59
a. Bentuk Pelayanan Ketatausahaan Peserta Didik pada saat Penerimaan
Bentuk pelayanan ketatausahaan peserta didik pada tahap penerimaan akan terlihat mengenai apa saja bentuk pelayanan ketatausahaan peserta didik yang
diberikan oleh petugas tata usaha sekolah selama kegiatan penerimaan. Sebelum melihat mengenai bentuk pelayanan ketatausahaan peserta didik maka terlebih
dahulu mengetahui bentuk kegiatan yang dilaksanakan pada saat penerimaan peserta didik. Kepala tata usaha sekolah pada tanggal 28 Mei 2014 mengatakan
bahwa: “Perencanaan itu kegiatan
recruitment
peserta didik baru itu ya mba, namun kegiatan itu sepenuhnya dikelola oleh panitia khusus sehingga TU tidak
memiliki tugas pada perencanaan peserta didik ”. Hal senada juga dikemukakan
oleh petugas tata usaha sekolah pada tanggal 28 Mei 2014 bahwa: “Perencanaan itu berupa penerimaan peserta didik baru tetapi yang bertanggung jawab
sepenuhnya diserahkan kepada panitia yang berasal dari guru danTU ”.
Pelaksanaan penerimaan peserta didik baru menjadi tanggung jawab panitia khusus, namun pada saat penerimaan pelayanan ketatausahaan peserta didik tetap
diberikan oleh petugas tata usaha. Hal tersebut diinformasikan oleh kepala tata usaha sekolah pada tanggal 28 Mei 2014 bahwa:
“TU tidak memiliki tugas pada perenanaan peserta didik, namun berkas pendaftaran tetap disimpan TU apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Setelah
penerimaan peserta didik baru TU bertugas menyediakan data lengkap berdasarkan dengan laporan penerimaan peserta didik baru yang telah
diberikan oleh panitia PPDB. Setelah mendokumentasikan data siswa, TU juga membuatkan Nomor Induk Siswa NIS kepada peserta didik baru yang
ditulis pada buku induk siswa”. Pernyataan serupa disampaikan oleh petugas tata usaha sekolah pada tanggal
28 Mei 2014 bahwa:
60 “Biasanya kalau dari TU hanya membantu untuk promosi sekolah karena itu
ada tugas dari kepanitiaan jika panitia meminta data sekolah sasaran promosi. TU menyediakan data mengenai SMP mana saja yang akan menjadi sasaran
promosi. Setelah penerimaan siswa baru kemudian TU menerima nama-nama siswa yang telah diterima kemudian diolah menjadi data induk siswa atau
istilahnya data priba
di siswa”. Pernyataan tersebut didukung dengan data hasil studi dokumen ketatusahaan
peserta didik di SMK Negeri 2 Sewon. Berdasarkan hasil studi dokumen, berikut ini dokumen yang dikelola oleh tata tata usaha sekolah pada saat penerimaan.
1 Data sasaran promosi sekolah yaitu berisi data Sekolah Menengah Pertama di
wilayah kabupaten Bantul beserta alamat lengkap masing-masing sekolah yang digunakan sebagai lokasi tujuan promosi.
2 Daftar peminat berupa daftar nama calon siswa yang mendaftar di SMK N 2
Sewon. Dafatr tersebut diterima dari hasil laporan penerimaan peserta didik baru yang menunjukkan nama-nama calon peserta didik yang mendaftarkan
diri di SMK N 2 Sewon. 3
Data peserta didik baru berupa data peserta didik yang sudah dinyatakan diterima di SMK N 2 Sewon. Format data tersebut, meliputi:
a Nomor Urut
b Nama
c Nomor Induk Siswa
d Jenis Kelamin
e Tempat, Tanggal Lahir
f Agama
g Alamat
k Nomor Ijazah
l Kelas Diterima
m Tanggal Penerimaan
n Nama Ayah
o Nama Ibu
p Alamat Orang Tua
q Pekerjaan Orang Tua
61 h
Nama Sekolh Asal i
Alamat Sekolah Asal j
Tahun Ijazah r
Nama Wali s
Alamat Wali t
Pekerjaan Wali 4
Data seluruh siswa berisi data seluruh siswa mulai dari kelas X-XII yang dikategorikan berdasarkan kelas dan program keahlian pada setiap tahun
pelajaran. Format data tersebut meliputi Jurusan, Nama Peserta, Nomor Induk Siswa NIS, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir.
5 Data pengajuan beasiswa berisi data identitas peserta didik yang akan
diusulkan sebagai penerima beasiswa. Berikut format data pengajuan beasiswa atau bentuk bantuan lain.
a No Urut
b Kelas
c Nama Siswa
d Tempat Lahir
e Tanggal Lahir
f Nomor Induk Siswa
g Nomor Induk Siswa Nasional
h Kode Kompetensi Keahlian
i Jenis Kelamin
j Nama Sekolah
k Alamat Sekolah
l Jenis Identitas
m Nomor Identitas
n Nama Ibu
o Nama Ayah
p Nomor Kartu Keluarga
q Nomor Kartu Perlindungan
Sosial KPS r
No Kartu Calon Penerima s
Keterangan 6
Laporan pelaksanaan PPDB berupa data dan informasi hasil pelaksanaan PPDB oleh panitia khusus yang dibukukan untuk dipertanggungjawaban di
sekolah dan dikelola TU untuk dilaporkan di Dinas.
62 7
Buku induk siswa berupa berupa data pribadi siswa dan latar belakang pribadi siswa yang dibukukan pada saat peserta didik hendak memulai kegiatan
pembelajaran di sekolah. Buku induk siswa memiliki format penulisan, sebagai berikut:
a Keterangan Tentang Diri Siswa
b Keterangan Tempat Tinggal
c Keterangan Kesehatan
d Keterangan Pendidikan
e Keterangan Tentang Ayah Kandung
f Keterangan Tentang Ibu Kandung
g Keterangan Tentang Wali
h Kegemaran
i Keterangan Perkembangan Siswa
j Keterangan Setelah Selesai
Pendidikan k
Foto Siswa Terbaru 8
Adapun berkas pendaftaran yang dikelola tata usaha berupa ijazah asli SMP sederajat yang disimpan oleh TU sekolah sebagai jaminan bagi siswa selama
yang bersangkutan berada di sekolah tersebut. 9
Blangko presensi merupakan lembar presensi kehadiran siswa yang disiapkan petugas tata usaha sekolah guna diisi oleh guru yang mengajar pada setiap
hari aktif belajar di sekolah. Berdasarkan hasil wawancara dan studi dokumen maka dapat disimpulkan
bahwa pelayanan ketatausahaan yang dilakukan oleh petugas tata usaha sekolah meliputi pelayanan data peserta didik berupa data SMP sasaran promosi sekolah,
data peminat, data siswa baru, data seluruh siswa, data pengajuan beasiswa, serta hal yang berbentuk dokumentasi yaitu buku induk siswa dan laporan pelaksanaan
PPDB. Selain hal yang berupa data dan dokumentasi, terdapat pula pelayanan persuratan berupa ijazah siswa masa SMP sederajat serta blangko kehadiran.
63
b. Bentuk Pelayanan Ketatausahaan Peserta Didik pada saat Pembinaan
Kategori