Jawatankuasa Menguruskan Tugasan Jawatankuasa

Pautan tersebut hanya boleh digunakan sekali. Jika anda ingin mencipta kata laluan baru, anda boleh klik pautan “Lupa kata laluan” pada laman log masuk kembali untuk mencipta semula. Memandangkan kata laluan anda dihantar melalui emel dan emel adalah tidak selamat untuk menyimpan kata laluan, adalah dinasihatkan bahawa anda perlu menukar kata laluan yang diterima secepat mungkin sebagai langkah keselamatan. Jika emel anda sudah ditukar, anda perlu menghubungi Super Administrator untuk menetapkan semula kata laluan anda. Skrin di bawah akan dipaparkan apabila anda klik pautan “Lupa ID pengguna” pada skrin log masuk: Rajah 4.9: Lupa ID pengguna? Apabila anda memasukkan emel anda, MyMesyuarat akan menghantar ID pengguna yang boleh anda gunakan untuk mengakses sistem.

4.4 Jawatankuasa

Skrin “Jawatankuasa” di bawah akan dipaparkan selepas log masuk ke MyMesyuarat berjaya. Skrin jawatankuasa akan memaparkan semua jawatankuasa yang terlibat oleh pengguna tersebut: Rajah 4.10: Skrin jawatankuasa akan memaparkan hanya jawatankuasa yang anda terlibat Bilangan ikon yang dipaparkan adalah bergantung kepada peranan pengguna yang log masuk ke dalam sistem. Rajah di atas merupakan paparan log masuk bagi Urus Setia. Ahli dan Pengerusi hanya boleh melihat ikon buku alamat untuk setiap jawatankuasa yang mereka terlibat. Terdapat juga panel “Tugas” di mana ia akan memaparkan semua notifikasi penting yang perlu diambil perhatian oleh pengguna. 37 Nota : Kata laluan yang telah ditetapkan oleh Super Administrator adalah sama dengan ID pengguna anda. Rajah 4.11: Panel tugas Fungsi carian perkataan adalah fungsi berguna di mana ia boleh mencari dokumen yang berkaitan dengan keputusan, status, projek, nama fail dan nama mesyuarat mengikut perkataan yang dicari. Sebagai contoh jika perkataan “agen” ditaip sistem akan memaparkan senarai hasil seperti di bawah: Rajah 4.12: Fungsi carian Apabila pautan hasil carian tersebut diklik, sistem akan memaparkan laman yang berkaitan dengan hasil carian.

4.5 Profil

Mana-mana pengguna tanpa mengira peranan yang diberikan, dapat menguruskan profil mereka sendiri. Mereka boleh mengemas kini dan menukar kata laluan akaun.

4.5.1 Mengemas kini Profil

Klik pada pautan label nama ID pengguna. Sistem akan memaparkan skrin kemas kini profil. 38 Rajah 4.13: Kemas kini profil Ruang Penerangan ID Pengguna ID pengguna yang digunakan semasa log masuk Gelaran Gelaran anda Nama Nama anda Nombor IC Nombor IC anda Jawatan Jawatan anda SeksyenBahagian SeksyenBahagian anda KementerianAgensi KementerianAgensi anda Skim perkhidmatan Skim perkhidmatan anda Gred Gred anda Emel Emel anda Cc Emel Cc Emel anda Alamat Alamat anda Telefon Nombor Telefon anda Faks Nombor Faks anda Mobil Nombor Mobil anda Telco Telco yang anda gunakan Kemas kini profil anda. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat anda. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan semula skrin “Jawatankuasa”. 4.5.2 Menukar Kata Laluan Pada skrin “Kemas kini Profil”, klik pada pautan “Tukar kata laluan”. Sistem akan memaparkan skrin untuk mengemas kini kata laluan. 39 Rajah 4.14: Tukar kata laluan Ruang Penerangan Kata laluan lama Kata laluan lama anda Kata laluan baru Kata laluan baru pilihan anda Sahkan kata laluan Sahkan kata laluan baru Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod sistem akan memaparkan skrin “Kemas kini Profil” kembali. 40 5 Menggunakan MyMesyuarat: Urus Setia Membuat Penetapan Jawatankuasa Urus Setia bertanggungjawab dalam menguruskan jawatankuasa. Di dalam MyMesyuarat, Urus Setia dibenarkan untuk mengemas kini templat mesej, tambah ahli ke dalam jawatankuasa, menentukan senarai semakan tugas jawatankuasa dan menguruskan kebenaran untuk ahli. Aktiviti ini biasanya dilakukan semasa tetapan jawatankuasa MyMesyuarat.

