Pada mulanya pengawasan dianggap sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi yang difokuskan pada
sikap perilaku individu yang mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Satu hal yang harus diingat bahwa pengawasan yang efektif adalah cost benefit ratio. Artinya
biaya pelaksanaan pengawasan harus lebih kecil dari keuntungan yang diperoleh dari hasil pengawasan itu sendiri.
2.2.2 Proses Pengawasan
Proses pengawasan menurut Stoner 2006:75 disebutkan “proses pengawasan adalah menetapkan standar dan metode, mengukur prestasi kerja dan
mengambil tindakan korektif”. Tidak
2.3.1.
Ya
Sumber : Stoner dan Wankel 2006
Gambar 2.4 Proses Pengawasan
Berdasarkan gambar 2.4. dapat diambil pernyataan dari pendapat Stoner dan Wankel untuk dijadikan sebagai indikator yang dapat mengukur pengawasan yaitu :
1. Pengawasan harus menetapkan standar dan memilih metode apa yang akan
dipakai dalam upaya mengukur hasil yang akan dicapai. Standar dan
Metode yang ditetapkan
Mengukur prestasi kerja
Apakah prestasi memenuhi standar
Ambil tindakan
korektif
Standar dan Metode yang
ditetapkan
Universitas Sumatera Utara
2. Mengadakan pengukuran hasil kerja yang telah dicapai oleh pelaksana.
3. Mengukur apakah hasil yang dicapai memenuhi standar yang ditetapkan atau
tidak. 4.
Diadakan perbaikan jika ada penyimpangan, kemudian koreksinya terhadap pengukuran prestasi kerja, sehingga bisa dilaksanakan kembali dengan lebih
meningkatkan hasil kerja yang memenuhi standar. Koontz 2001:124 mengemukakan proses pengawasan sebagai berikut :
“Proses pengawasan dimanapun penerapannya atau apa saja yang diawasi meliputi tiga tahap yaitu : menetapkan standar, mengukur prestasi kerja, dan
membetulkan penyimpangan”.
2.2.3 Ciri-ciri Pengawasan
Untuk mencapai efektivitas pengawasan, tidak hanya didasarkan pada prosedur dan teknik pengawasan yang harus dimiliki oleh berbagai pihak yang
terlibat dalam pengawasan, terutama untuk diketahui dan dijadikan pedoman bagi para pengawas.
Siagian 2004:23 mengemukakan bahwa : “Pengawasan akan efektif apabila memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Pengawasan harus merefleksikan sifat dan berbagai kegiatan yang
diselengggarakan. 2.
Pengawasan harus segera diberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi dari rencana.
3. Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategi
tertentu. 4.
Objektivitas dalam melakukan pengawasan. 5.
Keluwesan pengawasan. 6.
Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi. 7.
Efisiensi pelaksanaan pengawasan. 8.
Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat.
Universitas Sumatera Utara
9. Pengawasan mencari apa yang tidak beres.
10. Pengawasan harus bersifat membimbing”.
Dari ciri-ciri pengawasan tersebut, menunjukkan beberapa hal penting yang perlu diperhatikan, yang pada pelaksanaannya sering diabaikan. Pada ciri yang ketiga,
sejalan dengan prinsip manajemen adalah “management by exception”. Prinsip ini pada dasarnya berarti bahwa karena aneka ragam kegiatannya dan karena luasnya
cakupan tanggung jawab, seorang pimpinan harus mampu menentukan kegiatan apa yang perlu dilakukan sendiri dan kegiatan apa yang sebaiknya didelegasikan kepada
orang lain. Demikian juga dengan ciri yang kesembilan, terkandung makna pengawasan
bukan sekadar mencari kesalahan dan siapa yang salah, tetapi juga untuk menemukan kebenaran. Aspek penting pada ciri kesepuluh, pengawasan harus bersifat
membimbing, dalam arti jika telah ditemukan apa yang tidak beres, siapa yang salah dan telah diketahui faktor-faktor penyebabnya, pimpinan harus mengambil tindakan
yang dipandang paling tepat sehingga kesalahan yang diperbuat tidak terulang kembali. Dengan bimbingan individu para bawahan dapat meningkatkan
kemampuannya untuk tugas pekerjaan selanjutnya. Tinggi rendahnya pencapaian tujuan suatu institusi merupakan tanggung
jawab pimpinan unit kerja yang bersangkutan, walaupun pelaksanaannya bersama- sama bahkan lebih dominan dilakukan oleh bawahan staf. Untuk itulah fungsi
pengawasan melekat menjadi sangat penting artinya untuk mencegah terjadinya
Universitas Sumatera Utara
penyalahgunaan wewenang, sehingga memungkinkan seorang pimpinan melakukan tindakan perbaikan sedini mungkin.
