5.2.2.1 Menambah Kumpulan
Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda di ruangan sebelah nama.
Rajah 5.13: Penambahan kumpulan
Ruang Penerangan
Nama Nama kumpulan
Ahli Ahli-ahli yang terlibat di dalam kumpulan
Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai kumpulan yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.
5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan
Klik ikon “Kemas kini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan
rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah disimpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”
5.2.2.3 Melihat Kumpulan
Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.
5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan
Klik ikon “Hapus” yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika
butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah dihapuskan”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan skrin “Buku
Alamat”.
50
Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan
5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa
Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna
untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah:
• Menempah bilik mesyuarat
• Menyediakan projektor
• Cetak agenda mesyuarat
Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Tugasan” di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”.
5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada
laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk nama jawatankuasa” untuk menambah senarai tugasan baru.
Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa
Ruang Penerangan
Nama NamaPenerangan tentang tugasan
Keutamaan Paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakan
Ahli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut.
Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada ahli yang telah ditugaskan untuk melaksanakan tugas
tersebut. Klik butang “Hantar Emel” untuk menghantar emel kepada pelaksana tugas atau klik “Jangan Hantar Emel” jika tidak mahu emel dihantar kepada ahli yang ditugaskan.
51