Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang
harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK.
Tabel 4.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 Penyusunan Lingkungan
Pengujian No
Fungsional Struktur
COBIT Terkait
KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak
Jauh STIK-PTIK 1
Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Steering
progamess Comitte
Teknisi
3 Head Development
Kakominfo 4
Head IT Operation Kakominfo
5 Information
Security Manager
Admin
6 Business
Continuity Manager
Ketua Sekertariat PJJ
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi
Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.04 Penyusunan Lingkungan
Pengujian namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur
organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini
merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK.
Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang
Disetujui No
Fungsional Struktur
COBIT Terkait
KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak
Jauh STIK-PTIK 1
Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Steering
progamess Comitte
Teknisi
3 Head Development
Kakominfo 4
Head IT Operation Kakominfo
5 Information
Security Manager
Admin
6 Business
Continuity Manager
Ketua Sekertariat PJJ
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi
Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang
Disetujui namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak
Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari
satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK.
Tabel 4.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru
No Fungsional
Struktur COBIT Terkait
KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak
Jauh STIK-PTIK 1
Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Head Development
Kakominfo 3
Head IT Operation Kakominfo
4 Service Manager
Admin
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi
Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru
namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan
Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang
harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK.
Tabel 4.7 Identifikasi RACI Chart BAI07.07 Pemberian Dukungan Awal
Terhadap Sistem Baru No
Fungsional Struktur
COBIT Terkait
KONVERSI Fungsional Pendidikan Jarak
Jauh STIK-PTIK 1
Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Head Development
Kakominfo 3
Head IT Operation Kakominfo
4 Service Manager
Admin
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi
Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.07 Mempromosikan Sistem Baru
namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan
Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang
harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK.
Tabel 4.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca
Implementasi No
Fungsional Struktur
COBIT Terkait KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners
Ketua Sekertariat PJJ 2
Head Development Kakominfo
3 Head IT Operation
Kakominfo 4
Service Manager Admin
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi
Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.08 Melakukan Pengulasan Pasca
Implementasi namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur
organisasi Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK 1 satu jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini
merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh PJJ STIK-PTIK.
4.3. Briefing
Tahapan ketiga adalah dilakukan pengarahan kepada tim penilai manajemen penerimaan perubahan dan transisi pada PJJ STIK-PTIK, disana penulis memberi
pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses dan keluaran yang ada pada BAI07 Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi COBIT 5. Pada
pemberian pengarahan penulis memberi pemberitahuan pelaksanaan kuesioner yaitu mulai tanggal 23 Juni sampai 4 Juli 2014, pengumpulan dokumentasi untuk
kelengkapan pada capability level mulai dari tanggal 5 Juli sampai 15 Agustus 2014, hasil rekapitulasi kuesioner mulai dari tanggal 16 Agustus sampai 30 Agustus
2014, dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal 31 Agustus 2014 sampai 27 September 2014. Dimana jadwalnya adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5 Gantt Chart Penelitian Skripsi
4.4. Data Collection
Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat pada Sistem PJJ STIK-PTIK yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-
bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan. Penulis akan menuliskan hasil temuan-temuan yang ada di Sistem PJJ STIK-PTIK
4.4.1. Hasil temuan pada BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi
Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi:
Tabel 4.9 Hasil temuan pada BAI07.01 Penyusunan Rencana Implementasi
PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL
BAI07.01
a. Hasil kuesioner menyatakan bahwa Sistem PJJ STIK-PTIK telah
memiliki rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi dan
kebutuhan sumber daya.Namun berdasarkan hasil observasi
Penyusunan Rencana
Implementasi
penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana implementasi tersebut.
b. Berdasarkan hasil kuesioner dan hasil observasi Sistem PJJ STIK-
PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan. Contohnya adalah jadwal launching PJJ STIK-PTIK pada bulan Januari 2014
c. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah
memiliki rencana implementasi yang disetujui stakeholder. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, masih ada
stakeholder yang belum bisa menerima dan menyetujui perubahan yang terjadi.
d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen
dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan yang diprediksi secara terus
menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Contohnya adalah bantuan dari ICITAP dan Southeast Asian Minister of
Education Organization Regional Open Learning Centre SEAMOLEC
e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi
proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan menggunakan proses yang telah didefinisikan. Namun pada
kenyataannya belum ada proses identifikasi dan dokumentasi backup proses pemulihan.
f.
Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perencanaan, monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis
yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses perencanaan. Namun
berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki hal tersebut.
4.4.2. Hasil temuan pada BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data
Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data:
Tabel 4.10 Hasil temuan pada BAI07.02 Perencanaan Proses Bisnis, Konversi
Sistem dan Data
PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL
BAI07.02 Perencanaan
Proses Bisnis,
Konversi Sistem dan
Data
a. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan
pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi.
