4.2 Requirement Management
Pada fase requirement management mempunyai tujuan untuk menentukan kebutuhan proses dalam perancangan enterprise architecture pada Dinas Tata
Kota, Bangunan, dan Permukiman Kota Tangerang Selatan. Dalam fase requirement management dibutuhkan skenario aktivitas yang menckup core
business, proces business, dan issue organisasi. Tetapi, sebelum mengembangkan skenario aktivitas, terlebih dahulu untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan
di DTKBDP.
4.2.1 Kondisi Sistem Berjalan
Pada bagian ini akan menggambarkan sistem yang sedang berjalan dengan rich picture untuk masing-masing aktivitas di DTKBDP, yaitu, permohonan IMB
dan SLF, pembangunan bangunan, proses lelang proyek, manajemen keuangan, sumber daya manusia, inventaris dan perencanaan bisnis strategis.
pemohon
1. Menyerahkan berkas administrasi IMB
sekretariat
Proses Sidang
3. Melakukan proses Sidang 1
Tim survey
4. Melaksanakan pemeriksaan lapangansurvey
5. Mendapat rekomendasi Site plan
TABG
6. Pemeriksaan berkas administrasi
7. Konfirmasi kelengkapan berkas
8. melakukan proses Sidang 2
9. pemeriksaan berkas administrasi 10. Menyerahkan rekomendasi IMB
12. Menyerahkan Surat rekomendasiIMB
Tim panitia SLF Pemerikasaan lapangan
13. Pemeriksaan berkas administrasi SLF
15. Proses pemerikasaan bangunan gedung
17. Memberikan surat rekomendasi SLF
14. Konfirmasi kelengkapan berkas administrasi SLF
Pemerintah Kota
18. Memberikan hasil musrembang
Bag. Keuangan
19. Menyerahkan DPA
Bidang Teknik
20. Menyerahkan daftar proyek
Bidang bangunan
21. Menyerahkan hasil design
Proses Lelang
22. Melaksanakan proses lelang
Kepala Dinas
11. Pengesahan surat rekomendasi IMB
16. Pengesahan surat rekomendasi
SLF
Kontraktor
23. Pembangunan
Sie. Pengawasan Bangunan
Sie. Data dan Informasi
26. Memberikan laporan progress pembangunan
24.Memberikan data progress pembangunan
25. Meminta laporan progress bangunan
2. konfirmasi kelengkapan Berkas administrasi IMB
27. Menyerahkan data inventaris 27a. Menyerahkan data inventaris
28. Menerima Laporan Inventaris
Bagian Rumah Tangga
Subbag. Tata Usaha 29. pencatatan
akuntansi
30. Pengajuan IMB Musrembang
31. Pengajuan Rekomendasi SLF Pemkot
Gambar 4.1 Sistem Berjalan
Pemohon yang ingin membuat sertifikat permohonan IMB dan SLF, datang ke kantor DTKBDP dan mengisi formulir IMB serta menyerahkan berkas-
berkas pengajuan rekomendasi IMB, apabila berkas dianggap sudah lengkap dan memenuhi syarat maka bagian sekretariat akan mengkonfirmasi berkas tersebut,
tetapi apabila berkas belum lengkap berkas akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi. Apabila berkas tersebut sudah lengkap, maka bagian sekretariat
akan melakukan sidang pertama, sidang pertama berisikan tentang kelengkapan berkas IMB.
Setelah selesai melaksanakan sidang, maka tim survey akan melakukan survey pada lokasi yang nantinya akan didirikan bangunan, survey tersebut
menghasilkan site plan dan diberikan kepada pemohon. Setelah itu akan dilakukan proses pemeriksaan berkas administrasi yang diberikan kepada TABG,
setelah dikonfirmasi maka akan dilakukan proses sidang kedua yang merupakan revisi dari kelengkapan berkas pada sidang pertama kemudian diberikan kepada
TABG untuk ditindak lanjuti. Setelah itu memberikan rekomendasi IMB kepada bagian sekretariat dan disahkan oleh kepala dinas kemudian diberikan kepada
pemohon. Setelah rekomendasi IMB diberikan, maka pemohon memberikan berkas administrasi SLF Sertifikat Layak Fungsional, kepada panitia SLF dan
dikonfirmasi kepada pemohon. Dilakukan pemeriksaan bangunan gedung oleh pemeriksa lapangan, disahkan oleh kepala dinas dan panitia SLF memberikan
rekomendasi SLF kepada pemohon. SLF berisi tentang kecocokkan bangunan yang sudah dituliskan pada isi rekomendai IMB sebelumnya.
