Sistem Penggajian Manual Sistem Penggajian

hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3 Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama. 4 Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 5 Rekap Daftar Gaji Dokumen ini merupakan ringksasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan daftar upah. 6 Surat Pernyataan Gaji Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai postingan yang menjadi beban setiap karyawan. 7 Amplop Gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8 Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian Sistem informasi akuntansi penggajian merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Menurut Mulyadi 2016:319, sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu time recorder machine . Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur yang terakhir ini umumya bertarif di atas tarif gaji biasa. 2 Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. 3 Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 4 Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar 5 Prosedur Pembayaran Gaji Fungsi pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembayaran gaji biasanya dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan. Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembayaran gaji bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah perusahaan atau organisasi merupakan sebuah prosedur yang dibuat atau dirancang secara sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan informasi yang akurat. e. Bagan Alir Sistem Penggajian Manual Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian mulai Mencatat jam hadir karyawan Kartu jam hadir Membuat daftar hadir KJH 2 Daftar hadir 1 karyawan 8 DG Bukti kas 1 keluar 2 Kartu Penghasilan Karyawan T KJH 1 Daftar hadir 1 karyawan Membuat Daftar gaji Membuat Rekap gaji SPG RPG Daftar gaji 2 2 1 1 Kartu penghasilan karyawan 2 1 KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji T Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah Sumber: Mulyadi 2016:325 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan DG 2 7 Kartu penghasilan karyawan SPG RDG 2 2 1 RDG 1 Bukti kas keluar 2 Daftar gaji 1 9 Membuat bukti kas keluar Kartu pengahasilan karyawan SPG 2 RDG 1 2 1 3 2 Bukti kas keluar 1 4 Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar 3 Register bukti kas keluar Bagian Utang Sumber: Mulyadi 2016:326 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan 4 6 Kartu penghasilan karyawan SPG RDG 2 2 Kartu penghasilan karyawan Daftar gaji 1 SPG RDG 2 3 2 Bukti kas 1 keluar Daftar gaji 1 3 Bukti kas 1 keluar Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek 8 dimasukkan kedalam amplop gaji bersama dgn pemasukan uang gaji 7 Menguangkan cek ke bank memasukkan uang ke amplop gaji Membayarkan gaji kpd karyawan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan Membubuhkan cap lunas pada bukti dokumen 6 Bagian Keuangan Sumber: Mulyadi 2016:327 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 5 BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 Kartu biaya Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan 3 9 RDG BKK 1 RDG Daftar 2 1 2 Bukti kas 1 keluar Membuat bukti memorial Register cek BKK RDG Bukti memorial 2 1 1 selesai Jurnal umum 5 Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya Sumber: Mulyadi 2016:328 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