Namun pada
kenyataannya STIK-PTIK
belum melakukannya.
b. Berdasarkan kuesioner dan observasi Sistem PJJ STIK-PTIK
menyatakan telah melakukan proses pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur bisnis. Contohnya adalah revisi peran dan
tangungjawab dalam prosedur pengendalian dan dalam rencana perubahan proses bisnis.
c. Berdasarkan kuesioner Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah
memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI
yang sesuai. Namun pada kenyataaanya, masih ada mahasiswa dan dosen yang belum bisa menerima perubahan yang terjadi.
d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses konfirmasi bahwa
rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. Contohnya adalah bahan ajar berupa slide power point yang di
berikan kepada mahasiswa. e.
Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pelatihan dan pengujian sebelum melakukan konversi data. Namun
kenyataan di lapangan menyatakan tidak ada pelatihan apapun yang diterima oleh admin atau teknisi sebelum melakukan konversi data.
f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi
kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian resiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah
diuji. Namun berdasarkan observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK- PTIK belum melakukan proses tersebut.
g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana
pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. Contohnya adalah
pembuatan daftar sumber daya yang diperlukan dalam proses pengujian.
h.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem lama ke sistem baru. Contohnya adalah rencana pembuatan PJJ
berupa e-learning dengan menggunakan aplikasi moodle dan web conference dengan menggunakan aplikasi webex.
4.4.3. Hasil temuan pada BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian
Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian:
Tabel 4.11 Hasil temuan pada BAI07.03 Rencana Persetujuan Pengujian
PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL
BAI07.03 Rencana
Persetujuan Pengujian
a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan sudah mengadakan pelatihan dan
pengujian melakukan konversi sebelum melakukan konversi yang sebenarnya. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan,
PJJ STIK-PTIK tidak mengadakan pelatihan dan pengujian tersebut. b.
Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki rencana cadangan agar semua sistem dan data bisa kembali pada titik sebelum konversi.
Namun ternyata PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana cadangan tersbut.
c. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki perencanaan, monitoring dan
penyesuaian rencana backup data arsip agar sesuai kebutuhan bisnis. Contohnya adalah pembuatan data center.
d. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan pendefinisian
proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun pada kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum melaksanakan hal
tersebut.
e.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana pengujian yang disetujui. Contohnya adalah SPRIN dari ketua STIK-PTIK untuk melaksanakan
pengujian terhadap sistem baru.
4.4.4. Hasil temuan pada BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian
Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian:
Tabel 4.12 Hasil temuan pada BAI07.04 Penyusunan Lingkungan Pengujian
PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL
BAI07.04 Penyusunan
Lingkungan Pengujian
a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perlindungan
data pengujian yang sensitive dan hasil terhadap pengungkapan. Namun kenyataannya PJJ STIK-PTIK belum memiliki perlindungan
tersebut. b.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah membuat database hal-hal yang diperlukan dalam melakukan pengujian. Namun kenyataannya tidak
ada database yang menyatakan hal-hal yang dibutuhkan.
c.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa pengujian telah aman dan sesuai dengan sistem baru yang akan digunakan.
4.4.5. Hasil temuan pada BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui
Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui:
Tabel 4.13 Hasil temuan pada BAI07.05 Penyelenggaraan Pengujian Yang
Disetujui
PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL
BAI07.05 Penyelenggaraan
Pengujian Yang Disetujui
a. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki catatan
error yang telah dikategorikan dan ditemukan selama proses pengujian. Namun pada kenyataannya, tidak ada catatan error
apapun selama proses pengujuan. b.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses membuat pertimbangan untuk menggunakan instruksi tes yang jelas
script untuk melaksanakan tes. Contohnya adalah pembuatan modul untuk pelatihan admin dan teknisi.
c. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses
identifikasi, pencatatan dan pengklasifikasian kesalahan selama pengujian. Namun pada kenyataannya tidak ada
dokumen pencatatan kesalahan selama pengujian.
d.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki persetujuan perencanaan dan perilisan hasil produksi. Contohnya adalah keputusan
dijalankannya sistem baru oleh ketua STIK-PTIK.
4.4.6. Hasil temuan pada BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru
Berikut adalah hasil dari temuan BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru:
Tabel 4.14 Hasil temuan pada BAI07.06 Mempromosikan Sistem Baru
PROSES TEMUAN CAPABILITY LEVEL
BAI07.06 Mempromosikan
Sistem Baru
a. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki penyimpanan distribusi
dalam bentuk fisik. Contohnya adalah pembuatan data center. b.
Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah membuat penentuan sejauh mana implementasi atau pemrosesan parallel antara
sistem lama dengan baru yang sejalan dengan rencana implementasi. Namun hasil observasi penulis menemukan
belum ada sejauh mana rencana implementasi yang diinginkan, sistem berjalan mengalir begitu saja. Bila ada kekurangan baru
diperbaiki atau ditambah.
c.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana dan catatan waktu perilisan hasil produk baru. Contohnya adalah pembuatan
jadwal launching sistem baru.