24 Selai itu, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber
penelitian, oleh karena itu arsip sekolah harus dikelola dengan baik melalui sistem: 1 masalah, 2 abjad, 3 tanggal, dan 4 wilayah. Hal ini dimaksudkan agar arsip dapat
ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat
Mengingat fungsi surat sebagaimana dijelaskan diatas maka dalam menulis surat harus memperhatikan pemilihan bahasa yang digunakan, yaitu; 1 Mengunakan
bahasa baku dan efektif, 2 Menggunakan kata-kata yang minim, 3 Kata dan kalimat yang digunakan harus sederhana, dan umum.
Prinsip-prinsip administrasi kearsipan: 1 Legalitas, 2 Efisiensi, 3 Pembakuan, 4 Pertanggungjawaban, 5 Keterkaitan, 6 Ketepatan, 7 Keamanan, 8 Ketelitian, 9
Kejelasan, dan 10 Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi.
Untuk penyusunan dan penyimpanan pengarsipan surat yang baik, maka kepala sekolah harus menyusun dan mengarsipkan surat- surat tersebut secara manual dan
elektriktonik.
2. Administrasi Kepegawaian
Kepegawaian Pendidikan yang disebut juga pendidik dan Tenaga Kependidikan PTK adalah petugas yang membidangi edukatif dan non edukatif ketata usahaan
Personel bidang edukatif ialah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar mengajar, yaitu guru konselor dan guru konseling BK, sedangkan yang
termasuk di dalam kelompok personal bidang non edukatif, adalah petugas tenaga administrasi sekolah dan petugas layanan khusus.
Tenaga pendidik, berdasarkan UU Nomor 20 Tahun 2003 adalah tenaga yang memiliki kompetensi sesuai dengan bidang keahliannya dan ditugaskan untuk
mengajarsebagai guru baca juga Permendiknas Nomor 13 dan 16 Tahun 2007. Sedangkan tenaga kependidikan adalah tenaga yang memiliki komptensi sesuai
dengan bidang keahliannya yang ditugaskan untuk mendukung pelaksanaan pembelajaran di sekolah. Tenaga kependidikan meliputi: 1 pustakawan baca juga
Permnendiknas Nomor 25 Tahun 2008, 2 tenaga administrasi baca juga permendiknas Nomor 24 Tahun 2007 , 3 laboran baca juga Permendiknas Nomor
26 Tahun 2008 , dan 4 tenaga khusus baca juga Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008. Tenaga pendidik dan kependidikan bertugas: menyelenggarakan kegiatan
mengajar, melatih, meneliti, mengembangkan, mengelola, danatau memberikan pelayanan teknis dalam bidang pendidikan.
Tujuan administrasi kepegawaian adalah: 1 untuk menghitung ketersediaan jumlah tenaga berdasarkan jumlah rombongan belajar pada tiap-tiap kelas, sehingga tidak
terjadi overload jam pembelajaran, 2 untuk digunakan sebagai dasar perencanaan penambahan dan pengembangan tenaga.
Khusus untuk tenaga pendidik, administrasi juga mencatat: 1 distribusi tugas mengajar, dan 2 beban jam pembelajaran pada tiap semester.
Administrasi Kepegawaian antara lain meliputi: 1 inventarisasi pegawai; 2 pengusulan formasi pegawai; 3 Pengusulan pengangkatan, kenaikan tingkat,
Pelaksanaan Supervisi Manajerial
25 kenaikan berkala, dan mutasi; 4 mengatur usaha kesejahteraan; 5 mengatur
pembagian tugas. Adminsitrasi Pendidik dan Tenaga Kependidikan meliputi kegiatan pencatatan tentang:
a. Ketersedian tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, yang meliputi:1 jumlah keseluruhan tenaga pendidik,dan b jumlah tenaga pendidik pada setiap tahun,
dan c distribusi bidang keahliannnya. b. Identitas pendidik dan tenaga kependidikan, yang meliputi: a jenis kelamin, b
umur tempat
tanggal lahir,
c latar
belakang pendidikan,
d kepangkatangolongan ruang tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, e
masa kerja tenaga pendidik dan kependidikan terhitung mulai TMT terhitung mulai tanggal berdasarkan Surat Keputusan.
c. Status tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, yang meliputi: status pegawai tetaphonorerdiperbantukan.
3. Administrasi Sarana Prasarana
Sarana ada Prasarana adalah semua benda bergerak maupun yang tidak bergerak, yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses pembelajaran baik
secara langsung maupun tidak langsung. Kegiatan dalam Administrasi Sarana dan Prasarana meliputi:
a. Perencanaan kebutuhan melalui: penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan
sarana didasarkan atas pertimbangan bahwa: kebutuhan sekolah semakin meningkat, pengganti barang-barang yang rusak, dihapuskan, atau hilang, untuk
persediaan barang
b. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan meliputi; kegiatan untuk meghadirkan sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka menunjang
pelaksanaan tugas-tugas sekolah. Pengadaan tersebut dapat dilaksanakan dengan cara: 1 pembelian, 2 buatan sendiri, 3 penerimaan hibah atau
bantuan, 4 penyewaan, 5 pinjaman, 6 mendaur ulang.
c. Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan meliputi; penyimpanan adalah kegiatan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan persediaan prasarana
dan sarana di dalam ruang penyimpanangudang. d. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi; Inventarisasi adalah
kegiatan melaksanakan
pengurusan, penyelenggaraan,
pengaturan dan
pencatatan barang-barang yang menjadi milik sekolah menengah kedalam daftar inventaris barang.
e. Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan meiputi; pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang,
sehingga barang tersebut dalam kondisi baik dan siap pakai. Pemeliharaan berbeda dengan rehabilitasi. Rehabilitasi adalah perbaikan berskala besar dan
dilakukan pada waktu tertentu saja.
f. Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan meliputi; penghapusan adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik negaradaerah dari daftar inventaris
karena barang itu dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu
mahal.
26 g. Pengawasan sarana dan prasarana meliputi; kegiatan pengamatan,
pemerikasaan dan penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah untuk menghindari penyimpangan, penggelapan
atau penyalahgunaan.
4. Administrasi Keuangan
Komponen keuangan sekolah merupakan ketatausahaan dan tindakan keuangan meliputi pencatatan data, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan pertanggung
jawaban keuangan. Keuangan merupakan faktor penting untuk melakukan kegiatan. Hal ini sukar sekali dibayangkan pelaksanaan kegiatan tersebut tanpa uang. Namun
dibalik itu, mengadakan uang untuk melaksanakan kegiatan itupun tidak mudah. Oleh karena itu pengadministrasian keuangan sangat urgen untuk efektifitas dan efesiensi.
Adapun tugas bagian keuangan meliputi : a. Perencanaan RKAS yang mengakomodir 8 SNP
b. Pelaksanaan anggaran dan pertanggung jawaban keuangan yang dituangkan
dalam buku kas umum, khusus, buku pembantu buku harian c. Mengadministrasikan Bantuan Operasional Sekolah BOS
5. Supervisi Sekolah
Supervisi sekolah yang dimaksud di sini difokuskan pada penyusunan administrasi kurikulum, program supervisi, EDS dalam ketercapaian 8 SNP instrumen yang
sudah berlaku, dan KTSP komponen KTSP terdapat dalam Permendikbud nomor 61 tahun 2014 tentang Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan pada Pendidikan Dasar
dan Pendidikan Menengah. a. Administrasi Kurikulum meliputi penyusunan program bidang kurikulum, dimulai
dari pembentukan Tim Pengembang Sekolah TPS yang melibatkan kepala sekolah perwakilan guru dari setiap mata pelajaran, guru BK, komite sekolah,
nara sumber terkait, dan stakeholders yang lain yang peduli terhadap pendidikan dengan sasarannya adalah pelaksanaan EDS menggunakan instrument yang
berlaku, kemudian penyusunan Tim Pengembang kurikulum TPK yang melibatkan kepala sekolah perwakilan guru dari setiap mata pelajaran, guru BK,
komite sekolah, nara sumber terkait, dan stakeholders yang lain yang peduli terhadap pendidikan dengan sasarannya adalah penyusunan KTSP yang baik
melalui tahapan review, revisi, finalisasi dan pengesahan oleh pejabat.
b. Program Supervisi yang meliputi: Perencanaan. Pelaksanaan, Evaluasi dan tindak lanjut
D. Aktivitas Pembelajaran
Setelah Saudara membaca dan mencermati materi tadi, silahkan Saudara melakukan kegiatan-kegiatan di bawah ini dengan berbagai metode yang digunakan seperti curah
pendapat brainstorming, FGD Focus Group Discussion, studi kasus, praktik menyusun RPM untuk pembinaan kepala sekolah dalam penyusunan adminstrasi
sekolah, dan lain-lain.