2. Sistem Penggajian Terkomputerisasi

a. Dokumen yang Dipakai dalam Pembayaran Gaji Menurut Diana dan Lilis Setiawati 2011:182 dokumen yang dipakai dalam pembayaran gaji antara lain: 1 Kartu Waktu Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa karyawan hadir dan jam berapa karyawan pulang dari kantor. Bagi karyawan yang di gaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan. Karyawan yang sering terlambat dapat terdeteksi dari kartu waktu. Desain kartu waktu karyawan bulanan sama seperti kartu waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan. 2 Daftar Gaji Daftar gaji memuat seluruh gaji karyawan. Daftar gaji ini berguna untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potongan dan Pajak Penghasilan Pasal 21. Selain itu, daftar gaji berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan. 3 Slip Gaji Slip gaji memuat gaji seluruh karyawan. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji. Infomasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji. 4 Daftar Transfer PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah ke Bank untuk mentransfer sejumlah uang tertentu ke setiap karyawan yang akan menerima gaji. b. Proses Penggajian 1 Bagian personalia mencatat presensi karyawan setiap hari bisa menggunakan kartu waktu atau sidik jari 2 Bagian penggajian menghitung gaji dan Pajak Penghasilan Pasal 21, menyusun daftar gaji, menyusun daftar transfer bank, serta membuat slip gaji. 3 Daftar Gaji serta slip gaji diserahkan ke Bagian Akuntansi untuk dibuatkan Bukti Kas Keluar. Bagian Akuntansi selanjutnya mengecek perhitungan dalam daftar gaji serta memastikan kesesuaian daftar gaji dengan slip gaji. Setelah itu, slip gaji diserahkan ke masing-masing karyawan. 4 Bukti kas keluar dengan dilampiri daftar gaji dan daftar transfer akan diserahkan ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan mengecek ulang kesesuaian informasi yang tersaji dalam daftar gaji dan daftar transfer. Selanjutnya, Bagian Keuangan akan menandatangani daftar gaji maupun daftar transfer. 5 Daftar transfer diserahkan ke Bank terkait. c. Pengendalian yang dapat Diterapkan untuk Meminimalkan Risiko atas Penggajian Menurut Diana dan Lilis Setiawati 2011:188-189 pengendalian yang dapat diterapkan antara lain: 1 Ada petugas yang menjaga kartu waktu. Dengan demikian, apabila ada seorang karyawan yang memasukkan dua kartu ke dalam mesin, maka akan ketahuan. Berbeda jika perusahaan menggunakan sidik jari, dengan alat sidik jari tidak mungkin karyawan bisa melakukan kecurangan. 2 Perusahaan harus memastikan bahwa setting jam dalam mesin pencatat waktu sudah betul. Ini merupakan salah satu sikap adil pada karyawan. Tidak sepantasnya perusahaan men- setting jam lebih cepat dari yang seharusnya hanya untuk memaksa karyawan datang lebih cepat. Sikap jujur dan sportif akan lebih dihargai oleh pihak lain daripada sikap manipulatif. 3 Akuntan perlu merancang dokumen untuk merekam kinerja karyawan sedemikian rupa sehingga mudah untuk mengadministrasi hasil kinerja karyawan. 4 Bagian penggajian harus menyadari bahwa perhitungan gaji dan upah bisa sangat kompleks. Oleh karena itu, penghitungan yang bisa diotomatisasi harus diotomatisasikan. Perusahaan yang belum memiliki aplikasi penggajian, dapat memanfaatkan program spreadsheet seperti Microsoft Excel . Sebagai contoh, ada perusahaan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI yang menentukan gaji pokok atas dasar masa kerja. Jika gaji pokok ini merupakan hasil isian manual, maka bisa saja petugas penggajian lupa mengganti gaji pokok, dan karyawan digaji dengan gaji pokok yang lebih rendah dari seharusnya. Petugas dapat memanfaatkan formula dalam Micrososft Excel untuk menentukan besarnya gaji pokok berdasarkan masa kerja otomastis. Otomatisasi membebaskan petugas untuk melakukan pengecekan secara manual dan akan meminimalkan kesalahan dalam menghitung gaji. Contoh lain, dengan menggunakan mail marge dalam program Microsoft Word , maka data dalam Microsoft Excel dapat langsung diubah menjadi slip gaji. Otomatisasi pembuatan slip gaji akan meminimalkan kesalahan dalam pembuatan slip gaji. 5 Pastikan bahwa terdapat pemisahan tugas antara pihak yang berhak untuk merekrut karyawan baru bagian personalia, pihak yang bertugas menghitung gaji dan upah bagian penggajian, serta pihak yang menyerahkan gaji dan upah kepada karyawan bagian kasir. Jadi perekrutan karyawan bahkan karyawan harian mesti atas sepengetahuan bagian personalia. Supervisor boleh mengusulkan karyawan baru, namun personalia harus terlibat dalam wawancara karyawan baru tersebut dan menerima berkas langsung dari karyawan tersebut. Ini penting untuk mmastikan bahwa supervisor tidak memiliki peluang untuk menambahkan karyawan fiktif dalam daftar gaji. Sebagai pelengkap pengendalian, pengambilan gaji di kasir tidak PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI boleh diwakilkan. Dengan kebijakan sederhana ini, maka peluang munculnya karyawan fiktif menjadi semakin kecil.

C. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

1. Pengertian Bagan Alir Dokumen Bagan alir flowchart digunakan oleh personal sistem dan manajemen. Bagan alir mengidentifikasikan keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem. Sebuah bagan alir flowchart menunjukkan titik awal input , tahapan proses, dan model pemrosesan. Di dalam model pemrosesan dapat diketahui apakah suatu sistem masih mengunakan manual atau sudah menggunakan mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan. 2. Manfaat Bagan Alir Dokumen: a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. b. Perubahan sitem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir. c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. 3. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen a. Keunggulan document flowchart : dapat dengan jelas mempresentasikan aliran proses yang terjadi pada program. b. Kelemahan document flowchart yang paling terlihat: jika program yang dibuat terlalu besar maka document flowchart akan terlihat sangat rumit karena terlalu banyak komponen yang digambarkan. 4. Jenis-Jenis Bagan Alir Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis yaitu: a. Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari suatu sistem. b. Bagan alir dokumen, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. c. Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem tetapi perbedaannya terletak pada digunakannya gambar-gambar komputer dan peralatan yang lain selain penggunaan simbol bagan alir. d. Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan secara rinci langkah- langkah dari program. e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang mengunakan proses dalam suatu prosedur. 5. Simbol-simbol Bagan Alir Tabel 2. Simbol Bagan Alir Dokumen Simbol Nama Penjelasan Simbol Input Output Dokumen Dokumen atau laporan elektronik atau kertas. Output elektronik Informasi ditampikan oleh alat output elektronik seperti terminal, monitor, atau layar. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI