Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa Menghapuskan Ahli Membuka Akaun yang Telah Disekat

5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Secara Pukal” untuk menambah ahli baru secara pukal ke dalam jawatankuasa mengikut KementerianAgensi mereka. Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa Pengguna boleh mencari ahli berdasarkan KementerianAgensiJawatankuasa mereka dengan memilih kategori pada drop down menu dan memasukkan nama KementerianAgensiJawatankuasa pada field yang disediakan di bawah drop down menu tersebut. Setelah memasukkan nama KementerianAgensiJawatankuasa, klik pada pautan “Paparkan Ahli yang Berkenaan”. Senarai nama ahli beserta peranan mereka akan dipaparkan mengikut KementerianAgensiJawatankuasa yang telah dipilih. Pilih ahli yang ingin dimasukkan ke dalam Jawatankuasa dan tetapkan peranan mereka.

5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa

Urus Setia adalah seseorang yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan jawatankuasa dan mesyuarat yang bakal berlangsung di dalam jawatankuasa. Untuk menetapkan ahli sebagai Urus Setia di dalam Jawatankuasa, klik pada ikon “Ahli” pada nama Jawatankuasa yang ingin ditetapkan Urus Setia. Klik pada pautan “Tambah Ahli Baru”. Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta berserta ikon ahli

5.2.1.3 Mengemas kini Ahli

Klik ikon “Kemas kini” pada laman Buku Alamat untuk mengemas kini profil pengguna. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai ahli yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem. 46 Maklumat ahli boleh dilihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli diklik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.: Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli berserta jawatankuasa yang terlibat

5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan

Kekananan adalah amat penting di dalam penjanaan senarai kehadiran minit mesyuarat. Untuk menyusun kekananan ahli, klik pada ikon “Ahli-ahli” pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan laman “Buku Alamat” di mana terdapat senarai ahli untuk Jawatankuasa tersebut. Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa 47 Urus Setia hanya boleh menguruskan ahli di dalam jawatankuasa yang mereka terlibat sahaja, maka mereka hanya boleh mengubah peranan ahli di dalam jawatankuasa mereka sahaja. Klik pada pautan “Susun Ahli” untuk menyusun kekananan ahli. Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli Klik pada nama ahli dan tarik nama tersebut pada kedudukan yang baru. Atau dalam kata lain, susun ahli di bawah menggunakan kaedah drag drop.

5.2.1.4 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapus” di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli. Rajah 5.10: Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa

5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat

Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka. Jika akaun ahli telah disekat, akan terdapat satu ikon “Set semula kata laluan” akan 48 dipaparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula akaun ahli yang telah disekat. Rajah 5.11: Set semula kata laluan Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kata laluan untuk nama ahli telah diset semula”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

5.2.2 Menguruskan Kumpulan

Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang dari mana ahli tersebut berasal ahli yang berlainan bahagian akan dikumpulkan menjadi sebuah kumpulan. Kumpulan juga mungkin dibezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. Contoh: A, C, DG dan lain-lain Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu: • Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut. • Keputusan juga boleh ditetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut. Rajah 5.12: Senarai kumpulan berserta ahli di dalam kumpulan tersebut 49