3.3. Initiation
Pada tahap ini penulis mengumpulkan data, yaitu penulis melakukan suatu aktivitas dalam memahami kondisi yang sebenarnya dari perusahaan yang akan
dievaluasi termasuk hukum dan aturan yang ada di perusahaan. Tahap ini dapat dilakukan untuk mengidentifikasi awal pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh PJJ
STIK-PTIK, mencangkup struktur organisasi, proses TI, user, fasilitas yang tersedia, serta kebijakan yang berlaku.
3.3.1. Observasi
Observasi yang dilakukan di Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian-PTIK bertujuan untuk mengidentifikasi dan mencari beberapa informasi yang dapat
dikumpulkan. Observasi dimulai pada Mei 2014 hingga September 2014. Observasi dilakukan dua kali dalam seminggu di STIK-PTIK Kebayoran Baru. Pengumpulan
data melalui observasi yang dilakukan dengan melihat langsung bagaimana sistem pendidikan jarak jauh yang sedang berjalan. Hasilnya adalah kegiatan sistem
pendidikan jarak jauh berjalan cukup baik, namun masih ada pihak-pihak dari mahasiswa dan dosen yang kurang menyetujui sistem yang sedang berjalan.
Kegiatan ini dilakukan dibawah bimbingan Bapak Kombes Pol Edi Setyo sebagai Kepala Pendidikan Jarak Jauh.
3.3.2. Metode Wawancara
Wawancara dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan narasumber terkait penelitan tentang manajemen perubahan pada sistem
pendidikan jarak jauh milik STIK-PTIK. Penjelasan mengenai seluruh kegiatan yang dilakukan sehari-hari pada sistem pendidikan jarak jauh bersama para staff
dan admin yang bertugas, mahasiswa dan juga dosen yang melakukan kegiatan belajar mengajar, sehingga tata kelola teknologi informasi tentang manajemen
perubahan pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh PJJ dapat sesuai keadaan yang berjalan dengan mengacu pada kerangka COBIT 5.0. Wawancara ini dilakukan
pada:
Tabel 3.1
Daftar wawancara NO
TANGGAL NAMA
JABATAN 1
30-04-2014 Edi Setyo
Ketua PJJ STIK-PTIK 2
05-05-2014 Adhie Candra
Ketua Teknisi PJJ STIK-PTIK Hasil yang dicapai adalah melihat kegiatan operasional dan mencari data
yang diperlukan untuk penelitian. Wawancara ini dilakukan di bawah pengawasan Bapak Kombes Pol Edi Setyo selaku kepala divisi pendidikan jarak jauh. Beliau
memberikan penjelasan mengenai alasan mengapa dilaksanakannya pendidikan jarak jauh, struktur organisasi pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh PJJ. Juga
memberikan penjelasan SOP staff, admin, mahasiswa dan dosen. Serta pengelolaan asset infrastruktur IT pada STIK-PTIK untuk melaksanakan kegiatan pendidikan
jarak jauh.
3.3.3. Kajian Pustaka
STIK-PTIK juga harus memahami implementasi dan fokus yang berkelanjutan terhadap keuntungan dari perubahan yang dihasilkan oleh penelitian.
Sebagaimana yang ada pada penelitian terdahulu yang dilakukan dengan metode COBIT. Pada penelitian ini menggunakan beberapa referensi berupa jurnal, skripsi
dan thesis yang membahas tentang model tata kelola teknologi informasi. Berikut data referensi penelitian:
Tabel 3.2 Daftar Kajian Pustaka
No Nama
Bulan, Tahun
Judul Framework
COBIT 1
Siti Ida Farida April,
2014 Usulan Model Tata
Kelola Teknologi Informasi Pada Domain
Monitor, Evaluate and Assesss Dengan Metode
Framework COBIT 5 COBIT 5.0
2 Farah Nuri Eka
Putri Mei,
2014 Evaluasi
Capablity Level Pada Dukungan
Layanan Manajemen
Data Dengan
Framework COBIT 5 COBIT 5.0
3 Fitroh
Juni, 2012
Penilaian Tingkat
Kematangan Tata Kelola TI
Pada Sistem
Informasi Manajemen
Akademik. COBIT 4.1
4 Yusron
Pratyangga Desember,
2012 Analisis
Management Awarness dan Maturity
Level pada
DRS Disaster
Recovery Center Bank Sumsel
Babel COBIT 4.1
Beberapa hal yang membedakan penelitian penulis dengan referensi penelitian yang lain bisa dilihat dari perbedaan framework COBIT yang dipakai.
Sebagai contoh penulis menggunakan COBIT 5 sebagai framework sedangkan peneliti Fitroh dan Yusron menggunakan COBIT 4.1. Kemudian hal lain yang
membedakan bisa dilihat dari proses domain yang diambil oleh penulis. Sebagai contoh penulis mengambil proses domain BAI07 pada COBIT 5 yaitu membahas
tentang Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi sedangkan proses domain yang diambil oleh peneliti Siti Ida Farida adalah proses Monitor, Evaluate and
Assess pada COBIT 5. Hal lain yang bisa membedakan penelitian penulis dengan
peneliti lain adalah metode perhitungan yang digunakan untuk menentukan nilai capability level dimana penulis pribadi menggunakan metode Guttman dan peneliti
lain menggunakan metode Linkert. Dari beberapa referensi penelitian yang sebelumnya dipelajari dan
menggunakan framework COBIT, maka dirumuskan penelitian ini berjudul Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Sistem Pendidikan Jarak Jauh
Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Proses Manage Change Acceptance And Transition BAI07 Studi Kasus: Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian - PTIK.
3.4. Planning The Assessment
Usulan model tata kelola pada divisi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK ini akan dibuat pada BAI Build, Acquire and Implementation dari framework COBIT
5.0 untuk proses BAI07 Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi, dimana proses BAI07 Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi memiliki sub yaitu
BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi, BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data, BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian,
BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian, BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui, BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru, BAI07.07
Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru, BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi.. Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam
pembuatan model tata kelola pada divisi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK maka dibuatlah kuesioner yang dikembangkan dari COBIT 5.0. Pada penelitian ini
menggunakan kuesioner Capability Level dengan penjelasan sebagai berikut:
Kategori