80 data peserta didik berprestasi berasal dari laporan hasil kegiatan lomba oleh
bidang kesiswaan. Biasanya ada permintaan dari dinas sehingga TU akan menyediakan data prestasi”.
Hasil studi dokumen berupa data yang disediakan pada saat pembinaan peserta didik menunjukkan bahwa pelayanan data yang sudah terlaksana berupa
pelayanan daftar penerima beasiswa dan data prestasi peserta didik. Pelayanan bentuk data lain yang berkaitan dengan pembinaan peserta didik belum dapat
dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Berdasarkan hasil pengamatan di lapangan, pelaksanaan pelayanan
ketatausahaan selain berupa pelayanan persuratan dan pelayanan data, terdapat pula pelayanan informasi. Pelaksanaan pelayanan informasi yang dilakukan oleh
petugas tata usaha sekolah sebagaimana ditemukan pada saat observasi menunjukkan bahwa ketika terdapat informasi dari pihak luar yang ditujukan
kepada organsisasi kesiswaan di SMK Negeri 2 Sewon tidak tersampaikan sampai pada batas tanggal kegunaan sehingga informasi tersebut sudah tidak memiliki
nilai guna. Informasi tersebut diketahui oleh peserta didik justru ketika peserta didik berinisiatif untuk bertanya kepada petugas tata usaha setelah mendapat
pemberitahuan dari pihak pengirim.
c. Pelaksanaan Pelayanan Ketatausahaan Peserta Didik pada saat Evaluasi
Belajar
Penelitian pelaksanaan pelayanan ketatausahaan peserta didik pada saat evaluasi belajar bertujuan untuk menggali data mengenai bagaimana pelaksanaan
pelayanan ketatausahaan peserta didik yang dilakukan oleh petugas tata usaha
81 sekolah guna menunjang pelaksanaan evaluasi belajar peserta didik di SMK
Negeri 2 Sewon. Berikut ini dipaparkan data hasil penelitian mengenai pelaksanaan pelayanan ketatatusahaan peserta didik pada saat evaluasi belajar
peserta didik di SMK Negeri 2 Sewon. Pelaksanaan pelayanan ketatausahaan peserta didik pada saat evaluasi belajar
sebagaimana dikatakan oleh kepala tata usaha sekolah pada tanggal 28 Mei 2014 sebagai berikut:
“Pada kegiatan evaluasi siswa, TU lebih pada tugas menyimpan data hasil evaluasi karena jika sewaktu-waktu diperlukan bisa ditemukan di TU. Tugas
kami hanya menyimpan data nilai tersebut setelah diterima dari guru yang bersangkutan kemudian dibukukan dalam buku leger, seperti rekapan rapor
siswa sebenarnya. Terus kalau sebelum evaluasi itu mungkin jika panitia evaluasi membutuhkan data siswa yang akan mengikuti evaluasi bisa
meminta kepada kami maka akan kami berikan. Kalau untuk UNAS itu nanti pihak TU kesiswaan ada petugas khusus yang akan menangani, mengurus
persyaratan, pendataan, dan pengajuan mulai dari tingkat sekolah sampai pada Dinas. Selanjutnya untuk pelaksanaan akan dikelola oleh panitia, baru
kemudian nilai hasil evaluasi siswa dikelola dan disimpan oleh TU termasuk laporan pertanggungjawaban
”. Mengenai pelaksanaan pelayanan ketatausahaan peserta didik pada saat
evaluasi belajar dipaparkan pula oleh petugas tata usaha sekolah pada tanggal 28 Mei 2014 bahwa:
“Pelayanan ketatausahaan peserta didik pada saat evaluasi juga sama dengan yang lainnya terkait dengan penyediaan data siswa. Jika panitia evaluasi
membutuhkan data siswa bisa dimintakan ke TU, TU menyediakan data tersebut namun pada pelaksanaan seluruhnya dikelola oleh panitia yang
bersangkutan. Data peserta evaluasi itu kan sebenarnya berasal dari data siswa juga, kecuali untuk data peserta ujian nasional harus disesuaikan
dengan format ketentuan dari panitia penyelenggara dan dibuat serta diajukan lebih awal untuk pendaftaran. Setelah kegiatan evaluasi sudah selesai, TU
akan menyimpan laporan kegiatan evaluasi untuk dipertanggungjawabkan pada Dinas dan apabila diperlukan kembali maka akan disediakan oleh TU.
TU juga menyimpan nilai hasil evaluasi setiap siswa karena itu kan penting kalau-kalau ada yang kehilangan masih ada arsip
”.
82 Pengamatan studi dokumen berupa data yang disediakan pada saat evaluasi
belajar peserta didik menunjukkan hasil bahwa pelayanan data yang sudah terlaksana berupa pelayanan data peserta evaluasi, daftar normatif peserta ujian
nasional, dan data hasil ujian nasional. Petugas tata usaha sekolah belum melaksanakan pelayanan dalam bentuk data lain yang berkaitan dengan statistik
hasil evaluasi belajar seluruh peserta didik pada jangka waktu tertentu guna melihat laju perkembangan hasil kegiatan belajar peserta didik di SMK Negeri 2
Sewon secara periodik. Berdasarkan hasil observasi lapangan dapat diketahui bahwa nilai hasil
evaluasi belajar peserta didik pada tengah semester maupun akhir semester dikelola oleh guru kelas masing-masing. Tata usaha hanya dapat memberikan
pelayanan nilai peserta didik setiap akhir semester setelah mendapat tindasan nilai rapor siswa dari guru kelas. Kumpulan nilai tersebut yang kemudian dibuat dalam
bentuk buku leger agar mudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali data nilai setiap peserta didik.
Pada pengamatan di lapangan ditemukan pula bahwa laporan hasil kegiatan evaluasi belajar peserta didik dikelola, disimpan, dan disediakan oleh petugas tata
usaha sekolah untuk diberikan pelayanan ketika terdapat permintaan. Sistem penyimpanan dan pemeliharaan terhadap laporan-laporan tersebut kurang baik
sehingga ketika terdapat permintaan pelayanan maka pelayanan terhadap hal tersebut tidak dapat dilaksanakan dengan cekatan karena petugas kesulitan untuk
menemukan kembali laporan pelaksanaan kegiatan evaluasi belajar peserta didik pada tahun-tahun tertentu.
83
d. Pelaksanaan Pelayanan Ketatausahaan Peserta Didik pada saat Mutasi
