Kegunaan Direktori Arsip Pemutakhiran dan Kegunaan Direktori

PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 27

2.5.2. Kegunaan Direktori

Selain untuk mendaftar perusahaan, sistem Direktori juga menyediakan beberapa unsur informasi, yaitu : · Informasi dari daftar II-B, Direktori dapat digunakan untuk menyimpan informasi tentang perusahaan nonaktif baru. · Direktori juga dapat memperlihatkan perusahaan yang non respon selama 3 tahun terakhir, sehingga pengawas dapat melihat secara cepat perusahaan- perusahaan yang sulit bekerjasama dengan BPS. · Penerimaan kuesioner dari KabupatenKota dapat dicatat dalam media komputer melalui modul penerimaan. Dibanding memakai arsip di kertas, cara ini akan mempercepat tugas BPS Provinsi untuk mengetahui berapa kuesioner yang sudah diterima dari tiap KabupatenKota. · Mengirim kuesioner ke Pusat dapat dicatat didalam disketCDfile dengan modul pengiriman. Dengan cara ini, daftar kuesioner yang akan dikirim dapat dicetak sekaligus, sehingga tak perlu diketik lagi pada lembar kertas khusus. Pencatatan penerimaan dan pengiriman kuesioner oleh BPS Provinsi akan memaksa BPS Provinsi membandingkan KIP setiap kuesioner dengan KIP di Direktori. Karenanya, Pusat tidak akan menerima lagi kuesioner yang KIP-nya tidak ada atau tidak konsisten dengan Direktori. Cara ini juga mendorong BPS Provinsi untuk secara cepat memperbaiki Direktori bila ada perubahan, seperti: ada perusahaan baru, aktif lagi, dan baru nonaktif, tanpa menunda-nunda tugas ini sampai saat terakhir. 28 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG

2.5.3. Arsip

Pengarsipan data sangat penting, untuk itu Kasi Statistik Industri di BPS Provinsi perlu menjaganya dengan ekstra hati-hati. Ongkos menggandakan data ke disketCDFlashdisk relatif kecil sedangkan kerugian akan sangat besar kalau harus mengulang memasukkan data lagi. Masalah penyimpanan data jangan seluruhnya diserahkan ke staf yang mungkin tidak tahu data mana yang perlu disimpan atau tidak. Setiap saat Kasie harus memastikan bahwa stafnya secara rutin mem-back up file data dan program, sehingga setiap data yang hilang, misalnya terkena virus atau file mengalami kerusakan akibat masalah teknis diluar kegiatan pengolahan data seperti pemadaman listrik, maka program atau data dapat dengan mudah diperbaiki. Setiap 4-8 jam setelah data entry, backup harus segera dilakukan. Sebaiknya ada 2 generasi backup, sehingga, kalau satu hilang, masih ada cadangan satu lagi. Setiap akhir tahun survei, sebelum data di regenerasi untuk survei tahun berikutnya, pengawas harus yakin bahwa backup seluruh data telah dilakukan, seluruh backup harus diberi label yang jelas serta disimpan di tempat yang aman, misalnya di lemari kabinet Kepala Bidang. Sebaiknya, ada 2 copy backup, satu untuk sering dipakai, satu untuk cadangan. Setiap akhir tahun survei, Kasie Statistik Industri BPS Provinsi harus memastikan bahwa daftar lengkap perusahaan hasil I- B atau daftar perusahaan baru sudah dicetak B-1 untuk penggunaan masing- masing BPS Provinsi maupun BPS KabupatenKota. Daftar ini bertujuan untuk menghindari pemeriksaan ulang yang tidak perlu terhadap calon perusahaan yang sama guna pelaksanaan survei tahun berikutnya, BPS Provinsi dan BPS KabupatenKota harus menyimpan hasil listing lengkap semua calon perusahaan yang pernah diperiksa I-B paling sedikit 5 tahun. PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 29

2.5.4. Analisis