Jadual di bawah kalendar pula merupakan dashboard pengguna bagi memastikan pengguna lebih prihatin terhadap mesyuarat-mesyuarat yang akan datang dan tarikh akhir
status yang perlu dikemas kini oleh mereka.
9.2.1 Melihat Minit yang Lalu
Ahli dan Pengerusi boleh melihat minit mesyuarat yang lepas.
Langkah-langkah melihat minit mesyuarat yang lalu :
1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah disenaraikan pada skrin utama
jawatankuasa. Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat
2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”.
3. Klik pada pautan “Minit” pada kolum Minit atau klik pada pautan “Lihat” pada
kolum Laporan untuk melihat laporan maklum balas.
Terdapat juga Urus Setia yang menyediakan lampiran untuk rujukan semasa mesyuarat. Lampiran tersebut boleh dimuat turun dengan membuka laman maklumat mesyuarat dan
klik pada pautan nama dokumen yang telah dimuat naik oleh Urus Setia pada tajuk “Agenda”, “Minit”, “Fail-fail pembentangan”.
Rajah 9.4: Paparan pautan untuk memuat turun lampiran mesyuarat
91 1
2
3
9.2.2 Melihat Keputusan
Untuk melihat keputusan mesyuarat yang telah diambil pada mesyuarat yang lepas, klik pada pautan nombor mesyuarat lalu yang terdapat pada menu di atas laman maklumat
mesyuarat. Senarai keputusan mesyuarat akan dipaparkan pada sebelah kiri laman dengan fungsi carian terletak di sebelah atas.
Kotak carian tersebut digunakan untuk mencari keputusan berdasarkan kriteria carian. Kriteria carian boleh mewakili projek, tindakan oleh kumpulan, tindakan oleh individu.
Setiap keputusan yang memenuhi kriteria tersebut akan dipaparkan.
Rajah 9.5: Paparan keputusan mesyuarat pada laman maklumat mesyuarat
9.2.3 Buku Alamat
Buku alamat akan menyimpan maklumat ahli jawatankuasa seperti alamat emel, alamat dan nombor telefon. Untuk melihat buku alamat, klik jawatankuasa dan klik “Buku alamat”
pada tab bar di atas skrin. Ahli dan kumpulan di dalam jawatankuasa akan dipaparkan dalam satu skrin bermuka
surat. Untuk melihat maklumat ahli atau kumpulan, klik pada nama mereka.
92
Rajah 9.6: Senarai ahli di dalam buku alamat Apabila pautan emel diklik, sistem akan memaparkan tetingkap untuk mencipta emel yang
perlu dihantar.
Rajah 9.7: Tetingkap untuk penghantaran emel secara terus kepada ahli tersebut
9.2.4 Fail Arkib