5.1 Menguruskan Jawatankuasa

Jawatankuasa dan Urus Setia mereka telah dicipta semasa proses pemasangan MyMesyuarat. Urus Setia tersebut mempunyai akses terhadap jawatankuasa mereka dan mereka juga boleh mula menguruskan jawatankuasa tersebut. Ini termasuk menetapkan templat asal dan juga menambah ahli ke dalam jawatankuasa.

5.1.1 Menambah Sub-Jawatankuasa

Urus Setia hanya dibenarkan untuk menambah sub-jawatankuasa. Langkah untuk menambah sub-jawatankuasa adalah klik pada ikon “cipta” pada nama jawatankuasa yang ingin ditambah sub-jawatankuasa tersebut. Rajah 5.1: Ikon untuk menambah sub-jawatankuasa Rajah 5.2: Paparan untuk menambah sub-jawatankuasa 41 Ruang Penerangan Nama Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan pada laporan dan minit. Nama Ringkas Nama jawatankuasa yang akan dipaparkan apabila terdapat pilihan yang perlu dibuat pada borang dan ia juga bertindak sebagai URL MyMesyuarat. • Nama ringkas yang dimasukkan hendaklah tidak mempunyai jarak. Templat bilangan mesyuarat Merupakan templat tetap MyMesyuarat yang akan menjanakan bilangan jawatankuasa pada mesyuarat akan datang di dalam jawatankuasa tersebut. contoh: Bil 1 Tahun 2008 Templat tajuk mesyuarat Merupakan tajuk tetap untuk mesyuarat di dalam jawatankuasa. Terdapat dua tag yang boleh digunakan pada Ruang ini: • committeeshort : akan digantikan dengan nama ringkas jawatankuasa • committeelong : akan digantikan dengan nama penuh jawatankuasa Format paparan jadual pada laporan maklumbalas Urus Setia boleh menetapkan laporan maklum balas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan latar belakang berselang putih dan biru, latar belakang putih atau latar belakang biru. Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia. • Terhad – Data tidak dienkrip encrypt. Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut. • Sulit – Data dienkrip encrypt. Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut. • Rahsia - Data dienkrip encrypt. Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut. Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat Nama yang telah ditetapkan adalah “Projek”. Tetapi ianya terdapat sesetengah jawatankuasa yang tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat mereka. Mereka mungkin membincangkan tentang “Agenda” ataupun “Tugas Klik butang “Simpan”. Sistem akan memaparkan buku alamat bagi jawatankuasa tersebut dan Super Administrator bagi jawatankuasa tersebut merupakan admin bagi jawatankuasa tersebut. Super Administrator perlu menambah Urus Setia untuk jawatankuasa yang baru diwujudkan dengan mengklik pautan “Tambah Ahli Baru”. Ini adalah bagi memastikan setiap jawatankuasa mempunyai Urus Setia. 42

5.1.2 Mengemas kini Jawatankuasa

Untuk mengemas kini tetapan jawatankuasa, Administrator perlu klik pada pautan “Jawatankuasa” yang terletak pada atas dan kanan laman. Kemudian, klik pada ikon “Kemas kini” di sebelah nama jawatankuasa. Ikon ini hanya akan dipaparkan apabila pengguna adalah Urus Setia bagi jawatankuasa tersebut. Rajah 5.3: Kemas kini Jawatankuasa Ruang Penerangan Induk Tentukan nama jawatankuasa induk jika ia merupakan sub- jawatankuasa Nama Merupakan nama jawatankuasa yanga kan dipaparkan di dalam minit Nama ringkas Nama yang akan dgunakan jika terdapat menu pilihan yang perlu dipilih oleh pengguna atau sebagai URL MyMesyuarat. Templat bilangan mesyuarat Templat bilangan mesyuarat yang dijanakan oleh MyMesyuarat. Templat tajuk mesyuarat Templat tajuk mesyuarat yang akan dijanakan oleh MyMesyuarat. Format paparan jadual pada laporan maklumbalas Urusetia boleh menetapkan laporan maklumbalas di dalam jawatankuasa tersebut akan menggunakan samada latar belakang berselang putih dan biru, latar belakang putih atau latar belakang biru. Klasifikasi dokumen Pengguna boleh menetapkan samada dokumen yang dimasukkan dalam jawatankuasa tersebut adalah terhad, sulit atau rahsia. • Terhad – Data tidak dienkrip encrypt. Semua ahli boleh melihat dokumen tersebut. • Sulit – Data dienkrip encrypt. Hanya ahli jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut. • Rahsia - Data dienkrip encrypt. Hanya ahli 43 Ruang Penerangan jawatankuasa tersebut dapat melihat dokumen di dalam jawatankuasa tersebut. Perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat Nama yang dijana oleh sistem adalah “Projek”. Tetapi jika jawatankuasa tersebut tidak membincangkan tentang projek di dalam mesyuarat, mereka boleh menukarkan perkataan tersebut kepada perkataan lain mengikut kesesuaian mereka. Klik butang “Simpan” untuk merekod maklumat yang telah dikemas kini. Jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan senarai jawatankuasa yang telah dicipta.

