Sistem Penggajian Manual Sistem Penggajian
hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3 Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan
pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian
dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau
pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap
pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari
hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya
tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.
4 Daftar Gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang
karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5 Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini merupakan ringksasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya
dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya
dengan dasar rekap daftar gaji dan daftar upah. 6
Surat Pernyataan Gaji Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai
catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai postingan yang
menjadi beban setiap karyawan. 7
Amplop Gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi
karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8 Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan,
berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Sistem informasi akuntansi penggajian merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan
terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Menurut Mulyadi 2016:319, sistem penggajian
terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1
Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu
masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang harus
ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa
clock card
yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu
time recorder machine
. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan. Bagi
karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur yang terakhir ini umumya bertarif
di atas tarif gaji biasa. 2
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi
mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu
penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji.
3 Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen
yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya ini
dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
4 Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
5 Prosedur Pembayaran Gaji
Fungsi pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembayaran gaji biasanya
dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan. Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa
prosedur pembayaran gaji bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah perusahaan atau organisasi merupakan sebuah prosedur yang dibuat
atau dirancang secara sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan informasi yang akurat.
e. Bagan Alir Sistem Penggajian Manual
Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
mulai
Mencatat jam hadir karyawan
Kartu jam hadir
Membuat daftar hadir
KJH 2
Daftar hadir 1 karyawan
8
DG Bukti kas 1
keluar 2
Kartu Penghasilan
Karyawan
T KJH
1 Daftar hadir 1
karyawan
Membuat Daftar gaji
Membuat Rekap gaji
SPG RPG
Daftar gaji 2
2 1
1
Kartu penghasilan
karyawan
2 1
KJH : Kartu Jam Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji
SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji
T
Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah
Sumber: Mulyadi 2016:325 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan
DG 2
7 Kartu
penghasilan karyawan
SPG RDG
2 2
1 RDG
1 Bukti kas
keluar 2
Daftar gaji 1
9 Membuat
bukti kas keluar
Kartu pengahasilan
karyawan SPG
2 RDG
1 2
1 3
2 Bukti kas
keluar 1
4 Mencatat nomor
cek pada register bukti kas keluar
3 Register bukti
kas keluar
Bagian Utang
Sumber: Mulyadi 2016:326 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan
4 6
Kartu penghasilan
karyawan SPG
RDG 2
2 Kartu
penghasilan karyawan
Daftar gaji 1
SPG RDG
2 3
2 Bukti kas
1 keluar
Daftar gaji 1 3
Bukti kas 1 keluar
Mengisi cek dan memintakan
tanda tangan atas cek
8 dimasukkan
kedalam amplop gaji
bersama dgn pemasukan
uang gaji
7 Menguangkan cek ke
bank memasukkan uang ke amplop gaji
Membayarkan gaji kpd karyawan meminta tanda tangan
atas kartu penghasilan karyawan
Membubuhkan cap lunas pada
bukti dokumen
6
Bagian Keuangan
Sumber: Mulyadi 2016:327 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
5
BKK RDG
Bukti memorial
2 1
1
Kartu biaya
Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan
3 9
RDG BKK
1 RDG
Daftar 2
1 2
Bukti kas 1
keluar
Membuat bukti
memorial Register
cek
BKK RDG
Bukti memorial 2
1 1
selesai
Jurnal umum
5
Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Sumber: Mulyadi 2016:328 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI