Menurut Montana dan Greene dalam Purwanto 2003, ada beberapa keterbatasan komunikasi formal diantaranya:
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah Downward Communications
Secara sederhana, transformasi informasi dari pimpinan dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke
bawah top-down atau downward communications. Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan tersebut, umumnya terkait
dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi dari atas ke
bawah memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang
ada di level bawah Purwanto, 2003. Berdasarkan Gambar 2, komunikasi dari atas ke bawah
tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara
supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah
dapat berbentuk tulisan, seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk
karyawan, maupun bulletin. Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto 2003, komunikasi
dari atas kebawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu: 1 Untuk memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu.
2 Untuk memberikan informasi, mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3 Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.
4 Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5 Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan
yang ingin dicapai.
Gambar 2. Pola komunikasi dari Atas ke Bawah Purwanto, 2003 Menurut Dennis dalam Mulyana 2000, komunikasi ke
bawah ialah diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati ”rantai perintah”. Ada beberapa
saluran komunikasi ke bawah, yaitu: 1 Memo interorganisasi
2 Rapat 3 Tatap muka dengan bawahan
4 Faks 5 Surat eletronik
Adapun Dahle dalam Mulyana 2000 mengemukakan bahwa urutan saluran menurut tingkat keefektifannya yaitu:
1 Kombinasi lisan dan tulisan 2 Lisan
3 Tulisan 4 Papan pengumuman
5 Selentingan Dengan kata lain, untuk menyampaikan informasi kepada
para pegawai dengan tepat, kombinasi saluran tulisan dan lisan memberi hasil terbaik. Mengirimkan pesan yang sama melalui lebih
Manajer Umum
Manajer Produksi
Bagian Pabrik
Bagian Penelitian
K a r y a w a n Manajer
Pemasaran
Bagian Penjualan
Bagian Promosi
dari satu saluran terasa berlebihan. Hal ini dapat membantu, tidak hanya menyampaikan pesan, tetapi juga dalam memastikan bahwa
pesan tersebut akan diingat Mulyana, 2000.
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas Upward Communications