Menambah Kumpulan Mengemas kini Kumpulan Melihat Kumpulan Menghapuskan Kumpulan

5.2.2.1 Menambah Kumpulan

Klik pada pautan “Tambah kumpulan baru” untuk menambah kumpulan baru di dalam jawatankuasa. Pilih ahli dengan tanda di ruangan sebelah nama. Rajah 5.13: Penambahan kumpulan Ruang Penerangan Nama Nama kumpulan Ahli Ahli-ahli yang terlibat di dalam kumpulan Klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod, jika maklumat berjaya direkod, senarai kumpulan yang telah direkod akan dipaparkan oleh sistem.

5.2.2.2 Mengemas kini Kumpulan

Klik ikon “Kemas kini” yang terdapat di dalam jadual kumpulan pada laman “Buku Alamat”. Kemas kini maklumat kumpulan dan klik butang “Simpan” untuk menyimpan rekod. Jika rekod berjaya disimpan sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah disimpan” dan sistem akan kembali kepada paparan “Buku Alamat”

5.2.2.3 Melihat Kumpulan

Klik pada nama kumpulan pada skrin “Buku Alamat” untuk melihat maklumat mengenai kumpulan.

5.2.2.4 Menghapuskan Kumpulan

Klik ikon “Hapus” yang berada di sebelah nama kumpulan di dalam jadual kumpulan. Sistem akan memaparkan kotak mesej pengesahan untuk menghapuskan kumpulan. Jika butang “Ok” diklik, sistem akan memaparkan teks “Kumpulan telah dihapuskan”, manakala jika butang “Cancel” diklik, sistem akan kembali kepada paparan skrin “Buku Alamat”. 50 Rajah 5.14: Menghapuskan kumpulan

5.3 Menguruskan Tugasan Jawatankuasa

Senarai tugasan jawatankuasa adalah tugasan tetap yang akan digunakan pada setiap mesyuarat yang akan diadakan di dalam jawatankuasa tersebut. Fungsi ini sangat berguna untuk Urus Setia memastikan persediaan mesyuarat berjalan lancar. Contoh semakan tugas adalah seperti di bawah: • Menempah bilik mesyuarat • Menyediakan projektor • Cetak agenda mesyuarat Semakan tugasan jawatankuasa boleh diakses dengan mengklik ikon “Tugasan” di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. 5.3.1 Menambah Senarai Tugasan Jawatankuasa Klik pada ikon “Senarai semakan” yang berada di sebelah nama jawatankuasa pada laman “Jawatankuasa”. Klik pada pautan “Tambah semakan baru untuk nama jawatankuasa” untuk menambah senarai tugasan baru. Rajah 5.15: Menambah senarai tugasan Jawatankuasa Ruang Penerangan Nama NamaPenerangan tentang tugasan Keutamaan Paras keutamaan tugasan yang perlu dilaksanakan Ahli Ahli yang terlibat untuk tugasan tersebut. Klik butang “Simpan” untuk menyimpan maklumat. Sistem akan memaparkan templat emel yang akan dihantar kepada ahli yang telah ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut. Klik butang “Hantar Emel” untuk menghantar emel kepada pelaksana tugas atau klik “Jangan Hantar Emel” jika tidak mahu emel dihantar kepada ahli yang ditugaskan. 51