Pada proses pembangunan atau perbaikan gedung atau sarana dan parasaran pemerintahan atau non pemerintahan, maka pemerintah kota Tangerang
Selatan memberikan hasil musyawarah rembuk bangunan Musrembang yang didapat dari keluhan dari internal pemerintahan atau eksternal dari masyarakat
sekitar tentang sarana dan prasarana didaerah kota TangSel yang harus diperbarui atau dibangun untuk kebutuhan masyarakat atau pemerintah. Setelah hasil
musrembang didapat dan diberikan kepada bagian sekretariat, kemudian pemerintah kota memberikan daftar anggaran DPA kepada bagian keuangan.
DPA tersebut nantinya akan disesuaikan dengan bangunan yang akan dibangun. Pemerintah kota menyerahkan daftar proyek kepada bidang teknik untuk
dibuatkan design sesuai yang diharapkan, kemudian design tersebut diberikan kepada bidang bangunan untuk melaksanakan proses lelang. Apabila kontraktor
sudah sesuai dengan perjanjian dengan DTKBDP, maka kontraktor tersebut bisa langsung mendirikan bangunan sesuai design yang sudah diberikan. Setelah
mendapatkan kontraktor yang sesuai, dan proses pembangunan sedang berjalan, maka bidang bangunanan mengajukan rekomendasi IMB untuk pembangunan
pemerintahan ke sekretariat. Seiring berjalannya proses pembangunan atau bahkan pembangunan
bangunan yang sudah selesai, diperlukan pemeriksaan bangunan secara berkala. Pemeriksaan bangunan dilakukan untuk mengetahui kondisi detail setiap
bangunan, dari kondisi fisik atau kondisi material yang harus diperbaiki. Data progress bangunan dikelola oleh pengawas bangunan dan data tersebut diberikan
kepada sie. Data dan informasi dan diberikan kepada kepala dinas sebagai laporan
progress bangunan didaerah Tangerang Selatan. Setelah progress bangunan selesai, maka bagian sie. Data dan Informasi mengajukan SLF ke sekretariat,
karena SLF berisi tentang kondisi fisik bangunan yang harus disesuaikan dengan isi IMB.
Bagian Subbag. Tata Usaha melakukan pencatatan akuntansi dan membuat laporan periode keuangan kemudian diberikan kepada bagian keuangan.
Pencatatan masih menggunakan ms.office kemudian di print, sehingga terkadang laporan tersebut terselip oleh berkas-berkas lainnya.
1. Flowchart Level 0
Gambar 4.2 Flowchart Sistem berjalan Level 0
Flowchart pada level 0 menggambarkan semua proses grup yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung yang ada pad Dinas Tata Kota, Bangunan, dan
Rekomendasi IMB SLF
Pendataan Hasil
Musrembang Design
Lelang Proyek
Pengecekkan Progress
Bangunan Pembangunan
Keuangan
Inventaris
Permukiman Kota Tangerang Selatan. Proses grup untuk aktivitas utama, yaitu, rekomendasi IMB dan SLF, pendataan hasil musrembang, design, lelang proyek
dan pembangunan. Proses grup untuk aktivitas pendukung adalah keuangan dan inventaris. Pada gambar di atas, terdapat arah dan warna tanda panah yang
menunjukan apakah proses group tersebut saling berkaitan dengan proses group lainnya dengan alur aktivitas searah atau bolak balik.
Pada proses group rekomendasi IMB dan SLF memiliki tanda panah berwarna hitam menuju proses pendataan hasil musrembang, design, lelang
proyek dan sampai pada proses group pengecekkan progress bangunan. Laporan yang dikirim hanya akan menjadi laporan pasif alur aktivitasnya adalah satu arah.
Pada proses group aktivitas pendukung mempunyai panah berwarna merah, yaitu proses group keuangan dan inventaris yang hanya terlibat pada pendataan hasil
musrembang untuk melakukan pencatatan laporan DPA detail pagu anggaran pada setiap proyek yang nantinya di bangun. Sedangkan inventaris hanya untuk
melakukan pencatatan BMN barang milik negara yang digunakan di DTKBDP.
2. Flowchart Level 1
a. Rekomendasi IMB
Kategori