8 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Selepas
Mesyuarat
Apabila mesyuarat telah berakhir, Urus Setia perlu mengisi semua keputusan yang di buat di dalam mesyuarat dan seterusnya menyemak isi kandungan minit sebelum minit dihantar
kepada pengerusi untuk Kelulusan Edaran Minit. Setelah diluluskan, minit tersebut akan diedarkan kepada semua ahli.
8.1 Menambah minit serta butiran di dalamnya
Terdapat dua fungsi yang berbeza untuk menambah minit mesyuarat iaitu Jana Templat Minit Default dan Salin Minit Mesyuarat Lalu.
8.1.1 Jana Templat Minit Default
Templat minit mesyuarat dijana dari data yang terdapat di Agenda semasa menambah mesyuarat mengikut format Tetap atau Bebas yang dipilih oleh pengguna.
Rajah 8.1: Agenda
Langkah-langkah menjana Templat Minit Default :
1. Setelah mesyuarat dicipta, klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta
tersebut. Contoh : Bil. 3 Tahun 2013
75 1
2. Klik pada pautan “Tambah minit”.
3. Klik pada pautan “Jana templat minit default”.
4. Klik “OK”. Format minit akan dijanakan mengikut pilihan format tetap yang telah
dipilih semasa proses menambah mesyuarat baru.
8.1.2 Salin Minit Mesyuarat Lalu
Fungsi Salin Minit Mesyuarat Lalu adalah bertujuan untuk memudahkan pengguna menyalin kandungan minit dari minit mesyuarat yang lepas. Pengguna perlu memastikan
minit yang terdahulu mengandungi maklumat yang ingin disalin.
76 2
3
4
Langkah-langkah Salin Minit Mesyuarat Lalu :
1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa. Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat
2. Klik pautan tab menu “Mesyuarat”.
3. Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru”.
4. Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih ahli mesyuarat yang ingin di jemput
serta tetapkan peranan setiap ahli mesyuarat. 5.
Klik butang “Simpan”.
6. Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau “Hantar Email SMS
Jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”.
7. Setelah mesyuarat dicipta, klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta
tersebut. Contoh : Bil. 4 Tahun 2013
77 2
3
7 1
8. Klik pada pautan “Tambah minit”.
9. Klik pada pautan “Salin minit mesyuarat lalu”.
10. Klik “OK”.
11. Klik butang “Teruskan”.
12. Klik “Paparan Minit” untuk melihat minit yang telah disalin.
78 8
10 9
11
12
8.1.3 Tambah Butiran Langkah-langkah menambah butiran :