5.2 Menguruskan Ahli Jawatankuasa dan Kumpulan

Senarai nama ahli dan kumpulan boleh diakses samada dengan mengklik pada pautan “Buku Alamat” atau pada ikon “Ahli-ahli” yang terletak di sebelah nama jawatankuasa di skrin utama senarai jawatankuasa. AdminUrus Setia boleh menambah ahli baru, kumpulan baru, kemas kini peranan dan ahli, dan mereka juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa tersebut.

5.2.1 Menguruskan Ahli Jawatankuasa

Super Administrator dan Urus Setia boleh menambah ahli dan mengemas kini profil ahli di dalam jawatankuasa. Mereka juga boleh membuka akaun ahli yang telah dikunci dan juga boleh menghapuskan ahli di dalam jawatankuasa.

5.2.1.1 Menambah Ahli

Terdapat dua cara untuk menambah ahli ke dalam Jawatankuasa iaitu, tambah ahli secara satu persatu dan menambah ahli secara pukal mengikut KementerianAgensi mereka.

5.2.1.1.1 Tambah Ahli Baru

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Baru” untuk menambah ahli baru ke dalam jawatankuasa. 44 Rajah 5.4: Tambah ahli jawatankuasa Ruang Penerangan Nama Nama ahli ID pengguna ID pengguna ahli Emel Emel ahli Peranan Peranan ahli yang ingin ditetapkan Gelaran Gelaran ahli Jawatan Jawatan ahli SeksyenBahagian SeksyenBahagian ahli Skim perkhidmatan Skim perkhidmatan ahli Gred Gred ahli Alamat Alamat ahli Telefon Nombor telefon ahli Faks Nombor faks ahli Mobil Nombor mobil ahli Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, sistem akan memaparkan teks “Maklumat ahli telah disimpan” dan sistem akan memaparkan senarai ahli yang telah berjaya direkod. 45 Jika ahli telah wujud di dalam sistem, maka ruang untuk peranan, gelaran, jawatan, seksyenbahagian, skim perkhidmatan, gred, alamat, telefon, faks, mobil akan diisi secara automatik oleh sistem dan Urus Setia tidak boleh mengemas kini maklumat tersebut. Jika nama yang dimasukkan tidak terdapat di dalam sistem, Urus Setia perlu memasukkan maklumat tentang ahli tersebut.

5.2.1.1.2 Tambah Ahli Secara Pukal ke dalam Jawatankuasa

Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa. Kemudian klik pada pautan “Tambah Ahli Secara Pukal” untuk menambah ahli baru secara pukal ke dalam jawatankuasa mengikut KementerianAgensi mereka. Rajah 5.5: Tambah ahli secara pukal ke dalam jawatankuasa Pengguna boleh mencari ahli berdasarkan KementerianAgensiJawatankuasa mereka dengan memilih kategori pada drop down menu dan memasukkan nama KementerianAgensiJawatankuasa pada field yang disediakan di bawah drop down menu tersebut. Setelah memasukkan nama KementerianAgensiJawatankuasa, klik pada pautan “Paparkan Ahli yang Berkenaan”. Senarai nama ahli beserta peranan mereka akan dipaparkan mengikut KementerianAgensiJawatankuasa yang telah dipilih. Pilih ahli yang ingin dimasukkan ke dalam Jawatankuasa dan tetapkan peranan mereka.

5.2.1.2 Menetapkan Urus Setia ke Sesebuah Jawatankuasa

Urus Setia adalah seseorang yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan jawatankuasa dan mesyuarat yang bakal berlangsung di dalam jawatankuasa. Untuk menetapkan ahli sebagai Urus Setia di dalam Jawatankuasa, klik pada ikon “Ahli” pada nama Jawatankuasa yang ingin ditetapkan Urus Setia. Klik pada pautan “Tambah Ahli Baru”. Rajah 5.6: Senarai Jawatankuasa serta berserta ikon ahli

5.2.1.3 Mengemas kini Ahli

Klik ikon “Kemas kini” pada laman Buku Alamat untuk mengemas kini profil pengguna. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai ahli yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem. 46 Maklumat ahli boleh dilihat dengan mengklik pada pautan nama ahli. Apabila pautan nama ahli diklik, sistem akan memaparkan maklumat seperti rajah di bawah.: Rajah 5.7: Maklumat tentang ahli berserta jawatankuasa yang terlibat

