1. Mengidentifikasi penyebab masalah a Masalah di Dekan
Dekan tidak
dapat melihat laporan permintaan, laporan pemakaian,
kategori bhp berdasarkan analisis ABC dan laporan audit dengan cepat. Sehingga pengambilan keputusan strategis berkaitan dengan pengendalian
persediaan bhp tidak dapat dilakukan dengan cepat pula. Hal ini seperti pernyataan dari Dekan :
” Karena sekarang masih sistem manual sehingga laporan yang dihasilkan sering terlambat, apalagi kalau kita butuh informasi sewaktu-waktu yang sifatnya urgent,
belum tentu tersedia dengan cepat ” b. Masalah di Tim Pengadaan
Kesulitan dalam melihat laporan pemakaian bhp semester sebelumnya baik untuk seluruh klinik maupun tiap klinik , hal ini dapat dilihat dari pernyataan
salah satu tim pengadaan : ” Untuk melihat data pemakaian sebelumnya ruwet,kita harus menjejer-jejer form
dulu, kadang data ditumpuk di file, jika salah satu file tidak ada kita akan bingung”.
c. Masalah di Klinik
1. Tidak adanya informasi permintaan bhp klinik yang disetujui oleh tim pengadaan. Karena pada saat permintaan awal semester belum tentu jumlah
yang diajukan di setujui oleh tim pengadaan , hal ini seperti yang disampaikan oleh kepala klinik :
” Kita tidak tahu berapa permintaan kita yang disetujui untuk satu semester apakah sesuai dengan yang kita ajukan atau tidak. Kadang kita minta bahan
ternyata tidak ada karena jatah udah habis terpaksa kita mengajukan lagi dan itu tentunya butuh waktu, padahal kebutuhan klinik mendesak ”.
2. Tidak dapat melihat stok bhp klinik yang ada di gudang.
d Masalah di gudang
1. Kesulitan dalam mengetahui informasi permintaan, penerimaan, pemakaian dan stok persediaan bhp yang cepat akurat dan lengkap. Hal ini disebabkan
data penerimaan belum tersimpan dalam file yang baik, sehingga jika petugas membutuhkan informasi penerimaan masih memerlukan waktu untuk
mengumpulkan data atau file yang terpisah – pisah. Demikian pula dengan informasi pemakaian dan stok bhp. Hal ini sesuai dengan pernyataan petugas
gudang : ” Pencatatan bhp sekarang masih manual sehingga kalau kita butuh data stok
masih bongkar-bongkar buku penerimaan dan buku pemakaian atau cek fisik di gudang ”
2 Belum ada pengendalian bhp dengan metode Analisis ABC, sehingga pengendalian pada semua jenis bhp sama.
3. Belum ada pencatatan bhp yang dikembalikan dari klinik retur . Retur ini akan menambah jumlah stok gudang.
4. Belum dapat menyajikan data stok bhp setiap saat. 5. Belum dapat menyajikan laporan stok opname yang cepat dan akurat.
Selain permasalahan diatas, juga ditunjang kendala-kendala diantaranya : 1. Penghitungan bhp secara fisik di gudang belum dilakukan secara periodik
tetapi masih bersifat isidental. 2. Penyimpanan bhp belum diatur berdasarkan lokasi dan sifat bahan sehingga
akan memperlambat pencatatan persediaan bhp maupun pengambilannya. 3. Sistem pengeluaran bhp dari gudang belum menggunakan metode
FEFO First Expiry First Out dan FIFO First In First Out .
4. Petugas gudang yang ada, bekerja merangkap di bagian lain.
e. Masalah di Tim Audit
Kategori