63
b. Bentuk Pelayanan Ketatausahaan Peserta Didik pada saat Pembinaan
Pada tahap pembinaan, hendaknya terdapat pelayanan ketatausahaan peserta didik yang diberikan oleh petugas tata usaha sekolah untuk menunjang
pelaksanaan pembinaan peserta didik. Sebelum menjabarkan lebih lanjut mengenai bentuk pelayanan ketatausahaan peserta didik tersebut maka perlu
mengetahui terlebih dahulu bentuk kegiatan yang dilaksanakan pada saat pembinaan peserta didik. Pada tanggal 28 Mei 2014, kepala tata usaha sekolah
menuturkan mengenai pembinaan peserta didik bahwa: “Untuk pembinaan peserta didik yang pertama adalah pengenalan lingkungan
kepada siswa melalui kegiatan Masa Orientasi Siswa MOS, namun pada kegiatan MOS dilakukan dan dikelola oleh panitia khusus. Kedua, pembinaan
belajar di kelas namun TU memberikan pelayanan hanya yang berhubungan dengan administrasi aja to mba, kalau untuk Pratik Kerja Industri itu dikelola
oleh guru jurusan masing-masing. Kalau pembinaan disiplin siswa itu menjadi tanggung jawab guru BK. Pembinaan minat bakat itu berupa
kegiatan ekstrakurikuler itu mba tetapi dikelola oleh bidang kesiswaaan
”. Pada tanggal 28 Mei 2014, petugas tata usaha sekolah memberikan
pernyataan yang sama bahwa: “Pembinaan pertama kalau untuk MOS, TU tidak begitu berperan karena itu
justru dari guru atau tim kepanitiaan yang sudah ditunjuk. Kalau untuk pembinaan di kelas, TU menfasilitasi dalam KBM untuk membuatkan daftar
hadir, daftar nilai, dan menyediakan fasilitas untuk kegiatan belajar mengajar, sedangkan kalau Pratik Kerja Industri dikelola oleh guru. Pada pembinaan
mengenai disiplin peserta didik itu yang lebih tahu guru BP. Begitu juga pada pembinaan mina
t bakat siswa dipegang oleh bidang kesiswaan”. Pada tahap pembinaan peserta didik terdapat kegiatan Masa Orientasi Siswa
MOS, pembinaan belajar di kelas dan luar kelas Pratik Kerja Industri, pembinaan disiplin, dan pembinaan minat bakat namun pelaksanaan kegiatan
tersebut bukan menjadi tanggung jawab tata usaha sekolah. Meskipun demikian, tata usaha sekolah memiliki tugas memberikan pelayanan ketatausahaan peserta
64 didik yang menunjang pelaksanaan pembinaan. Hal tersebut dikemukakan oleh
kepala tata usaha sekolah pada tanggal 28 Mei 2014 melalui wawancara bahwa: “Pada kegiatan pembinaan belajar di kelas TU memberikan pelayanan hanya
yang berhubungan dengan administrasi aja to mba, misalnya berbentuk blangko presensi siswa dan blangko-blangko lain yang dibutuhkan siswa.
