Sekretariat PJJ Briefing HASIL DAN PEMBAHASAN

Berikut pemetaan diagram RACI kedalam struktur organisasi pendidikan jarak jauh STIK-PTIK: Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Chief Risk Officer Teknisi 3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ 4 Head Development Kakominfo 5 Service Manager Admin 6 Information Security Manager Admin 7 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Tabel 4.2 Identifikasi RACI Chart BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Chief Risk Officer Teknisi 3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ 4 Head Development Kakominfo 5 Service Manager Admin 6 Information Security Manager Admin 7 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Steering progamess Comitte Teknisi 3 Head Development Kakominfo 4 Head IT Operation Kakominfo 5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Tabel 4.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Steering progamess Comitte Teknisi 3 Head Development Kakominfo 4 Head IT Operation Kakominfo 5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Steering progamess Comitte Teknisi 3 Head Development Kakominfo 4 Head IT Operation Kakominfo 5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Tabel 4.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operation Kakominfo 4 Service Manager Admin Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Tabel 4.7 Identifikasi RACI Chart BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operation Kakominfo 4 Service Manager Admin Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.07 Mempromosikan Sistem Baru namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Tabel 4.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi No Fungsional Struktur COBIT Terkait KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK 1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ 2 Head Development Kakominfo 3 Head IT Operation Kakominfo 4 Service Manager Admin Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK.

4.3. Briefing

Tahapan ketiga adalah dilakukan pengarahan kepada tim penilai manajemen penerimaan perubahan dan transisi pada PJJ STIK-PTIK, disana penulis memberi pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses dan keluaran yang ada pada BAI07 Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi COBIT 5. Pada pemberian pengarahan penulis memberi pemberitahuan pelaksanaan kuesioner yaitu mulai tanggal 23 Juni sampai 4 Juli 2014, pengumpulan dokumentasi untuk kelengkapan pada capability level mulai dari tanggal 5 Juli sampai 15 Agustus 2014, hasil rekapitulasi kuesioner mulai dari tanggal 16 Agustus sampai 30 Agustus 2014, dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal 31 Agustus 2014 sampai 27 September 2014. Dimana jadwalnya adalah sebagai berikut: Gambar 4.5 Gantt Chart Penelitian Skripsi

4.4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat pada Sistem PJJ STIK-PTIK yang bertujuan untuk mendapatkan bukti- bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan. Penulis akan menuliskan hasil temuan-temuan yang ada di Sistem PJJ STIK-PTIK

4.4.1. Hasil temuan pada BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi: Tabel 4.9 Hasil temuan pada BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL BAI07.01 a. Hasil kuesioner menyatakan bahwa Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi dan kebutuhan sumber daya.Namun berdasarkan hasil observasi Penyusunan Rencana Implementasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana implementasi tersebut. b. Berdasarkan hasil kuesioner dan hasil observasi Sistem PJJ STIK- PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan. Contohnya adalah jadwal launching PJJ STIK-PTIK pada bulan Januari 2014 c. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang disetujui stakeholder. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, masih ada stakeholder yang belum bisa menerima dan menyetujui perubahan yang terjadi. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Contohnya adalah bantuan dari ICITAP dan Southeast Asian Minister of Education Organization Regional Open Learning Centre SEAMOLEC e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan menggunakan proses yang telah didefinisikan. Namun pada kenyataannya belum ada proses identifikasi dan dokumentasi backup proses pemulihan. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perencanaan, monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. Namun berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki hal tersebut.

4.4.2. Hasil temuan pada BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data: Tabel 4.10 Hasil temuan pada BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data a. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun pada kenyataannya STIK-PTIK belum melakukannya. b. Berdasarkan kuesioner dan observasi Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur bisnis. Contohnya adalah revisi peran dan tangungjawab dalam prosedur pengendalian dan dalam rencana perubahan proses bisnis. c. Berdasarkan kuesioner Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. Namun pada kenyataaanya, masih ada mahasiswa dan dosen yang belum bisa menerima perubahan yang terjadi. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. Contohnya adalah bahan ajar berupa slide power point yang di berikan kepada mahasiswa. e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pelatihan dan pengujian sebelum melakukan konversi data. Namun kenyataan di lapangan menyatakan tidak ada pelatihan apapun yang diterima oleh admin atau teknisi sebelum melakukan konversi data. f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian resiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji. Namun berdasarkan observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK- PTIK belum melakukan proses tersebut. g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. Contohnya adalah pembuatan daftar sumber daya yang diperlukan dalam proses pengujian. h. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem lama ke sistem baru. Contohnya adalah rencana pembuatan PJJ berupa e-learning dengan menggunakan aplikasi moodle dan web conference dengan menggunakan aplikasi webex.