Menurut Nawawi 2005:52 : “Pengawasan melekat sebagai salah satu kegiatan pengawasan merupakan
tugas dan tanggung jawab setiap pimpinan yang harus menyelenggarakan manajemen yang efektif dan efisien dilingkungan organisasi unit kerja
masing-masing, baik di bidang pemerintahan maupun swasta”.
Dalam kenyataannya setiap pimpinan organisasi selalu ingin mengetahui keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan berbagai kegiatan dalam lingkup tanggung
jawabnya. Berusaha untuk mengetahui apakah semua kegiatan sudah berlangsung sesuai perencanaan, peraturan yang berlaku dan kebijakan yang telah digariskan
sebelumnya. Untuk itu setiap pimpinan harus melakukan fungsi pengendalian, termasuk dengan melakukan pengawasan terhadap berbagai kegiatan yang dikerjakan
oleh bawahannya. Certo dalam Siagian 2004:33 mengemukakan 3 tiga jenis kontrol ditinjau
dari segi waktu pelaksanaannya debagai berikut : 1.
Pre control-feed forward, kontrol ini dilakukan sebelum pekerjaan dimulai, misalnya melalui rekrut pegawai yang selektif. Kita hanya
memilih pegawai yang benar-benar diharapkan dapat memenuhi tugas yang dibebankan kepadanya. Pegawai terus menerus mendapat
pelatihan, executive sabbatic yaitu pegawai diberi kesempatan cuti sambil mencari pengalaman di tempat lain.
2. Concurrent control, yaitu pengawasan yang dilakukan secara serentak
dan sejalan dengan pelaksanaan pekerjaan. 3.
Feedback control, dilaksanakan setelah pekerjaan selesai, misalnya dengan melakukan self correcting dan non correcting system.
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya, untuk mempermudah dalam merealisasi tujuan, pengawasan harus perlu dilalui beberapa fase atau urutan pelaksanaan yang terdiri dari :
1. Menetapkan alat ukur standar Alat penilaian atau standar bagi hasil pekerjaan pegawai, pada umumnya
terdapat baik pada rencana keseluruhan maupun pada rencana-rencana bagian. Dengan kata lain, dalam rencana itulah pada umumnya terdapat standar bagi
pelaksanaan pekerjaan. Agar alat pekerjaan itu diketahui benar oleh bawahan, maka alat pekerjaan itu harus dikemukakan, dijelaskan pada bawahan. Dengan demikian,
atasan dan bawahan bekerja dalam menetapkan apa yang menjadi standar hasil pekerjaan bawan itu.
2. Mengadakan penilaian evaluasi Dengan menilai dimaksudkan membandingkan hasil pekerjaan bawahan
actual result dengan alat pengukur standar yang sudah ditentukan. Jadi, pimpinan membandingkan hasil pekerjaan yang senyatanya dengan standar sehingga dengan
perbandingan itu dapat dipastikan terjadi tidaknya penyimpangan. 3. Mengadakan tindakan perbaikan corective action
Dengan tindakan perbaikan diartikan, tindakan yang diambil untuk penyesuaian hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau
rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Tindakan perbaikan itu tidak serta merta dapat meyesuaikan hasil pekerjaan yang senyatanya dengan rencana atau standar.
Oleh karena itulah, perlu sekali adanya laporan-laporan berkala sehingga segera sebelum terlambat dapat diketahui terjadinya penyimpangan-penyimpangan, serta
Universitas Sumatera Utara
dengan adanya tindakan perbaikan yang akan diambil. Pekerjaan pelaksanaan seluruhnya dapat diselamatkan dengan rencana Manulang, 2004.
2.3 Teori tentang Produktivitas 2.3.1 Pengertian Produktivitas
