merangkap sebagai Tim Pengadaan. Di bagian Tim pengadaan, petugas tersebut bertugas merekap permintaan bhp dari klinik dan juga membuat laporannya.
2. Analisis beban kerja petugas gudang
Berdasarkan analisis pekerjaan petugas gudang di atas, maka tugas pokok bagian gudang adalah membuat laporan penerimaan, pemakaian, dan
stok bhp. Sedangkan tugas pokok lainnya adalah melayani pengambilan bhp klinik dan menerima bhp di gudang. Selain bekerja di bagian gudang, petugas
termasuk dalam Tim pengadaan. Sehingga beban kerja dari petugas gudang cukup berat.
Jam kerja petugas gudang mulai jam 07.30 WIB sampai dengan 14.00 WIB. Petugas melayani permintaan bhp untuk klinik selama 2 kali jam praktikum
dalam satu hari, yaitu jam 08.30 sampai dengan 11.00 dan jam 11.30 sampai dengan 14.00. Disela - sela kesibukan melayani pengambilan bhp klinik, petugas
melakukan tugas administrasi berupa merekap pemakaian bhp dari gudang dan mengisi kartu stok. Petugas seringkali membawa pulang pekerjaannya. Hal ini
sesuai dengan pernyataan petugas gudang : Petugas gudang FKG UNEJ menyatakan :
” Untuk membuat laporan sampai saya kerjakan di rumah sebab kalau dikerjakan disini semua ngak nututi, apalagi untuk membuat laporan stok ruwet harus
menghitung satu-satu ”
3. Analisis Laporan dan Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas gudang, diketahui bahwa petugas tersebut kesulitan dalam mengendalikan persediaan
bhp di gudang. Kesulitan ini disebabkan karena sistem informasi persediaan yang
sekarang berjalan tidak dikategorikan berdasarkan analisis ABC dan pengeluaran bhp belum didasarkan pada metode FIFO
First In First Out dan FEFO First Expiry First Out .
Berdasarkan uraian tersebut di atas, mulai dari mengidentifikasi masalah, memahami dan menganalisis sistem , dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi
Persediaan Bhp yang sekarang berjalan belum dapat mengendalikan persediaan berdasarkan analisis ABC.
3. Analisis kebutuhan
Pada tahap ini bertujuan mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, dalam hal ini Dekan, Tim Pengadaan, Kepala Klinik, petugas
gudang dan Tim audit. Untuk dapat mengetahui dan menyediakan informasi yang benar-benar dibutuhkan pada Sistem Informasi Persediaan Bhp untuk
pengendalian praktikum dilakukan melalui observasi, wawancara dan diskusi dengan pengguna. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut :
a. Mengumpulkan dan menganalisis formulir yang digunakan oleh tiap level manajemen.
Pada tahap ini, formulir yang ada di diskusikan dengan pengguna, Apakah formulir tersebut sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna. b. Mengumpulkan dan menganalisis semua laporan yang dibutuhkan oleh
tiap level manajemen dalam sistem persediaan bhp Peneliti terlebih dahulu membuat rancangan laporan kemudian
didiskusikan dengan pengguna Dekan, Tim Pengadaan, Kepala Klinik,
Petugas gudang dan tim audit . Apakah informasi yang dibutuhkan sudah didapatkan dari rancangan laporan.
c. Mengumpulkan dan menganalis semua elemen data yang dibutuhkan dalam laporan
Dari analisis a dan b maka elemen data yang dibutuhkan dalam laporan adalah :
1. Data bhp 2. Data klinik
3. Data permintaan 4. Data penerimaan
5. Data pemakaian 6. Data stok
7. Data retur d. Mengumpulkan dan menganalisis prosedur Sistem Informasi Persediaan
Bhp untuk pengendalian praktikum dan sistem pelaporannya. Pada tahap ini, dilakukan melalui observasi, wawancara dan diskusi
dengan Dekan, Tim pengadaan, Kepala Klinik, Petugas gudang, Tim audit berkaitan dengan kebutuhan informasinya. Kebutuhan informasinya dapat
dirinci sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Persediaan Bhp dapat memperbaiki manajemen data
dalam hal penyajian yang cepat dan akurat untuk pengendalian praktikum.
Dekan menyatakan : ” Informasi yang dihasilkan harus cepat dan akurat, sehingga dapat
digunakan untuk pengendalian persediaan bhp ”
Tim Pengadaan menyatakan : ” Informasi yang dihasilkan selain cepat dan akurat juga lengkap
sebab kalau tidak lengkap maka keputusan tentang persediaan bhp tidak valid ”
2. Sistem Informasi harus dapat menghasilkan laporan semester dan laporan stok sewaktu-waktu.
3. Sistem Informasi yang dihasilkan harus memudahkan pengguna untuk mengakses kembali data dan informasi.
4. Sistem informasi yang dihasilkan harus mudah dioperasikan
4. Analisis Keputusan