4.4.3. Hasil temuan pada BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian: Tabel 4.11 Hasil temuan pada BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan sudah mengadakan pelatihan dan pengujian melakukan konversi sebelum melakukan konversi yang sebenarnya. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK-PTIK tidak mengadakan pelatihan dan pengujian tersebut. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki rencana cadangan agar semua sistem dan data bisa kembali pada titik sebelum konversi. Namun ternyata PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana cadangan tersbut. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki perencanaan, monitoring dan penyesuaian rencana backup data arsip agar sesuai kebutuhan bisnis. Contohnya adalah pembuatan data center. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun pada kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum melaksanakan hal tersebut. e. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana pengujian yang disetujui. Contohnya adalah SPRIN dari ketua STIK-PTIK untuk melaksanakan pengujian terhadap sistem baru.

4.4.4. Hasil temuan pada BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian: Tabel 4.12 Hasil temuan pada BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perlindungan data pengujian yang sensitive dan hasil terhadap pengungkapan. Namun kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum memiliki perlindungan tersebut. b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah membuat database hal-hal yang diperlukan dalam melakukan pengujian. Namun kenyataannya tidak ada database yang menyatakan hal-hal yang dibutuhkan. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa pengujian telah aman dan sesuai dengan sistem baru yang akan digunakan.

4.4.5. Hasil temuan pada BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui: Tabel 4.13 Hasil temuan pada BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki catatan error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses pengujian. Namun pada kenyataannya, tidak ada catatan error apapun selama proses pengujuan. b. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas script untuk melaksanakan tes. Contohnya adalah pembuatan modul untuk pelatihan admin dan teknisi. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses identifikasi, pencatatan dan pengklasifikasian kesalahan selama pengujian. Namun pada kenyataannya tidak ada dokumen pencatatan kesalahan selama pengujian. d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki persetujuan perencanaan dan perilisan hasil produksi. Contohnya adalah keputusan dijalankannya sistem baru oleh ketua STIK-PTIK.

4.4.6. Hasil temuan pada BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru: Tabel 4.14 Hasil temuan pada BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki penyimpanan distribusi dalam bentuk fisik. Contohnya adalah pembuatan data center. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah membuat penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi. Namun hasil observasi penulis menemukan belum ada sejauh mana rencana implementasi yang diinginkan, sistem berjalan mengalir begitu saja. Bila ada kekurangan baru diperbaiki atau ditambah. c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana dan catatan waktu perilisan hasil produk baru. Contohnya adalah pembuatan jadwal launching sistem baru.

4.4.7. Hasil temuan pada BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru

Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru: Tabel 4.15 Hasil temuan pada BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses penyediaan sumber daya tambahan, seperti yang diperlukan untuk pengguna sistem dan personil pendukung sampai perilisan sistem baru telah stabil. Contohnya adalah bantuan dari mahasiswa ITB untuk melakukan pengujian sistem baru di tiap Polda seluruh Indonesia. b. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses penyediaan sumber daya sistem IT tambahan, seperti yang diperlukan, sampai perilisan sistem baru berada dalam lingkungan operasional yang stabil. Namun dilapangan berkata lain, masih ada kekurangan-kekurangan sumber daya IT dalam pelaksanaan PJJ, seperti masih kurang kualitas internet yang digunakan. Sehingga membuat proses kuliah terganggu. c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ulasan hasil dari kualitas sistem baru, termasuk hasil feedback dari stakeholder. Namun observasi yang penulis lakukan menyatakan belum ada proses feedback dari stakeholder ataupun pengguna sistem. d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki ukuran keberhasilan dalam pengimplementasian sistem baru. Namun pada kenyataannya tidak ada ukuran sejauh mana sistem bisa dikatakan telah berhasil