B. Pengendalian Persediaan bhp 1. Kebijakan Pengendalian Persediaan bhp
Berdasarkan hasil wawancara dengan Dekan dalam hal ini yang mempunyai wewenang dalam persediaan bhp adalah Pembantu Dekan II,
didapatkan kebijakan yang terkait dengan pengendalian persediaan bhp adalah sebagai berikut :
a. Membuat laporan permintaan. b. Membuat laporan penerimaan.
c. Membuat laporan pemakaian. d. Membuat laporan stok.
e. Membuat laporan stok opname. f. Petugas Audit melakukan pemeriksaan fisik di gudang.
g. Membuat laporan Berita Acara Audit Hal ini sesuai dengan pernyataan Pembantu Dekan II :
” Kebijakan yang berhubungan dengan persediaan adalah pembuatan laporan permintaan, penerimaan, pemakaian dan stok yang dilakukan tiap semester.
Untuk stok tidak hanya laporan per semester tetapi sewaktu - waktu dibutuhkan seharusnya bisa tetapi kenyataannya belum bisa. Petugas memeriksa secara fisik
persediaan di gudang dengan mencocokkan stok opname kemudian dibuat laporannya ”.
2. Sistem Pengendalian Persediaan Saat ini
Pengendalian persediaan bertujuan untuk memperoleh informasi secara akurat atas pelaksanaan kegiatan pengelolaan persediaan guna pengambilan
kebijakan secara tepat. Pengendalian persediaan yang sekarang berjalan menggunakan teknik observasi dan teknik laporan. Petugas audit melakukan
pemeriksaan fisik persediaan yang ada di gudang, kemudian melaporkan hasilnya kepada Pembantu Dekan II secara tertulis dan lisan.
Selain pemeriksaan fisik, yang perlu diperhatikan dalam pengendalian persediaan adalah bagaimana pengaturan penyimpanan dan prosedur
pengeluaran persediaan bhp. Masih ada beberapa masalah yang berkaitan dengan penyimpanan persediaan bhp yang sekarang berjalan antara lain :
a. Bhp belum disimpan berdasarkan tanggal kadaluarsa ED , yaitu bhp yang tanggal kadaluarsa lebih pendek ditempatkan di depan bhp yang
kadaluarsanya lebih lama. b. Bhp yang mahal dan berharga masih disimpan bersama dengan bhp yang
murah. Hal ini akan menyulitkan dalam pengendaliannya. c. Bhp belum disimpan berdasarkan tempat yang sesuai dengan sifatnya.
Misalnya suatu bhp memerlukan penyimpanan di suhu udara yang dingin tetapi dibiarkan di tempat terbuka. Hal ini akan menyebabkan bhp cepat rusak
dan akan mempengaruhi khasiat bhp tersebut. Ada pula bhp yang disimpan langsung diatas lantai. Lantai dapat basah dan kelembaban dapat merusak
bhp tersebut. d. Bhp belum disimpan berdasarkan jenisnya. Misalnya bhp jenis cair dibedakan
tempat penyimpanannya dengan bhp bubuk. Hal ini untuk mempermudah bagian gudang menemukan persediaan bhp.
Prosedur pengeluaran bhp belum menggunakan metode FEFO First
Expiry First Out dan FIFO First In First Out . Metode FEFO mengeluarkan bhp yang EDnya lebih pendek dari bhp yang EDnya lebih lama. Metode FIFO
mengeluarkan bhp tanpa tanggal kadaluarsa sesuai urutan penerimaan atau apabila bhp memiliki tanggal kadaluarsa yang sama maka bhp lama harus
dikeluarkan lebih dahulu.
3. Pelaku Sistem Pengendalian Persediaan
Pelaku sistem informasi persediaan bhp ini membutuhkan informasi berbeda yang nanti akan diberikan oleh sistem seperti tabel dibawah ini :
Tabel 4.1 Pelaku Sistem Informasi Persediaan BHP No
Pelaku Sistem Informasi Informasi yang diberikan sistem
1 Dekan
a. Laporan Permintaan b. Laporan Pemakaian
c. Laporan Audit 2
Tim Pengadaan a. Laporan pemakaian
b. Laporan stok 3
Kepala Klinik a. Laporan Permintaan
b. Laporan Pemakaian c. Laporan Stok
4 Bagian Gudang
a. Laporan Penerimaan b. Laporan Pemakaian
c. Laporan Stok 5
Tim Audit Laporan Stok Opname
Untuk dapat menghasilkan laporan-laporan persediaan bhp diperlukan formulir-formulir sebagai berikut :
a. Formulir Permintaan
Formulir permintaan adalah formulir pengajuan bhp untuk satu semester dari kepala klinik ke Tim pengadaan.
b. Formulir Penerimaan
Formulir penerimaan adalah formulir yang diisi oleh bagian gudang pada saat menerima bhp.
c. Formulir Pengeluaran Formulir pengeluaran adalah formulir yang diisi oleh kepala klinik untuk
meminta bhp klinik yang ada di gudang. Formulir ini diisi selama semester berjalan. Di gudang formulir pemakaian ini merupakan formulir untuk
mengeluarkan bhp.
C. Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Bhp
Kategori