima, mempacking barang - barang yang akan dikirim dengan benar. 69

4.1.6 Proses Seleksi Pada PT.Tigaraksa Satria,Tbk