5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan
Jawatankuasa
Urus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemas kini templat mesej, tambah ahli ke dalam
jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa
MyMesyuarat.
5.1 Menguruskan Jawatankuasa
Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan
mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa.
5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa
Urus Setia hanya dibenarkan untuk menambah sub-jawatankuasa. Langkah untuk menambah sub-jawatankuasa adalah klik pada ikon “cipta” pada nama jawatankuasa
yang ingin ditambah sub-jawatankuasa tersebut.
Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa
Rajah 5.2: Paparan untuk menambah sub-jawatankuasa
41
Ruang Penerangan
Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada
laporan dan minit. Nama Ringkas
Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia
juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat. •
Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak.
Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan
menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. contoh:
Bil 1 Tahun 2008
Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam
jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini:
• committeeshort : akan digantikan dengan
nama ringkas jawatankuasa •
committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa
Format paparan jadual pada laporan maklumbalas
Urus Setia boleh menetapkan laporan maklum balas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan
latar belakang berselang putih dan biru, latar belakang putih atau latar belakang biru.
Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang
dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia.
• Terhad – Data tidak dienkrip encrypt. Semua
ahli boleh melihat dokumen tersebut. •
Sulit – Data dienkrip encrypt. Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di
dalam jawatankuasa tersebut. •
Rahsia - Data dienkrip encrypt. Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di
dalam jawatankuasa tersebut. Perkara yang dibincangkan di
dalam mesyuarat Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi
ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat
mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas
Klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa
tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan
setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia.
42
5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa
