c. Formulir Pengeluaran Formulir pengeluaran adalah formulir yang diisi oleh kepala klinik untuk
meminta bhp klinik yang ada di gudang. Formulir ini diisi selama semester berjalan. Di gudang formulir pemakaian ini merupakan formulir untuk
mengeluarkan bhp.
C. Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Bhp
Pengembangan sistem informasi persediaan bhp didasarkan pada kerangka kerja
FAST Framework for Application of System Techniques yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu sebagai berikut :
1. Studi Pendahuluan
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mengetahui masalah, kesempatan, arahan dan ruang lingkup yang memicu pengembangan sistem
informasi. Pada tahap ini juga menetapkan rencana proyek dalam arti jadwal, persyaratan-persyaratan sumber daya dan anggaran.
a. Masalah
Masalah yang mendorong untuk dikembangkan sistem informasi persediaan bhp di FKG UNEJ adalah meliputi :
1 Belum adanya sistem pelaporan yang cepat dan akurat untuk pihak manajemen tentang persediaan bhp .
2 Pengendalian persediaan bhp untuk praktikum di FKG UNEJ belum maksimum.
3 Belum adanya sistem informasi berbasis komputer untuk persediaan bhp. 4 Pemeriksaan fisik bhp yang dilakukan oleh tim audit belum dilakukan
secara periodik, tetapi masih bersifat isidentil.
Hal ini seperti pernyataan dibawah ini : Pembantu Dekan II menyatakan :
” Karena sekarang masih sistem manual sehingga laporan yang dihasilkan sering terlambat, apalagi kalau kita butuh informasi sewaktu-waktu yang
sifatnya urgent, belum tentu tersedia dengan cepat ” Tim Pengadaan menyatakan :
” Saat ini pengendalian bhp amat sangat kurang sehingga banyak celah yang bisa menyebabkan terjadinya ketidakjujuran atau barang habis tapi ngak
dipakai untuk praktikum ”. Petugas gudang menyatakan :
“ Selama ini komputer yang ada hanya dipakai untuk mengetik, belum dimanfaatkan untuk program yang membantu kegiatan persediaan di
gudang “. Petugas audit menyatakan :
“ Pemeriksaan yang kita lakukan belum rutin tetapi masih bersifat insidental ”.
b. Peluang
Peluang dikembangkan Sistem Informasi Persediaan bhp adalah sesuai dengan
tujuan FKG UNEJ. Salah satu tujuannya adalah mengembangkan prasarana dan pengelolaan unit kerja di lingkungan FKG secara profesional.
Pembantu Dekan II menyatakan : ” Sesuai dengan tujuan yang ada di Renstra, lembaga ini ingin mengembangkan
sarana dan prasarana secara profesional yang tentunya didukung oleh tekhnologi. Kita sekarang memang sedang mengembangkan tekhnologi berbasis
komputer mulai dari bagian akademik, perpustakaan, kepegawaian dan keuangan. Jadi kalau sekarang mau dikembangkan sistem informasi untuk
persediaan bahan praktikum, kita sangat senang karena akan membantu pekerjaan kita ”.
c. Arahan
Arahan dari pihak manajemen dalam hal ini Dekan , Tim Pengadaan, Kepala Klinik dan bagian gudang sangat menyambut baik untuk pengembangan
sistem informasi persediaan bhp berbasis komputer untuk pengendalian bahan praktikum di FKG UNEJ. Hal ini dapat dilihat dari pernyataannya sebagai berikut:
Dekan dalam hal ini Pembantu Dekan II menyatakan : ” Jika ada sistem informasi yang dapat membantu pekerjaan, kami sangat
senang. Pada prinsipnya kami terbuka untuk mengadakan perubahan demi kebaikan dan kemajuan lembaga ini ”.
Tim Pengadaan menyatakan : ” Sangat bagus sekali, karena saat ini tentang bhp pengendaliannya amat
sangat kurang di FKG ini lemah sekali sehingga banyak celah yang bisa menyebabkan terjadinya ketidakjujuran atau barang habis tapi ngak dipakai
untuk praktikum. Sehingga database bahan sangat dibutuhkan ”.
Kepala Klinik Bedah Mulut menyatakan : ” Kalau ada sistem informasi berbasis komputer akan senang sekali karena
akan mempermudah pekerjaan. Sehingga kalau ada bhp yang kadaluarsa kita cepat tahu ”.
Kepala Klinik Ilmu Penyakit Mulut menyatakan : ” Alangkah baiknya jika ada sistem informasi berbasis kamputer sehingga
dapat menyajikan data dan laporan yang cepat dan akurat ”.
Kepala Klinik Periodonsia menyatakan : ” Alangkah baiknya jika dibuat komputerisasi sehingga setiap klinik sama, kita
tinggal mengisi dan jika ada permintaan kita tinggal mengakses stok bahan klinik yang ada di gudang ”.
Kepala Klinik Konservasi menyatakan : ” Kita senang jika ada sistem informasi yang dapat membantu pekerjaan kita
asal mudah karena pekerjaan kita sudah overload, kalau sulit akan menambah beban pekerjaan kita ”.
Kepala Klinik Orthodonsia menyatakan : ” Pada prinsipnya saya setuju dengan sistem komputer demi kemajuan
sehingga pemakaian bahan efektif dan efisien ” .
Kepala Klinik Prosthodonsia menyatakan : ” Kalau akan dikembangkan sistem informasi bagus untuk persediaan bahan
gudang sehingga bisa diketahui barang masuk berapa, barang keluar berapa dan stoknya ”.
Petugas Gudang menyatakan : ” Harapan saya ada program yang bisa menghitung untuk masuk dan
keluarnya barang ” . Petugas Audit menyatakan :
” Kalau ada program persediaan akan membantu saya untuk menyajikan data stok yang upto date ”.
d. Ruang Lingkup