Kalau untuk Pratik Kerja Industri, TU hanya memberikan layanan persuratan kalau guru meminta maka TU akan membuatkan surat itu. Kalau pembinaan
disiplin siswa TU hanya memberikan bantuan dalam membuatkan surat pemanggilan atau semacamnya jika ada permintaan dari guru BK. Untuk
pengajuan beasiswa itu dilayani oleh TU mulai dari informasi, pengumpulan berkas atau syarat, data siswa yang akan diajukan
”. Pernyataan tersebut dipertegas dengan pernyataan petugas atta usaha sekolah
pada tanggal 28 Mei 2014 yang mengatakan bahwa: “Kalau untuk pembinaan di kelas, TU menfasilitasi dalam KBM untuk
membuatkan daftar hadir, daftar nilai, dan menyediakan fasilitas untuk kegiatan belajar mengajar. Kalau Pratik Kerja Industri itu dikelola oleh guru,
TU hanya memberikan layanan persuratan kalau guru meminta dibuatkan. Pada pembinaan disiplin, TU hanya membantu membuat surat tertentu
berdasarkan dengan keperluan dan kebutuhan. Kita membuatkan hal-hal yang berkaitan dengan persuratan, misalnya BP akan melakukan
home visit
maka TU membuatkan surat sesuai dengan permintaan dari guru BP. Begitu juga
pada pembinaan minat bakat siswa, TU berperan membantu membuat surat tergantung dari permintaan dari pihak yang bersangkutan. Misalnnya akan
ada siswa yang mengikuti perlombaan maka TU akan membuatkan surat rekomendasi atau surat keterangan, jika itu pengajuan personal siswa ya akan
segera kita buatkan tetapi kalau itu dari beberapa siswa maka akan
diakomodasi terlebih dahulu melalui bidang kesiswaan”. Penuturan dari kedua narasumber tersebut diperkuat dengan hasil studi
dokumen ketatausahaan peserta didik pada saat pembinaan peserta didik. Berikut ini dokumen yang dikelola petugas pelayanan ketatausahaan untuk menunjang
kegiatan pembinaan peserta didik di SMK Negeri 2 Sewon. 1
Data penerima beasiswa atau bantuan dana pendidikan berupa daftar semua peserta didik yang menerima beasiswa maupun bantuan dalam bentuk lain
berdasarkan pemberitahuan dari Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
65 Data tersebut berisi data pribadi siswa yang dinyatakan berhak menerima
beasiswa atau bentuk bantuan dana pendidikan yang lain. 2
Data prestasi siswa berupa data pretasi yang telah diraih oleh peserta didik SMK Negeri 2 Sewon baik berupa prestasi akademik maupun nonakademik.
Data prestasi siswa memiliki format data, yaitu: Nama Siswa, Bidang Kejuaraan, Peringkat, dan Tahun Kejuaraan.
3 Blangko pengajuan surat berupa lembaran yang harus diisi oleh peserta didik
manakala yang bersangkutan hendak mengajukan permohonan pembuatan surat. Blangko tersebut memiliki format berikut.
a Nama
b Tempat Tanggal Lahir
c Nomor Induk Siswa atau
Nomor Ujian d
Program Keahlian e
Jenis Surat Keterangan f
Keguanaan Surat g
Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
h Tanda Tangan Pembuat
4 Surat izin kegiatan bagi siswa berupa surat yang berisi pemberian maupun
permohonan izin bagi siswa untuk mengikuti suatu kegiatan kesiswaan, izin bagi siswa untuk tidak mengikuti pembelajaran di kelas karena akan
mengikuti kegiatan perlombambaan maupun permohonan izin melakukan pratik kerja industri.
5 Surat rekomendasi berisi rekomendasi siswa untuk mengikuti suatu kegiatan
selama pembinaan peserta didik misalnya, surat rekomendasi bahwa siswa yang bersangkutan diajukan mewakili sekolah untuk mengikuti pelatihan
keterampilan di tingkat kabupaten.
66 6
Surat keterangan merupakan surat yang berisi keterangan mengenai keadaan peserta didik atau surat yang menyatakan bahwa peserta didik yang
bersangkutan benar-benar sedang atau telah menempuh pendidikan di SMK Negeri 2 Sewon.
7 Surat pemberitahuan berisi pemberitahuan mengenai keadaan siswa atau
untuk kepentingan siswa, misalnya surat pemberitahuan mengenai keadaan disiplin peserta didik sehingga perlu adanya pemberitahuan kepada orang
tuawali untuk melakukan kunjungan ke sekolah atau sebaliknya, pihak sekolah akan melakukan kunjungan ke kediaman orang tua peserta didik.
Berdasarkan data hasil wawancara dan studi dokumen maka bentuk pelayanan ketatausahaan pada saat pembinaan peserta didik, meliputi pelayanan
data berupa data data penerima beasiswa dan data prestasi siswa. selain itu terdapat pelayanan persuratan berupa blangko pengajuan surat, surat izin kegiatan
bagi siswa, surat rekomendasi siswa, surat keterangan siswa, dan surat pemberitahuan. Pada pengajuan beasiswa maka tata usaha sekolah selaku tugas
pelayanan ketatausahaan memberikan pelayanan berupa informasi mengenai persyaratan pengajuan beasiswa.
c. Bentuk Pelayanan Ketatausahaan Peserta Didik pada saat Evaluasi
Kategori