Lampiran 1. Materi Pembelajaran KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. PENGERTIAN KARAKTERISTIK
Secara umum istilah ‘karakter’ sering disamakan dengan ‘temperamen, tabiat, watak, atau akhlak’. Istilah karakteristik berasal dari bahasa Inggris
‘characteristic’ yang berarti ‘mengandung sifat khas’. Karakteristik adalah suatu
sifat yang khas atau ciri yang melekat pada seseorang atau suatu objek. Objek di
sini bisa berarti apa saja, benda mati atau pun makhluk hidup.
B. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
1. Adanya Sekelompok Orang
Apabila tidak ada sekelompok orang maka tujuan administrasi tidak akan tercapai.
2. Adanya Kerja Sama
Kerja sama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang yang menimbulkan akibat yang
tidak akan terjadi jika dilakukan sendirian. Jadi kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. Dalam melakukan
pekerjaan kantor pun demikian, harus ada kerja sama. Jika salah satu pihak tidak mau bekerja sama, tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.
3. Adanya ProsesUsaha yang Berkesinambungan
Unsur administrasi meliputi organisasi-organisasi, manajemen, komunikasi, keuangan, perbekalan, personalia, dan lainnya. Unsur-unsur tersebut saling
berkaitan satu sama lain, bahkan seringkali semuanya dilaksanakan secara bersamaan. Urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat berubah-
ubah, bergantung pada orang dan corak kerja sama. Peranan yang dititikberatkan dari suatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerja sama.
Jika rangkaian ini berputar, artinya sedang berlangsung sebuah kegiatan.
4. Adanya Pembagian Tugas
Pembagian peran yang berbeda berguna untuk menutupi kekurangan yang ada pada tiap individu. Antara pegawai yang satu dan yang lain mempunyai
peran yang berbeda dan harus saling mendukung. Pegawai yang menguasai komputer akan banyak bekerja di bidang komputer, seperti bagian data.
Sementara itu, pegawai yang menguasai bidang keuangan akan mengurusi bidang keuangan. Pembagian peran yang berbeda akan bersinergi satu
dengan yang lainnya untuk saling mendukung dan melengkapi sehingga kekurangan pada setiap individu akan ditutupi oleh individu lain.
5. Adanya Bimbingan, Kepemimpinan, dan Pengawasan
Pemimpin akan memberikan arahan kepada pegawai termasuk melakukan pembinaan, pemberian motivasi, serta pengawasan agar mereka tetap
bekerja sesuai dengan tugas pokok mereka. Jadi, mereka tidak melenceng dari jalan yang sudah diarahkan dan dapat bekerja dengan sungguh-sungguh
untuk mencapai suatu tujuan.
6. Adanya Tujuan
Tujuan adalah cita-cita yang hendak diraih oleh suatu organisasi. Tugas untuk mencapai tujuan organisasi dibebankan kepada pimpinananajer
dibantu oleh karyawan yang lain.
C. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional tugas- tugas pokok kantor dalam mencapai tujuan organisasi.
Contoh lain dari bentuk karakteristik administrasi perkantoran bersifat peayanan adalah sebagai berikut.
a. Tugas utama guru adalah memberikan pendidikan dan pengajara
kepada siswa dengan tingkatan siswa. Namun, dalam menjalankan tugasnya, guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan,
seperti mencatat kemajuan belajar siswa atau menyiapkan rapor. b.
Petugas perpustakaan mencatat siswa yang meminjam buku di perpustakaan.
c. Teller bank mendata orang yang menabung di bank.
d. Sekretaris membantu atasan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan
atasan.
2. Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Artinya, pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam
suatu organisasi tidak hanya terbatas di kantor gedung, tetapi juga di luar kantor di luar gedung.
Berikut ini adalah beberapa contoh dari karakteristik administrasi bersifat terbuka dan luas.
Kategori