5.2.1.3.1 Menyusun Ahli Mengikut Kekananan

Kekananan adalah amat penting di dalam penjanaan senarai kehadiran minit mesyuarat. Untuk menyusun kekananan ahli, klik pada ikon “Ahli-ahli” pada nama Jawatankuasa. Sistem akan memaparkan laman “Buku Alamat” di mana terdapat senarai ahli untuk Jawatankuasa tersebut. Rajah 5.8: Senarai ahli di dalam Jawatankuasa 47 Urus Setia hanya boleh menguruskan ahli di dalam jawatankuasa yang mereka terlibat sahaja, maka mereka hanya boleh mengubah peranan ahli di dalam jawatankuasa mereka sahaja. Klik pada pautan “Susun Ahli” untuk menyusun kekananan ahli. Rajah 5.9: Laman untuk menyusun kekananan ahli Klik pada nama ahli dan tarik nama tersebut pada kedudukan yang baru. Atau dalam kata lain, susun ahli di bawah menggunakan kaedah drag drop.

5.2.1.4 Menghapuskan Ahli

Klik ikon “Hapus” di sebelah nama ahli pada laman Buku Alamat untuk menghapuskan ahli. Sistem akan memaparkan mesej pengesahan untuk menghapuskan ahli. Jika butang “OK” diklik, sistem akan menghapuskan maklumat yang dipilih, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli. Rajah 5.10: Menghapuskan senarai ahli di dalam jawatankuasa

5.2.1.5 Membuka Akaun yang Telah Disekat

Apabila akaun ahli disekat, mereka perlu menghubungi Super Administrator atau Urus Setia jawatankuasa mereka untuk mengaktifkan semula akaun mereka. Jika akaun ahli telah disekat, akan terdapat satu ikon “Set semula kata laluan” akan 48 dipaparkan pada nama ahli tersebut. Klik pada ikon tersebut untuk mengaktifkan semula akaun ahli yang telah disekat. Rajah 5.11: Set semula kata laluan Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kata laluan untuk nama ahli telah diset semula”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan senarai ahli.

5.2.2 Menguruskan Kumpulan

Ahli untuk sesebuah jawatankuasa adalah lebih mudah dikategorikan mengikut kumpulan. Kumpulan mungkin menerangkan tentang dari mana ahli tersebut berasal ahli yang berlainan bahagian akan dikumpulkan menjadi sebuah kumpulan. Kumpulan juga mungkin dibezakan mengikut skim perkhidmatan mereka. Contoh: A, C, DG dan lain-lain Kumpulan di dalam MyMesyuarat mempunyai dua tujuan iaitu: • Memudahkan proses jemputan ahli semasa proses mencipta mesyuarat. Apabila satu kumpulan dipilih, semua ahli turut dipilih semasa proses jemputan mesyuarat tersebut. • Keputusan juga boleh ditetapkan mengikut kumpulan di dalam jawatankuasa. Setiap ahli di dalam kumpulan tersebut akan berkongsi status yang sama dan setiap ahli boleh memberi status kumpulan tersebut. Rajah 5.12: Senarai kumpulan berserta ahli di dalam kumpulan tersebut 49

5.2.2.1 Menambah Kumpulan

Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda di ruangan sebelah nama. Rajah 5.13: Penambahan kumpulan Ruang Penerangan Nama Nama kumpulan Ahli Ahli-ahli yang terlibat di dalam kumpulan Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai kumpulan yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.

5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan

Klik ikon “Kemas kini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah disimpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”

5.2.2.3 Melihat Kumpulan

Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.

5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan

Klik ikon “Hapus” yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah dihapuskan”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan skrin “Buku Alamat”. 50 Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa

Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah: • Menempah bilik mesyuarat • Menyediakan projektor • Cetak agenda mesyuarat Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Tugasan” di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. 5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk nama jawatankuasa” untuk menambah senarai tugasan baru. Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa Ruang Penerangan Nama NamaPenerangan tentang tugasan Keutamaan Paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakan Ahli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada ahli yang telah ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut. Klik butang “Hantar Emel” untuk menghantar emel kepada pelaksana tugas atau klik “Jangan Hantar Emel” jika tidak mahu emel dihantar kepada ahli yang ditugaskan. 51 5.3.2 Mengemas kini Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik ikon “Kemas kini” di sebelah senarai tugasan pada laman “Tugasan”. Klik butang simpan untuk menyimpan rekod, senarai semakan tugasan akan dipaparkan jika rekod berjaya dikemas kini. Rajah 5.16: Kemas kini semakan jawatankuasa 5.3.3 Menghapuskan Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik ikon “Hapus” pada laman “Senarai Semakan” untuk menghapuskan senarai semakan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan senarai semakan. Jika butang “OK” diklik, sistem akan memaparkan mesej “Semakan untuk jawatankuasa telah dihapuskan”. Jika butang “Cancel” diklik sistem akan memaparkan skrin “Senarai Semakan” kembali. Rajah 5.17: Menghapuskan senarai semakan

5.4 Menguruskan Templat Mesej