2. Kotak mesej pengesahan akan di paparkan. Klik butang “Ok” untuk meneruskan
proses. Keputusan yang telah di tambah ke dalam minit akan mempunyai tanda pada laman keputusan.
8.2 Hantar Minit Untuk Pengesahan
Selepas semua keputusan telah dimasukkan ke dalam minit, Urus Setia perlu menyemak setiap item sebelum dihantar kepada pengerusi untuk kelulusan edaran minit.
8.2.1 Memohon Pengesahan
Setelah semua keputusan ditambah ke dalam minit untuk pengesahan, satu pautan “Kelulusan edaran minit” akan wujud di atas paparan skrin maklumat mesyuarat. Klik
pada pautan tersebut untuk menghantar notifikasi kepada pengerusi dan status minit adalah “Deraf”.
Selepas Urus Setia mengklik pautan “Kelulusan edaran minit”, sistem akan memaparkan laman “Kelulusan edaran minit”. Laman ini menunjukkan paparan templat emel yang
akan dihantar kepada pengerusi.
Apabila butang “Hantar” diklik, notifikasi emel akan dihantar kepada pengerusi dan akan dipaparkan pada panel “Tugas” apabila pengerusi log masuk ke dalam sistem
MyMesyuarat dengan menggunakan akaun mereka. Minit mesyuarat hanya akan di edarkan kepada setiap ahli apabila minit telah diluluskan oleh pengerusi.
Rajah 8.3: Kelulusan edaran minit
8.3 Meminta Maklum balas Ahli
Ahli hanya boleh memberi maklum balas terhadap keputusan apabila Pengerusi telah meluluskan edaran minit.
83 2
Langkah-langkah memohon Maklum balas Ahli :
1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa. Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat
2. Klik pautan tab menu “Mesyuarat”.
3. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah di cipta tersebut. Contoh : Bil. 3
Tahun 2013
4. Pada skrin maklumat mesyuarat, klik pada pautan “Pohon maklum balas”.
Sistem akan menghantar email notifikasi kepada ahli mesyuarat yang terlibat untuk memberi maklum balas.
84 1
2
3
4
8.4 Edaran Minit
Minit mesyuarat akan diedarkan kepada semua ahli mesyuarat bagi membolehkan ahli mesyuarat mengenalpasti tindakan yang perlu dilaksanakan selepas mesyuarat.
Langkah-langkah mengedar Minit Mesyuarat:
1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah disenaraikan pada skrin utama
jawatankuasa. Contoh : _Bahagian Pengurusan Sumber Maklumat
2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”.
3. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang ingin diedarkan minit . Contoh : Bil 3
Tahun 2013
4. Klik pautan “Edar minit mesyuarat”.
Pautan ini akan wujud apabila Pengerusi telah meluluskan minit mesyuarat
85 1
2
3
4
5. Email notifikasi tentang edaran minit akan dihantar kepada setiap ahli mesyuarat
apabila butang “Hantar” diklik.
8.5 Memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya
Setelah minit mesyuarat disahkan di dalam mesyuarat bilangan seterusnya, minit tersebut akan ditukarkan ke format PDF dan seterusnya dimuat naik ke dalam minit mesyuarat
bilangan tersebut. Contohnya, fail minit mesyuarat Bil 3 Tahun 2013 akan dimuat naik ke dalam minit mesyuarat Bil 4 Tahun 2013.
Langkah-langkah memuat naik fail minit yang telah diSAHkan dalam minit mesyuarat seterusnya :
1. Cipta mesyuarat bilangan seterusnya. Contoh : Bil 4 Tahun 2013. Kemudian, klik
pada pautan bilangan mesyuarat tersebut.
86 5
1
2. Klik pada pautan “Tambah minit”.
3. Klik pada pautan “Jana templat minit default”.
4. Klik pada pautan “Tambah Butiran” pada sub-tajuk PENGESAHAN MINIT
MESYUARAT.
87 2
3
4
5. Klik butang “Browse” di ruangan Fail Sokongan dan muat naik minit berformat PDF.
6. Klik butang “Simpan”.
7. Setelah minit selesai dikemas kini, klik butang “Teruskan”.
Minit mesyuarat yang lepas akan disahkan oleh pengerusi dalam mesyuarat bilangan seterusnya dan minit tersebut perlu disimpan dalam format PDF.
88 5
6
7
9 Menggunakan MyMesyuarat: Ahli Pengerusi
9.1 Persediaan Mesyuarat
