Peranan dalam pengambilan keputusan kepala sekolah ialah menyediakan data yang diperlukan kepala sekolah sebagai informasi yang dapat
dipertimbangkan untuk membuat alternatif-alternatif penyelesaian masalah. SIM menyediakan data sesuai dengan keputusan apa yang akan dibuat oleh kepala
sekolah, hal ini berdasarkan ungkapan Bu Nia : “Tergantung temanya. Kalau misalkan membahas soal PPDB data yang
diminta yaitu jumlah yang daftar kami persiapkan. Dan setiap rapat dengan tema yang beda ya datanya sesuai
dengan tema itu.”
97
Proses penyebaran informasi, baik informasi yang digunakan untuk bahan pertimbangan pembuat alternatif maupun informasi hasil keputusan yang telah
dibuat oleh kepala sekolah yaitu melalui cara manual seperti pemberian informasi menggunakan dokumen tertulis sebagaimana yang dituturkan oleh Bu Nia :
“Membantu untuk komunikasi dan koordinasi saja. kalau hal-hal yang bersifat besar dan perlu banyak yang dibicarakan maka harus tatap muka.
Cukup dikasih tahu contohnya ada pembukuan hasil rapat untuk menjadi arsip. Hasil diskusi dan hasil rapat dibukukan dan disampaikan ke pihak
yang berkaitan.”
98
Selain itu juga ada laporan secara lisan apabila dianggap perlu oleh kepala sekolah. Bu Nia berkata :
“Ada laporan langsung dari guru-guru waktu ikut rapat.”
99
Semua proses tersebut mulai dari pengumpulan data, pengorganisasian data, penyediaan data hingga penyimpanan data merupakan kegiatan sistem
informasi manajemen non-komputer yang berperan menyediakan informasi yang dibutuhkan kepala sekolah dalam rangka pemecahan masalah.
c. SIMP Terbuka
Sistem terbuka memiliki pertukaran informasi antara organisasi dengan lingkungan. Sekolah yang merupakan sistem terbuka memiliki daya adaptif
terhadap perubahan dalam lingkungan sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
97
Wawancara dengan Petugas TU, Ibu Nia, A.Md, Tangerang Selatan, Rabu, 31 Agustus 2016
98
Wawancara dengan Petugas TU, Ibu Nia, A.Md, Tangerang Selatan, Rabu, 31 Agustus 2016
99
Wawancara dengan Petugas TU, Ibu Nia, A.Md, Tangerang Selatan, Rabu, 31 Agustus 2016
Sekolah mengorganisasikan diri untuk menanggapi perubahan-perubahan yang terjadi. Dalam kehidupan nyata sekolah melakukan hal ini untuk menciptakan
keunggulan dalam bersaing di dunia pendidikan. Sistem informasi manajemen di SMP Islam Al-Falaah termasuk ke dalam
sistem terbuka. Hal ini dapat diketahui dari batasan-batasan sistem yang ada di sekolah yaitu masukan input, sistem informasi manajemen, dan keluaran
output. Pada setiap bagian tersebut khususnya ruang lingkup sistem informasi manajemen dapat terlihat bagaimana pertukaran informasi antara lingkungan
dengan sekolah dikelola sedemikian rupa hingga menjadi bahan baku pembuat keputusan.
Masukan input berasal dari lingkungan yang berada di luar SIM sekolah. Masukan ini berupa peraturan pemerintah, kebijakan yayasan, saran dan
masukan dari komite, serta kondisi dan perubahan yang terjadi di masyarakat. Input tersebut kemudian diolah oleh sistem pengolahan data menggunakan
komponen-komponen SIM yang dimiliki oleh sekolah. Pada proses pengolahan ini data diubah ke dalam bentuk yang lebih berguna bagi kepala sekolah dalam
mengambil keputusan. Data-data tersebut dikategorikan ke dalam bidang yang ada di sekolah yaitu data kurikulum, data tenaga pendidik dan kependidikan, data
sarana dan prasarana, dan data peserta didik. Data tersebut selanjutnya berkontribusi bagi pengambilan keputusan
kepala sekolah untuk merancang sejumlah program kegiatan seperti pembuatan kalender akademik, program peningkatan tenaga pendidik dan kependidikan
seperti seminar, pelatihan dan workshop guru, program peserta didik seperti field trip, dan program lainnya seperti bakti sosial Bencana Garut.
Keluaran atau output yang dihasilkan adalah data yang ada dalam dapodik, data kehumasan, data hasil UN, data Prestasi siswa, informasi yang
terpampang di website dan blog guru, informasi disampaikan oleh penjaga sekolah ke tamu dan sebagainya.
Bagan 4.1 SIMP Terbuka SMP Islam Al-Falaah
Semua proses kegiatan tersebut selanjutnya dikemas kembali ke dalam bentuk informasi melalui proses pencatatan, perekaman, dan sebagainya.
Informasi ini selanjutnya menambah perbendaharaan informasi yang dimiliki sekolah. Semua proses dan tahap tersebut adalah sistem informasi manajemen di
sekolah. Sistem informasi manajemen pendidikan Alfalah berperan dalam
meningkatkan keunggulan bersaing. Keputusan-keputusan yang dilakukan kepala sekolah dalam semua bidang yang ada, sejatinya merupakan upaya dalam
memenangkan persaingan global sekaligus menjawab tantangan zaman. Keputusan tersebut ada dalam perencanaan dan rancangan yang disebut sebagai
grand design sekolah. Grand Design ini merupakan wujud konkret dari adaptasi yang dilakukan sekolah Alfalah yang menganut sistem informasi manajemen
terbuka. Selain itu SIM terbuka juga dapat diketahui dari kemampuan kepala
sekolah dalam mengatasi kekurangan dan memecahkan permasalahan yang dihadapi sekolah sebagaimana Pak Helmi mengatakan :
“Dokumen ini mencakup semua bidang. Kebanyakan sekolah-sekolah lain tidak memiliki grand design. Namun sekolah kami membuat grand design
sebagai dasar pengembangan sekolah. Meskipun ada beberapa kekurangan yang
harus ditangani.
Namun setidaknya
sekolah memiliki
perencanaan. ”
100
Dari pemaparan di atas maka SIM terbuka menunjang kepala sekolah melakukan kegiatan pemecahan masalah dalam rangka merespon informasi yang
di dapat dari luar dengan cara mengambil keputusan-keputusan untuk merancang sekolah menjadi lembaga pendidikan yang unggul dalam melakukan persaingan.
3. Pengolahan Data Menjadi Informasi
